8
СОДЕРЖАНИЕ
Введение .......................................................................................................................... 10
Глава 1. Аналитическая часть .................................................................................... 14
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 14
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ................................. 14
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ..................... 15
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ............... 18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ............................................................................................................ 21
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ......................................................................... 21
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание .................................................................................................................... 26
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ................................................................................ 29
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации .............................................................................................. 32
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» .......................................................................................... 35
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи .......... 35
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ...................... 40
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ........................................................................................................................ 42
1.4. Обоснование проектных решений ................................................................... 44
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
.................................................................................................................................... 44
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 47
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .... 54
2. Проектная часть ........................................................................................................ 56
2.1. Разработка проекта автоматизации ................................................................ 56
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 56
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ......... 61
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ......... 63
9
2.2 Информационное обеспечение задачи ............................................................. 65
2.2.1 Информационная модель и её описание ................................................... 65
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ............................................................................................................. 67
2.2.3 Характеристика результатной информации .......................................... 72
2.3 Программное обеспечение задачи .................................................................... 74
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................... 74
2.3.2 Характеристика базы данных .................................................................... 76
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .. 81
2.3.4 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .. 86
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ........................ 88
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта .......................... 94
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности 94
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта..................... 95
Заключение ................................................................................................................... 100
Список литературы ..................................................................................................... 102
10
Введение
В настоящее время электронный документооборот - действенное средство
повышения эффективности управления. Автоматизация документооборота стало не
просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а
необходимостью. Классический (бумажный) документооборот имеет ряд
недостатков: медленный поиск нужного документа, сложность контроля
исполнения документа, отслеживания движения документа на этапах его
жизненного цикла, сложность получения отчета о работе с документами,
длительность согласования документов и т.д. Внедрение систем электронного
документооборота поможет организации избавиться от недостатков бумажного
документооборота и автоматизировать бизнес-процессы, которые происходят в
организации.
Системы электронного документооборота позволяют решить в комплексе
задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и
анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов и обеспечение
конфиденциальности документов;
- оперативная работа с любым типом документов с учетом прав
пользователей;
- коллективная работа пользователей системы электронного
документооборота с документами, с возможностью рассмотрения, утверждения,
согласования, исполнения и контроля исполнения;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- ведение регистрационно-контрольных карточек, журналов передачи,
рассылка и контроль местонахождения документов;
- поддержка и контроль различных версий документов;
- атрибутивный и полнотекстовый поиск документов по содержанию; -
маршрутизация документов;
- поддержка процессов обработки документа на стадиях жизненного цикла;
- контроль и анализ исполнительской дисциплины;
11
- анализ бизнес-процессов организации;
При внедрении системы электронного документооборота (СЭД) будут
достигнуты следующие цели:
1. Упорядочение и ускорение работы секретаря-делопроизводителя за счет
ведения делопроизводства по конкретной программе. - Сокращение бумажного
документооборота за счет перевода внутренних управляющих документов в
электронный вид; - единого хранилища документов, без необходимости их
копирования, для использования несколькими сотрудниками.
2. Усиление контроля за исполнением поручений о выданных каждому
исполнителю заданиях за счет наличия полной информации, с учетом сроков и
результатов выполнения работ, повышение исполнительской дисциплины.
3. Рациональное распределение нагрузки и прозрачность работы
сотрудников за счет анализа выданных заданий и своевременности их исполнения.
4. Сокращение времени создания документов за счет использования
типовых шаблонов.
5. Сокращение времени поиска документов за счет единого
структурированного хранения документов.
6. Ускорение процесса документооборота за счет автоматического
перемещения документов между сотрудниками, возможности параллельной
рассылки документа.
7. Сокращение вероятности потерь документов за счет хранения
документов в едином электронном архиве, ведения регистрационных карточек на
существующие бумажные документы и существенного уменьшения движения
бумажных документов.
8. Обеспечение безопасности документов (за счет исключения
несанкционированного доступа).
9. Снижение затрат на бумагу, оргтехнику.
10. Сокращение времени на обработку документов.
11. Облегчение выполнения требований серии стандартов ISO-9000.
Эффект от внедрения СЭД в полной мере состоит из
1. прямого эффекта от внедрения системы, связанный с экономией средств
на материалы, рабочее время сотрудников;
12
2. косвенного эффекта, связанного с улучшением управленческих
процессов.
Данные обстоятельства обуславливают актуальность темы дипломного
проекта: «Автоматизация документооборота организации».
Дипломный проект посвящен проектированию и методике разработки
автоматизированной системы электронного документооборота АО «Казахтелеком»
на базе 1С: Предприятие.
Целью дипломного проекта является автоматизация процессов
документооборота организации АО «Казахтелеком».
Для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи:
- дать технико-экономическую характеристику предметной области и
организации;
- охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость
автоматизации;
- анализировать существующие разработки, обосновать проектные
решения;
- разработать проект автоматизации;
- обосновать экономическую эффективность проекта.
Объект исследования: АО «Казахтелеком» - крупнейшая
телекоммуникационная компания Казахстана, имеет статус национального
оператора связи.
Предмет исследования: автоматизация документооборота организации АО
«Казахтелеком».
При написании выпускной квалификационной работы были применены
такие методы научного исследования, как изучение научной литературы по теме
исследования, нормативно-правовой базы, аналитический и сравнительный
методы.
Структура данной работы состоит из введения, трех глав и заключения:
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки
темы, цель, объект, предмет, задачи и методы решения задач, раскрывает
практическую значимость работы.
13
В первой главе дипломного проекта представлены: технико-экономическая
характеристика предметной области и организации, анализ рисков
информационной безопасности, характеристика комплекса задач, задачи и
обоснование необходимости совершенствования системы обеспечения
информационной безопасности и защиты информации в организации, выбор
защитных мер.
Во второй главе представлены: комплекс организационных мер
обеспечения информационной безопасности и защиты информации предприятия,
комплекс проектируемых программно-аппаратных средств обеспечения
информационной безопасности и защиты информации организации.
В третьей главе дается обоснование экономической эффективности
проекта.
В заключении сформулированы основные результаты дипломного проекта.
14
Глава 1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
В данной выпускной квалификационной работе рассматривается
деятельность АО «Казахтелеком».
АО «Казахтелеком» — крупнейшая телекоммуникационная компания
Казахстана, имеет статус национального оператора связи.
Основные офисы находятся в Астане и Алматы, региональные
представительства — во всех частях Казахстана. С середины 2000-х годов АО
«Казахтелеком» стабильно занимает высокие позиции в рейтинге самых
прибыльных предприятий страны с годовым оборотом в десятки миллиардов тенге.
АО «Казахтелеком» владеет Национальной информационной
супермагистралью, которая представляет собой транспортное оптико-волоконное
кольцо, соединяющее цифровыми потоками с высокой скоростью передачи данных
крупные города Казахстана.
Миссия: Стать незаменимой и привычной частью жизни каждого, меняясь,
удивляя и превосходя ожидания!
В таблице 1 представлены основные экономические показатели деятельности
компании по состоянию на 31.12.2018 года.
Таблица 1
Экономические показатели деятельности компании ПАО «Мосэнергосбыт»
Наименование
показателя
2017 год
2018 год
Доходы от основной
деятельности
293 908 206
330 372 579
Прочие операционные
доходы
848 735
2 177 090
Операционные расходы,
(294 368 465)
(326 524 207)
15
нетто
Операционная прибыль
388 476
6 025 462
Финансовые доходы
2 430 823
2 072 918
Финансовые расходы
(2 933 056)
(861 050)
Прибыль/(убыток) до
налогообложения
(113 757)
7 237 330
Прибыль за период
102 168
5 940 850
Совокупный доход за
период
127 183
6 000 914
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
На рисунке 1 представлена организационная структура АО «Казахтелеком».
Рисунок 1.Организационная структура АО «Казахтелком»
Всего в структуре компании можно выделить девять основных
подразделений: 1) высшее руководство компании (директор компании); 2) отдел
закупок: в него входит руководитель отдела и менеджеры по закупкам; 3)
бухгалтерия: состоит из двух сотрудников – главного бухгалтера и бухгалтера; 4)
отдел проектирования включает трех сотрудников: главного архитектора и двух
инженеров-проектировщиков; 5) отдел по работе с клиентами. Во главе стоит
руководитель отдела, которому подчиняются менеджеры по работе с клиентами; 6)
16
отдел строительства: самое многочисленное структурное подразделение компании;
7) юридический отдел включает одного сотрудника – юриста. 8) отдел кадров,
который состоит из одного сотрудника – специалиста по кадрам. 9) IT-отдел,
который включает двух сотрудников: системного администратора и его
помощника, инженера-программиста.
Высшим органом управления фирмой является директор.
Директор решает вопросы изменения устава, утверждает годовые
результаты деятельности, а также решает вопросы по ликвидации и реорганизации
фирмы. Работников фирма набирает с биржи труда в соответствии с их
квалификацией и разрядом. Также возможно привлечение молодых сотрудников с
незаконченным высшим или средним специальным образованием для прохождения
практики. Взаимоотношения генерального директора с подчиненными, охрана
труда, социальное развитие регулируется законодательством РК.
Каждый из работников компании выполняет определенные функции,
руководствуясь должностными инструкциями. Отдел по продажам один из самых
главных в компании. В функции подчиненных этого отдела входит: обслуживание
входящих и исходящих звонков, оказание коммерческих услуг, обеспечение
выполнения условий, предусмотренных заключенными соглашениями,
сопровождение клиента.
Отдел кадров отвечает за ведение всей документации, связанной с
трудоустройством, переводами сотрудников, выдачей больничных, отпусков,
выходом на пенсию и увольнением сотрудников. Также обязанностью отдела
кадров является контроль за соблюдением всех норм трудового законодательства.
Сотрудники отдела кадров осуществляют поиск новых сотрудников по
запросам из всех подразделений компании, а также ведут учет личной и служебной
информации о каждом сотруднике фирмы и других важных данных. Подготовка
всех документов на прием или увольнение также производится этим
подразделением.
В служебные обязанности сотрудника этого отдела включены:
• Подготовка кадровой политики и кадровой стратегии компании;
• Реализация деятельности подбору, отбору и расстановке кадров по оценке
их квалификации, личных и деловых качеств;
17
• Прием, размещение и расстановка молодых специалистов и рабочих в
соответствии с полученной в учебном заведении специальностью или профессией;
• Создание резервного фонда для выдвижения на основе таких
организационных форм, как планирование деловой карьеры, обучение кандидатов
для выдвижения по индивидуальным планам, перестановки в составе руководства
и специалистов, обучение на профильных курсах, прохождение стажировки на
отдельных направлениях;
• Проведение аттестации сотрудников, ее методическое и информационное
обеспечение, проведение анализа результатов аттестации, составление
мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, выявление круга
специалистов, которым нужно пройти повторную аттестацию.
Основной задачей бухгалтерии становится ведение бухгалтерского учета
имущества, обязательств и хозяйственных операций, правильное и своевременное
выведение результатов финансово-хозяйственной работы фирмы. В своей работе
бухгалтера основываются на действующем законодательстве РФ, инструкциях,
приказах, распоряжениях, правилах, Политике в области качества и остальными
документами, утвержденными гендиректором компании и утверждающими
деятельность бухгалтера.
В профессиональные обязанности сотрудника этого отдела включено:
• Реализация приема и контроля первичной документации по указанным
участкам бухучета и приведением их для счетной обработки;
• Подсчет зарплаты в программе 1С версия 7.7 «Зарплата и кадры»;
• Подсчет налогов по зарплате для всех сотрудников;
• Составление отчетов по фондам и отчет в налоговую по единому
социальному налогу;
• Составление и сдача персонифицированного учета в пенсионный фонд,
личных сведений по НДФЛ;
• Подготовка бухгалтерской документации для архивирования;
• Проведение работ по формированию, ведению и хранению бухгалтерских
данных;
• Выполнение различных служебных поручений главного бухгалтера или
генерального директора.