16
Система критериев осуществляется путем наделения каждому параметру
определенного размера удельного веса. Каждому поставщику выставляется
определенный балл по принятой в организации системе оценок и в итоге
получается готовый рейтинг всех поставщиков предприятия . Такой подход к
рейтингованию помогает не только составить общий рейтинг поставщиков
данного предприятия, но также и отследить рейтинг поставщиков по отдельным
критериям в случае необходимости, например при внеплановом заказе.
Наиболее действенным в сфере улучшения деятельности по организации
закупок является работа с поставщиками, однако существуют и другие
мероприятия, основанные на совершенствовании организационных структур
управления системой снабжения, улучшении работы складского хозяйства,
оптимизации запасов и затрат в организации, рационального использования
автотранспорта и т.п.
13
Так же в системе закупок торговых организаций не маловажную роль
играет система доставки заказанных у поставщиков товаров, задачами которой
являются:
− создание транспортных систем, в том числе создание транспортных
коридоров и транспортных цепей;
− обеспечение технологического единства транспортно-складского
процесса;
− совместное планирование транспортного, складского процесса и
процесса продаж;
− выбор вида и типа транспортного средства;
− определение рациональных маршрутов доставки
14
.
Как правило при доставке товаров используются следующие виды
транспорта: автомобильный, железнодорожный, водный, воздушный и т.п.
Организация закупок имеет свои принципы, которые перечислены на рисунке 5.
13
Коммерческо-посредническая деятельность на товарном рынке / Под ред. А.В. Зырянова. – Екатеринбург:
Солярис, 2018. – С.115.
14
Кузнецова А.А., Феоктистова Е.М. Повышение эффективности хозяйственной деятельности оптовой
торговли на начальной стадии. // Проблемы социально-экономического развития регионов. - 2016. - С. 58.
17
Рис. 5. Принципы организации закупок торговых организаций
15
Принцип технологического единства заключается в использовании
единой системы транспортировки. Принцип экономического единства – это
тарифная система, основанная на предложениях рынка. Принцип технического
единства раскрывается в единстве всех характеристик транспортной системы.
Часто при организации закупок между предприятиями применяются
преддоговорные операции, которые рассматриваются, как попытка прийти к
соглашению, которая позволит обеим сторонам достичь желаемых целей
(рисунок 6).
Рис. 6. Преддоговорные операции предприятия торговли
На этапе преддоговорных операций:
− изучается рынок продукции;
− устанавливаются все возможные поставщики;
15
Организация коммерческой деятельности: справ. пособие / Под ред. С.Н. Виноградовой. – Минск: Высшая
школа, 2015. – С.142.
Принцип технологического единства
Принцип экономического единства
Принцип технического единства
Преддоговорные
операции
Изучение рынка и
спроса населения
Анализ поставщиков
товаров
Обоснование
потребности в товарах
и определение
источников
финансирования
закупок
Разработка договоров
18
− проводиться оценка их возможностей по поставкам;
− изучается конкуренция среди предприятий-закупщиков.
Всё это можно делать на основе наработанных классических
маркетинговых методик, которые следует адаптировать к специфике рынков
закупок. Изучив источники закупок товаров и определив поставщиков,
коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные
карточки (их целесообразно группировать по территориальному признаку)
16
.
В карточках указываются данные о производственной мощности
предприятия, о количестве и ассортименте выпускаемой продукции, о
возможности производства других товаров, условиях поставки товаров, наличии
собственного транспорта и т.д.
Содержание основных закупочных операций на предприятии описано на
рисунке 7.
Рис. 7. Собственно закупочные операции
17
На данном этапе происходят непосредственно закупочные операции,
начиная с заключения договора и заканчивая оплатой поставленных товаров.
16
Вострикова Л.А., Болгова Е.В. Субъекты анализа эффективности закупочной деятельности // Апрельские
научные чтения имени профессора Л. Т. Гиляровской (материалы IV Международной научно-практической
конференции). - 2016. - С. 253.
17
Кастерина В.П., Морозова А.С. Закупочная деятельность и оценка ее эффективности при формировании
интегрированной отчетности ГОУ // Актуальные проблемы науки на современном этапе развития (сборник
статей Международной научно-практической конференции). - 2016. - С. 63.
Собственно закупочные
операции
1. Заключение договоро на поставку товара
2. Согласование и уточнение ассортимента
товаров с поставщиком
3. составление всех необходимых для
договора документов
4. Своевременные расчеты за товар
19
Заключительные коммерческие операции по закупу содержат
мероприятия, перечисленные на рисунке 8.
Рис. 8. Заключительные коммерческие операции по закупу
При построении системы управления закупками на предприятии
необходимо руководствоваться определенными принципами в том числе
принципами профессионализма, конкурентности, эффективности,
информированности.
Таким образом, закупочная деятельность торгового предприятия является
одной из основных подсистем коммерческой деятельности и организует процесс
движения товара с рынка закупок до склада торгового предприятия.
1.2. Методы управления закупочной деятельностью
Решение проблем логистики закупок является особенно важным
фактором в управлении предприятием как в плане оперативного и
стратегического менеджмента, так и в нахождении новых путей развития
экономических и организационных аспектов закупочной деятельности
18
.
18
Зуева О.Н., Лапшина И.В. Современные тенденции логистики закупок: зарубежный опыт // Вестник
Удмуртского университета. Серия Экономика и право. - 2019. - Т. 28. - № 2. - С. 194.
Заключительные коммерческие
операции по закупкам
1. Учет и контроль за ходом
выполнения договора
поставок
2. Оформление претензий
при обнаружении недочетов
в работе
3. Переговоры с
поставщиками по
удовлетворению претензий
20
Системное управление логистикой закупок на основе формирования
комплекса мероприятий, направленных на развитие, планирование, контроль
потока материалов, складирование, инвентаризацию, незавершенное
производство, формирование адекватной информации во всей цепи поставок от
точки получения до точки потребления с целью адаптации к запросам клиентов
и удовлетворения их потребностей является главной целью современного
предприятия и определяет его конкурентоспособность на рынке товаров и услуг.
Анализ практики и методов управления закупками позволил выделить
основные методы и подходы в управлении закупками:
− сокращение количества поставщиков и установление прочных связей с
ними; - процессный подход к управлению;
− построение цепочки поставок;
− разработка системы управления рисками в области закупок;
− использование новых информационных технологий (например,
развитие электронных закупок, экспертных систем по выбору поставщиков);
− фокусировка управления закупками на определенных группах
материалов;
− методы управления закупками, связанные с децентрализацией закупок;
− разработка показателей, необходимых для оценки деятельности отдела
закупки, его сотрудников, подпроцессов закупки
19
.
Поскольку система управления закупками является достаточно сложной,
то для ее эффективного функционирования и совершенствования целесообразно
использовать концепцию контроллинга, которая позволяет интегрировать
основные методы и подходы в управлении закупками
20
.
Роль контроллинга закупок растет и через переход предприятий к
децентрализованной модели управления закупками (при этом профильные
подразделения осуществляют закупки в своей сфере компетенции), что требует
19
Гарнов А. Сбалансированная модель закупочной деятельности // РИСК: Ресурсы, информация, снабжение,
конкуренция. - 2017. - № 2. - С. 25.
20
Конкурентный потенциал фирмы: логистика формирования, стратегия развития // Вестник Инжэкона. Серия:
Экономические науки. – 2016 – №4(5). – С. 165.
21
координации различных подразделений в процессе реализации функции закупки
и информационной прозрачности системы управления закупками. Предлагается
комплексно использовать инструменты контроллинга, то есть известные методы,
подходы, модели.
Основные цели контроллинга закупок (координация системы управления
закупками и обеспечения ее информационной прозрачности) обеспечиваются
21
:
1. Функцией планирования (консультирование при разработке целей и
стратегий закупок, в оперативном аспекте - подготовка предложений о мерах,
которые позволяют снизить расходы). При этом целесообразно использование
таких инструментов контроллинга: анализ рисков, SWOT анализ, портфельные
анализы, система бюджетов закупок, система показателей, иммитацонное
моделирование, экспертные системы.
2. Аналитической функцией (анализ рынков закупок, структуры затрат и
потенциалов для снижения затрат системы управления закупками, общий аудит
стратегий закупок и экономичности закупок). При этом результативными
являются следующие инструменты контроллинга:
− портфельные анализы;
− ABC- и XYZ-анализы;
− система показателей;
− учет затрат по процессам;
− анализ отклонений;
− анализ накладных расходов, связанных с закупками.
3. Информационной функцией (предоставление информации
относительно результативности и эффективности работы подразделения
закупок), которая применяет инструменты:
− расчет производительности и эффективности системы управления
закупками;
21
Савченко В.В. Организация закупочной деятельности предприятий в современных условиях // Научный
вестник МГИИТ. - 2017. - № 4 (42). - С. 69-70.
22
− разработка и анализ отчетности сотрудников, работающих в
подразделении закупок;
− проведение план-фактного анализа показателей системы управления
закупками.
4. функцией координации (координация работы подразделения закупок с
другими подразделениями и ориентация их на достижение общих целей
предприятия), с использованием инструментов контроллинга:
− анализ конфликте целей подразделений в пределах закупки;
− разработка стандартов для системы управления закупками;
− проведение семинаров;
− создание межфункциональных команд система сбалансированных
показателей.
При поиске потенциальных поставщиков могут быть использованы также
нижеприведенные методы:
1) тендеры;
2) изучение рекламных материалов: каталогов, объявлений в СМИ и т.п.;
3) посещение ярмарок и выставок;
4) переговоры в письменной форме между поставщиком и
потребителем
22
.
Наиболее распространенными и эффективными в современных условиях
являются: конкурсные торги и личные переговоры поставщиков с потребителем.
Конкурсные торги (иначе - тендеры) – наиболее распространенная форма
поиска потенциальных поставщиков
23
.
Проведение тендера, как правило, состоит из ряда последовательных
этапов:
1) проведение рекламы;
22
Пожидаева М.С., Курлыкова А.В. Управление закупочной деятельностью предприятия: терминологические
аспекты // Развитие современной науки: теоретические и прикладные аспекты (сборник научных статей
студентов, магистрантов, аспирантов, молодых ученых и преподавателей). - 2017. - С. 62.
23
Шамис В.А. Особенности управления в службе закупок // Современные научные исследования и инновации. -
2017. - № 3 (59). - С. 439.
23
2) разработка тендерной документации, которая инструктирует
участников тендера о процедуре торгов;
3) публикация тендерной документации;
4) приемка и вскрытие тендерных услуг;
5) оценка тендерных предложений, которая проводится на основе
показателей, указанных в документации;
6) подтверждение квалификации участников тендера;
7) присуждение контракта
24
.
В процесс переговоров между заказчиком и поставщиком официальное
предложение на поставку продуктов от потенциального поставщика может быть
совершено разными способами.
При главном способе инициатива вступления в переговоры исходит от
продавца товара. Он рассылает возможным клиентам своей продукции
предложения (оферты), которые включают в себя последующие реквизиты:
1) название продукта;
2) количество и качество продукта;
3) условия и срок поставки;
4) условия платежа;
5) характеристика тары и упаковки;
6) порядок приемки – сдачи
25
.
Следует также отметить, что все используемые критерии оценки и отбора
поставщиков товаров зависят от требований потребителей логистической
системы и могут быть отличаться существенным образом. При этом независимо
от специфики отрасли, масштаба предприятия, особенностей производства
основными критериями в процессе оценки и отбора согласно требованиям
закупочной логистики, являются следующие:
1. Приемлемая цена.
24
Сумятина В.О. Теория закупочной логистики. Инструменты и концепции управления // Лучшая студенческая
статья 2019 (сборник статей XIII Международного научно-практического конкурса). - 2019. - С. 122.
25
Коммерческая деятельность предприятия: Стратегия, организация, управление: учеб. пособие / Под ред. В.К.
Козлова, С.А. Уварова. – СПб.: Политехника, 2018. – С.289.
24
2. Качество поставок.
3. Надежность снабжения.
4. Местоположение поставщика от потребителей.
5. Сроки выполнения текущих и срочных заказов
26
.
Рационального объема закупок можно достичь только при условии
интеграции закупок, хранения и сбыта, поскольку закупка тесно связана с
условиями хранения и удовлетворением потребностей потребителей. Для
исследований выбирают:
− непосредственные рынки, то есть те, которые обеспечивают в
настоящее время потребности в сырье и материалах;
− опосредованные рынки, то есть рынки, используемых поставщиками;
− рынки заменителей и новые рынки
27
.
Результаты исследований определяют структуру рынка, его организацию
(балансирование спроса и предложения). Инструментом исследования рынка
закупок товаров является запросы потенциальных потребителей.
Исследуя рынок и выбрав каких-либо конкретных поставщиков, функция
закупочной логистики на предприятии заключается в определении потребностей
в объеме товара, сроках его поставки. Потребность может определяться путем
выявления товаров по их качеству, количеству в основном двумя методами:
путем определения потребностей на основе заказов и планомерного определения
потребностей на основе расходов или прошлого опыта
28
.
Таким образом, организация закупок в торговых организациях должна
постоянно исследоваться и анализироваться в целях выявления проблематичных
моментов и недостатков, и их дальнейшего устранения или минимизации. Работа
по совершенствованию организации закупок должна являться
26
Дыбская В.В., Сергеев В.И. Логистика. Часть 2/ Под общ. редакцией проф. В.И. Сергеева – М.:Юрайт, 2018 –
С.152.
27
Алексина С.Б., Никишин А.Ф., Панкина Т.В. Современное состояние регионального товародвижения в
российской федерации и перспективы его развития // Современные тенденции развития науки и технологий. -
2016. - № 6-8. - С. 9.
28
Методические рекомендации по разработке снабженческо-сбытовой политики предприятия // Экономика и
жизнь. – 2018. – № 49. – С. 15.
25
основополагающим фактором для получения положительных результатов от
процесса продаж.
1.3. Пути повышения эффективности закупочной деятельности
Исходя из процессов закупочной логистики, эффективность компании
определяется функционированием торговой системы, ориентированной на
рынок потребителей, а также посредников, которые осуществляют закупку
товаров. Важно и то, что заказ этого по закупкам и обеспечения оказываются все
более мелкими, краткосрочными и специфическими в зависимости от
потребностей конечных потребителей. Это побуждает сделать систему
обеспечения и закупки центром переориентации в осуществлении закупочно-
обеспечительного процесса
29
.
Существуют такие способы совершенствования закупочной
деятельности, как:
− анализ запросов и требований потребителей;
− предварительное определение оптимальной потребности в материалах
(товарах);
− расчет и определение оптимального размера заказа на поставку
товаров;
− выбор наиболее рационального поставщика товаров;
− оптимизация процедуры подачи заказа на поставку товаров;
− выбор оптимального метода закупки товаров;
− заключение наиболее экономичных договоров на поставку товаров;
− контроль над выполнением заказов и условий договоров поставщиками
товаров
30
.
29
Неруш Ю.М. Логистика: учеб. для вузов / Ю.М. Неруш - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – С.205.
30
Павлюченко Д.А. Способы совершенствования закупочной деятельности предприятия // Научное сообщество
студентов (сборник материалов X Международной студенческой научно-практической конференции). - 2017. -
С. 223.