66
оценкам соответствует: очень серьезные - 0,8; серьезные - 0,4; средние - 0,2;
незначительные - 0,1; очень незначительные - 0,05.
Пропишем мероприятия по минимизации вероятности проявления и силы
влияния рисков проекта (таблица 19).
Таблица 19
Мероприятия для снижения влияния рисков проекта
Название рисков
Мероприятия для снижения влияния рисков
R1
Тщательный мониторинг экономической ситуации в регионе,
оперативная перестройка систем в рамках новых
экономических условий;
R2
Детальная проработка экономических показателей
реализации проекта.
R3
Тщательный мониторинг соблюдения сроков реализации
проекта со стороны ответственных лиц на каждом этапе.
R4
Тщательная подготовка технического задания на
проведение тендера, мониторинг ценовой политики на
услуги компаний - поставщиков услуг
R5
Дополнительное согласование со стороны учредителей
Для реализации предлагаемого проекта необходимо точно определить
список проектных мероприятий, четко определить этапы и их
последовательность, описать все рекомендации по внедрению, длительность
каждого этапа, назначить ответственных лиц, а также определить результат,
который нужно достичь по выполнению каждого мероприятия.
В итоге, мы получим план внедрения и реализации проекта, который
поможет поэтапно организовать и контролировать процесс его осуществления.
Для начала представим усовершенствованный процесс обучения
(таблица 20).
Для удобства разделим процесс реализации проекта по внедрению
элементов дистанционного обучения торговых представителей несколько
крупных этапов.
Рассмотрим их подробнее.
Подготовительный этап проекта: подразумевает под собой период, когда
реализуются мероприятия, связанные с формированием рабочей группы,
67
бюджета проекта, его концепции, ответственных лиц, а также с подготовкой
необходимых документов, проведением аудита действующей системы обучения.
Срок исполнения: 1.11.2019 - 22.11.2019 гг.
Таблица 20
Измененная система обучения персонала
Цель
Снижение затрат на обучение на 40% путем внедрения элементов
системы дистанционного образования к апрелю 2019 г.
Задачи
Снижение текучести кадров
Повышение лояльности сотрудников
Повышение вовлеченности менеджеров по продажам
Увеличение доли самообразования среди менеджеров по
продажам
Сокращение времени на обучение сотрудников
Сокращение времени на оценку сотрудников
Увеличение доли постоянных клиентов
Субъекты
1Директор по персоналу
2Специалист отдела кадров (обучение)
3Специалист IT- отдела
4 Наставник
5 Преподаватели
Объект
Сотрудники «Авантайм»
Технологии
Тренинги
Наставничество
Изучение учебных курсов
Изучение видео-уроков
Электронная библиотека
Критерии
Снижение текучести кадров на 9%
Уменьшение времени на обучение менеджеров по продажам в
1,5 раза
Появление новых клиентов
Увеличение доли постоянных клиентов на 10%
Увеличение доли самообразования до 30%
Этап разработки проекта по внедрению элементов дистанционного
обучения торговых представителей, подразумевает под собой разработку новых
процедур обучения персонала, подготовку к реализации основных проектных
мероприятий, а также разработку необходимых локально-нормативных актов.
Срок исполнения: 16.11.2019 - 03.12.2019 гг.
Этап внедрения проекта: охватывает мероприятия, когда начинает
работать СДО торговых представителей и остальные проектные изменения.
Срок исполнения: 30.11.2019 - 03.12.2019 гг.
68
Завершающий этап: подразумевает под собой оценку эффективности
внедренных мероприятий, получение обратной связи от работников
компании и т.д.
Срок исполнения: 04.12.2019 - 06.12.2019 гг.
Следующий шаг в разработке проекта заключается в формировании
рабочей группы из сотрудников «Авантайм». Реализация проекта будет
протекать без привлечения внешних консультантов с целью экономии бюджета
организации.
Проектная группа будет включать в себя:
1. Начальника отдела кадров, который будет являться руководителем
рабочей группы;
2. Специалист отдела кадров;
3. Специалист экономического отдела;
4. Начальника отдела информационных технологий;
5. Специалист отдела информационных технологий;
6. Двух наставников;
7. Двух преподавателей.
Таким образом, двенадцать сотрудников компании сформируют рабочую
группу проекта.
Бюджет на разработку и реализацию данного проекта будет выделен из
общего бюджета предприятия.
Рассмотрим подробнее план предлагаемых нами мероприятий,
необходимых для успешной реализации проекта по внедрению элементов
дистанционного обучения на примере «Авантайм» (приложение 2).
В данной таблице мы рассмотрели все необходимые мероприятия для
реализации проекта по внедрению элементов системы дистанционного обучения
торговых представителей. Так же нами были прописаны сроки реализации
проекта, трудоемкость и продолжительность в днях.
Все мероприятия были разделены на этапы: подготовительный,
разработка проекта, внедрение проекта и заключительный этапы. На
69
подготовительном этапе будут производиться анализы. Необходимые для
выявления существующих проблем во внешней и внутренней среде
предприятия. Так же на данном этапе мы проанализируем систему
существующую систему обучения и выявим недостатки. И разработаем
концепцию дистанционного обучения, которая в дальнейшем будет служить
основой всей системы обучения. Этап разработки проекта является самым
важным во всем проекте, так как основные риски связаны с закупкой LMS
системы, которая является дорогой. Важно покупать систему, подходящую для
компании и что бы в дальнейшем она не вызывала сильных затруднений в
работе. Тут же будут разрабатывать основные принципы и нормы
дистанционного обучения, это необходимо для того, чтобы четко следовать
целям и задачам проекта, а так же стратегии организации.
Новая система обучения должна отвечать основным требованиям:
процесс обучения должен быть непрерывным, сокращение затрат на обучение,
сокращение времени на обучение и оценку, возможность самообразования. Во
время всего проекта необходимо отслеживать все отклонения от целей или
сроков проекта, поэтому у каждого мероприятия есть ответственные лица,
которые обязаны контролировать реализацию мероприятий. Так же здесь
сформируется группа проекта, которая будет учувствовать в реализации
мероприятий.
После формирования группы проекта, закупаются и создаются учебные
курсы и видео-уроки. Так как в целях проекта прописана ориентация на
специфику компании, необходимо создать основную часть материалов самим.
Это позволит повысить эффективность процесса обучения.
Сотрудники в процессе обучения будут изучать ассортимент компании и
учится под компанию, что сокращает срок прохождения обучения. Так же всем
сотрудникам отдела обучения необходимо научится пользоваться системой
дистанционного обучения, что бы в дальнейшем в процессе работы
усовершенствовать ее и видоизменить под компанию. На этапе внедрения, важно
отследить все сбои в процессе работы системы, чтобы устранить их.
70
Так же будет проводиться пробное обучение на нескольких курсах, это
позволит оценить новую систему обучения, как со стороны работы, так и со
стороны удовлетворённости системой сотрудников. Заключительный этап
состоит из оценки и собеседования с руководителями. Оценка будет
происходить как самой системы, так и оценка обученных сотрудников. Оценка
сотрудников будет нацелена на результат, такая оценка будет происходить в
несколько раз быстрее прежней оценки персонала, что опять же будет
способствовать снижению издержек на персонал. Собеседование с
руководителями необходимо, чтобы определить остальные уровни из модели
Киркпатрика.
Важно помнить, что система дистанционного обучения не будет
полностью заменять существующую систему. У менеджера по обучению всегда
есть выбор между системой обучения и тренингами. Выбор будет происходит на
основании оценки до обучения, будет определен уровень знаний и навыков
сотрудника, и если сотруднику будет не хватать практики, лучшим методом
обучения для него будет тренинг. По этой причине полное внедрение
дистанционного обучения не желательно.
Далее распределим ответственных для каждого мероприятия для того,
чтобы в дальнейшем знать, кто отвечает за тот или иной процесс
(приложение 3).
3.2 Экономическая эффективность разработанных мероприятий
Далее обозначим финансовые затраты на разработку и внедрение проекта
по внедрению элементов дистанционного обучения торговых представителей на
примере «Авантайм».
Затраты в процессе разработки и реализации проекта можно разделить на
инвестиционные и эксплуатационные.
К инвестиционным затратам можно отнести затраты одноразового
характера. В данном случае это буду затраты на:
71
разработку необходимых положений, регламентирующей и отчетной
документации;
проведение аналитических мероприятий в рамках аудита системы
обучения персонала;
покупка LMS системы дистанционного обучения;
разработку электронных курсов;
выплату премий участникам проектной группы.
К эксплуатационным затратам относятся затраты, которые компания
понесет на всех этапах разработки и реализации проекта. Текущими затратами
для проекта по внедрению элементов дистанционного обучения торговых
представителей на примере «Авантайм» будут следующие:
затраты на оплату интернета и телефонии;
затраты на расходные материалы (канцелярские товары, бумага,
презентационные и отчетные материалы);
ежегодная оплата лицензии на право использования LMS системы
На период проекта каждому участнику проектной группы за время,
уделенное проектной работе, будет начисляться доплата в размере 20 процентов
от часовой тарифной ставки оплаты труда. Таким образом, один час проектной
работы будет оплачиваться в размере 120% от часовой тарифной ставки.
Представим данные по заработным платам, отработанному времени и
часовых тарифных ставках участников проектной группы (таблица 21).
Все выплаты будут производится после реализации мероприятия.
Основную ответственность за реализацию проекта несет генеральный директор,
ему выплаты не начисляются. Затем идет директор по персоналу, его выплаты в
процессе реализации проекта будут самыми большими, так как он будет является
основным участникам процесса. Так же большую ответственность несет
начальник одела информационных технологий, в его задачи будет входить
сопровождение всей системы СДО как в процессе внедрения, так и в дальнейшем
при работе системы.
72
Инвестиционные затраты на мероприятия по внедрению элементов
дистанционного обучения сотрудников приведены в приложении 4.
Прописав затраты, видно, что в основном все затраты являются
инвестиционными. Так как основные мероприятия необходимы для разработки
и внедрения системы. Общая сумма инвестиционных затрат составляет
1 934 730 рублей.
Таблица 21
Расчет премиальных выплат для участников проектной группы
Заработна
я плата
(мес.),
руб.
Отработанно
е время
(мес.), час.
Часовая
тарифная
ставка,
руб.
Размер
оплаты труда
одного часа
проектной
работы, руб.
Директор по
персоналу
80000
160
500
600
Специалист отдела
кадров
21000
160
131,25
160
Специалист
экономического
отдела
30000
160
187,5
225
Начальник отдела
Информационных
технологий
60000
160
375
450
Специалист отдела
Информационных
технологий
45000
160
281,25
340
Начальник отдела
кадров (обучения)
персонала
35000
160
218,75
265
Специалист отдела
(обучения)
персонала
27000
160
168,75
205
Наставник
25000
160
156,25
190
Преподаватель
35000
160
218,75
265
При реализации каждого мероприятия осуществляются доплаты
сотрудникам и руководителям, участвующим в процессе. Основные затраты на
доплату персоналу приходятся на директора по персоналу, начальника отдела
информационных технологий, специалиста отдела информационных технологий
и специалиста отдела обучения.
Компании необходимо закупить LMS систему и сервер для хранения
данных, такая система и сервер обойдутся компании в 550 тысяч рублей.
73
Так же большие затраты будут в этом связаны с необходимость покупки
учебные курсы и видео-уроки. Для создания более эффективной системы
обучения, будут создаваться учебные курсы и видео-уроки ориентированные на
специфику компании. На все эти мероприятия потребуется около 600 тысяч
рублей.
Далее представим эксплуатационные затраты, их будет гораздо меньше
чем инвестиционных (таблица 22).
Таблица 22
Эксплуатационные затраты на мероприятия по внедрению
элементов дистанционного обучения
Мероприятия
Состав затрат
Сумма
Выплата заработной
платы преподавателям
2 сотрудника. Размер з/п - 35000 руб.
в течении 13 месяцев. 2*13*35000=
910000 руб.
910000
Ежегодная оплата
лицензии на право
использования LMS
системы
2000 руб.
2000
Оплата интернета
Стоимость услуги 700 руб. месяц. В
течении 15 месяцев. 700*15=10500
руб.
10500
Организационные
расходы
Ежемесячно 3000 руб., В течении 15
месяцев 3000*15=45000 руб.
45000
Итого
967500
Основные эксплуатационные затраты приходятся на выплату заработной
платы преподавателям, она будет выплачиваться с апреля месяца каждый месяц
в течении всего процесса разработки, внедрения и будут продолжаться после
внедрения проекта.
Заработная плата одного преподавателя торговых представителей будут
выплачиваться ежемесячно в размере 35 тысяч рублей. Так как процесс обучения
цикличный и будет, происходит в течении всего года необходимость в
преподавателях будет всегда. За время проекта двум преподавателям будет
выплачено 910 тысяч рублей.
Для отображения затрат по периодам представим бюджет
эксплуатационных затрат (таблица 23).
74
Таблица 23
Бюджет эксплуатационных затрат
Неделя
Выплата з/п
преподавателям
Оплата
лицензии
LMS
Оплата
интернета
Орг.
Расходы
Итого
1
700
3000
3700
2
700
3000
3700
3
70000
700
3000
73700
4
70000
700
3000
73700
5
70000
700
3000
73700
6
70000
700
3000
73700
7
70000
700
3000
73700
8
70000
700
3000
73700
9
70000
700
3000
73700
10
70000
700
3000
73700
11
70000
2000
700
3000
75700
12
70000
700
3000
73700
13
70000
700
3000
73700
14
70000
700
3000
73700
15
70000
700
3000
73700
Итого
910000
2000
10500
45000
967500
Рассчитав расходы на эксплуатационные мероприятия, мы получили
967500 рублей.
Основные затраты идут на оплату заработной платы преподавателей. Их
мы нанимаем, для того что бы они отслеживали весь процесс обучения, помогали
в оценке сотрудников. Так же будет необходимо оплачивать лицензию на LMS
систему и интернет услуги, которые будут способствовать быстрой связи
преподавателей с сотрудниками, а также для проведения учебных занятий в
электронных классах.
У каждого сотрудника не зависимо от того проходит он обучение или нет,
будет возможность задать интересующий вопрос преподавателю и почти сразу
получить на него ответ.
Таким образом, инвестиционные затраты проекта составят 1934,730 тыс.
руб., эксплуатационные 967,500 тыс. руб.
Одна из задач при внедрении системы обучения – сокращение текучести
кадров на 9%.
Экономический эффект (ЭТ) от предложенного мероприятия по
сокращению текучести персонала определяется по формуле:
75
(2)
где: ∑ Р – потери, причиняемые текучестью за год, тыс. руб.;
К1 и К2 – фактический и ожидаемый коэффициенты текучести, %.
Для определения эффекта, сначала рассчитаем потери, вызванные
текучестью, которые складываются из нескольких составляющих:
- потери, вызванные перерывами в работе;
- потери, обусловленные необходимостью обучения и переподготовки
новых сотрудников;
- потери, вызванные снижением производительности труда работников
перед увольнением;
- потери, связанные с затратами на подбор персонала в результате
текучести кадров. Потери, вызванные перерывами в работе, можно рассчитать
по формуле:
ППР = ПУ × СП × ЧВ (3)
где: ПУ – упущенная прибыль;
СП – средняя продолжительность перерыва, вызванная текучестью;
ЧВ – число работников, выбывших вследствие текучести.
Среднедневная выработка на одного работника рассчитывается по
формуле:
(4)
где: ????СМР – объем работ, выполненных предприятием;
Ч – общая численность работников;
Т – число рабочих дней в году.
Выручка от реализации 2018 года составляла 682000 тыс. руб.
Численность сотрудников – 177 чел.
Число рабочих дней – 299 дней
Тогда среднедневная выработка составит:
Вср = 682000 / 177 / 299 = 12,89 тыс. руб.