6
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ............................................................................................................................ 8
Глава 1. Аналитическая часть .................................................................................... 12
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 12
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ................................. 12
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ......... Ошибка!
Закладка не определена.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ............... 22
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ............................................................................................................ 24
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ......................................................................... 24
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание .......................................................... Ошибка! Закладка не определена.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи ................................................................................................ 30
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации ............................................................................................................. 31
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» .......................................................................................... 31
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи .......... 31
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ...................... 36
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ........................................................................................................................ 38
1.4. Обоснование проектных решений ................................................................... 41
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению41
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 43
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .... 49
2. Проектная часть ........................................................................................................ 52
2.1. Разработка проекта автоматизации ................................................................ 52
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 52
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ......... 56
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ......... 58
7
2.2 Информационное обеспечение задачи ............................................................. 61
2.2.1 Информационная модель и её описание ................................................... 61
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ............................................................................................................. 61
2.2.3 Характеристика результатной информации .......................................... 67
2.3 Программное обеспечение задачи .................................................................... 69
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................... 69
2.3.2 Характеристика базы данных .................................................................... 71
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .. 76
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ........................ 79
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта .......................... 87
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности 87
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта..................... 88
Заключение ..................................................................................................................... 92
Список литературы ....................................................................................................... 94
8
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы обусловлена тем, что любое управленческое решение
постоянно опирается на информацию в служебном документе, для роста
эффективности управления в современной обстановке, нужно улучшение работы с
документами.
Организационная деятельность показывает себя в разработке и утверждении
организационно-правовых документов, заключающих в себя правила, нормы,
положения, устанавливающие статус организации, ее состав, структуру, численность и
служебный состав, функциональное содержание занятия организации в целом, ее
подразделений и работников, их права, обязанность, ответственность.
Для решения задач управления трудовым коллективом, создания и
качественного усовершенствования его численность можно только при наличии
безупречной системы информационного снабжения работы с кадрами, которая
содержит многочисленные информационные показатели, и неизбежно улучшается и
обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Законодательными и подзаконными акты регламентируют составление и
проведение кадровой документации. Обширный круг документов скрывается под
понятием «кадровая документация» или «документация по личному составу», которые
включают в себя сведения о работниках организации и деятельности кадровой службы:
индивидуальные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные
Организация трудовой деятельности с документами влияет на качество работы
аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
Успех управленческой деятельности зависит от того, насколько профессионально
ведется документация. Деловая информация представляется на разного рода вида
документов. 6 Доказано, что 80% от рабочего времени сотрудники организаций тратят
на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.
Управление документами становится одним из главных моментов
конкурентоспособности организации. Оно означает особую организацию работы с
документами и данными. Для снижения времени для поиска информации, повышения
точности и своевременности информации, необходимо правильно организовать
управление делами. Информация находящиеся в документах является основой
9
управления, его эффективность в значительной степени опирается на производстве и
потреблении информации. Качество управления зачастую определяется качеством
информации.
В современных условиях любое управленческое решение всегда базируется на
информации в служебном документе и для повышения эффективности управления
необходимо уделять достаточное внимание усовершенствованию работы с
документами.
В настоящее время электронный документооборот - действенное средство
повышения эффективности управления. Автоматизация документооборота стало не
просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а
необходимостью. Классический (бумажный) документооборот имеет ряд недостатков:
медленный поиск нужного документа, сложность контроля исполнения документа,
отслеживания движения документа на этапах его жизненного цикла, сложность
получения отчета о работе с документами, длительность согласования документов и
т.д. Внедрение систем электронного документооборота поможет организации
избавиться от недостатков бумажного документооборота и автоматизировать бизнес-
процессы, которые происходят в организации.
При внедрении системы электронного документооборота (СЭД) будут
достигнуты следующие цели:
1. Упорядочение и ускорение работы секретаря-делопроизводителя за счет
ведения делопроизводства по конкретной программе.
- Сокращение бумажного документооборота за счет перевода внутренних
управляющих документов в электронный вид;
- единого хранилища документов, без необходимости их копирования, для
использования несколькими сотрудниками.
2. Усиление контроля за исполнением поручений о выданных каждому
исполнителю заданиях за счет наличия полной информации, с учетом сроков и
результатов выполнения работ, повышение исполнительской дисциплины.
3. Рациональное распределение нагрузки и прозрачность работы сотрудников
за счет анализа выданных заданий и своевременности их исполнения.
4. Сокращение времени создания документов за счет использования типовых
шаблонов.
10
5. Сокращение времени поиска документов за счет единого
структурированного хранения документов.
6. Ускорение процесса документооборота за счет автоматического
перемещения документов между сотрудниками, возможности параллельной рассылки
документа.
7. Сокращение вероятности потерь документов за счет хранения документов в
едином электронном архиве, ведения регистрационных карточек на существующие
бумажные документы и существенного уменьшения движения бумажных документов.
8. Обеспечение безопасности документов (за счет исключения
несанкционированного доступа).
9. Снижение затрат на бумагу, оргтехнику.
10. Сокращение времени на обработку документов.
11. Облегчение выполнения требований серии стандартов ISO-9000
Таким образом, все вышеизложенное подтверждает актуальность выбранной
темы выпускной квалификационной работы.
Объектом исследования является ООО "Технопарк-центр".
Предмет исследования – процесс документооборота организации.
Целью выпускной квалификационной работы является автоматизация
документооборота организации ООО "Технопарк-центр".
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие
задачи:
1. Рассмотреть технико-экономическую характеристику предметной
области и предприятия;
2. Охарактеризовать задачи и обосновать необходимость их автоматизации;
3. Проанализировать существующие разработки и стратегию развития;
4. Обосновать проектные решения;
5. Разработать проект автоматизации;
6. Рассмотреть информационное и программное обеспечение задачи;
7. Привести контрольный пример для реализации проекта и его описание;
8. Обосновать экономическую эффективность проекта.
11
При написании выпускной квалификационной работы были применены такие
методы научного исследования, как изучение научной литературы по теме
исследования, нормативно-правовой базы, аналитический и сравнительный методы.
При написании дипломного проекта были изучены труды российских и
зарубежных авторов, монографии, научная и учебная литература, реферативная и
обзорная информация, периодические издания, электронные ресурсы, материалы
научно-практических конференций.
Структура данной работы состоит из введения, трех глав и заключения:
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы,
цель, объект, предмет, задачи и методы решения задач, раскрывает практическую
значимость работы.
В первой главе дипломного проекта представлены: технико-экономическая
характеристика предметной области и организации, анализ рисков информационной
безопасности, характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
совершенствования системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации в организации, выбор защитных мер
Во второй главе представлены: комплекс организационных мер обеспечения
информационной безопасности и защиты информации предприятия, комплекс
проектируемых программно-аппаратных средств обеспечения информационной
безопасности и защиты информации организации.
В третьей главе дается обоснование экономической эффективности проекта.
В заключении сформулированы основные результаты дипломного проекта.
12
Глава 1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
В данной выпускной квалификационной работе рассматривается деятельность
ООО "Технопарк-центр".
ООО "Технопарк-центр" зарегистрирована по адресу 111024, МОСКВА Г,
АВИАМОТОРНАЯ УЛ, 65, СТР.1. Генеральный директор организации Миропольцев
Максим Федорович. Основным видом деятельности компании является Торговля
розничная бытовыми электротоварами в специализированных магазинах. Размер
уставного капитала 3,45 млн. руб.
ООО "Технопарк-центр" присвоен ИНН 7715631511, КПП 772201001
1
.
ООО "Технопарк-центр" считается юридическим лицом, действует на
принципах полного хозяйственного расчета, пользуется всеми правами юридического
лица с момента государственной регистрации, имеет самостоятельный баланс, открыт
расчетный счет в учреждении банка, имеет круглую печать со своим наименованием и
реквизитами, угловой штамп.
Кратко охарактеризуем положения компании на основе анализ основных
технико-экономических показателей, с помощью которых осуществляется выявление
динамики развития показателей, характеризующих основные направления
хозяйственной деятельности предприятия.
Основные показатели деятельности предприятия представлены в таблице 1.
Таблица 1
Основные показатели деятельности ООО "Технопарк-центр" за 2016 – 2018 гг.
Показатели
2016г
.
2017г
.
2018г
.
Отклонение
Темп роста, %
2018/201
6
2018/201
7
2018/201
6
2018/201
7
1. Выручка от
продажи
товаров,
продукции,
услуг, тыс. руб.
3846
3012
2755
-257
-1091
91%
72%
2.
Себестоимость
проданных
3736
471
241
-230
-3495
51%
6%
1
https://www.list-org.com/company/4577575
13
товаров, работ,
услуг, тыс. руб.
3. Прибыль от
продаж, тыс.
руб.
110
441
655
214
545
149%
595%
4.
Среднегодовая
численность
персонала, чел.
7
5
5
0
-2
100%
71%
5. Фонд оплаты
труда, тыс. руб.
139
117
132
15
-7
113%
95%
6. Затраты на 1
руб. работ, тыс.
руб./тыс. руб.
(п.2/п.1)
0,97
0,16
009
-007
-088
56%
9%
7. Выработка на
одного
рабочего, тыс.
руб./чел.
(п.1/п.4)
549,4
3
602,4
0
551,0
0
-51,40
1,57
91%
100%
8. Средняя з/п,
тыс. руб./чел.
(п.5/п.4)
19,86
23,4
26,4
3
6,54
113%
133%
9.Рентабельнос
ть продаж, %
(п.3/п.1) х100
2,86
14,64
23,77
9,1
20,9
162%
831%
По данным из таблицы 1 видно, что выручка от продаж с каждым годом падает
по отношению к отчетному периоду, произошло снижение на 9% в соответствии с 2017
г., что свидетельствует о сокращении объема продаж.
Себестоимость ООО "Технопарк-центр" на конец 2018 г. составляет 241 тыс.
руб., по сравнению с прошлым годом себестоимость снизилась на 49%, а по
отношению к 2016 г. себестоимость снизилась на 94% или 3495 тыс.руб. В целом
динамика себестоимости имеет положительную тенденцию. Что касается прибыли от
продаж, то она увеличилась в отчетном году на 50% по сравнению с прошлым годом и
составляет 655 тыс.руб. в соответствии с более быстрыми темпами снижения
себестоимости, а по отношению к 2016 г. увеличилась почти в 6 раз.
По отношению к отчетному периоду наблюдаем снижение затрат на рубль
реализованной продукции в силу превышающего темпа роста объемов продаж над
темпом роста себестоимости продукции. Таким образом, имеется ухудшение
соотношения данных показателей за период 2016-2018 гг.
14
В итоге затраты на 1 рубль реализованной продукции и работ уменьшились на
0,88 коп. Выработка на одного рабочего снизилась на 9% по отношению к
предыдущему отчетному периоду, однако в целом за период 2016-2018 гг. она
стабильна. Средняя заработная плата растет, в отчетном периоде она составляет 26,4
тыс рублей, что выше на 13% предыдущего отчетного периода. Однако, стоит
отметить, что рост средней заработной платы опережает рост производительности
труда, поэтому можно говорить о наличии недостатков в организации труда и
производства.
Рентабельность продаж имеет тенденцию увеличения, что может быть
следствием либо роста цен при постоянных затратах на реализацию товаров (оказания
услуг), либо снижения затрат на реализацию при постоянных ценах, то есть о снижении
спроса на товары предприятия, а также более быстрым ростом цен чем затрат.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды
влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления.
Организационная структура предприятия – это совокупность звеньев
(структурных подразделений) и связей между ними. Организационная структура
регулирует:
разделение задач по отделениям и подразделениям;
их компетентность в решении определенных проблем;
общее взаимодействие этих элементов.
На рисунке 1 представлена организационная структура головного офиса ООО
"Технопарк-центр".
Генеральный директор
15
Рисунок 1. Организационная структура ООО "Технопарк-центр"
Организационная структура ООО "Технопарк-центр" является линейной.
Заместитель директора координирует деятельность вспомогательных служб, к
которым относятся служба охраны, электрики, штаб водителей-экспедиторов.
Отдел кадров находится в подчинении заместителя директора. Занимается тем,
что осуществляет работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и
специалистов, формированию стабильно работающего трудового коллектива,
созданию кадрового резерва, а также по организации системы учета кадров.
Сотрудники отдела кадров осуществляют поиск новых сотрудников по запросам
из всех подразделений компании, а также ведут учет личной и служебной информации
о каждом сотруднике фирмы и других важных данных. Подготовка всех документов на
прием или увольнение также производится этим подразделением.
В служебные обязанности сотрудника этого отдела включены:
• Подготовка кадровой политики и кадровой стратегии компании;
• Реализация деятельности подбору, отбору и расстановке кадров по оценке их
квалификации, личных и деловых качеств;
Отдел кадров
Отдел транспорта и
логистики
IT отдел
Бухгалтерия
Отдел закупок
Заместитель директора
Диспетчеры
Механики
Отдел разработки,
тестирования и
безопасности
Служба
поддержки