5
Содержание
Введение…………………………………………………….………………………...7
1 глава. Event-менеджмент.
1.1 Понятие и сущность еvent-менеджмента 11
1.2 Виды мероприятий на предприятиях гостиничного типа 14
1.3 Управление мероприятием как проектом на предприятиях гостиничного
типа 21
Выводы по Главе 1 28
2 глава. Организация работы по event-менеджменту в гостинице «Crowne
Plаzа Moscow World Trаde Centre»
2.1. Общая характеристика гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde
Centre» 29
2.2. Организационная структура службы по организации общественных
мероприятий гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre» 47
2.3. Технология работы службы по организации общественных мероприятий
гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre» 54
2.4. Рекомендации по усовершенствованию работы по управлению
мероприятиями гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre» 60
Заключение 62
Список использованной литературы 64
6
Введение
Выбранная тема выпускной квалификационной работы – «Event-
менеджмент: реализация приема на примере гостиницы «Crowne Plаzа Moscow
World Trаde Centre»» является актуальной, так как в настоящее время уделяется
пристальное внимание правильному запуску новой услуги на рынок. Все
системы маркетинга направлены на запоминающееся и яркое представление
новой продукции, что впоследствии приводит к эффективной работе
предприятия. Также наличие в компании отдела по организации мероприятий
устанавливает четкие границы между конкурентами.
Организация мероприятий во время конкурентной борьбы даѐт
следующие преимущества:
1) Рекламная компания мероприятия позволяет увеличить сегмент
гостей, с помощью привлечения новых потребителей;
2) К организации мероприятия можно привлечь новых спонсоров,
которые впоследствии станут постоянными партнерами;
3) Само мероприятие позволяет клиенту, а также приглашенным
партнерам, почувствовать себя эксклюзивными экспертами, чьѐ мнение при
оценке нового продукта или услуги важно;
4) Благодаря организации мероприятия, конкурентная борьба выходит
на новый уровень, который сами конкуренты могут не осилить, вследствие чего,
уступив первенство сильнейшей компании.
В России сфера управления мероприятиями заняла устойчивые позиции:
появились профессиональные ассоциации, лидеры Event-рынка,
сформирована специализированная литература, разработаны
сертифицированные программы, осуществляется профессиональное обучение.
Постепенно организация мероприятий становится индустрией со своими
технологиями, легендами и традициями.
Организация и проведение мероприятий с участием, как клиентов, так и
партнеров, становится наиболее популярным направлением в рекламном
продвижении. При таком подходе запуск новой услуги, анализ конкурентов,
7
работа по исследованию, планированию и разработке мероприятия по
продвижению, являются одной из главных задач руководства предприятия
индустрии гостеприимства.
Мероприятия по продвижению гостиницы неизбежно ведут к успешным
последствиям – возрастанию сплоченности между сотрудниками, появлению
эффективности качества деятельности и сокращению статистики увольнений.
Все эти факторы отлично влияют на качество предоставляемого сервиса,
который ведет к повышению имиджа предприятия, увеличению спроса среди
потребителей индустрии гостеприимства и, как следствие, возрастанию
прибыли. Также, проявляется интерес со стороны общественных деятелей и
СМИ, работа с которыми может привести к еще большей рекламе и
популярности.
Объектом исследования выступает Event- менеджмент в гостиничном
бизнесе.
Предметом исследования является служба по организации
общественных мероприятий гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde
Centre».
Целью исследования является анализ методов планирования
мероприятий в индустрии гостеприимства, и разработка практических
рекомендаций по совершенствованию организации мероприятий на примере
гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre».
Для достижения указанных целей были поставлены следующие задачи,
которые помогли достигнуть результата:
1. Рассмотреть понятие и сущность event-менеджмента;
2. Описать виды мероприятий на предприятиях гостиничного типа;
3. Охарактеризовать управление мероприятием как проектом на
предприятиях гостиничного типа;
4. Дать общую характеристику гостиницы «Crowne Plаzа Moscow
World Trаde Centre»;
8
5. Изучить организационную структуру службы по организации
общественных мероприятий гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde
Centre»;
6. Выявить технологию работы службы по организации общественных
мероприятий гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre»;
7. Анализировать организацию работы по event-менеджменту в
гостинице «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre»;
8. Разработать рекомендации по совершенствованию работы по
управлению мероприятиями гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde
Centre»;
Теоретической основой исследования стал анализ литературы
отечественных и зарубежных специалистов в областях гостиничного
менеджмента, организации приема и обслуживания гостей и организации
гостиничного дела.
Практическая значимость дипломной работы заключается в точном
описании всех возможных видов мероприятий, как на гостиничном
предприятии, так и за его пределами.
Методами исследования, которые были использованы в дипломной
работе стали следующие пункты:
1) Теоретический анализ профессиональной литературы по теме Event-
менеджмент в гостиничном бизнесе;
2) Наблюдение;
3) Беседа, анкетирование;
4) Анализ гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre» ;
5) Изучение необходимой документации;
6) Экспериментальный метод, включающий проведение
констатирующего эксперимента, анализ и обобщение полученных данных.
9
Разработанные предложения могут быть использованы в деятельности
предприятий индустрии гостеприимства, поскольку позволяют увидеть
ситуацию свежим, молодым взглядом.
Достоверность и обоснованность основных результатов и выводов
исследования достигается четкостью методологических позиций, с помощью
использования комплекса современных интернет-технологий. Теоретические
методы, применяемые работе, объективны к объекту, предмету, целям и
задачам исследования. Работа отличается репрезентативностью базы
теоретических данных.
Структура выпускной квалификационной работы выглядит следующим
образом. В первой главе дается определение Event-менеджмента, описываются
его понятия и сущность, анализируются виды мероприятий и рассматриваются
способы управления событиями в индустрии гостеприимства. Во второй
главе рассматривается организационная структура исследуемого предприятия,
изучается технология организации будущего мероприятия, примере «Crowne
Plаzа Moscow World Trаde Centre». Проводится анализ основных мероприятий и
дается оценка эффективности управления в изучаемой компании,
разрабатываются предложения, даются практические рекомендации по
совершенствованию организации мероприятий в исследуемом отеле. На
основании проведенной работы в Заключении формулируются выводы о работе
гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre», а также, даются
рекомендации, улучшающие деятельность отдела по организации
общественных мероприятий.
10
Глава 1. Event-менеджмент
1.1 Понятие и сущность Event-менеджмента
Event - вид интегрированных маркетинговых коммуникаций,
представляющий собой комплекс мероприятий, направленных на продвижение
товаров, услуг, бренда во внутренней и внешней маркетинговой среде
посредством организации специальных событий.
1
В область применения Event – mаnаgement входит организация
корпоративных событий (корпоративные праздники и деловые мероприятия для
клиентов и партнеров, внутрикорпоративные праздники, юбилеи фирм, приемы,
фуршеты, выездные мероприятия, корпоративные уик-энды, программы teаm
building и пр.).
Событийный вид менеджмента
2
отличается технологией доведения
нужной информации до масс и воздействия на нее с целью побудить
действовать в нужном направлении. Он включает в себя особые инструменты,
методы, и
сферы применения. Ситуация, предшествующая событию, создает
условия, при наличии и определенном сочетании которых в дальнейшем
происходит событие. Событийный менеджмент отличается психологическим
анализом своего клиента, правильной разработкой и постановкой будущего
мероприятия. Эта технология «многоотраслевая» и по инструментам, и по
методам, и по исполнителям. Событийный менеджмент имеет множество
вариантов реализации.
Одним из видов является событие познавательного характера. Рабочие
мероприятия, основывающиеся на обмене информацией и знаниями,
рассчитанные на познавательную реакцию. Мероприятия, несущие
информативный характер через развлекательную программу, также являются
событийным менеджментом. Существуют неофициальные мероприятия,
1
Берлов А. Эволюция event-менеджера [Электронный ресурс] : [Эволюция event-менеджера] / А.
Берлов.
2
Близняк Р. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ СОБЫТИЙНОГО МЕНЕДЖМЕНТА В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТОРАЛЬНЫХ
КОММУНИКАЦИЙ [Электронный ресурс]
11
ориентированные на организацию свободного времени, на общение и
развлечение, генерирование социального эмоционального воздействия. С точки
зрения целей бизнеса, специальное событие – это форма вовлечения человека в
культуру бренда, корпоративной или другой общности через организацию его
действий и переживаний. Со стороны бизнеса, специальное событие – это
средство формирования имиджа бренда, компании, корпоративной или иной
социальной общности, фундамент которого держится на коммуникации
заинтересованных сторон. Событийный менеджмент также можно назвать
Event-менеджментом. Event-менеджмент представляет организацию управления
событием, придание ему конкретной направленности в интересах заказчика.
3
Прототипами являются собрания, формально являющиеся носителями
информационных специализированных коммуникаций, например, конгрессы,
тренинги, корпоративы и пр.
Событийный маркетинг является наиболее перспективным методом для
осведомления и привлечения целевой аудитории гостиницы. Данный вид
маркетинга задействует эмоциональные механизмы для формирования связей
между брендом и будущим гостем. Совместно пережитые эмоции и соучастие в
общем деле служат основанием общей идентичности, межличностных
коммуникаций и дружеских отношений.
Организация мероприятий основывается на положительных эмоциях,
вызываемых с помощью различного рода изобразительных приемов,
использования необычных сюжетных поворотов и т.п. В независимости от
мероприятия, событие должно располагать следующими характеристиками:
1. Является событием, несущим только положительные эмоции;
2. Расценивается как дорогое воспоминание в будущем;
3. Является уникальным;
4. Вызывает в участниках желание активно включиться в действие;
3
Нестеров А.К. Ивент-менеджмент // Энциклопедия Нестеровых
12
5. Дает возможность получить от участия определенные выгоды и новые
возможности;
6. Проходит по написанному плану;
7. Отличается организацией и продуманностью каждого этапа.
Особенностью event-мероприятия является строгая привязка к
определенной дате и времени. Следуя данному качеству, событием может стать:
защита дипломной работы или сдача экзамена; экскурсия в музей или
посещение концерта; биржевая операция. Event-рынок состоит из: заказчика,
исполнителя и подрядчика. Заказчиком может выступить, как частное лицо, так
и компания. Всегда предшествует предварительное исследование ситуации и
конкурентов, а также обратная связь между адресантами и адресатами. Event-
бизнес заключает в себе обслуживание другого бизнеса, либо область
отношений, которая в нем нуждается, и которым профессионально занимаются
специализированные организации. Событийный менеджмент не имеет чѐткой
инструкции при решении проблем. Для исполнителя важно проявить быструю
реакцию в нейтрализации проблемы, либо для использования ситуации в своих
целях. Задачей event-маркетинга является продвижение товаров, услуг и
событий, как во внешней, так и во внутренней маркетинговой области, путем
воздействия на целевые группы, для принятия последующих решений со
стороны клиента. Существует множество мероприятий разных типов, которые
используются в качестве инструментов. Некоторые виды используются
компаниями для повышения объемов продаж.
13
1.2 Виды мероприятий на предприятиях гостиничного типа
Event – mаnаgement оказывает полный спектр услуг по организации
корпоративных событий. Для проведения мероприятия на высшем уровне,
гостиница должна располагать следующими удобствами и ресурсами
материально-технической базы для проведения мероприятий любого масштаба:
1. Система отображения информации (проекционные и
мультимедийные системы, широкоформатный экран, высококонтрастный экран,
видеостена;
2. Средства воспроизведения видеографических материалов, проектор,
процессор декодирования сигналов, настенный и декоративный дисплей,
мониторы повторители в президиуме, мониторы переводчиков, оборудование
для регистрации и голосования, ноутбуки, планшеты на трибуне докладчика,
доски, блокноты и другое презентационное оборудование);
3. Конференц-система;
4. Система озвучивания и звукоусиления (многоканальные
акустические звуковые системы, усилители, микрофоны, медиа проигрыватели,
система фоновой музыки, TV-тюнеры, акустические системы, линейные
массивы, мобильные устройства);
5. Система видеооборудования (видеокамеры, терминалы видеосвязи
и видеосервисы);
6. Интерактивная трибуна, обеспечивающая возможность управления
презентаций с помощью планшета, возможность подключения ноутбука;
7. Система документирования (автоматизированные системы
стенографирования и расшифровки стенограмм, видеокамеры, диктофоны,
аппаратно-студийные комплексы и прочие);
8. Технологическое телевидение, включающее систему камер
(стационарных, поворотных, управляемых вручную или с автоматическим
наведением);
14
9. Вспомогательные системы (коммутационное оборудование для
подключения дополнительных источников видео- и звуковых сигналов,
коммутаторы, переключатели, интерфейсы и т.п.);
10. Рации для связи команды по организации мероприятия, во время его
проведения.
Для достижения максимальной эффективности проводимых в
конференц-залах мероприятий и создания комфортных условий гостинице
необходимо обеспечить оптимальную рассадку участников конференции. В
конгресс рассадку слушателей, как правило, осуществляют по типу
-холлах
театральной (ряды стульев обращены к сцене, экрану или трибуне). В отеле, как
правило, имеется несколько комплектов: столов, стульев, мест для президиума,
трибун, дополнительных стоек, подставок, перегородок. Весь этот инвентарь
имеет разные формы и цвет, который подойдет для любого вида мероприятия и
позволит создать необходимую атмосферу и удобство в использовании.
Технические средства и оборудование, позволят обеспечить звукоусиление речи
и аудио-источников, отображать информацию высокого разрешения в
надлежащем для слушателя качестве, докладчикам и выступающим
самостоятельно управлять презентациями. Всѐ техническое оборудование
можно использовать для проведения сеансов видеоконференций и телемостов.
Наличие высококлассного оборудования позволяет расширить спектр услуг,
оказываемый гостиницей.
Event-мероприятие называется таковым, если считается уникальным,
исключительным и единственным в своѐм роде. Крайне важно, чтобы клиент
или участник понял свою значимость. Это в одинаковой мере имеет отношение
к бизнесу, мероприятиям социальной направленности, культуре, разного рода
молодежным движениям и не зависит от прямого или же косвенного освещения
в СМИ. Создание такого мероприятия приносит равную выгоду, как заказчику,
так и исполнителю. При этом выгода для субъекта достигается за счет
получения позитивных впечатлений и эмоций, в свою очередь, объект получает