22
Для получения отчетов менеджер проекта должен сравнить
планируемые показатели и те показатели, которые были выполнены
реально, также выписать данные из большого количества бумажных
документов, сравнивая их между собой.
Существующий способ учета проектов, планирования их
выполнения, контроля выполнения и подготовки отчетов по работе над
проектами связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений,
что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной
интерпретации. На сегодняшний день невозможно в короткий срок
получить сведения об общем количестве трудозатрат на каждый
отдельный проект, провести анализ основных причин возникновения
проблемных вопросов у сотрудников, выполняющих проект,
проанализировать причины нарушения сроков, проанализировать и
сопоставить плановые отчетные документов.
Рассмотрим потоки информации проектного отдела. Данные потоки
состоят из 20 документов – 5 входных и 13 выходных.
Процесс ручного распределения проектов и составления,
редактирования графика их выполнения имеет следующие недостатки:
большое количество времени, затрачиваемое на регистрацию
заявок и запись о выполненных мероприятиях;
возможность допущения ошибок в записях;
большая трудоемкость для сотрудников отдела;
невысокая скорость и точность выполнения расчетов
результатных показателей за счет ручного их выполнения;
неэффективное использование рабочего времени сотрудников
проектного отдела за счет обработки всех документов в бумажной форме.
слабый контроль работы сотрудников отдела по выполнению
отданных поручений;
постоянно увеличивающийся «поток» бумажной работы;
23
усиление негативного воздействия человеческого фактора.
В целях уменьшения количества допускаемых ошибок и увеличения
скорости и точности выполнения комплекса задач менеджера проектов
необходимо данный процесс автоматизировать.
Главной целью данного проекта является создание информационной
системы для автоматизации работы менеджера проектного отдела,
позволяющей устранить недостатки существующего процесса учета и
распределения проектов с учетом и использованием рекомендаций гибких
методологий.
Для решения комплекса задач менеджера проектов предполагается
ввод в информационную базу входных документов:
проект
Перечень норм и стандартов
Список сотрудников отдела
График загруженности
Список клиентов
Данные вводятся в систему в диалоговом режиме с помощью
специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц. Постоянная
информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью
специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в
основном добавляются новые или редактируются старые, а при
необходимости удаляются.
Результатная информация выводится по запросу; для ее отображения
спроектирована электронная форма выдачи. Результатные документы
помимо вывода на экран могут быть распечатаны или экспортированы в
Excel.
Работа в автоматизированной системе ведется ежедневно в активном
режиме: ввод входных документов, ежедневное получение выходных
документов.
Предполагается создание следующих экранных форм для ввода
24
данных:
учет проектов;
учет распределения проектов между сотрудниками;
учет изменения графика выполнения проекта;
учет сотрудников проектного отдела.
Предполагается создание следующих форм для вывода данных
формирования выходных документов:
Ведомость проектов, находящихся в работе;
График сдачи проектов;
График занятости сотрудников отдела, выполняющих проекты;
Ведомость загрузки сотрудников отдела за период;
Отчет по проектной деятельности отдела за период;
Отчет по расчету стоимостных показателей проектной
деятельности;
Отчет по выполнению проектов для клиентов компании за
период;
Отчет по выполнению плана по проектной деятельности;
Отчет по работе менеджера по распределению проектов.
Задача автоматизации выполняется ежедневно.
1.3 Обзор программных аналогов
Система управления проектами (СУП) - это совокупность
технологий и управленческих решений и инструментов, поддерживающих
управление проектами в компании и помогающих улучшить
эффективность их реализации. Часто данный термин СУП определяется
более узко как АИС или просто ИС управления проектами, т.е. некое
программное обеспечение. Методическую и организационную часть при
этом помещают в определение корпоративная СУП.
25
Теория проектного управления отражает, что для поддержания и
применения управления на предприятии важно создать
специализированное подразделение - офис контроля проектами. Но опыты
показывают, что ряд компаний не готов к такой структуре после
провальной реализации проектов при офисной поддержке, и имеет много
сомнений по его эффективности и важности. Это отражено, например, в
работе, проведенной аналитической компанией Gartner в 2016 г. [7], иходя
из которой внедрение офиса отслеживания проектов (ОУП) не несет
реальных изменений в 50% случаев. А виной тому, во-первых,
несоответствие ожиданий фирм и модели работы ОУП, а также недостаток
явных, адекватных, измеримых целей, отражающих ценность такого
офиса.
Зачастую методики и инструменты организации проектов,
доказавшие свою результативность за последние 20-30 лет и включенные с
содержание многих сводов знаний, учебников и теорий, при
использовании в современных сферах деятельности проявляют довольно
низкие результаты. Анализ причин этой ситуации говорит о том, что
классическое управление проектами было сложено в достаточно
статичных отраслях и основывается на принципах, мешающих реальному
их применению в процессе контроля проектов. Для минимизации
описанной проблемы требуется наработка современных подходов и
методов к контролю проектов. Главным из подобных направлений в
реализации контроля проектами становится гибкое управление. Данная
отрасль была создана сравнительно недавно, где-то 15 лет назад, но уже
смогла приобрести огромное число сторонников в практическом
использовании. Применение гибкого управления проектами, исходя из
отчетов экспертов-практиков, основывается на противоречивости
результатов, что помогает провести самостоятельное научное
исследование, отражающее изучение принципов гибкого управления
проектами и обновлению его методик и инструментов.
26
В рамках реальной проблемы гибкого управления проектами
выбирается отсутствие моделей общепринятых систем управления
проектами. Очень часто сам проект может нарушить сроки, размер затрат,
отклонится от выделенных ранее требований по содержанию и качеству.
Выражать эффект проекта единожды на базе денежных, календарных или
технических показателей очень сложно. Здесь основным становится
оценка и соблюдение целостности исходного эффекта, который сам по
себе обязан показывать ценность, реализуемую для пользователя или
клиента.
В бизнесе работа по проекту становится неким искусством и требует
много времени, знаний и сил. Администраторы проекта становятся
основными фигурами в отраслях новых технологий, IT, инновационного
производства, жилищного строительства, автомобилестроения,
архитектуры, выпуска продукции. В компьютерных компаниях, к примру,
админы проектов ответственны за выход новых продуктов, создание
обновленных технологий и отслеживание работы программ со
стратегическими партнерами. Большие страховые компании и банки также
могут иметь интерес к админам проектов: им вверено внедрять новые
стандарты или технологии. В Интернет-компаниях админы проектов
отслеживают факт запуска новых сайтов или создание новых приложений.
Админ проекта отслеживает то, чтобы работа шла в рамках плана, с
соблюдением пожеланий и размеров бюджета. Только администратор
ответственен за срыв или неполадку в работе. От итогов его работы будет
зависеть и его доход, и положение внутри компании и самой отрасли.
Админ проекта долен иметь хорошие организаторские способности, уметь
создавать разрабатывать и контролировать планы, уметь справляться с
многозадачностью.
К ре обязанностям администратора ре проектов относятся ре ведение,
реализация ре и управление ре проектами включая:
27
• допроектную ре работу: планирование ре проекта, целей ре и сроков
ре выполнения, формирование ре календарного плана ре как для ре команды в ре целом,
так ре и для ре каждого члена ре команды в ре отдельности;
•организационную ре работу: обеспечение ре проекта ресурсами,
ре подготовка заявки ре на необходимых ре ему работников ре и их ре уровень
квалификации, ре формулировка текущих ре задач для ре каждого сотрудника,
ре организация обмена ре необходимой информацией ре между сотрудниками,
ре решение всех ре проблемных ситуаций ре в работе ре и в ре отношениях;
•управление ре полным циклом ре разработки новых ре технологий и
ре координацию программ ре со стратегическими ре партнерами, ускорение ре цикла
внедрения ре новых версий ре продуктов, завоевание ре доверия заказчика ре и
позитивной ре репутации в ре результате эффективной ре работы по
ре проектированию, внедрению ре и поддержке ре продуктов;
•постоянное ре взаимодействие с ре заказчиком, поддержание
ре доверительного уровня ре отношений с ре командой клиента, ре определение его
ре потребностей и ре проблем, информирование ре сотрудников компании ре об
изменениях ре в стратегии ре реализации проекта, ре управление процессом
ре реализации проекта;
•контроль ре выполнения проекта ре и соблюдением ре сроков, указанных ре в
плане, ре ответственность за ре реализацию проекта ре в целом, ре проверку и
ре утверждение продукта ре во всех ре его аспектах ре - функциональность, ре критерии
качества.
В результате выполнения и внедрения системы будет достигнут
прямой экономический эффект, выражающийся в снижении затрат на
оплату связи между администраторами проектов и сотрудниками.
Косвенный эффект будет выражен в снижении временных и
стоимостных затрат на поиск документов по выполнению проектов, их
распределению и контрою хода выполнения.
К разрабатываемой системе будут предъявлены следующие
требования:
28
• оформление, прием, обработка проектов от администраторов
проектов;
• формирование плановых отчетов;
• возможность отслеживания проектов в системе.
Разрабатываемая информационная система должна обеспечивать
выполнения следующих функций:
1. Учет и обработка проектов:
• оформление проектов;
• определение пользователя по авторизационным данным;
• распределение проектов между сотрудниками;
• составление аналитической отчётности и текущих выходных
форм;
• жизненный цикл проекта;
• дополнительные аналитические отчёты.
2. Контроль выполнения проектов:
• контроль за последовательностью исполнения работ,
потраченным временем и ресурсами;
• назначение приоритетов проектов в зависимости от типа
проекта, его срочности, конкретного клиента или других обстоятельств;
• эскалация запросов и инцидентов, оповещение
соответствующих администраторов;
• хранение базы знаний по прошлым проектам, что позволит
специалистам быстро разрешать проблемы, схожие с уже возникавшими.
Пользователями системы будут:
• администраторы, имеющие доступ ко всем функциям системы;
• администраторы проектов, выполняющие контроль за их
выполнением;
• удаленные сотрудники компании, непосредственно
выполняющие работы в ходе проекта.
29
Информационная система администратора проектов должна
обеспечивать выполнение следующих функций взаимодействия с
внешними ре автоматизированными системами:
1)формирования ре по установленным ре правилам информации,
ре необходимой для ре передачи во ре внешние автоматизированные ре системы;
2)передачи ре подготовленной информации ре во внешние
ре автоматизированные системы;
3)регистрации ре в электронных ре журналах факта ре передачи информации
ре во внешние ре автоматизированные системы ре с указанием ре даты и ре времени
передачи;
4)приема ре от внешних ре автоматизированных систем ре информации,
используемой ре при тарификации ре и расчетах;
5)проверки ре достоверности и ре корректности информации, ре полученной
от ре внешних автоматизированных ре систем, включающей:
а)настройку ре критериев, в ре соответствии с ре которыми полученная
ре информация считается ре ошибочной;
б)проверку ре принятой информации ре на соответствие ре заданным
критериям;
в)проверку ре полноты полученной ре информации;
г)проверку ре дублирования полученной ре информации;
д)проверку ре непротиворечивости полученной ре информации;
6)регистрацию ре полученной информации;
7)регистрацию ре в электронных ре журналах факта ре приема информации
ре от внешних ре автоматизированных систем ре с указанием ре даты и ре времени
приема.
qTrack – вид СУП с уникальными возможностями общения - сервис
на 100% связан с e-mail: обсуждение задач происходит так же легко, как и
по обычной почте, а контролировать и отслеживать их реализацию можно,
аналогично любому трекеру. Основные возможности можно использовать
без оплаты.
30
Мегаплан — это российская система управления бизнесом,
позволяющая создавать задачи и поручения, отслеживать процент их
выполнения, хранить БД персонала фирмы, вести клиентские истории т.д.
[1]. Создателем является компания Мегаплан.
Само ПО считается полноценным Groupware продуктом.
Устанавливаться программа может как на личный сервер компании в
Intranet, так и на арендованное серверное пространство поставщика
решения «Мегаплан» (SaaS). Сегодня это это один из немногих
отечественных программных продуктов, который успешно применяется в
рамках SaaS сервиса. [2]
Основная суть «Мегаплана» в его SaaS-редакции состоит в
интерфейсе программы, созданном с учетом мировых практик им
современных требований к удобству, эргономичности и простоте
оформления рабочего пространства. Для этого разработчики применяли
актуальные веб-технологии AJAX – все блоки функций на страницах могут
быть обновлены без полноценной перезагрузки, тем самым снижая
нагрузку сервера и количество проходящего трафика. Интерфейс сервиса
может работать в любом современном веб-браузере, что говорит о том, что
фирма просто не будет зависеть от специфичного ПО и его работы. [2]
Основные модули и дизайн интерфейса продумала и создала Студии
Артемия Лебедева.
Worksection - русскоязычная онлайн-система для управления
проектами. Содержит dashboard, задачи с комментариями, календарь,
хранилище файлов, систему учета времени, тэги. Поддержка SSL, FTP
пользователя, субдоменов пользователя. Отличается простотой и
доступностью.
teamtools - система управления бизнесом, которая позволяет вести
дела и задачи, планировать и контролировать проекты, вести базу
клиентов, обсуждать любые объекты, организовать документооборот,
настроить оргструктуру и многое другое
31
Сравнение разработок по основным параметрам представлено в
таблице 1.
Таблица 1 - Сравнение систем управления проектами
Параметры
qTrack
Мегапла
н
Worksection
Claris
teamtools
ПланФ
икс
Объединение
сотрудников в группы
+
-
+
-
+
-
Подключение
клиентов в систему
+
+
-
+
-
+
Система оповещений
по e-mail
+
+
+
-
+
-
Система оповещений
по jabber
+
-
+
-
+
-
Внутренняя система
оповещений
+
-
+
-
+
-
SSL-шифрование
+
+
-
+
-
+
Общее количество
баллов
3.5
5
3.5
3.5
3
6
Наличие сущности
"Проект"
+
-
+
-
+
-
Разграничение
доступа к проектам
+
+
-
+
-
+
Диаграмма Ганта
+
+
+
-
+
-
Наличие сущности
"Задача"
+
-
+
-
+
-
Вложенность задач
+
-
+
-
+
-
Разграничение
доступа к задачам
+
+
-
+
-
+
Возможность указать
точную дату
выполнения
+
+
+
-
+
-
Возможность указать
точное время
выполнения
+
-
+
-
+
-
Статусы состояния
задач
+
-
+
-
+
-
Повторяющиеся задачи
+
+
-
+
-
+
Шаблоны задач
+
+
+
-
+
-
Оповещение о
назначенной задаче
+
-
+
-
+
-
Оповещение о
просроченной задаче
+
-
+
-
+
-
Уведомление в
настраиваемое
пользователем время
+
+
-
+
-
+
Учет рабочего
времени (Тайм-трекинг)
+
+
+
-
+
-