37
На этапе внедрения нужно проверить наличие необходимого
программного обеспечения и лицензий к нему.
На этапе эксплуатации нужно обеспечить правильное обучение
пользователей и, чтобы уменьшить риск проконтролировать результаты данного
процесса.
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации
Необходимость проведения мероприятий в области обеспечения
информационной безопасности и защиты информации объясняется хранением в
информационной системе личных данных сотрудников и конфиденциальной
информации о деятельности предприятия. Конкуренты в борьбе за прибыль
готовы пойти на противоправные действия для владения информацией, а
завладев ею, могут использовать ее во вред своим конкурентам. Кроме того,
существенной стороной обеспечения информационной безопасности является
защита от намеренного или случайного уничтожения данных, что может
привести к потере информации важной как для эффективной работы
предприятия, так и для аналитической отчетности.
Информационная безопасность и защита информации технически
выполняется при помощи системы паролей для доступа к информации разного
уровня. В первую очередь, это пароль для входа пользователя в операционную
систему его рабочего места. Ввод этого пароля открывает пользователю доступ к
информации на данном компьютере и к документам, хранящимся на нем.
Однако политика безопасности должна быть сформирована так, чтобы у
пользователя было некоторое ограничение прав на своем рабочем месте, то есть,
к примеру, он не мог установить вредоносное программное обеспечение или
программы по копированию информации. Это несомненно, несколько осложняет
работу пользователя, но при этом дает гарантию защиты информации. В такой
ситуации требуется найти баланс между удобством и комфортом в деятельности
пользователя и безопасностью хранения корпоративной информации или
информации о поставщиках и клиентах [13].
38
Если пользователь входит под своим паролем в операционную систему,
и имеет доступ не только к ресурсам локального компьютера, но и к ресурсам
компьютерной сети предприятия, то такое может быть, если пользователь
входит в компьютер как доменный или сетевой пользователь. Тогда необходимо
еще более внимательнее подойти к разграничению прав пользователей в
корпоративной сети. Необходимо таким образом настроить права сетевого
пользователя, чтобы дать ему возможность беспрепятственно работать со
своими документами, однако, ограничить доступ к документам и информации, к
которой он не имеет права допуска. Тогда одновременно может быть решена
задача защиты данных от несанкционированного доступа и от случайной их
порчи.
Распределением прав пользователей в компании занимается системный
администратор. Он обязан разграничить права пользователей на доступ к
документам и информации как в сети так и на локальных компьютерах.
Далее для защиты информации необходимо применить парольную
защиту доступа непосредственно в автоматизированную систему заключения и
контроля договоров. Возможно, нужно более гибко настроить доступ
пользователей только к необходимым данным в информационной системе,
скрыв от несанкционированного доступа и от возможности случайной порчи
данные, доступа к которым у данного пользователя нет [6].
Обязанность распределения прав доступа пользователей к данным,
хранящимся в информационной системе заключения и контроля договоров,
накладывается на администратора системы. Он обязан настроить права каждого
пользователя так, чтобы, не создавая ему трудностей в работе, ограничить ему
доступ к информации, к которой у него нет допуска.
Существенной и повышающей уровень информационной безопасности и
защиты информации при введении в действие системы заключения и контроля
договоров является возможность сохранить всю базу данных документов на
каком-либо электронном носителе, если возникнет, например, угроза стихийных
бедствий или других чрезвычайных происшествий. В таком случае, данная
копия базы данных может быть развернута на новом месте и работа с
документами продолжена с того места, на котором она прервалась.
39
Помимо создания парольной защиты информации необходима и
физическая защита информации. Сервер компьютерной сети необходимо
разместить в отдельной комнате (серверной), где помимо специальных условий,
требующихся для работы серверов (кондиционирование, вентилирование,…)
нужно создать и специальные условия, которые исключат проникновение
посторонних лиц. Такие, например, как система управления доступом, либо
другие меры [13].
Естественно, при введении в деятельность автоматизированной системы,
работа с бумажными документами тоже будет иметь место, поскольку, договора,
заключенные с поставщиками и клиентами, имеют юридическую силу только на
бумажных носителях. Хранение этих документов, должно быть организовано
таким образом, чтобы исключить возможность доступа к ним посторонних лиц,
или сотрудников, которые не имеют к ним доступа. Это также существенный
этап в общей системе обеспечения информационной безопасности. Желательно
сформировать архив, где хранились бы данные документы и регламентировать
доступ в него сотрудников. А возможность проникновения иных лиц исключить
физическими методами (железная дверь, решетки на окнах).
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
В настоящее время глобальное значение приобрело информационное
обеспечение, представляющее собой сбор и переработку информации, которая
необходима для принятия обоснованных управленческих решений.
Задачей заключения и контроля договоров в складе-магазине Шевелевой
Е.В. является регистрация договорных отношений с поставщиками и оптовыми
покупателями и контроль выполнения договоров поставки и расчетов за
полученную и отпущенную продукцию.
40
Очень часто поставщики отпускают товары в кредит, т.е. с отсрочкой
платежа на указанное время. Так же склад-магазин может отпускать товары в
кредит оптовым покупателям.
Задача контроля сводится к учету оплаты за поставленную продукцию и
предоставлению информации о дебиторской и кредиторской задолженности.
Для того, чтобы осуществлять контроль, необходимо наладить учет
заключения договоров, отпуска и приема товаров, а также оплаты обязательств
по договорам.
В выполнении этой задачи большое место отводится автоматизации
учета с использованием современной компьютерной техники.
Наименование разрабатываемой программы в рамках выпускной
квалификационной работы «Программа заключения и контроля договоров на
мелкооптовом складе».
Автоматизированный учет договорных отношений за поставленную и
отпущенную продукцию должен обеспечить:
своевременное и правильное отражение в первичных документах, например:
в приходных накладных – учет поступления товаров
в накладных на отпуск товаров – учет реализации
в платежных поручениях – учет оплаты за поставленную продукцию
в платежных требованиях – учет оплаты за отпущенную продукцию;
своевременное получение информации о наличии и движении товаров;
своевременное получение информации о дебиторской и кредиторской
задолженности партнеров (поставщиков и покупателей);
своевременное получение информации о выполнении договорных
обязательств.
Программа должна обеспечить выполнение следующих процессов:
ведение справочника перечня поставщиков товаров;
ведение справочника перечня оптовых покупателей;
ведение справочника перечня товаров и оптовых и розничных цен их
реализации (прейскурант цен);
ввод сведений с платежных документов;
41
ввод поступления и отпуска товаров, через ввод первичных
документов;
расчет и просмотр сведений о наличии товаров;
регистрацию договоров об отсрочке платежа;
контроль за выполнением договорных обязательств по оплате за
полученную, отпущенную продукцию
учет получения и отпуска товаров;
учет наличия товаров
определение суммы дебиторской и кредиторской задолженности;
определение сумм дебиторской и кредиторской задолженности, и
просмотр дебиторов и кредиторов.
Процесс ведения справочника товаров заключается во вводе, просмотре
и редактировании перечня товаров и оптовых и розничных цен их реализации. В
прейскуранте цен (справочнике товаров) должны храниться следующие данные:
наименование товара;
оптовая цена
розничная цена
единица измерения.
Процесс ведения справочника партнеров заключается во вводе,
просмотре и редактировании предприятий и частных лиц, осуществляющих
поставки товаров на склад или являющихся оптовыми покупателями. В
справочнике должны храниться следующие сведения:
наименование предприятия;
ключевое слово для поиска;
почтовый адрес предприятия;
фамилия, имя и отчество руководителя;
номер телефона для связи;
расчетный счет;
корреспондирующий счет;
обслуживающий банк.
42
Процесс ведения справочника товаров заключается во вводе, просмотре
и редактировании перечня товаров и оптовых и розничных цен на них. В
справочнике товаров (прейскуранте) должны храниться следующие сведения:
наименование товара;
единица измерения товара;
оптовая цена;
розничная цена.
Процесс учета движения товаров должен заключается в следующем:
1. Программа должна обеспечить ввод поступления товаров в
привычной форме - в виде ввода приходной накладной.
2. Программа должна обеспечить ввод отпуска товаров в привычной
форме - в виде ввода накладной на отпуск.
3. Автоматическое определение наличия товарных запасов на основе
данных о приходе и расходе.
Процесс учета оплаты должен заключается в следующем:
1. Программа должна обеспечить ввод оплаты за полученные товары в
привычной форме - в виде ввода платежного поручения.
2. Программа должна обеспечить ввод оплаты за отпущенные товары в
привычной форме - в виде ввода платежного требования.
3. Автоматическое определение наличия дебиторской и кредиторской
задолженности на основе данных об оплате.
Процесс определения дебиторской и кредиторской задолженности
состоит в определении просроченных договоров на отпуск или оплату
полученных товаров.
В соответствии с поставленной целью и вышеизложенным,
разрабатываемая программа должна обеспечить выполнение следующих
функций:
регистрация договоров;
просмотр заключенных договоров, в том числе отдельно
просроченных;
контроль и учет исполнения договоров (дебиторская и кредиторская
задолженность);
43
ввод и корректировку информации о поставщиках и оптовых
покупателях
ввод и корректировку прейскуранта цен;
просмотр сведений о движении товаров: поступление, отпуск,
наличие;
ввод информации с платежных документов.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Ключевым нормативно-правовым документом, регулирующим
коммерческие взаимоотношения по поставкам товаров, в настоящее время
является Гражданский кодекс РФ (ГК РФ), где излагаются общие положения
договорного права, включающие понятия и условия договора, порядок
разрешения преддоговорных споров, порядок изменения и расторжения
договора, порядок обеспечения исполнения договорных обязательств и т. д.
Договор представляет собой документально оформленное соглашение
между двумя или несколькими физическими или юридическими лицами об
установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей. Договор
является основой взаимоотношений при осуществлении предпринимательской
деятельности.
Договором регулируются как предусмотренные, так и не
предусмотренные законом или иными правовыми актами взаимоотношения,
если они не нарушают обязательные для сторон правила, установленные
законом или иными правовыми актами, действующими в момент заключения
договора.
В качестве сторон договора выступают как физические, так и
юридические лица. Обязательным условием является свобода заключения
договора. Физические и юридические лица вступают в договорные отношения
своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и
обязанностей и в установлении любых, не противоречащих законодательству,
44
условий договора. Это позволяет обеспечить нормальное функционирование
гражданского оборота, необходимыми условиями которого являются
равноправие его участников.
Условия договора устанавливаются на усмотрение сторон, исключение
составляют те случаи, когда содержание какого-либо условия предписано
законом.
Существуют следующие ключевые цели заключения договора:
юридически закрепить отношения между партнерами, т. е. придать
им характер обязательств, исполнение которых защищено законом;
установить порядок, способы и последовательность выполнения
партнерами своих обязательств;
учесть последствия невыполнения партнерами своих обязательств.
Учитывая выше сказанное, при составлении договора должно быть
уделено особое внимание его структуре и содержанию.
Гражданским кодексом Российской Федерации устанавливается, что
договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в
надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным
условиям договора. А именно, достигнутое соглашение по своей форме должно
совершенно удовлетворять требованиям, которые предъявляются к такого рода
документам. Кроме того, должно быть достигнуто соглашение по всем
существенным условиям, к которым относят следующие: о предмете договора;
условия относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть
достигнуто соглашение; условия, которые названы в законе или иных правовых
актах существенными или необходимыми для договоров данного вида. В
частности, существенным условием договора купли-продажи является условие о
товаре. Данное условие считается согласованным, когда договор определяет
наименование и количество товара. В определении наименования товара договор
должен указывать его конкретные признаки (род, вид, номенклатуру, ГОСТ).
Количество товара устанавливается с помощью указания единиц измерения
товара, или же в денежном выражении, или в самом договоре может быть
определен порядок установления количества товара.
45
В договор с соглашения сторон могут быть внесены любые
дополнительные условия, которые не противоречат правовым нормам
законодательства, что позволяет ограничить произвол сильной стороны при
выполнении договора и способствует защите более слабой стороны.
Примерная структура договора может быть следующей:
1. Реквизиты договора (название договора, место и дата его заключения).
2. Преамбула, включающая название сторон и указание на то, что они
заключили настоящий договор.
3. Предмет договора.
4. Срок действия договора (в случае необходимости).
5. Права и обязанности сторон.
6. Расчеты сторон.
7. Ответственность сторон.
8. Разрешение споров.
9. Заключительные положения.
10. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.
11. Подписи сторон.
Как любая коммерческая деятельность, область договорных
взаимоотношений между поставщиками и покупателями товаров, все - таки
требует некоторого государственного регулирования, в том числе помимо
Гражданского кодекса РФ, законами, указами, постановлениями в области
ценообразования, государственных стандартов и требований к качеству товаров
и услуг, пресечением недобросовестной конкуренции или монопольной
деятельности, кроме того, установлением налоговых льгот, тарифов,
стимулированием отечественного производителя товаров, защитой внутреннего
рынка от нежелательной или недоброкачественной продукции иностранного
производства и т. п.
Договор является глобальной основой для дальнейшей документации,
сопутствующей процессу купли-продажи, в частности, такой как приходные
накладные, накладные на отпуск товара, платежные документы или банковские
выписки.
46
Входными данными для программы является информация с первичных
документов.
С приходной накладной должна вводится следующая информация:
поставщик;
наименования товаров;
количество;
цена.
С накладной на отпуск должна вводится следующая информация:
поставщик;
наименования товаров;
количество;
цена.
С платежных документов или банковской выписки должна вводиться
следующая информация:
наименование, обслуживающий банк, расчетный и
корреспондирующий счета плательщика/получателя;
сумма платежа;
назначение платежа.
2.2.3 Характеристика результатной информации
Выходными данными являются следующие документы, справки, отчеты:
сведения о наличии товаров;
перечень товарных накладных;
сведения об оплате за полученную, отпущенную продукцию;
сведения о заключенных договорах и, в частности, о просроченных
договорах;
сведения о дебиторской и кредиторской задолженности.