54
Глава 3. Совершенствование аудита в условиях компьютерной
обработки данных на примере организации «Глобал-Образование»
3.1 Аудит учета в условиях компьютерной обработки данных на примере
организации
Эффективность аудиторской деятельности во многом зависит от
уровня автоматизации бухгалтерского учета организации. В настоящее время
широко применяются компьютерные технологии, офисные программы (MS
Word, MS Excel и др.), программы по бухгалтерскому учету (1С:Предприятие
7.7, 8.2, 8.3, Инфобухгалтер 8.0, SAP).
Одной из целей аудита в условиях системы компьютерной обработки
данных является оценка состояния внутреннего контроля системы КОД. В
процессе аудита системы КОД изучается система КОД, выявляются
нарушения в этой системе, формулируются предложения и рекомендации по
совершенствованию системы КОД.
Аудит в условиях КОД включает несколько этапов:
- составление рабочей программы;
- тестирование состояния внутреннего контроля;
- проведение аудиторских процедур;
- разработка предложений по устранению недостатков, выявленных в
процессе проведения аудита.
Аудит системы КОД начинается с составления рабочей программы. В
ней содержатся юридическая и экономическая характеристики аудируемой
организации, список источников аудиторских доказательств, перечень тестов
состояния внутреннего контроля системы КОД и аудиторских процедур.
Характеристика аудируемой организации содержит информацию о правовом
статусе, виде (видах) деятельности, степени технической оснащенности,
объеме хозяйственной деятельности, месторасположении и т.д. К источникам
аудиторских доказательств относятся техническая документация
55
организации, устная информация, полученная от работников аудируемой
организации, материалы предыдущих проверок системы КОД и др.
Тестирование состояния внутреннего контроля системы КОД может
быть осуществлено с помощью конкретных вопросов (таблица 9 на примере
ООО «Глобал-Образование»).
Таблица 9
Тестирование состояния внутреннего контроля системы КОД
N
п/п
Вопросы
Варианты ответов
Уровень
оценки
Да
Нет
1
Децентрализована ли компьютерная
среда
х
Низкий
2
Правильно ли установлены
компьютерные программы
х
Высокий
3
Имеется ли возможность изменения
пользователями своего пароля
х
Высокий
4
Существует ли возможность удаления
информации о пользователях
х
Низкий
5
Исключена ли вероятность удаления
хозяйственных операций
х
Высокий
6
Осуществляется ли резервное
хранение копий на дискетах
х
Низкий
7
Имеются ли персональные пароли у
всех Зарегистрированных
пользователей
х
Высокий
8
Применяются ли компьютерные
программы, разработанные самой
организацией
х
Низкий
9
Правильно ли осуществляются
хозяйственные операции в
программном обеспечении
х
Низкий
10
Являются ли применяемые
компьютерные программы
лицензированными
х
Высокий
11
Обновляются ли программное
обеспечение и средства
автоматизации
х
Высокий
56
Далее производим оценки состояния внутреннего контроля системы
КОД ООО «Глобал-Образование», которая применяется аудитором для
оценки состояния внутреннего контроля этой системы (таблица 10).
Таблица 10
Применяемая шкала оценки системы внутреннего контроля
КОД ООО «Глобал-Образование»
Оценка состояния
внутреннего контроля
Количество ответов, характеризующих уровень
организации контроля, %
низкий уровень
менее 70
средний уровень
от 70 до 90
высокий уровень
свыше 90
Показатель с признаком «Высокий» присвоен 6 признакам из 11, что
составляет 54%, что соответствует низкой оценке системы внутреннего
контроля. Следовательно, аудитор должен больше внимания уделить учету в
условиях автоматизации.
После проведенного тестирования состояния внутреннего контроля
системы КОД аудитор осуществляет проверку этой системы с помощью
аудиторских процедур (таблица 11).
Таблица 11
Перечень аудиторских процедур
Аудиторские процедуры
Выводы аудитора
1. Проверка документального
оформления функционирования
программного обеспечения
Нарушений в документальном
оформлении не выявлено
2. Проверка наличия приказов на
ввод в эксплуатацию программного
обеспечения
Отсутствие приказов на ввод в
эксплуатацию программного
обеспечения по некоторым
объектам
3. Проверка наличия лиц,
ответственных за эксплуатацию
системы КОД
Не определен перечень лиц,
ответственных за эксплуатацию
системы КОД
4.Проверка разделения пользователей
программного обеспечения по
уровню доступа в соответствии с их
должностными инструкциями
Нарушений не выявлено
57
5. Проверка легитимности
используемого программного
обеспечения
Применяется лицензированное
программное обеспечение
6. Проверка наличия нештатных
программных средств
Отсутствие нештатных
программных средств
7. Проверка правильности
использования паролей
Нарушений не выявлено
8. Проверка плана мероприятий
по восстановлению программного
обеспечения
Отсутствие плана мероприятий
по восстановлению программного
обеспечения
9. Проверка уровня квалификации
пользователей
Средний уровень квалификации
пользователей
10. Проверка правильности
функционирования программных и
аппаратных средств
Нарушений не выявлено
11. Проверка наличия
технической документации
Нарушений не выявлено
По результатам оценки системы внутреннего контроля аудитор сделал
вывод, что существенных нарушений в эксплуатации средств автоматизации
ООО «Глобал-Образование» не выявлено, однако ввиду низкого уровня
средств контроля следует уделять повышенное внимание при проверке
участков учета, обрабатываемых учетной системой.
Проведем аудит в условиях КОД на примере участка расчетов с
персоналом по оплате труда. Определим последовательность действий
аудитора, возможные риски и негативные последствия на примере компании
«Глобал-Образование».
1. Аудит организации документооборота и взаимодействия между
отделами.
Аудит производит оценку схемы документооборота по движению
кадровой документации. На выборочной основе проверяет этапы передачи
документов, производит оценку адекватности сроков оформления и
передачи.
Проводит процедуру наблюдения за движением кадровых документов
между отделами аудируемого лица или внутри бухгалтерии.
58
Проверяет своевременность передачи информации о найме,
увольнении и кадровых перестановках из отдела кадров в бухгалтерию.
Удостоверяется в правильности разграничения обязанностей по вводу
данных в программу и внутреннему контролю.
Риски. Отсутствие надлежащего взаимодействия между должностными
лицами может привести к некорректному и (или) несвоевременному вводу
данных в программу, к утере документов на бумажных носителях,
увеличивает риск хищений.
2. Проверка порядка хранения кадровых документов. Аудитор
удостоверяется в наличии ответственных лиц за сохранностью документов на
местах хранения и в архиве, проверяет наличие и функционирование средств
контроля за ограничением доступа к кадровой документации.
Риски. Нарушение законодательства в обеспечении хранения
документов и обеспечении проверки контролирующими органами, что может
повлечь за собой штрафные санкции. Возникает риск документального
обоснования учетных записей.
3. Проверка распределения полномочий доступа к программам.
Аудитор проверяет информационную поддержку и безопасность в
отношении прав доступа к программе "1С: ЗУП", "1С: Бухгалтерия
предприятия", их изменение, санкционирование, проверяет разграничение
прав доступа.
Ознакамливается с перечнем лиц, имеющих право доступа к
программам, устанавливающим изменения в течение проверяемого периода.
Аудитор определяет, установлена ли локальная сеть, используются ли
аппаратные и программные средства для разграничения доступа.
Риски. Некорректное распределение прав доступа может привести к
случайному или умышленному искажению данных.
4. Проверка информационной поддержки и защиты.
Аудитор устанавливает, кто и как часто осуществляет поддержку и
обновление "1С: ЗУП", "1С: Бухгалтерия предприятия", "Банк - клиент",
59
привлекаются ли специализированные организации или специалисты
аудируемого лица по программному обеспечению и информационной
безопасности.
Устанавливает наличие сбоев в информационных системах в течение
отчетного периода и наличие, фактическое применение способов защиты от
сбоев.
Риски. Увеличивается риск ошибок, использования устаревшего
законодательства, неверных настроек программ.
5. Проверка квалификации работников бухгалтерии.
Аудитор на данном этапе проверяет, проводится ли подготовка,
повышение квалификации и самообучение работников кадровой службы и
бухгалтерии работе в "1С: ЗУП", "1С: Бухгалтерия предприятия" и других
программных продуктах.
Выявляет, проводится ли при приеме на работу сотрудников кадровой
службы и бухгалтерии профессиональное тестирование на знание
программных продуктов.
Устанавливает периодичность консультирования работников
бухгалтерии специалистами по программному обеспечению.
Риски. Увеличивается риск некорректного ввода и обработки данных в
программах, в связи с чем возрастает риск ошибок при начислении оплаты
труда.
6. Проверка выгрузки данных.
Аудитор определяет периодичность выгрузки данных из "1С: ЗУП" в
"1С: Бухгалтерия предприятия".
Устанавливает перечень лиц, ответственных за выгрузку данных, их
права и компетентность, удостоверяется в применении типовых механизмов
для выгрузки данных.
Выявляет, вносились ли изменения в выгруженные данные, выявляет
причины корректировок.
60
Выявляет, осуществлялись ли повторные выгрузки при корректировках
данных, проверяет наличие контроля за выгрузкой и сверкой данных между
программами, проверяет на конец отчетного периода соответствие между
обмениваемыми данными.
Определяет корректность периода и настроек при выгрузке данных,
соответствие между данными аналитического учета.
Риски. Потеря информации или несвоевременная выгрузка данных
между программами приводит к риску существенного искажения данных.
7. Проверка кадровой политики, положения об оплате труда и т.п.
На данном этапе аудитору важно выборочно ознакомиться с
оригиналами документов на бумажном носителе, проверить их полноту и
корректность переноса в программный продукт по учету заработной платы.
Риски. Нарушения трудового законодательства, некорректный перенос
данных, что может повлечь за собой штрафные санкции.
8. Проверка распорядительных документов на начисление, выплату
зарплаты, отпускных, премий, удержания и т.п.
Аудитор проверяет полноту и наличие всех распорядительных
документов, выборочно сверяет соответствие печатных форм приказов о
начислении премий, отпускных, доплат за работу в выходные и праздничные
дни, сверхурочную работу с данными, суммы удержаний, перечислений в
"1С: ЗУП".
Выборочно проверяет наличие приказов и отражение в программе
неотработанного периода времени (болезни, отпуск) и периоды нахождения
работников в командировках.
Риски. Нарушения трудового законодательства. Возникает риск
несвоевременности, неполноты, отсутствия документального подтверждения
начисления зарплаты, доплат, надбавок, отпускных.
9. Проверка санкционирования.
61
Аудитор на данном этапе проверяет, осуществляется ли визирование
табеля учета рабочего времени, определяет, утверждаются ли сверхурочные
рабочие часы, работа в праздничные и выходные дни.
Проверяет, санкционировано ли предоставление работникам
социальных льгот и дотаций, компенсаций, проверяет ежемесячное
визирование руководством платежно-расчетных документов по начислению
оплаты труда.
Риски. Увеличивается риск недобросовестных действий.
10 . Оценка автоматизированных средств контроля.
С применением автоматизированных регламентных операций аудитор
проводит контроль непроведенных документов в "1С: ЗУП", "1С:
Бухгалтерия предприятия".
Аудитор проверяет наличие операций, введенных вручную в "1С:
Бухгалтерия предприятия" или корректировок на конец отчетного периода,
операций, к которым не применялись автоматизированные средства
контроля.
Риски. Процедуры контроля указывают на наличие ошибок,
сомнительных бухгалтерских записей, умышленных искажений.
Подводя итоги исследования, можно выделить следующие основные
аспекты работы аудитора при проведении аудита в условиях КОД.
Рисковыми областями возникновения ошибок являются корректировки,
сделанные пользователем в программе, особенно на конец отчетного
периода, которые могут свидетельствовать об умышленных действиях. При
внесении изменений в автоматическую разноску по счетам какое-либо
должностное лицо может обойти информационные технологии и следов
корректировок может не остаться в программе и на бумажном носителе.
Следует убедиться в отсутствии балансирующих статей (счетов), в состав
которых могут включаться данные, если в момент ввода не ясно, по какой
статье (счету) их следует отразить, или в случаях отсутствия балансового
равенства для аккумулирования сумм расхождений. При применении
62
компьютерных способов обработки данных не исключается вероятность
ручного переноса данных из оборотно-сальдовой ведомости,
сформированной в программе в бухгалтерскую отчетность, так же как и
"ручная корректировка" статей отчетности.
Аудитор, в первую очередь, преследует своей целью проверку
корректности занесения данных в учетную систему. В части оплаты труда
это усугубляется еще и наличием в организации двух учетных систем – одна
является программным продуктом по учету заработной платы, итоги которой
переносятся в учетную систему по ведению бухгалтерского учета и
составлению отчетности.
3.2 Выявленные в результате аудита ошибки в учете организации
В процессе аудиторской проверки в ООО «Глобал-Образование» в
условиях КОД аудитором выявлены следующие недостатки в организации
бухгалтерского учета. Некоторые из них повлекли за собой искажения в
учете.
1. Аудит организации документооборота и взаимодействия между
отделами.
В процессе проведения аудита и изучения графика документооборота
аудитором выявлены недостатки взаимодействия между структурными
подразделениями ООО «Глобал-Образование». Многочисленный кадровый
состав распределен по департаментам и отделам, в каждом из которых
назначено ответственное лицо по сбору информации для табеля учета
рабочего времени. Проверка своевременности предоставления табеля
показала, что существуют существенные просрочки в отправке табеля
ответственными лицами для консолидации, что приводит к неоднократному
срыву сроков начисления заработной платы. Ответственные за ведение
табеля лица не утверждены приказом, отсутствуют лица с дублирующими
функциями. Все это приводит к отсутствию порядка в консолидации
информации по отработанному времени.
63
2. Проверка порядка хранения кадровых документов.
В ходе проверки аудитор выяснил, что хранение кадровых документов
осуществляется только на бумажных носителях, что приводит к риску
мгновенной утраты информации в случае форс-мажорных обстоятельств.
Рекомендовано создание электронной базы копий бумажных
документов одним из следующих способов:
- организация электронного хранилища скан-копий кадровых
документов, оформляемых на бумажном носителе;
- надстройка учетной системы, которая предоставляет возможность
загружать скан-копии первичных документов непосредственно в ячейку
учета хозяйственной операции. При необходимости обращения к оригиналу
документа пользователь может сделать это, не обращаясь к бумажным
архивам, а произведя выгрузку непосредственно из карточки учета данной
хозяйственной операции.
Данные способы требуют финансовых вложений на организацию и
ведения электронных хранилищ, однако при правильной организации
рабочего пространства исключают риск утери таких важных документов, как
кадровые.
3. Проверка распределения полномочий доступа к программам.
Аудитор в ходе анализа выявил, что разграничение полномочий
доступа к программам отсутствует в ООО «Глобал-Образование». Доступ
бухгалтеров и специалистов кадровой службы открыт в целом ко всей
системе учетной системе без подразделения на участки учета (например,
бухгалтер по учету ТМЦ имеет полный доступ к участку учета заработной
платы). Избыточные полномочия — потенциальный источник
злоупотреблений, и при комплексном подходе к информационной
безопасности они должны быть исключены. В связи с этим существует риск
несанкционированной модификации учетных данных.
4. Проверка информационной поддержки и защиты.