33
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Задача автоматизации призвана осуществить перевод бумажных носителей
информации в электронный вид.
В связи с большим спросом на рынке ПО появилось множество
специализированного программного обеспечения выполняющего данную задачу.
Здесь я рассмотрю самые распространенные на рынке продукты.
DIRECTUM — система электронного документооборота и управления
взаимодействием российского разработчика программного обеспечения,
повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных
областях их совместной деятельности. Система поддерживает полный жизненный
цикл управления документами. [18]
Система электронного документооборота DIRECTUM включает в
свой состав следующие модули:
Управление электронными документами.
Управление деловыми процессами
Управление договорами
Управление совещаниями
Канцелярия
Управление взаимодействием с клиентами
Базовые компоненты системы включают базовую серверную лицензию
системы и базовые клиентские лицензии пользователей на Базовые модули
(«Управление электронными документами» и «Управление деловыми
процессами»). [18]
Система также предлагает готовые решения для организации электронного
документооборота с контрагентами.
Ключевые особенности:
Автоматизированное делопроизводство
Номенклатура дел
Автонастройка замещения отсутствующего сотрудника
Организация процесса согласования
История работы с документом
34
Работа с внешней и внутренней корреспонденцией
DocsVision – система электронного оборота для предприятий различного
масштаба, предлагающая функции архивирования, делопроизводства, работы с
договорами и оперативного управления. Решение работает в вебе, что делает его
доступным с любых устройств, подключённых к сети.
Система предоставляет специализированные решения для различных
отраслей бизнеса, а также готовые интеграционные схемы на базе ECM/BPM
системы Docsvision. Разработчики позиционируют продукт как систему для
государственного сектора, банковского дела, области страхования, нефтегазовой
промышленности, коммерческого строительства, оборонно-промышленных и
агрокомплексов.
Инструменты архива подразумевают сканирование и распознавание текста и
отдельных документов, регистрацию штрих-кодов, структурированное хранение
контента. Опции управления документами позволяют производить согласование,
выдачу поручений и контроль исполнения задач. Официальные документы можно
регистрировать, расписывать по ним резолюции, а также автоматизировать
регламент обработки обращения клиентов согласно действующему
законодательству РФ. Платформа даёт возможность вести реестр договоров и
моментально находить нужную версию, обмениваться файлами и интегрировать
аккаунт с учётными системами. Функции оперативного управления
предусматривают совместную работу в группах без использования почты, в том
числе для организации совещаний и внесения правок в документацию. Опции
договорного документооборота включают в себя решения для работы с клиентами
и поставщиками: учёт и согласование смет, технических заданий и договоров с
возможностью пролонгации и контроля движения в бизнес-процессе.
Ключевые особенности:
Комплексная автоматизация управления
Специализированные отраслевые решения
Курсы для подготовки специалистов к работе в системе
Дополнительные компоненты при доплате
Возможно использование как на локальном сервере так и в виде веб сервиса
на стороны разработчика с абонентской платой.
35
СЭД ДЕЛО - система с набором функций для полноценного смешанного
(электронного и бумажного) документооборота. Система масштабируется в
соответствии с запросами администратора, не требует много ресурсов и
интегрируется с федеральными информационными каналами (ЕПГУ, МЭДО,
СМЭВ, АС "Обращения Граждан").
Программное обеспечение нацелено на компании различного масштаба,
которым необходимо организовать совещания руководства, рабочей группы либо
проектной команды. При этом нужные документы находятся на сервере
организации с назначенными правами доступа, и нет необходимости создавать
рассылку.
Опция "Поточное сканирование" позволяет осуществлять перевод
служебных документов, корреспонденции и обращений любого размера и
формата в электронный вид, а затем регистрировать их. Подсистема "Управление
процессами" даёт возможность согласовывать файлы, заранее программируя
маршруты адресатов, и контролировать исполнение в иерархических структурах.
Предусмотрена поддержка почтовых программ для регистрации из email, а также
отправка данных из интерфейса системы. С помощью отчётных форм сотрудник
может просмотреть информацию о статусе исполнения, а система оповещений
информирует об изменениях. Сервис предлагает функции поиска по файлам и
поручениям, в том числе полнотекстового поиска по содержанию.
Ключевые особенности
Регистрация и перевод документов в электронный вид
Контроль исполнения и отчётность
Интеграция с другими системами
Демо-версия по запросу
1С:Документооборот - система для автоматизации документооборота на
предприятии с возможностями совместной работы и управления бизнес-
процессами. Он помогает сократить сроки согласования, сохранить необходимые
файлы в постоянном доступе и проконтролировать дисциплину исполнения
выданных заданий. Программное обеспечение организует и регламентирует
управленческую деятельность, повышая её эффективность. Предусмотрены
мобильные приложения для Android и iOS.[16]
36
Система разработана для бизнеса любого масштаба, которые предпочитают
безопасную гибкую настройку и методологическую информационную поддержку
в программах для организации документооборота.
Решение предлагает функции полнотекстового поиска с условиями
морфологии, распознавание отсканированных документов, шифрование и
подписание с помощью ЭЦП. Работа с элементами договоров включает в себя
подготовку по заданному шаблону с автозаполнением реквизитов, регистрацию,
визирование, контроль пересылки либо возврата, автопродление и аналитику
результатов. Набор инструментов для управления документацией позволяет вести
учёт входящей и исходящей корреспонденции, создавать архивы документов и
контролировать исполнение поручений. Система предоставляет шаблоны
рассмотрения и согласования, опции назначения иерархии процессов, контроль и
анализ кампаний. Доступны обработка писем, их прикрепление к цифровым
документам, хранение истории переписки, выполнение задач напрямую через
email и общая адресная книга с возможностью добавления фотографий.
Участники могут воспользоваться общими и личными календарями, вести журнал
отсутствия, делегировать полномочия, подключать автоматический хронометраж
и аналитику трудозатрат. 1С:Документооборот позволяет проводить
множественные бесшовные интеграции и синхронизацию данных.[16]
Ключевые особенности
Управление документами и процессами
Учёт и аналитика данных проектов
Планирование рабочего времени
Сканирование, распознавание, сравнение и подпись
Полнофункциональный почтовый клиент
Инструменты совместной работы
Documentum - система для организации контента внутри компании. Вся
необходимая информация размещается в защищённом репозитории для удобства
поиска и использования. Технология автоматизирует и организует бизнес-
процессы для ускорения циклов, повышения эффективности и качества, а также
предоставляет интерфейс с опциями совместной работы и общения между
сотрудниками и клиентами.
37
Разработчики рекомендуют использовать программу в областях энергетики
и машиностроения, здравоохранения, финансовых услуг, страхования, сфере
науки и общественном секторе, в том числе госорганизациях. С помощью опций
сервиса можно снизить расходы на курьерские услуги и время на передачу
документов адресатам, что особенно пригодится крупным предприятиям с
широкой сетью филиалов в пределах города, страны или мира.
Система предоставляет функции распознавания и перевода бумажных
документов в электронный вид с последующим движением внутри организации,
визированием, согласованием и контролем исполнения. Автоматизация создания
и распространения сообщений в электронных форматах экономит время, расходы
на бумагу и почту. Она также устраняет ручные процессы, исключает
человеческий фактор и значительно сокращает время бизнес-цикла, повышая
уровень обслуживания. Технология Document Sciences упрощает жизненный цикл
контента, организует, контролирует и обеспечивает безопасный доступ.
Администратор вправе назначить уровни доступа к отдельным документам или
их группам, в том числе сделать их открытыми только для чтения. С помощью
Documentum можно управлять не только локальными файлами, но и контентом
веб-сайтов и корпоративных порталов, цифровыми медиаданными, проектами и
рабочими группами. Доступны контроль исполнения, регистрация входящей и
исходящей корреспонденции, формирование регламентированных и
аналитических отчётов. Файлы можно рассылать, определять и автоматизировать
процессы их прохождения. Платформа позволяет производить ретроконверсию
документов, управлять проектно-конструкторской документацией и создавать
архивы для больших объёмов данных.
Ключевые особенности
Управление документами и бизнес-процессами их обработки
Сканирование и распознавание
Распределение прав доступа
Контроль исполнения
Множественные интеграции
Любая из рассмотренных выше систем электронного документооборота
может быть выбрана для внедрения в ООО «Башкирская концессионная
38
компания». Принимая во внимание то обстоятельство что крупные бизнес
процессы уже автоматизированы с использованием платформы 1С то наиболее
подходящим вариантом является доработка конфигурации на платформе
программного обеспечение 1С:Документооборот.
В случае выше указанного варианта мы получим несколько преимуществ:
Используем единую платформу программных продуктов что облегчит нам
дальнейшее обслуживание.
Получаем знакомый для пользователей интерфейс что ускорит внедрение
продукта и обучение персонала;
Учитывая мой опыт внедрения различного рода программ на платформе 1С
и знание внутреннего языка программирования полученных во время работы в
компании 1С франчайзи я могу произвести разработку конфигурации своими
силами без привлечения сторонних организаций что снижает затраты на
внедрение;
С учетом уже приобретенных лицензий 1С (1С Сервер, рабочие места,
MSSQL) затраты необходимы только на приобретение самого продукта что по
сравнению с другими продуктами значительно выигрывает по стоимости
Сравнение функциональных возможностей приведено в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Сравнение систем электронного документооборота
Параметр
Documentum
[17]
DIRECTUM
[18]
DocsVision
[17]
«1С:Документо
оборот 8»
[16]
[17]
Дело
[17]
Интеграция
+
+
+
+
+
СУБД
Oracle
MS
SQL
MS
SQL
MS
SQL
MySQL
Отчеты и задачи
+
+
+
+
+
Генерация по шаблону
+
+
+
+
+
Пакетное формирование
+
+
+
+
+
Web
+
+
+
+
+
Работа Offline
-
-
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
+
+
+
39
Графический редактор бизнес-
процессов
+
+
+
+
+
Регистрация документов
+
+
+
+
+
Присоединение файлов
+
+
+
+
+
Создание документа по
шаблону
+
+
+
+
+
Создание документа на основе
существующего
-
-
+
+
+
Регистрация из электронной
почты
+
+
+
+
+
Регистрация из web-формы
+
-
+
+
-
Возможность потокового ввода
документов
+
+
+
+
Работа со словарями и
справочниками
+
+
+
+
Настройки шаблонов
регистрационных номеров
+
+
+
+
Формирование списка рассыпки
-
+
+
+
+
Изменение прикрепленных
файлов
+
+
+
+
+
Работа с проектами документов
+
+
+
+
+
Регистрация документа на
основе утвержденного проекта
-
-
-
-
+
Автоматическая выдача
напоминаний о нарушении
срока рассмотрения, о
приближении и нарушении
срока подготовки проектов
+
+
+
+
+
Возможность назначения
ответственного исполнителя по
документу
-
-
-
+
+
Возможность использования
промежуточных отчетов по
исполнению
-
-
-
+
+
Работа с версиями документов
+
+
+
+
+
Ведение папочной структуры
документов (номенклатуры дел)
-
+
+
+
+
Ведение личных папок
пользователя
+
+
+
+/-
+
Установление связи с другими
документами,
зарегистрированными в системе
+
+
+
+
+
Поддержка процедур
визирования документов
+
+
+
+
+
Поддержка процедур
согласования документов
+
+
+
+
+
Ведения листа согласования
+
+
+
+
+
40
Возможность выдачи
поручений и подпоручений
+
+
+
+
+
Автоматическое
протоколирование доставки,
получения и прочтения
сообщений в системе (на базе
внешней встроенной почтовой
службы)
+
+
+
+
-
Создание типовых маршрутов
движения документов
+
+
+
+
+
Обеспечение свободной
маршрутизации документов
-
+
+
-
-
Возможность отсрочки
исполнения
-
+
+
+
+
Механизмы контроля
исполнения документов
+
+
+
+
+
Рассылка уведомлении по
электронной почте
+
+
+
+
+
Рассылка документов на
ознакомление
+
+
+
+
+
Атрибутивный поиск
+
+
+
+
+
Поиск задач и поручений
+
+
+
+
+
Осуществление различных
видов поиска в одномзапросе
+
+
+
+
+
Подготовка журналов
регистрации документов
+
+
+
+
+
Создание отчётов по
исполнительской дисциплине
+
+
+
+
+
Построение отчётов по
результатам поиска
+
+
+
+
+
Экспорт отчетов во внешние
приложения
+
+
+
+
+
1С документооборот была выбрана для внедрения с учетом проведенного
анализа функционала и преимуществ описанных
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Внедряемое программное обеспечение должно обладать хорошей
масштабируемостью, возможностью интеграции и надежностью для обеспечения
хранения данных. Система также должна иметь возможность доработки без
привлечения дополнительных сотрудников, силами штатных ИТ специалистов.
41
Ожидается что система будет обладать такими свойствами, как понятный
интерфейс, работа в режиме веб-приложения для использования на компьютерах
без установки программного обеспечения, широкие возможности для
администрирования, возможность установки на существующую техническую
архитектуру.
Стратегия автоматизации характеризуется по следующими принципы:
По цели: область автоматизации и ее последовательность;
Способ автоматизации: по направлениям, участкам, кусочная
(хаотичная), комплексная;
Ограничения: временные, финансовые и т.д.;
Долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов которых придерживается предприятие;
Процедура управления изменениями плана;
Во главе автоматизации должна стоять бизнес-стратегия предприятия,
другими словами, автоматизация не должна превращаться в отдельный
процесс,развивающийся по своим собственным законам и правилам.
В процессе выбора стратегии автоматизации мы можем столкнутся с
некоторыми ограничениями, возникающими на нашем пути. К ним относятся
финансовые, временные, технические и ограничения, связанные с человеческим
фактором.
Финансовые ограничения — это факторы связанные с величиной
финансовых затрат которое компания готова потратить на автоматизацию.
Временные ограничения связаны с необходимостью обучения персонала и
затратами времени на внедрение и доработку.
Основным человеческим фактором является отношение сотрудников к
автоматизации или конкретному продукту.
На сегодня существуют две ключевых стратегии автоматизации: подгонка
существующего программного продукта под бизнес-процессы организации,
предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизация
уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей
развития организации-заказчика и ее долгосрочных экономических
возможностей.
42
Выбрать стратегию автоматизации предстоит из четырех способов, это
комплексная автоматизация, хаотичная автоматизация, автоматизация по
участкам или по направлениям.
Комплексная автоматизация подразумевает под собой одновременную
полную автоматизацию всех процессов предприятия
Под кусочной автоматизацией понимается приобретение информационных
средств без какого-либо плана, что не сможет оказать реальной польза
предприятию в целом, а также с большой долей вероятности приведет к большим
дополнительным затратам в дальнейшем.
Автоматизация по участкам применяется при автоматизации отдельных
частей предприятия, объединяемых набором выполняемых функций если
автоматизация участков дает возможность получить большой экономический
эффект, например, сокращения используемого персонала.
Автоматизацией по направлениям представляет собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности организации. В этом случае компания
получает автоматизацию работы отдельной службы, например, бухгалтерии.
Именно этот подход к автоматизации нам подходит больше всего так как мы
хотим автоматизировать именно отдельно взятое направление работы, а именно
документооборот организации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для автоматизации документооборота будем рассматривать четыре
существующих варианта приобретения программного обеспечения:
1. Покупка готового специализированного программного продукта.
2. Разработка собственного программного продукта своими силами.
3. Покупка программного продукта и дальнейшая доработка под
специфику работы компании.
4. Заказ разработки программного продукта сторонней организации;
Самым простым вариантом является покупка готового продукта, с учетом
того что данный вариант не требует больших затрат времени и усилий на