18
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание.
Программное обеспечение требует простоты в применении и учета всех
требований менеджера. Так как компания ПрограмМастер специализируется на
программных продуктах и сервисах 1С, рабочее место менеджера разработано на
платформе 1С.
«1С» – это полностью сложившаяся система для управления и ведения учета в
компаниях малого бизнеса. В системе представлен только самый необходимый
набор функций для небухгалтерского оперативного учета, анализа, контроля и
планирования. Данное решение способствует собственникам и руководителям
большой набор инструментов для управления бизнесом, позволяет повысить
эффективность работы фирмы, а сотрудникам – новые возможности для повышения
продуктивности работы. Система не нагружена лишним функционалом, ее легко
организовать под особенности управления и ведения учета в организации. Это
позволяет "быстро стартовать" и делает ежедневную работу удобной и комфортной.
«1С:Предприятие» идентифицируется универсальной системой
автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия.
Система «1С:Предприятие» может приспосабливаться к особенностям конкретной
области деятельности, в которой она применяется, поэтому деятельность может
быть довольно разнообразной. Для обозначения такой способности используется
термин конфигурируемость, то есть возможность настройки системы на
особенности конкретного предприятия и класса решаемых задач.[2]
На рисунке 1.3 показаны входные и выходные информационные потоки
рассматриваемой области.
19
Рисунок 1.3 – Диаграмма IDEF0, нулевой уровень
На рисунке 1.4 отображаются внутреннее содержание, взаимодействие с другими
задачами и потоки данных рассматриваемой области.
Рисунок 1.4 – Диаграмма IDEF0, первый уровень
Менеджер организации работает с множеством информационных потоков. Он
должен вести учет клиентов, которые записаны на учебные курсы. Так же
фиксировать личные данные и события по каждому клиенту. Менеджер должен
20
составлять график учебного процесса и согласовывать с преподавателями и
клиентами. В его обязанности входит и фиксирование оплаты учебных курсов.
На выходе менеджер составляет отчеты проведенных курсах, оплата, состав
групп и т.д.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи.
Основной единицей информации в системе идентифицируется документ.
Существуют факторы, тормозящие развитие организации: высокая трудоемкость
обработки информации, низкая оперативность, несовершенство организации сбора и
регистрации информации. Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология
долгое время была ручная и имела множество недостатков, таких как:
низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;
большая трудоемкость;
необходимость привлечения большого числа сотрудников предприятия
для решения всего комплекса задач;
низкая оперативность;
несовершенство организации сбора и регистрации информации;
недостоверность получаемых результатов.
Объем и качество выходной информации не даст решать задачи без
применения вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. Право
применения локальной вычислительной сети, средств телекоммуникации - другие
факторы, определяющие способы решения поставленных целей с применение
вычислительной техники.
Выбор ЭВМ основан на следующих преимуществах:
наличие ПЭВМ в отделе, доступность и распространенность;
простота в обслуживании и эксплуатации;
высокие возможности по обработке информации;
надежность и простота ремонта;
наличие широкого спектра программного обеспечения;
возможность использовать ПЭВМ для решения задач, не включенных в
автоматизируемый комплекс;
21
возможность применения различны периферийных устройств
ввода/вывода;
необходимая вычислительная мощность и производительность;
освоенность потенциальными пользователями.
Еще одним неоспоримым положительным фактором использования
автоматизированной информационной системы идентифицируется безопасность
хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря
любого бумажного документа была невозместимой. Такая утрата могла произойти
как в последствие действий злоумышленников, так и в последствие действия
непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде имеющиеся
методы обеспечения безопасности хранения информации, и ее копирование делают
такое хранение абсолютно надежным. Применение вычислительной техники
идентифицируется необходимой и экономически целесообразной задачей.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии при
разработке автоматизированного рабочего места менеджера
компьютерных курсов.
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи.
В настоящее время существует достаточно большой набор программных
разработок, в структуру которых входит подсистема учета договоров. Фирма «1С» -
это бесспорный лидер по известности и тиражу продаж. Прежде всего, фирма
известна благодаря своему творению под названием «1С: Бухгалтерия». Имеется
базовая и профессиональная разновидность этой программы, а также их другие
модификации, предназначенные для эксплуатации в локальной и сетевой версии.
Фирма «1С» предоставляет не только программные средства для
автоматизации бухгалтерского учета, но и пакет других программных продуктов,
таких, как «1С: Электронная почта», «1С: Торговля», «1С: Документооборот», «1С:
АФС», «1С: Электронный справочник бухгалтера». Данная фирма создает
программный продукт для ведения учета договоров, входящий в модуль «1С:
Документооборот». Наиболее интересной разработкой приходится модуль «Учет
хозяйственной деятельности» включающий систему комплексной автоматизации
банков и предприятий, разработанной фирмой R-styleSoftlab. Подсистема «Учет
договоров» рассчитана для автоматизации всех аспектов работы кредитного
22
учреждения с хозяйственными договорами. Модуль предоставляет ввод и хранение,
контроль подготовки и эксплуатации, маршрутизацию и отслеживание состояния
таких договоров. Также программа составляет учет документов, связанных с
договорными отношениями, на основании которых проводятся бухгалтерские
операции, — актов выполненных работ, Приходных накладных, документов оплаты
по договору и т.п.
Платформа и прикладные решения, разработанные на каркасе платформы,
для автоматизации деятельности организаций и частных лиц, входит в состав
системы программ «1С:Предприятие».
Платформа - это среда исполнения и набор технологий, используемые в
качестве основы для построения определенного круга приложений. Платформа
предоставляет разработчику некоторую модель, которая, как правило, изолирует его
от понятий и подробностей технологий и платформ более низкого уровня.
Применение прикладных объектов - это главное отличие систем типа 1С от
традиционных систем. Прикладной объект - это объект платформы, который
описывает данные и поведение объекта реального мира.
Программные продукты системы «1С:Предприятие» могут быть пригодны к
любым вариантам учета в конкретной организации. В состав системы входит
Конфигуратор, который включает:
создание множества вариантов справочников и документов любой
структуры;
настройку системы на различные виды контроля;
осуществление любой методологии контроля;
широкие оформительские средство создания печатных форм
документов и отчетов с применением различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;
реализация наглядного представления информации в виде диаграмм;
настройку внешнего вида форм фиксирование информации;
настройку поведения и алгоритмов работы системы в разных ситуациях
с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;
быстрое внедрение конфигурации с помощью «конструкторов».
Сетевые версии допускают нескольким пользователям одновременно
работать с одной информационной базой. Все коррективы, вносимые одним из
23
пользователей, сразу становятся открытыми другим пользователям системы.
Система способствует блокировку объектов, которые в данный момент
редактируются пользователем, от вмешательства и коррекции другими
пользователями. Для каждого из пользователей, работающих с сетевой версией,
настроен индивидуальный интерфейс для легкого доступа к часто используемым
функциям и режимам, и может быть определен набор прав на доступ к информации,
редактируемой системой.
В организации «ПрограммМастер» сотрудники используют платформу 1С.
На ее базе работает и менеджер компьютерных курсов. Было решено
модернизировать программный продукт, убрать лишние разделы, упорядочить и
внести коррективы в документы, добавить конкретные отчеты, удовлетворить
требования менеджера.
Новый, скорректированный программный продукт будет удобнее, быстрее
доступен, понятен менеджеру, уменьшит время работы с документами, увеличит
работоспособность.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии написание программного
обеспечения и его цели.
Из разбора деятельности предприятия оказывается очень много недостатков
построения существующей системы организации. Прежде всего, это фиксирование
документов в бумажном виде, поиск информации в которых может быть выполнен
только вручную, что может быть очень неудобным и затруднительным процессом.
Также при корректировании какой-либо информации об объекте необходимо
переделывать все документы, связанные с этим объектом, при замене цены
переделывать прайс-лист, а при внедрении данных контрагента переделывать
картотеку клиентов. Все это малоэффективно, требует больших затрат времени и
ресурсов. Содержание документов в архивах также не способствует уменьшению
времени поиска документов и увеличению удобства работы с ними.
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение
традиционными средствами учета c применением бумажных документов
невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи – это автоматизация всех
процессов.
24
Реализация проекта автоматизации рабочего места менеджера проходит в
несколько этапов:
изучение деятельности организации, ознакомление с ее структурой,
системы документооборота;
изучение программной и технической архитектуры имеющейся
информационной системы организации;
создание проектируемой задачи, выявление ее места в комплексе задач
автоматизации;
анализ уже созданных информационных систем, при помощи которых
можно осуществить поставленную задачу;
анализ средств создания, при помощи которых будет вестись
разработка системы;
определение технических, информационных и программных ресурсов
для проектируемой системы;
создание информационной модели проекта;
определение входных и выходных данных проектируемой системы;
создание структуры данных: справочников, документов, регистров
накопления и оборотов, отчетов;
создание конфигурации в системе 1С:Предприятие 8.3 на каркасе
созданной структуры данных;
отладка разработанной конфигурации при помощи контрольного
задания;
расчет показателей экономической эффективности проекта;
обоснование экономической целесообразности и эффективности
разработки проекта.
1.4 Обоснование проектных решений.
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению.
Информационная система — это совокупность технических, программных,
информационных, математических, организационных, технологических, правовых и
лингвистических средств, объединенных в единый комплекс в целях реализации
информационных процессов — сбора, хранения, преобразования, передачи,
25
обработки, поиска и выдачи информации, необходимой для пользователей системы.
В общем случае помимо указанных процессов информационной системы может
реализовать и другие информационные процессы, такие как защита, консолидация,
очистка и уточнение информации. Структурные составляющие системы принято
называть обеспечивающими подсистемами, или обеспечениями. Таким образом, ИС
представляет собой совокупность технического, программного, информационного,
математического, организационного, технологического, правового и
лингвистического обеспечений.[8]
Информационная система, ИС (Information System - IS) - система,
предназначенная для реализации и ведения информационной модели какой- либо
области человеческой деятельности. Эта система должна обеспечивать следующие
средства для протекания информационных процессов:
сбор информации;
преобразование и обработка;
анализ;
хранение и защита;
передача для использования.
Входные и выходные документы (данные) составляют главную часть
информационного обеспечения разрабатываемой системы. Входная данные
представлена в виде набора справочных сведений, которые записываются с
помощью специальных форм в локальную базу данных. Внедрение и добавление
свойства номера формы так же относится к входным данным информационного
обеспечения. Информация, получаемая с помощью выходных экранных форм,
может быть входной информацией для создаваемой системы.
Работа с информацией возникает посредством экранных форм. Форма – это
важнейший визуальный компонент. Формы являются главной частью практически
любого приложения и демонстрируют собой видимые окна WINDOWS. В форме
располагаются визуальные компоненты образующие интерфейсную часть и
системные (не визуальные) компоненты. Посредством форм происходит диалог
между оператором и АРМ.
Термин "автоматизированные системы управления" (АСУ), впервые
появился в России в 1960-е гг. ХХ века в связи с применением компьютеров и
26
информационных технологий в управлении экономическими объектами и
процессами, что дало возможность повысить эффективность производства, лучше
использовать ресурсы, избавить управленцев от выполнения обязательных
рутинных операций.
Для любого предприятия возможность повышения эффективности
производства в первую очередь определяется эффективностью существующей
системы управления. Скоординированное взаимодействие между всеми
подразделениями, оперативная обработка и анализ получаемых данных,
долговременное планирование и прогнозирование состояния рынка - вот далеко не
полный перечень задач, которые позволяют решить внедрение современной
автоматизированной системы управления.
В связи с этим, говоря о возросшем интересе российских предприятий к
внедрению автоматизированных систем управления, нельзя не отметить, что в
настоящее время на отечественном рынке преобладают две основные тенденции их
создания и внедрения.
Первая заключается в том, что предприятие пытается постепенно внедрить
системы автоматизации лишь на отдельных участках своей деятельности,
предполагая в дальнейшем объединить их в общую систему либо довольствуясь
"кусочной" ("лоскутной") автоматизацией. Несмотря на то, что этот путь на первый
взгляд кажется менее затратным, опыт внедрения таких систем показывает, что
минимальные затратив подобных проектах чаще всего оборачиваются и их
минимальной отдачей, а то и вовсе не приносят желаемого итога. К тому же
сопровождение и развитие таких систем чрезвычайно затруднённое и затратное.
Вторая тенденция - комплексное внедрение систем автоматизации, что
позволяет охватить все звенья системы менеджмента - от низового уровня
производственных подразделений до верхнего управленческого уровня. В этом
случае такая система включает в себя:
автоматизацию многих направлений деятельности предприятия
(бухгалтерский учет, управление персоналом, сбыт, снабжение и т. д.);
автоматизацию основных технологических процессов предприятия;
автоматизацию собственно управленческих процессов, процессов
анализа и стратегического планирования.
27
При создании экранных форм использовались разные инструментальные
возможности, позволяющие ускорить ввод данных, а именно:
кнопки - для организации более дружественного и простого интерфейса
мы обеспечили кнопки поясняющими надписями и изображениями, отражающими
характер их действия;
выпадающие списки - этот элемент позволяет отображать значения
выпадающего списка, что очень удобно, так как экономит площадь окна
приложения, и дает пользователю отбор из имеющихся значений;
окна редактирования - для ввода однострочных текстов;
календари - этот компонент очень эффективен в применении за счет
малого места, занимаемого им на форме. При этом он позволяет вводить дату из
появляющегося календаря (по виду напоминают выпадающие списки) и
предоставляет безошибочный с точки зрения синтаксиса ввод дат;
таблицы - позволяют видеть информацию в удобном,
структурированном виде;
многостраничные панели - позволяют экономить площадь окна на
одном и том же месте страницы различного содержания.
Классификатор - это документ, с помощью которого производится
формализованное описание экономической информации в АРМ, включающий
наименования объектов, наименование классификационных группировок и их
кодовые обозначения.
Информационное обеспечение — это совокупность:
1. единой системы классификации и кодирования предметной
информации;
2. унифицированной системы документации;
3. схем информационных потоков, циркулирующих в организации;
4. баз данных ИС;
5. документов, содержащих описания указанных ранее составляющих
информационного обеспечения.[8]
Наиболее удобный идентифицируется вариант разработки программного
обеспечения самостоятельно. Этот вариант допускает полностью ликвидировать
недостатки присущие заказу создания программного обеспечения, а именно,