17
· «1С: Бухгалтерия» версия 8.3 - универсальная программа массового
назначения для автоматизации бухгалтерского учета.
· «1С: Зарплата и кадры» - программа, которой пользуются для расчета
заработной платы и учета сотрудников.
Выход в Интернет обеспечивается с помощью браузера Google Chrome.
Для обеспечения безопасности применяется антивирусная программа ESET NOD
32 .
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Оптовая торговля товарами со склада осуществляется с помощью
следующих методов:
личным отбором;
с помощью телефонных и письменных заказов;
с помощью разъездных торговых агентов.
Структура методов реализации товаров имеет следующий наглядный вид
(рисунок №2):
Рисунок №2. Структура методов реализации товаров
20%
15%
65%
продажа на
основе
личной
отборки
продажа по
телефонным
и письменным
заказам
продажа
через
разъездных
торговых
агентов
18
Метод личного отбора предполагает, что покупатель сам осуществляет
выбор товаров со склада. Предварительно покупатель ознакамливается с
имеющимся ассортиментом и образцами товаров, имеющимися на складе. Заказ
формируется в присутствии покупателя, что способствует ускорению его
выполнения. Кроме того такой метод позволяет сразу решить вопросы,
связанные с ассортиментом и качеством товаров, условиями их поставки,
гарантией надежности.
Продажа с помощью предварительных заказов по телефону и
письменных заказов, в частности, с помощью факса, интернета, по почте или
курьером, экономит как время клиентов, так и самого оптовика, и кроме того
способствует их более качественному выполнению.
Продажа товаров с помощью разъездных торговых агентов, состоит в
том, что торговые агенты периодически посещают покупателей, чтобы
ознакомить их с ассортиментом и сформировать заказы на поставку товаров.
Деятельность торговых агентов позволяет формировать покупательский спрос,
способствует изменению структуры потребления, расширению рынков сбыта,
росту рентабельности торгового предприятия.
При организации оптовой продажи с помощью разъездных торговых
агентов должны быть предусмотрены следующие мероприятия:
выполнение намеченного плана продаж;
закрепление за каждым торговым агентом определенной территории
обслуживания;
торговый агент контролирует качественное и своевременное
выполнение заказов своих клиентов;
проведение рекламных мероприятий;
обучение и переподготовка кадров.
Разработка данных мероприятий основывается на прогнозе объема
продаж товаров.
Чтобы ускорить формирование заказов и оформление сопутствующей
документации используется унифицированная форма заказа и типовые договора
на поставку товаров, в которых указаны все постоянные реквизиты.
19
Для упрощения и ускорения работы должна использоваться система
передачи данных по каналам связи в главную информационную систему
оптового предприятия, где осуществлялась бы подготовка необходимых
документов для проведения торговой операции. Необходимо использование
автоматизированных карточек, содержащих необходимую информацию о
покупателе, что позволило бы сократить время оформления заказов.
Для работников отдела продаж самой сложной задачей является работа с
претензиями, которые могут возникать после доставки товара клиенту и
документального оформления приемки. В таком случае нужно установить
ответственность стороны, по вине которой произошло то или иное нарушение
условий поставки или повреждение товаров. Возврат товаров, в которых были
обнаружены несоответствие качества требованиям стандарта и некомплектность,
оформляется квитанцией о приеме возвращенных товаров при наличии актов и
расходных накладных от заказчика.
Коммерческая деятельность может быть представлена в виде следующих
ключевых этапов:
закупка товаров;
хранение товаров;
сбыт товаров;
доставка товаров.
Оптовая компания сначала анализирует спрос на тот или иной товар,
определяется с потребностью в данном товаре. После этого подбирает наиболее
приемлемого поставщика. Заключив с поставщиком договор, выполняется
деятельность по поставке товара на склад. На складе товар разгружается и
проверяется на соответствие количеству и качеству и условиям договора. Какие-
либо расхождения оформляются актом приемки товара, где указываются все
претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может
заменить или допоставить товар.
Затем товар отправляют к месту хранения. На полученные заказы от
покупателей оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара
каждому заказчику и документ на загрузку машины на складе. На складе
20
производится подсортировка заказа и погрузка. После этого товар доставляется
покупателю.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Автоматизация информационных технологий приводит к вытеснению
бумажных носителей, доводящему их роль до разумных (удобных) человеку
пределов. Это следует особо отметить, так как автоматизацию абсолютно не
правомерно связывать с полным изгнанием бумаги как носителя информации.
Сейчас проблема автоматизации стала актуальной для каждого
предприятия и, в частности, для ИП Шевелевой Е.В.. Уже не стоит вопрос «надо
или не надо автоматизировать», вопрос стоит, каким образом это осуществить.
Задачей заключения и контроля договоров на предприятии является
регистрация договорных отношений с поставщиками и оптовыми покупателями
и контроль выполнения договоров поставки и расчетов за полученную и
отпущенную продукцию.
Разрабатываемая программа предназначена для получения оперативной
справки о просроченных договорах, о дебиторской и кредиторской
задолженности на основе регистрации первичных документов.
В программе должен быть обеспечен ввод сведений со следующих
первичных документов:
приходной накладной;
накладной на отпуск товаров;
платежных документов платежного поручения, платежного
требования или банковской выписки.
21
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Одной из важнейших информационных технологий, в которой
автоматизация на основе ЭВМ приобрела большой размах, является различного
рода учетная работа.
На основании выше изложенного необходимо разработать программу,
которая должна обеспечить выполнение следующих функций:
регистрация договоров по факту ввода первичных документов
(приходной накладной и накладной на отпуск товаров);
просмотр заключенных договоров, в том числе отдельно
просроченных;
контроль и учет исполнения договоров (дебиторская и кредиторская
задолженность);
ведение справочников партнеров и прейскуранта цен;
ввод информации с платежных документов.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Достаточно существенным для успешной деятельности современного
предприятия является система обеспечения информационной безопасности и
защиты информации. Это объясняется хранением в информационной системе
личных данных сотрудников и конфиденциальной информации о деятельности
предприятия. Конкуренты в борьбе за прибыль готовы пойти на противоправные
действия для владения информацией, а завладев ею, могут использовать ее во
вред своим конкурентам. Кроме того, существенной стороной обеспечения
информационной безопасности является защита от намеренного или случайного
уничтожения данных, что может привести к потере информации важной как для
эффективной работы предприятия, так и для аналитической отчетности.
22
Компьютеризация деятельности предприятия, по сравнению с бумажным
вариантом работы, повышает уровень информационной безопасности на
порядок. Автоматизированный учет накладывает на пользователя большую
ответственность в работе.
Информационная безопасность и защита информации технически
выполняется при помощи системы паролей для доступа к информации разного
уровня. В первую очередь, это пароль для входа пользователя в операционную
систему его рабочего места. Ввод этого пароля открывает пользователю доступ к
информации на данном компьютере и к документам, хранящимся на нем.
Однако политика безопасности должна быть сформирована так, чтобы у
пользователя было некоторое ограничение прав на своем рабочем месте, то есть,
к примеру, он не мог установить вредоносное программное обеспечение или
программы по копированию информации. Это несомненно, несколько осложняет
работу пользователя, но при этом дает гарантию защиты информации. В такой
ситуации требуется найти баланс между удобством и комфортом в деятельности
пользователя и безопасностью хранения корпоративной информации или
информации о поставщиках и клиентах [13].
Если пользователь входит под своим паролем в операционную систему,
и имеет доступ не только к ресурсам локального компьютера, но и к ресурсам
компьютерной сети предприятия, то такое может быть, если пользователь
входит в компьютер как доменный или сетевой пользователь. Тогда необходимо
еще более внимательнее подойти к разграничению прав пользователей в
корпоративной сети. Необходимо таким образом настроить права сетевого
пользователя, чтобы дать ему возможность беспрепятственно работать со
своими документами, однако, ограничить доступ к документам и информации, к
которой он не имеет права допуска. Тогда одновременно может быть решена
задача защиты данных от несанкционированного доступа и от случайной их
порчи.
Распределением прав пользователей в компании занимается системный
администратор. Он обязан разграничить права пользователей на доступ к
документам и информации как в сети так и на локальных компьютерах.
23
Далее для защиты информации необходимо применить парольную
защиту доступа непосредственно в автоматизированную систему заключения и
контроля договоров. Возможно, нужно более гибко настроить доступ
пользователей только к необходимым данным в информационной системе,
скрыв от несанкционированного доступа и от возможности случайной порчи
данные, доступа к которым у данного пользователя нет [6].
Обязанность распределения прав доступа пользователей к данным,
хранящимся в информационной системе заключения и контроля договоров,
накладывается на администратора системы. Он обязан настроить права каждого
пользователя так, чтобы, не создавая ему трудностей в работе, ограничить ему
доступ к информации, к которой у него нет допуска.
Существенной и повышающей уровень информационной безопасности и
защиты информации при введении в действие системы заключения и контроля
договоров является возможность сохранить всю базу данных документов на
каком-либо электронном носителе, если возникнет, например, угроза стихийных
бедствий или других чрезвычайных происшествий. В таком случае, данная
копия базы данных может быть развернута на новом месте и работа с
документами продолжена с того места, на котором она прервалась.
Помимо создания парольной защиты информации необходима и
физическая защита информации. Сервер компьютерной сети необходимо
разместить в отдельной комнате (серверной), где помимо специальных условий,
требующихся для работы серверов (кондиционирование, вентилирование,…)
нужно создать и специальные условия, которые исключат проникновение
посторонних лиц. Такие, например, как система управления доступом, либо
другие меры [13].
Естественно, при введении в деятельность автоматизированной системы,
работа с бумажными документами тоже будет иметь место, поскольку, договора,
заключенные с поставщиками и клиентами, имеют юридическую силу только на
бумажных носителях. Хранение этих документов, должно быть организовано
таким образом, чтобы исключить возможность доступа к ним посторонних лиц,
или сотрудников, которые не имеют к ним доступа. Это также существенный
этап в общей системе обеспечения информационной безопасности. Желательно
24
сформировать архив, где хранились бы данные документы и регламентировать
доступ в него сотрудников. А возможность проникновения иных лиц исключить
физическими методами (железная дверь, решетки на окнах).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Цель дипломной работы – разработать программу контроля и учета
договоров, способной за счет автоматизации усовершенствовать договорные
отношения мелкооптового склада с поставщиками и оптовыми покупателями.
При работе над выпускной квалификационной работой была взята
ориентация на разработку собственного продукта, а не на использование
какого-либо из существующих. Данная установка была сделана исходя из того,
что в собственной разработке всегда можно реализовать специфические,
необходимые только для конкретной компании возможности. Не исключено,
что требования к реализации данных возможностей могут появиться уже после
разработки и внедрения программы, на этапе работы, если у заказчика
возникнут новые требования к функционалу системы, пожелания по
улучшению или изменению логики ведения документации и отчетам. Эти
требования заказчика можно реализовать только имея системы собственной
разработки, поскольку готовые разработки поставляются как правило без
исходных кодов программ и не могут быть модифицированы или дополнены.
Следовательно, перед нами не стоит выбор какую систему
автоматизации договорных отношений приобрести для внедрения на нашем
предприятии, а стоит выбор какую технологию программирования
использовать для создания собственного программного продукта и какой
выбрать язык и систему программирования под эту технологию.
Программа будет разработана на языке программирования Object Pascal в
среде программирования Delphi. Delphi – мощная система визуального
25
объектно-ориентрованного проектирования, позволяющая решать множество
частных задач.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Реализация автоматизации процесса заключения и контроля договоров
на мелкооптовом складе проходит по следующим этапам:
- Знакомство с деятельностью компании, изучение его структуры,
системы документооборота;
- Ознакомление с программной и технической архитектурой
имеющейся информационной системы компании;
- Формулировка исследуемой задачи, нахождение ее места в
комплексе задач автоматизации;
- Проведение анализа имеющихся информационных систем, при
помощи которых можно решить поставленную задачу;
- Проведение анализа средств разработки, при помощи которых будет
вестись создание системы;
- Установление необходимых технических, информационных и
программных ресурсов для проектируемой системы;
- Формирование информационной модели проектируемой системы;
- Установление входных и выходных данных задачи;
- Создание структуры данных: документов, регистров, отчетов;
- Разработка программы на основе созданной структуры данных;
- Отладка разработанной программы;
- Расчет показателей экономической эффективности проекта;
- Обоснование экономической целесообразности и эффективности
разработки проекта.
При знакомстве с деятельностью предприятия нужно изучить его
структуру и используемую схему документооборота.
26
При ознакомлении с программной и технической архитектурой ИС
нужно исследовать имеющиеся на предприятии технические и программные
средства, предположить их возможное максимальное использование при
разработке и внедрении разрабатываемой системы.
При формулировке исследуемой задачи нужно определить ее место в
комплексе задач автоматизации.
Затем нужно установить, при помощи каких средств разработки может
быть решена поставленная задача и выбрать из них наиболее подходящий.
Затем нужно установить необходимые для разработки системы
технические, информационные и программные ресурсы.
Затем перейдя к разработке проекта системы, нужно сформировать
информационную модель, установить входные и выходные данные, разработать
структуру данных.
На этапе разработки программы осуществляется конкретно разработка
самой программы заключения и контроля договоров на мелкооптовом складе.
Здесь нужно создать структуру метаданных, соответствующую предметной
области, создать все объекты конфигурации (документы, регистры, отчеты и
другие), структура которых определена на предыдущих этапах, написать тексты
программных модулей.
С помощью контрольного примера далее проводится отладка
программы.
По окончании производится оценка экономической эффективности
разработанной программы.
Из анализа деятельности склада-магазина вытекает множество
недостатков построения существующей системы организации учета заключения
и контроля договоров. Прежде всего это касается того, что хранится информация
на бумажных носителях, поэтому найти необходимую информацию возможно
только вручную, что является очень трудоемким процессом, на который
тратится достаточно много времени.
Их проведенного анализа поставленной задачи следует, что ее решение
традиционными средствами учета c использованием бумажных документов