25
Для расчета необходимых ресурсов важно учесть следующие
критерии:
1. наличие нужного количества квалифицированного персонала со
способностями, необходимое для выполнения соответствующей работы.
2. техники и оборудования; сразу рассчитывается нужное количество
световой и звуковой аппаратуры, также рации для связи всех членов команды,
если чего-то нет в арсенале гостиницы, то прибегают к помощи подрядчика
3. для полного понимания бюджета, составляется смета.
При организации и распределении работ между исполнителями проекта
составляется нескольких временных планов:
1. общий план работ – недельный или месячный;
2. план заключительного этапа;
3. сценарий самого мероприятия (поминутный план).
РЕАЛИЗАЦИЯ
Этап реализации включает в себя
1. анонсирование события;
2. декорирование зала;
3. обеспечение доставки необходимого оборудования;
4. прибытие гостей;
5. генеральную репетицию;
6. проверка исправности оборудования и так далее.
Участниками реализации концепции предстоящего мероприятия
являются: непосредственно гостиница, представители СМИ, деловые партнеры,
и другие лица, от которых может зависеть успешное проведение мероприятия.
Гостиница в роли подрядчика берѐт на себя всю ответственность за
организацию и проведение мероприятия, а также обязывается найти
подходящих и выгодных исполнителей.
26
В качестве исполнителей, как правило, выступают: рекламные агентства,
производители сувенирной продукции, полиграфические издания.
Подрядчиками могут быть как частные лица (фрилансеры), так и организации.
Основная задача на этапе реализации проекта – это тщательный
контроль за проведением процесса и своевременное выявление проблем,
внесение в них коррективов.
ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ
Система оценивания Event-проекта формируется исходя из анализа
внешних и внутренних условий, влияющих на выработку целей, определения
норм и ресурсов проекта. Этап оценки включает в себя обратную связь от
потребителя и СМИ, которые выражают восторг по отношению к прошедшему
мероприятию. Также, с помощью социологических опросов можно выявить
рост интереса целевой аудитории; с помощью службы бронирования
вычисляется рост получаемых запросов в компанию; служба PR отслеживает
упоминания в прессе в виде публикаций; отслеживается конкурентная позиция
компании на рынке; подсчитывается временной период, который был затрачен
для того, чтобы занять нужное положение на рынке.
Вывод
Делая вывод, можно сказать, что событийный менеджмент (event-
менеджмент) - это процесс, состоящий из спланированных действий, событий,
мероприятий, которые реализуют цели. Данный вид менеджмента
разрабатывает стратегии для продвижения объекта, придерживаясь
коммуникационной деятельности организации. Создание имиджа и
поддержание репутации через эмоциональное воздействие на целевую
аудиторию с брендом, в секторах В2В - бизнес для бизнеса и В2С - бизнес для
потребителя. Событийный менеджмент - это не только управление событием,
но и срежиссированный процесс действий, состоящий из технологий,
27
являющихся частью PR-коммуникаций. Основной задачей событийного
менеджмента является создание настоящего события, которое будут вспоминать
и после его окончания. Организация любого вида мероприятий представляет из
себя четкий процесс, который не подразумевает никакой импровизации.
Участие принимают лишь опытные специалисты, которые располагают
необходимыми знаниями и умениями. Только при условии квалифицированного
и грамотного подхода организация может достичь поставленных целей.
Непосредственно отдел Event-менеджмента разрабатывает концепцию и
программу предстоящего события, подбирает необходимые ресурсы для
исполнения разработанной программы, осуществляет логистику, оценивает
риски, выполняет целостный контроль над мероприятием. Также сюда можно
отнести эффективное взаимодействие с командой, принимающей участие в
подготовке и реализации проекта.
Таким образом, процесс организации любого рода мероприятия состоит
из одних и тех же этапов, каждый из которых имеет свои особенности. Только
выполняя все условия от зарождения идеи и до завершения проекта, можно
сделать качественное событие, которое содействует возникновению социальной
и бизнес-коммуникаций.
28
2 глава. Организация работы по event-менеджменту в
гостинице «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre»
2.1 Общая характеристика гостиницы «Crowne Plаzа Moscow World
Trаde Centre»
В ходе исследования гостиничного комплекса «Crowne Plаzа Moscow
World Trаde Centre» были выявлены следующие характеристики. Объект
расположен по адресу: город Москва, Краснопресненская набережная, 12. Окна
гостиницы выходят на такие достопримечательности, как московский
международный деловой центр «Moscow City», реку Москва и здание
гостиницы «Украина». В ресурсы гостиницы входят 724 элегантных номера, в
том числе 149 клубных комнаты повышенной комфортности, некоторые из
которых располагают панорамным видом на город. Также на территории
гостиницы расположено 37 конференц-залов, характеристика и наименования
которых представлены в Приложении №1 настоящей дипломной работы.
Система жизнеобеспечения гостиницы выглядит следующим образом:
1. Отдельный блок водоснабжения, который не зависит от
центрального отопления (это позволяет не отключать горячую воду летом, для
проверки труб);
2. Технологическое оснащение для очистки воздуха от аллергенов и
загрязнений, кондиционирования (регулирования внутреннего климата);
3. Система пожарной сигнализации представляет собой модульную
адресно-аналоговую пожарную станцию;
4. Система оповещения гостиницы представляет собой аудиосистему
многоцелевого назначения. В функции системы входят: оповещение персонала
о возникновении чрезвычайной ситуации; передача информации через
микрофон либо проигрывание заранее записанного обращения; трансляция
сообщений и радиопрограмм; фоновое музыкальное сопровождение;
5. Локальная вычислительная сеть гостиницы состоит из программы,
поддерживающей бизнес-центр и отдельные службы, особенно службу
размещения.
29
Вычислительная сеть гостиницы имеет возможность выхода на другие
гостиницы данной сети, для резервирования номеров и бронирования билетов.
Также вычислительная сеть представляет современную форму
телекоммуникаций для внутренней работы гостиницы и взаимодействия с
внешней средой.
Гостиничный комплекс «Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre»
установил собственный порядок приема и выписки гостей: 15.00 часов – время
заезда, 13.00 часов – время выезда. Гостиничный комплекс «Crowne Plаzа
Moscow World Trаde Centre» разработал собственный свод правил по
предоставлению гостиничных услуг. Документ находится в общем доступе на
сайте гостиницы и выглядит следующим образом:
Правила предоставления гостиничных услуг в гостинице Crowne Plаzа
Moscow World Trаde Centre (далее – Гостиница) разработаны на основе
постановления Правительства Российской Федерации от 09.10.2015 № 1085 «Об
утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской
Федерации». Гостиница является структурным подразделением Публичного
акционерного общества «Центр международной торговли» (далее - ПАО
«ЦМТ»). ПАО «ЦМТ» осуществляет деятельность в сфере «международный
въездной туризм, внутренний туризм» c присвоением реестрового номера в
Едином Федеральном реестре туроператоров РТО № 000077 и на основании
сертификатов соответствия, выданных органами по сертификации услуг.
Гостиница классифицирована по категории «Пять звезд», свидетельство о
категории Гостинице или иному средству размещения РГА №550000346,
выданное Некоммерческой организацией «Российская гостиничная
ассоциация».
Гостиница ―Crowne Plаzа Moscow World Trаde Centre‖ отвечает
требованиям к категориям гостиниц и других средств размещения Российской
Федерации установленными "Порядком классификации объектов туристской
индустрии, включающих гостиницы и иные средства размещения,
30
горнолыжные трассы и пляжи, осуществляемой аккредитованными
организациями", утвержденным приказом Минкультуры России от 11.07.2014 г.
№ 1215, зарегистрированному в Минюсте РФ 21.12.2014 г. № 35473.следующим
требованиям по классификации пять звѐзд:
Здание и прилегающая к нему территория:
1. Внешнее освещение здания и прилегающей территории в тѐмное
время суток;
2. Площадка для кратковременной парковки автотранспорта;
3. Освещаемая вывеска;
4. Вход для гостей:
5. Воздушно-тепловая завеса.
Техническое оборудование:
1. Аварийное освещение и энергоснабжение:
аварийное освещение (аккумуляторы, фонари);
стационарный генератор, обеспечивающий основное освещение и
работу основного оборудования (в том числе лифтов) в течение 24 часов;
2. Водоснабжение:
круглосуточное горячее, холодное;
горячее от резервной системы ГВС на время аварии, профилактических
работ;
3. Система отопления, обеспечивающая температуру воздуха в жилых
помещениях не ниже 21,5 градусов по Цельсию и общественных помещениях
не ниже 18,5 градусов по Цельсию;
4. Круглогодичное кондиционирование воздуха во всех помещениях;
5. Вентиляция: система принудительной вентиляции,
обеспечивающая циркуляцию воздуха, защищающая помещения от
проникновения посторонних запахов;
31
6. Охранная сигнализация, видеонаблюдение в общественных зонах и
коридорах жилых этажей;
7. Наличие грузового и пассажирского лифтов в здании;
8. Телефонная связь из номера: внутренняя (без выхода за пределы
средства размещения), городская, междугородная и международная в 100%
номеров;
9. Телефоны коллективного пользования в общественных
помещениях (вестибюле): междугородный, международный телефон,
доступный для использования проживающими;
10. Интернет на всей территории.
Номерной фонд:
1. Площадь номера не менее:
однокомнатного одноместного - 14 м
2
;
однокомнатного двухместного - 16 м
2
2. Санузел в номере (умывальник, унитаз, ванна или душ);
Техническое оснащение:
1. Охранная сигнализация, электронные замки и видеокамеры в
коридорах;
2. Повышенная звукоизоляция, обеспечивающая уровень шума менее
35 ДБ (дверь, окна);
3. Отопление, поддерживающее температуру воздуха в жилых
помещениях не ниже 21,5°С;
4. Термостат для индивидуальной регулировки температуры (зимой
системы отопления, летом - охлаждения и кондиционирования).
Санитарные объекты общего пользования:
1. Оборудование туалетов общего пользования:
32
туалетные кабины;
умывальник с горячей и холодной водой (смеситель);
зеркало;
розетка;
диспенсер с жидким мылом;;
туалетная бумага;
крючки для одежды;
корзина для мусора;
диспенсер с разовыми сиденьями для унитаза;
диспенсер с пакетами для предметов гигиены;
Общественные помещения:
1. Общественные помещения имеют мебель и другое оборудование,
соответствующее функциональному назначению;
2. Служба приѐма и размещения: с зоной для отдыха и ожидания с
креслами, диванами, стульями, журнальными столиками;
3. Ковры в зоне отдыха;
4. Индивидуальные сейфовые ячейки для хранения ценностей;
5. Гардероб вблизи общественных помещений;
6. Вешалки в холле и в общественных помещениях;
7. Конференц-зал;
8. Бизнес-центр, имеющий электронные средства связи,
копировальную технику, помещения для переговоров, компьютеры;
9. Тренажѐрный зал;
10. Бассейн;
11. Магазины и торговые киоски;
12. Служебные помещения для персонала: столовая и помещение для
приѐма пищи, санузлы, раздевалки, зоны для отдыха, подсобные помещения.
33
Помещения для предоставления услуг питания:
1. Ресторан:
2. Ночной клуб;
3. Кафе;
4. Бар.
Услуги:
1. Круглосуточная служба приема гостей;
2. Вручение корреспонденции;
3. Швейцар;
4. Поднос багажа;
5. Утренняя побудка (по желанию);
6. Химчистка;
7. Автомат для чистки обуви;
8. Хранение ценностей в сейфе администрации;
9. Хранение багажа;
10. Приѐм платежей по кредитным картам;
11. Организация встреч;
12. Вызов такси;
13. Бронирование и/или продажа билетов на различные виды
транспорта;
14. Бронирование и/или продажа билетов в театры, на спортивные,
зрелищные мероприятия;
15. Экскурсии, гиды-переводчики.
Услуги питания:
1. BB;
2. HB;
34
3. FB.
Обслуживание в номере:
1. Круглосуточно;
2. Меню room service.
В гостинице «Crowne Plаzа» изданы письменные стандарты для
персонала, фиксирующие функциональные обязанности и установленные
правила работы и их соблюдение сотрудниками всех служб. Сотрудники
должны носить на работе форменную одежду и служебные значки.
Количество персонала гостиницы хватает для обеспечения регулярной
бесперебойной работы средства размещения.
Цены за услуги установлены согласно прейскуранту, утвержденному
Генеральным директором. Ниже представлены базовые цены за номера
гостиницы «Crowne Plаzа».
Таблица 2. Цена номерного фонда.
Категория номера
Стоимость номера в сутки, руб.
Стандартный (кровать king-size или
twin или queen-size.)
18.000
Делюкс (кровать king-size)
19.000
Студио (кровать king-size)
19.000
Люкс (кровать king-size)
27.000
Представительский люкс (кровать
king-size)
28.000
Президентские апартаменты (5
комнат на двух уровнях)
70.000
Список сопутствующих услуг, входящих в стоимость проживания :
1. Пользование сейфом в номере;
2. Доставка багажа в номер;