12
показывает некоторые детали моделируемой системы. Уровень 1 DFD
показывает, как система делится на подсистемы (процессы), каждая из
которых имеет дело с одним или несколькими потоками данных к или от
внешнего агента, и которые в совокупности обеспечивают всю
функциональность системы в целом. Он также определяет внутренние
хранилища данных, которые должны присутствовать для того, чтобы
система выполняла свою работу, и показывает поток данных между
различными частями системы.
Диаграммы потоков данных являются одними из трех основных
перспектив структурно-системного анализа и метод проектирования
SSADM. Спонсору проекта и конечным пользователям необходимо будет
проводить брифинги и консультации на всех этапах развития системы. С
диаграммой потока данных, потребители могут визуально наблюдать как
система будет работать, какие функции она выполнит, и как система будет
реализована. Диаграммы потока данных старой системы можно составить
и сравнить с диаграммами потока данных новой системы для того чтобы
нарисовать сравнения для того чтобы создать более эффективную систему.
Физический и логический DFD
Логический DFD захватывает потоки данных, которые необходимы
для работы системы [13]. В нем описываются процессы, которые
выполняются, данные, необходимые и произведенные каждым процессом,
и хранилища, необходимые для хранения данных. С другой стороны,
физический DFD показывает, как эта система фактически реализована,
либо на данный момент (текущие физические DFD), или как разработчик
планирует это в будущем. Вполне возможно, что физический DFD будет
включать ссылки на данные, которые дублируются или избыточны, и что
хранилища данных, если они реализованы в виде набора таблиц базы
данных, будут представлять собой ненормализованную (или де
нормализованную) реляционную базу данных. В отличие от этого
13
логический DFD пытается захватить аспекты потока данных системы в
форме, которая не имеет ни избыточности, ни дублирования.
1.2 Построение моделей организации
1.2.1 Анализ структуры организации
В данном разделе описан процесс создания IDEF0 и DFD моделей
работы компании «ИП Селезнев Л.С.» и организации труда в ней.
Без формальной организационной структуры сотрудникам может
быть трудно узнать, кому они официально отчитываются в разных
ситуациях, и может оказаться неясным, кто именно несет окончательную
ответственность. Организационная структура повышает эффективность
работы за счет обеспечения четкости работы сотрудников на всех уровнях
компании. Тщательно очерченная структура может также обеспечить
дорожную карту для внутреннего продвижения по службе, позволяя
компаниям создавать пути продвижения по службе сотрудников.
Существует несколько основных модели организационной структуры
компаний: горизонтальная, вертикальная и функциональная [14].
В горизонтальной модели существует относительно мало уровней
управления. В этой структуре, многие сотрудники имеют право принимать
ряд решений самостоятельно. Информационные потоки сверху вниз и
снизу-вверх осуществляются между сотрудниками и руководством, то есть
коммуникационные потоки от топ-уровня управления к обычным
сотрудникам и от обычных сотрудников обратно к топ-менеджменту [15].
В вертикальной организационной структуре существует множество
уровней управления что часто приводит к неэффективной бюрократии. В
этой структуре руководители принимают большинство оперативных
решений, и полномочия должны быть получены от нескольких уровней
14
сверху, прежде чем принимаются меры. Информационные потоки, как
правило, односторонние сверху вниз.
Функциональная организационная структура, к которой относится и
компания «ИП Селезнев Л.С.», представляет собой структуру, состоящую
из таких видов деятельности, как координация, надзор и распределение
задач. Организационная структура определяет, как организация работает
или работает. Под термином организационная структура понимается, как
сгруппированы люди в организации и кому они подчиняются. Одним из
традиционных способов организации людей является функция. Некоторые
общие функции внутри организации включают производство, маркетинг,
людские ресурсы и учет.
Такая организация специализации приводит к операционной
эффективности, когда сотрудники становятся специалистами в рамках
собственной компетенции. Наиболее типичная проблема функциональной
организационной структуры заключается в том, что общение внутри
компании может быть достаточно жестким, что делает организацию
медленной и негибкой. Поэтому латеральная связь между функциями
становится очень важной, так что информация распространяется не только
вертикально, но и горизонтально внутри организации. Связь в
организациях с функциональными организационными структурами может
быть жесткой из-за стандартизированных способов работы и высокой
степени формализации [16].
В целом функциональная организация лучше всего подходит
производителю стандартизированных товаров и услуг при больших
объемах и низкой стоимости. Координация и специализация задач
централизованы в функциональной структуре, что делает производство
ограниченного количества продукции или услуг эффективным и
предсказуемым. Кроме того, эффективность может быть реализована и в
дальнейшем, поскольку функциональные организации интегрируют свою
15
деятельность вертикально, с тем чтобы продукция продавалась и
распределялась быстро и по низкой цене.
Несмотря на то, что функциональные блоки часто работают с
высоким уровнем эффективности, их уровень сотрудничества друг с
другом иногда скомпрометирован. Такие группы могут испытывать
трудности в работе друг с другом, поскольку они могут быть
территориально разделены и не хотят сотрудничать. Возникновение
столкновений между подразделениями может привести к задержкам и
потере времени, что приведет к отставанию проектов от графика. В
конечном счете, это может привести к снижению уровня производства в
целом и приверженности сотрудников компании достижению
организационных целей [17].
1.2.2 Построение моделей учета рабочего времени организации
Компания работает в круглосуточном режиме. Период работы в
ночное время устанавливается с 22 часов до 6 часов (ст. 96 ТК РФ).
В структурных подразделениях продолжительность ежедневной
работы, в том числе время начала и окончания ежедневной работы,
определяется графиком сменности, утвержденным работодателем с учетом
мнения профсоюзной организации.
График работы персонала в компании: суточный, полусуточный,
ежедневный по режиму 5-ти дневной рабочей недели с двумя выходными
днями, один из которых — воскресенье, или 6-ти дневной рабочей недели
с выходным днем — воскресенье.
Работникам компании, работающим по ежедневному графику 5-ти
или 6-ти дневной рабочей недели, график начала и окончания работы
утверждается ежегодно Регламентом работы персонала в установленном
порядке.
16
Работодатель обязан организовать учет начало работу и уход с
работы. Запрещается оставлять работу до прихода, сменяющего работника.
В случае неявки сменяющего, работник сообщает об этом старшему по
работе, который обязан немедленно принять меры к замене сменщика
другим работником. Работник может наряду с основной работой
выполнять работу по совместительству. Начало и окончание работы
каждого работника указывается в графике работы
В течение дня при 40-часовой рабочей неделе работникам
устанавливается перерыв для отдыха и питания продолжительностью 30
минут, не входящий в рабочее время.
Также для компании разработана IDEF0 модель учета рабочего
времени персонала. Верхний уровень модели представлен на Рисунок 3
Рисунок 3 - Верхний уровень модели учета рабочего времени
Как видно из рисунка 4, входными параметрами для модели
являются:
Должностные инструкции
17
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)
Форма Т12
Данные о командировках, больничных, неявках
Штатное расписание
Бухгалтерия
Выходными параметрами являются:
Табель рабочего времени
Сведения о заработной плате
Отчет для руководства
Детализированная модель учета рабочего времени представлена на
Рисунок 4.
Рисунок 4 – Модель учета рабочего времени
Основными функциями модели являются:
Заполнить форму данными
18
Ввести данные о рабочем времени
Консолидировать данные
Провести расчет рабочего времени
Рассчитать заработную плату
Сделать отчет
Также составим DFD модель системы учета рабочего времени,
показывающую потоки данных (Рисунок 5).
Рисунок 5 - Верхний уровень DFD модели
Для более подробного рассмотрения процесса учета рабочего
времени сделаем декомпозицию представленной выше модели (Рисунок 6)
19
Рисунок 6 - Декомпозиция верхнего уровня DFD модели учета рабочего
времени
Основными процессами тут являются:
Регистрация сотрудника,
учет рабочего времени,
начисление заработной платы
формирование расчетно-платежной ведомости.
Подобная систем учета рабочего времени неэффективна по
нескольким соображениям:
Эффективность работы сотрудников зависит от необходимости
соблюдать бюрократические процедуры по учету рабочего времени
Руководство не может быстро получать информацию о работе
конкретного сотрудника
Руководство не может получать информацию об
эффективности работы сотрудника
Сотрудники не могут отслеживать статистику своей работы и
20
начисленную заработную плату.
Анализируя составленные модели работы и учета рабочего времени
станции скорой помощи можно прийти к выводу, что для значительного
повышения эффективности работы следует внедрить единую
информационную систему учета рабочего времени. Это позволит наладить
взаимодействие отдельных подразделений, повысить прозрачность работы
коллектива.
1.2.3 Обзор существующих решений по учету рабочего времени
Статистические данные показывают, что порядка 50%, а то и больше,
рабочего времени сотрудники тратят не на свои должностные обязанности,
а на личные дела. В которые можно включить опоздания на работу,
своевольный уход - раньше положенного времени, обеды
продолжающиеся больше отведенных временных рамок, использование
интернета в личных целях, в особенности социальных сетей. Это перечень
можно продолжать и дальше, но уже и так понятно, о чём идёт речь.
Неправильное использование рабочего времени сотрудниками, влечёт за
собой колоссальные убытки компаниям, которые платя за полный рабочий
день, в ответ получают всего 50 %, а то и меньше, отработанного времени.
Для решения данной проблемы на всё большем количестве предприятий
вводятся системы учёта рабочего времени, которые контролируют рабочий
процесс. Такие системы способны не только подсчитывать время
отработанное сотрудниками, но и проанализировать его эффективность.
Для контроля рабочего времени сотрудников существуют
автоматизированные инструменты – СКУД(система контроля и
управления доступом), DLP-системы(системы предотвращения утечек
конфиденциальной информации) и автоматизированные системы контроля
времени.
21
Если рассматривать СКУД, то стоит отметить, что и руководитель, и
сотрудники уже изучили все возможности таких систем, и даже научились
обходить их. Например, можно передать карту коллеге и он в нужный
момент приложит её за вас, и система запишет вам своевременный приход
или уход.
Основной же задачей DLP-систем считается защита от утечки
информации. Использование данных систем осуществляется только с
письменного согласия сотрудником, так как производится “мониторинг”
‘этих самых сотрудников, для контроля перемещения корпоративной
информации “на сторону”. Наверное, самый жесткий способ
контролировать персонал, перехватывается вся переписка сотрудников и
информация личного характера. Зачастую негативно сказывается на
настрое коллектива. DLP-система не лучший вариант для учёта рабочего
времени, она больше подходит под решение проблем безопасности
данных.
Система учёта рабочего времени считается самым интересным
решением контроля времени для руководителей. Программа, фиксирует и
анализирует время, отработанное тем или иным сотрудником.
Немаловажным считается то, что программное обеспечение не только
подсчитывает рабочее время, а также анализирует на предмет
эффективности его использования. Возможна интеграция с внешними
система, такими как 1С, СКУД и другими.
Существует немалое количество информационных систем учёта
рабочего времени. Рассмотри некоторые из них.
Дисциплина. Основной функцией программы является анализ
продуктивности. В программу встроено деление программ по уровню
полезности, три звезды – самые полезные программы, две звезды –
уровень полезности средний и так далее. Например, какая-то программа,
используемая непосредственно в работе сотрудника, получит три звезды, а