22
Проанализировав ведение учета строительной документации в ООО СК
«ИНВЕСТСТРОЙКАПИТАЛ» были выявлены следующие проблемы:
– отсутствует централизованное хранилище строительных документов;
– документы не имеют четкой структуры хранения;
– отсутствует возможность оперативного поиска документов;
– отсутствует возможность наглядного представления состава
строительной документации по каждому строительному объекту;
– работа с документами усложняется отсутствием полной информации
о документе без его открытия;
– нет возможности использования штрих-кодов документов;
– нет возможности оперативной отправки документов по электронной
почте;
– нет возможности поиска документов по ключевым словам;
– в журналах учета отсутствует проверка правильности вводимых
данных;
– отсутствует защита от несанкционированного доступа.
Для решения выявленных проблем необходимо автоматизировать
процесс сбора, хранения и выдачи строительной документации с помощью
специализированного программного обеспечения, позволяющего хранить
документы в зашифрованном виде.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи выполним моделирование бизнес-процессов учета
строительной документации после внедрения информационной системы.
Рассмотрим бизнес-процессы сбора, хранения и выдачи строительной
документации с помощью после автоматизации – IDEF0 TO-BE («как должно
быть»).
23
На рисунке 11 представлена контекстная диаграмма TO-BE.
Рис. 11. Контекстная диаграмма TO-BE
В качестве входных данных добавлены: ключевые слова документа,
штрих-код документа, сведения о сотрудниках.
В выходных данных добавлены: загруженный документы, выгруженный
документ, электронное письмо с документами.
Добавлен управляющий поток – Руководство пользователя и механизм
управления – ИС.
Первоначально вносится информация о сотрудниках строительной
организации, ведущий учет работы с документацией, включая
идентификационные данные сотрудников в качестве пользователей и их права:
чтение/редактирование.
Далее вносится информация о строительных объектах, после чего
авторизованный сотрудник, имеющий право на загрузку документов, загружает
документы в базу данных с помощью интерфейса информационной системы.
На рисунке 12 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.
24
Рис. 12. Декомпозиция контекстной диаграммы
При необходимости сотрудники строительной организации могут найти
необходимые документы по соответствующим критериям поиска.
Найденные документы могут быть отправлены на электронную почту
сотрудников в заархивированном виде.
Сотрудник строительной организации также сможет выгружать,
открывать и изменять документы.
На рисунке 13 представлена декомпозиция блока «Внесение документов в
БД». Первоначально сотрудник выбирает строительный объект, к которому
относится загружаемый документ.
Далее выбирается категория и вид документа, вводятся ключевые слова с
штрих-код. Документ загружается в БД.
Перед сохранение документов в базы данных выполняется шифрование
документа специальным ключом.
На рисунке 14 представлена декомпозиция блока «Выдача документов из
БД, изменение документов». Сотрудник указывает в соответствующей форме
25
критерии поиска документов и найденные документы при необходимости
отправляет по электронной почте, предварительно упаковав в архив.
Рис. 13. Декомпозиция блока «Внесение документов в БД»
Рис.14. Декомпозиция блока «Выдача документов из БД,
изменение документов»
26
Найденные по определенным критериям документы сотрудники
строительной организации для просмотра документов выгружаются из базы
данных во временную папку. После окончания использования удаляются.
Измененный документ сохраняется в БД при помощи автоматической
повторной загрузки.
В результате автоматизации сбора, хранения и выдачи строительной
документации будут устранены все выявленные недостатки текущей системы
работы со строительной документации в ООО СК
«ИНВЕСТСТРОЙКАПИТАЛ». Данные будут надежно защищены с
использованием идентификации пользователя и шифрования данных.
На рисунке 15 представлена схема документооборота исследуемой
задачи.
Рис. 15. Схема документооборота
В таблице 2 представлены временные затраты на ведение учета
строительной документации до и после внедрения информационной системы.
27
Таблица 2
Временные затраты на ведение учета строительной документации
до и после внедрения информационной системы
Показатель
Временные затраты до
автоматизации
Временные затраты до
автоматизации
Регистрация документа
25
10
Хранение документа
30
5
Поиск документа
60
10
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Информационная безопасность – это такое состояние информации, при
котором ее сохранности ничего не угрожает. Информационная система
организуется с помощью усилий персонала, технических и программных
средств. Обеспечение информационной безопасности гарантирует целостность,
доступность и корректность информации [11].
Для обеспечения информационной безопасности крупные организации
обязаны оформить документ, который называется «Политика информационной
безопасности» [11]. Такой документ присутствует и в
ООО СК «ИНВЕСТСТРОЙКАПИТАЛ».
Политика безопасности описывает основные правила и принципы
организации информационной безопасности. Содержание данного документа
представлено на рисунке 16.
28
Рис. 16. Состав политики безопасности
Для разработки политики безопасности используется стандарт ISO/IEC
27001:2013.
В ООО СК «ИНВЕСТСТРОЙКАПИТАЛ» приняты следующие правила:
установка программного обеспечения разрешена только
администратором,
установка нелицензионного программного обеспечения запрещена
для защиты от сетевых угроз используется брандмауэр и сетевая
защита
на компьютерах пользователей используется пароль, который
меняется каждый месяц
для защиты данных, передаваемых по сети WIFI, используется
маршрутизатор с шифрованием данных WPA/WPA2
удаленный доступ к серверу разрешен только с определенных IP-
адресов и происходит по VPN.
29
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программного обеспечения присутствует
достаточно много программах продуктов, которые могут использоваться для
автоматизации сбора, хранения и выдачи строительной документации.
Наиболее популярные системы:
– DocVision [31];
– ТЕЗИС Haulmont [32];
– Directum [33];
– 1С: Cтроительство [34];
– MS Dynamics AX [35];
– MS SharePoint [36].
В таблице 3 представлены сравнительные характеристики рассмотренных
систем.
30
Таблица 3
Характеристика рассмотренных систем
Параметр
DocVision
ТЕЗИС Haulmont
Directum
1С:
Cтроительство
MS
Dynamics
AX
MS SharePoint
Сайт
http://www.
docsvision. com
https://www.
haulmont. ru
http://www.
directum. ru/
http://solution
s. 1c.ru
https://products.office.com/
Год выхода
2005
2008
2007
2008
2010
2009
ОС
-
Windows
-
Windows
Windows
-
Вид
CRM
Desktop
CRM
Desktop
Desktop
CRM
Структура
хранения документов
+
+
+
+
+
+
Архивирование документов
-
-
+
+
-
-
Отправка документов по
почте
-
+
+
+
-
-
Хранение документов любых
форматов
+
+
+
+
+
Штрих-кодирование
документов
+
-
-
-
+
+
Техническая поддержка
+
+
+
+
+
+
Количество кликов мыши
для доступа
5
8
7
6
9
7
Стоимость (10
одновременных
подключений, 30
пользователей)
Учтено: лицензия на ПО
оборудование, системное
ПО, лицензия на СУБД, цена
сопровождения.
510 000 руб.
100 000 руб.
614 000 руб.
180 000 руб.
125 000 евро
650 000 руб.
31
Согласно представленному анализу существующих систем
автоматизации документооборота строительной организации были выявлены
следующе недостатки:
– не в полной мере отражают специфику исследуемой
организации;
– не обеспечивают требуемое время поиска документов;
– не позволяют отправлять по электронной почте архив
выбранных документов;
– не имеют встроенного справочника нормативных строительных
документов;
– стоимость систем слишком велика для
ООО СК «ИНВЕСТСТРОЙКАПИТАЛ».
Поэтому оптимальным решением поставленной задачи будет
разработка программного обеспечения собственными силами.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации – это описание последовательности действий,
которые необходимо выполнить для автоматизации некоторого бизнес-
процесса [29].
На рисунке 17 представлены основные стратегии автоматизации
задачи.
Рис. 17. Основные стратегии автоматизации задачи