12
документация.
Специалисты отдела объединяются в рабочие группы во главе с
менеджером отдела. В зависимости от объёма и характера проекта в такую
группу может входить различное количество специалистов каждого
профиля.
При выполнении любого этапа разработки проектной документации
главная роль принадлежит менеджеру проекта. В процессе разработки
менеджер проекта отвечает за такие функции, как: отслеживание
соответствия объема и сроков реализованных работ допустимому
минимуму, прописанному в контракте, внедрение в проект ведущих
специалистов по инженерным дисциплинам, координация их работы:
нахождение наиболее оптимальных сроков начала работ для избегания их
выполнения преждевременно; выявление числа занятых работников;
отслеживание всех занесенных в проект изменений; рассмотрение
факторов, условий и документов, помогающих оптимизировать цену
работ; контроль выполнения последовательностей и приоритетов,
указанных в процессе распределения работы; поддержание наилучшего
выбора стандартных материалов и оборудования в доступном количестве
ситуаций, поддержка минимальной номенклатуры используемых изделий;
составление и использование соглашения с лицензиаром; контроль
соблюдения плана проектных работ, скорректированного с общим планом;
подготовка совместно с заказчиком проектного задания.
Исходя из объема и сложности проекта, деятельность менеджера в
момент проектирования возлагается как на менеджера всего проекта, так и
на изначально указанного проект-менеджера, который находится в
команде под руководством основного менеджера.
Динамика изменения количества проектов, которые единовременно
ведет компания ООО «Компания» показывает тенденцию к увеличению
количества проектов компании. Общее количество проектов в 2017 году по
13
сравнению с 2016 годом увеличилось на 130% и, судя по представленному
тренду, будет расти и дальше.
С увеличением данного показателя управление на уровне совещаний
с руководителем и контролем с его стороны, без ввода
автоматизированной системы становится не только проблематичным, но и
во многих вопросах невозможным.
Рассмотрим с помощью технологии IDEF, как в настоящее время
происходит обработка, выполнение и контроль проектов. На рисунке 3
показана общая характеристика деятельности менеджера проектов.
Рисунок 3 - Общая характеристика деятельности менеджера
проектов
Декомпозиция данной схемы приведена на рисунке 4.
14
Рисунок 4 - Декомпозиция основного процесса
Как видно из приведенной схемы, основными блоками в
деятельности отдела являются следующие:
Разработка проектов по заявкам клиентов;
Контроль выполнения проектов и их доработка (при
необходимости);
Ведение архива документации, в том числе и по выполненным
проектам.
Рассмотрим процесс разработки проектов (Рис. 5).
Рисунок 5 - Характеристика процесса разработки проектов
15
Разработка проектов включает в себя ведение проектов и ведение
отчетности по ним.
Ведение проекта включает в себя следующие подпроцессы (Рис. 6):
Регистрация и распределение проектов;
Непосредственное выполнение проектов, где результат
формируется в виде файлов;
Учет выполненных работ каждым специалистом.
Рисунок 6 - Характеристика ведения проектов
Данный процесс также состоит из следующих подпроцессов (Рис. 7).
Регистрация проекта, которая заключается в его записи
специальную книгу учета;
Первичный анализ требования проекта, на основании которого
производится выбор исполнителя для конкретного проекта с учетом также
и его загруженности;
Распределение проектов между исполнителями, то есть
назначение специалиста для исполнения конкретного проекта.
16
При назначении проекта формируются все требования, его
касающиеся, а также указываются сроки его выполнения. Все эти действия
выполняет менеджер проектов.
Рисунок 7 - Характеристика процесса регистрации и распределения
проекта
На данном этапе развития компании назрела необходимость
использовать новые коммуникационные возможности в сфере управления
проектами.
Регистрация проекта осуществляется на основании поданной
клиентом заявки. Также используются данные клиента. В результат
формируется регистрационная карточка проекта, в которой указаны
сведения о проекте, дата его завершения, данные клиента, прикреплено
техническое задание (при наличии).
Далее, на основании проектной документации и регистрационной
карточки проекта осуществляется анализ требований к проекту, в
результате чего формируется план-график выполнения проекта, в котором
указаны этапы проекта с датами их выполнения. На основании план-
графика списка имеющихся исполнителей формируется план
17
распределения работ между исполнителями, в котором указаны задачи для
каждого привлекаемого сотрудника и срок их выполнения.
После выполнения проекта на основании плана распределения и
сделанных в нем отметок о выполнении мероприятий формируется акт
выполненных работ и отчет об их выполнении.
На основании актов выполненных работ раз в месяц формируется
сводная ведомость выполненных работ, в которой указывается
наименование проекта, дата приема его в работу и дата окончания,
затраченное время, привлекаемые исполнители.
В результате анализа выполненных проектов менеджером
формируется аналитическая ведомость, в которой, кроме указанных выше
реквизитов, приводятся итоговые показатели по успешности выполнения
проектов.
1.2 Требования к проектируемой информационной системе
Минимизация трудовых затрат и цены будет напрямую зависеть от
того, как точно и рационально подготовлен технологический процесс.
Подобный процесс, обычно, включает нескольких самостоятельных
этапов. Главным достижением первого этапа считается регистрация,
получение и передача данных для их последующего анализа. Итогом всего
этого становится подготовка отдельного документа. Суть второго этапа
заключается в переносе данных из аналоговой формы на цифровые
носители и начальное внедрение БД. На третьем этапе уже происходит
накопление, изменение и обработка полученных данных.
Чтобы верно определить вариант технологического процесса, важно
учесть ряд требовании:
• Отслеживание точности обрабатываемой информации;
• Описание задач в часы, отведенные для этих дел;
• Малые трудовые и стоимостные затраты на создание;
18
• Поддержка ЭВМ для повышения оперативности процесса
обработки;
• Выполнение задачи в разных режимах.
Исходя из описанных выше требований, лучше всего спроектировать
АРМ, помогающий поднять общую производительность и разделить
процесс решения задачи.
На этапе анализа данных важно применять нормативно-справочную
информацию. Такой подход даст ряд преимуществ относительно скорости
выбора и сортировки. При этом требуется и начальный предварительный
просмотр пришедших данных перед их описанием и выдачей. На этом
этапе производится важный выбор оправданного режима – диалогового
или пакетного. Первый вариант выступает за минимизацию вмешательства
пользователя в технологию принятия ращения и процесс реализации
задачи, отражая лишь возможность вводить и исправлять данные, что
часто проблематично для самого исполнителя. На практике лучше и
результативнее справляется диалоговый режим, поддерживающий гибкую
связь и предоставляющий множество функций: удобство в работе, защита
от НСД, полноценное участие в решении задачи, оперативный доступ к
данным в онлайн-режиме и адекватная управляемость процессом, а также
отличное осуществление переходов от одной операции к другой.
Сейчас есть несколько диалоговых окон: меню, диалог на
привычном языке, меню команд.
В этом проекте применяется методика меню с многоуровневой
структурой.
Реализация подобного проекта упростит работу сотрудника, который
занимается с материалами и оборудованием. По итогу создается БД, где
хранятся все сведения об договорах, клиентах, расчетах, что повышает
удобство хранения данных, а также заметно увеличивает скорость поиска и
выборки данных, минимизирует расходы труда на поиск данных.
Технологическое обеспечение (ТО) системы отвечает делению ИС на
19
подсистемы по этапам технологической обработки типов данных.
Технологические этапы анализа данных включают в себя:
• Вод исходных данных, их редактирование – учет данных по
клиентам, их заказам, а также ход реализации заказов;
• Сохранение данных;
• Анализ данных – сведение, сортировка, поиск;
• Передача итоговых данных – создание итоговых отчетов
разной структуры и содержания.
Описанные технологические этапы используются для некоторых
типов данных:
• Информация о клиентских заказах;
• Информация по процессе реализации заказов клиентов;
• Информация по готовности документов клиентов;
• Составление конечных отчетов;
• Информация о клиентах.
Суть новой технологии состоит в том, что должен поддерживаться
следующий принцип: единичный ввод данных (о заказе, клиенте, ходе
реализации заказа), с доступностью изменения, и периодическое
применение этих данных и представление их в рамках итоговых форм
различного содержания и структуры (вторичные документы).В комплекс
задач деятельности менеджера проектного отдела входят следующие
задачи:
1.1 Учет проекта и оценка его сложности – после поступления
проекта менеджер изучает его, регистрирует, определяет сложность, а
также список специалистов, необходимых для выполнения проекта.
1.2 Распределение проекта между сотрудниками. На основании
учтенного проекта и графика занятости сотрудников отдела менеджер
определяет сотрудников, которые в данный момент могут выполнить
работы по проекту, разбивая работы на этапы и устанавливая срок для
каждого этапа выполнения проекта для каждого сотрудника. В результате
20
менеджер формирует график сдачи проекта.
1.3 Контроль выполнения графика проектов – контроль
осуществляется путем сверки назначенных сроков сдачи проекта и
имеющихся результатов на момент сверки. По итогам контроля может
быть скорректирован график сдачи проекта. В Ведомости сдачи проекта
формируется отметка о результате контроля каждого этапа.
1.4 Заключение по проекту формируется по итогам завершения
проекта и в результате формируется Ведомость проектов, находящихся в
работе с отметкой о выполнении.
По итогам выполнения проектов за период (как правило,
ежемесячно), менеджером формируются отчеты для предоставления их
руководителю отдела и компании.
2.1 Формирование отчета по проектной деятельности отдела за
период – данный отчет содержит количество выполненных проектов,
количество проектов в работе, количество проектов, сданных в срок,
количество проектов, несданных в срок, общие трудозатраты на
выполненные проекты.
2.2Формирование отчета по выполнению проектов сотрудниками
отдела за период – данный отчет содержит сведения о количество
проектов, выполненных каждым сотрудником отдела за период и включает
такие показатели, как количество проектов, в которых данный сотрудник
принимал участие, количество трудочасов, затраченных на проекты, были
ли работы, сданные с задержкой или раньше срока.
2.3 Формирование отчета по выполнению проектов отделов за
период для клиента – данный отчет содержит общее количество проектов
за весь отдел, выполненных для каждого клиента.
2.4 Формирование отчета по расчету стоимостных показателей
проектной деятельности данный отчет содержит такие показатели, как
стоимость проектных работ с суммированием за каждого сотрудника,
клиента, менеджера.
21
2.5 Мониторинг деятельности менеджера по распределению
проектов – содержит сведения о деятельности менеджера проектов за
период, включая список проектов, список проектов, сданных в срок и с
нарушением графика с указанием причин.
С целью выявления задач, выполняемых не оптимально, опишем
порядок работы менеджера проектного отдела.
Менеджер, получая проект от начальника отдела, изучает его ,
определяя перечень необходимых работ, определяет условную сложность
проекта, разбивает проект на этапы и по специализациям сотрудников
отдела, и в соответствии со стандартами организации определяет срок
выполнения каждого этапа для каждого сотрудника каждой
специализации. В разных случаях может быть привлечено к выполнению
проекта разное количество сотрудников одной специализации. Далее,
используя график загруженности сотрудников, менеджер определяет, кто
из сотрудников может быть свободен в данный или ближайший момент
времени и начать выполнение нового проекта. На основании таких
сведений менеджер назначает сотрудников для выполнения проекта,
отмечая это в графике. Однако по разным причинам реальные сроки
выполнения проекта могут отличаться от тех, которые были
запланированы, с чем связана основная сложность в работе менеджера
проектов. При изменении срока отдельные работы могут быть задержаны
или наоборот, сотрудник какое-то время может быть не задействован, что
является нарушение срока проекта в первом случае или нерациональным
использованием трудовых ресурсов во втором. Таким образом, менеджер
проекта вынужден постоянно контролировать сроки выполнения каждого
этапа проекта и редактировать его график. Кроме того, в проект могут
вноситься отдельные изменения в ходе работы над ним из-за болезней,
командировок или отпусков сотрудников, а также по причине изменения
исходных данных проекта, что также приводит к изменению графика его
выполнения или добавлению или удалению отдельных этапов.