15
– Регистрировать отчетность, информация о которой заносится в базу
данных;
– Осуществлять быстрый и удобный поиск необходимых вариантов;
– Осуществлять проверку документов на дублирование;
– Осуществлять резервного копирования и восстановления данных;
Основным видом деятельности рассматриваемого учреждения является
предоставление государственных услуг с целью выполнения государственного
заказа.
Характеристика данного вида деятельности представлена на рис. 1.4.
Рисунок 1.4 Предоставление услуг в области составления и
организации исполнения бюджета муниципального образования
Слюдянский район далее район»
16
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 Декомпозиция процесса серверной поддержки
На данной схеме отображены основные подпроцессы. В качестве
входных потоков представлены:
Денежные средства
Муниципальное задание по исполнению бюджета
В качестве выходных потоков представлены:
Исполнение бюджета по расходам в части санкционирования
денежных обязательств и подтверждения исполнения денежных обязательств.
Отчетная документация.
Управляющими воздействиями являются такие, как требования
руководства, требования законодательства Российской Федерации, требования
положения о комитете.
В качестве механизмов обозначены персонал и различное используемое
оборудование. Процесс протекает в следующей последовательности:
Учет оборудования, сдаваемого в ремонт;
Непосредственный ремонт оборудования;
17
Оплата ремонта;
Подготовка отчетной документации
учрежденияуeee
.
В качестве комплекса задач автоматизации нас интересует блок учета
оборудования, сдаваемого в ремонт. Далее будет проведена декомпозиция этого
блока.
Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Схема, характеризующая процесс управления средствами бюджета ,
приведена на рисунке 1.6.
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса управления средствами
бюджета
В соответствии с представленной схемой, при получении
государственного муниципального заказа сдаче его в комитет и приеме
специалистами, проводятся следующие мероприятия:
раздельный учет имеющихся финансов;
определение типа заказа.
Наиболее часто в учреждение поступает государственное задание на
управление расходами бюджета.
18
Поэтому рассмотрим процесс учета расходами бюджета. Схема,
получившаяся в результате декомпозиции, представлена на рисунке 1.7.
Рисунок 1.7 Схема декомпозиции процесса учета
Таким образом, является довольно трудоемким и специалист в ходе
данного процесса может допускать ошибки, что впоследствии отрицательно
может сказаться на результате.
Задачей выделенной для автоматизации, является учет государственного
задания и его выполнения по управлению бюджетными средствами.
Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Основным документом в рассматриваемой задаче является
государственная заявка на выполнение госзаказа по управлению бюджетными
средствами, а также сопутствующие документы
Схема документооборота данных документов в процессе приема гос.
муниципального задания на рис. 1.8.
19
Рисунок 1.8 Схема документооборота при приеме гос.
муниципального задания учреждения
Существующий способ приема оборудования способ учета связан с
заполнением и оформлением большого количества бумажных документов,
вследствие этого с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с
большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На
сегодняшний день довольно затруднительно также получить сведения об
общем количестве заявок, проверить правильность и обоснованность приема
документов, а также оформления необходимых документов.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень
затруднительно.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице
1.1.
Таблица 1.1
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество за
рабочий день
Время
необходимое для
выполнения
одного действия,
Общее время,
минут
20
минут
Проверка
правильности
заполнения
10
5
50
Проверка
заявки
10
10
10
Проверка
обоснованности
10
20
200
Проверка
соблюдения
условий
предоставления
услуг
10
15
150
Заполнение
журнала учета
гарантийного
ремонта
10
5
50
Составление
акта приема
документов
10
10
100
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
Таким образом, при обработке только 10 заявок на гос. муниципальное
задания (по управлению бюджетными средствами)общий комплекс
необходимых мероприятий составляет около 11 часов, из-за чего для приема
необходимо содержать в штате несколько специалистов.
Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов,
делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть
непосредственную работу по решению проблем и выработке необходимых
мероприятии) не остается рабочего времени, что крайне неэффективно.
При автоматизации данного процесса предполагается сократить время
работы, а также снизить количество допускаемых ошибок.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
В случае использования вычислительной техники данный процесс
водится к внесению номера гос. заказа в базу данных, проверке обоснованности
гарантийного ремонта, поиск же информации будет производиться при задании
21
необходимых параметров автоматически, а формирование необходимых
документов также автоматически. В таблице 1.2 произведен расчет эффекта
внедрения.
Таблица 1.2
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое
для
выполнения
одного
действия,
минут
Общее
время,
минут
Проверка правильности
заполнения заявки
10
5
50
Проверка заявки
10
10
50
Проверка
обоснованности
10
2
100
Проверка соблюдения
условий предоставления услуг
10
15
20
Заполнение журнала
учета гарантийного ремонта
10
1
150
Составление акта
приема документов
10
1
10
Получение
статистической отчетности за
период (раз в неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников учреждения.
Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого
бизнес-процесса будут :
централизованное хранение данных
структуризация данных
более оперативная обработка данных
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран
сокращение времени оформления документов
22
Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В учреждении имеются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности;
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты
учреждения.
С целью более эффективного исполнения регламентов в комитете
настроена служба Active Directory на Windows Server 2003. Она позволяет
настраивать и контролировать информационную безопасность.
Настройку и поддержку информационной безопасности и защиты
информации осуществляет – узкий круг IT специалистов, IT отдела. Начальник
IT отдела отвечает за контроль и работоспособность информационной
безопасность и защиты информации.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2003, Active Directory:
а) права доступа (к операционной системе );
б) права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей к файловому серверу);
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на
программные продукты);
г) ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
Также ведется защита информационного Web-портала компании
учрежу
учреждения, используются средства защиты от внешних угроз:
- ежеквартальная смена паролей на доступ к управлению (cms) web
порталом
- ежеквартальная смена паролей на доступ к базам данных SQL
- ежеквартальная смена паролей на доступ к FTP серверу
23
- производится бекап (базы SQL, FTP файлов) 4 раза в месяц
В комитете
комиткое
производится постоянный мониторинг наиболее опасных
угроз информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Вирусы;
3) Халатность служащих;
4) Хакеры;
5) Аппаратные и программные сбои.
Руководитель it-отдела ведет ежедневный мониторинг своих
подчиненных и коллег, it-отдел контролирует права доступа к корпоративной
информации на сервере, производит мониторинг электронной почты
сотрудников, контролирует интернет канал путем закрытия доступа к
социальным сетям и личной почте.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
МКУ"Комитет финансов муниципального образования Слюдянский
район"
В современной разработке информационных систем все системы
относятся к автоматизированным системам управления (АСУ), при этом
достаточно часто используется общий класс АСУ технического обслуживания
и ремонта (ТОиР).
Программные продукты для управления проектами, которые временами
попадают в разряд систем управления ТОиР, нельзя назвать полноправными
решениями для управления ТОиР, поскольку они используются, главным
образом, для календарного планирования сроков проведения работ.
Решения в области автоматизации сервис-центров предназначены для
автоматизации планирования, управления и учета деятельности по
техническому обслуживанию и ремонтам оборудования. Их использование
особенно актуально для предприятий со значительным количеством
оборудования и высокими требованиями к его готовности, где в силу
24
необходимости обработки больших объемов данных значительно усложняются
задачи по планированию, подготовке и учету ремонтной деятельности.
Компьютерные системы управления ремонтами (Computerized
Maintenance Management Systems - CMMS) существуют уже более 20 лет. Их
логическим развитием являются современные интегрированные системы
управления основными фондами, которые предназначены для сокращения
затрат на обслуживание оборудования и повышение производительности
(коэффициента готовности).
Данные системы поддерживают следующие возможности:
Ведение регистра оборудования.
Регистрация технических данных, регистрация ремонта и
обслуживания оборудования.
Планирование и диспетчеризация наряд-заказов. Интеграция с
системой управления персоналом.
Отчетность о выполнении наряд заказов - объемы работ, рабочее
время, использованные материалы и понесенные затраты.
Полная регистрация всех финансово-хозяйственных операций (по
снабжению, складским операциям, проектным работам.)
Полная регистрация всех расходов на работы (материалы, время,
трудозатраты) и сравнение их с запланированными.
Управление складскими запасами - пополнение материалов на
основе потребностей наряд-заказов, заказов снабжения, запланированных
отпусков и уровней складских запасов.
Управление документооборотом - по меньшей мере, возможность
оперативного доступа к электронным документам, связанным с оборудованием,
наряд-заказами и регламентами проведения ремонтных работ.
Рассмотрим некоторые из существующих на рынке и наиболее
подходящих для автоматизации рассматриваемого процесса в учреждении.