26
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью
входов (Входящая корреспонденция, Исходящая корреспонденция), выходов (Отчеты),
управления (Правила документооборота) ресурсов (Делопроизводитель).
Исполнителями процесса являются Делопроизводитель.
Выполняя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рисунке 5.
В результате исследования входящего документа, в основном, формируется
внутренний документ, исходящий документ, а поступивший документ отправляется на
хранение.
Рисунок 5. Декомпозиция процесса учета документов
Документы, поступившие в отдел, принимаются сотрудником.
Документы, поступающие в подразделение, проходят:
- первичную обработку;
- регистрацию;
- оформление;
- передачу на исполнение.
В результате появляются такие проблемы, как доставка недостоверной
информации, нарушение сроков ее доставки, потеря данных, что в свою очередь
приводит к задержкам в составлении отчетности и замедлению работы всей
организации, а также возникновении ошибках в ней.
Большой объем информации, обрабатываемых в ООО "Технопарк-центр",
обеспечивает возможность затрачивать соответствующее время и рабочие ресурсы на
27
обработку, контроль и исполнение документов. В этой связи необходимо снизить
затрачиваемые средства с целью оптимизации деятельности всей инспекции.
Помимо этого, внедрение системы обеспечивает возможность наиболее
оперативно и с высокой точностью следить за оборотом конкретного документа на
предприятии.
1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной
техники для решения задачи
Многие бизнес-процессы в ООО "Технопарк-центр" автоматизированы,
однако при этом их сопровождают сопутствующие документы и договора в
электронной и печатной форме, которые не объединяются с прочими процессами и
материальными потоками в единую информационную систему. Отсутствие интеграции
между бизнес-процессами, документами и материальными потоками приводит к ряду
проблем, среди которых
6
:
- несоответствие реального состояния материальных движений документам;
- незафиксированные в документальном виде изменения в материальных
потоках и процессах;
- долгий поиск документов по различным подразделениям;
- дублирования и неточности, большая вероятность допущения ошибок и
различных несоответствий;
- отсутствие единого представления состояния дел и сложность
прогнозирования и принятия решений в процессе управления;
- непрозрачность бизнес-процессов разработки, утверждения, согласования и
контроля исполнения договоров.
Сотрудник, в основном, затрачивает довольно много времени на поиск нужных
ему документов (как показывает статистика на это уходит около 40% рабочего
времени) или воссоздание заново документов, которые существуют «где-то в
компании» (такое происходит в 70% случаев). При такой сильной «разбросанности»
информации и документов довольно трудно обеспечить их целостность, безопасность
и непротиворечивость
7
.
6
Аглицкий И. Автоматизация управления предприятием, 2016. – 310с. (3).
7
Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.:ЮНИТИ, 2017.
– 125с. (1).
28
Далее проведем расчеты, с помощью которых можно оценить эффективность
внедрения, автоматизированного систем для работы с клиентами.
Предположим, что на протяжении рабочего дня сотрудник обрабатывает
примерно 30 документов. Результаты расчета ожидаемого эффекта от внедрения
систем автоматизации представлены в таблице 2. Время представлено с учетом за
рабочий день.
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения автоматизационных систем
Действие работника
делопроизводства
Время, которые
затрачивается при
базовой технологии/
мин
Время, которое
затрачивается по
предлагаемому
варианту/мин.
Оформление
30–40
5–10
Регистрация документа
35
3
Передача исполнителю
30
3
Исполнение документа
30
5
Проверка
10
7
Резолюция
20
10
Итого, минут:
145
31
Таким образом, при действующей системе на совершение представленных в
таблице действий нужно потратить примерно 3 часа. При внедрении данной системы
данное время уменьшится до 31 минуты, т.е., в несколько раз.
Схема документооборота представлена на рисунке 6.
Внедрение автоматизированной системы документооборота обеспечивает
возможность избежать многих ошибок, которые часто возникают при передаче,
хранении и обработке документов, а также существенно укорить данные процессы, что
в свою очередь приведет к значительной экономии рабочего времени работников, а,
значит, к повышению общей эффективности деятельности предприятия
8
.
8
Бородакий Ю. В., Лободинский Ю. Г. Информационные технологии: Методы, процессы, системы / Ю.В.
Борода¬кий, Ю.Г. Лободинский. – М.: Радио и связь, 2014. – 371 с.
29
Рисунок 6. Схема документооборота
Помимо этого, автоматизация электронного документооборота предоставляет
следующие преимущества
9
:
- физическое освобождение места;
- сокращение расходов на копирование документов;
- снижение расходов на доставку информации в бумажной форме;
- снижение расходов на ресурсы: оборудование; и человеческий капитал -
снижение расходов на бумагу;
- увеличение продуктивности работы: быстрое проведение работ, повышение
общего числа выполняемых работ, улучшение работы с информацией / записями
(документами, которые имеют юридические обязательства), возможность проведения
новых видов работ или исполнения работ по другому.
9
Современные методы и средства проектирования информационных систем, Вендров А.М., 2017. – 400с. 15).
30
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения. Основной организационной
мерою является использование и строгое следование положений, указанных в политике
безопасности предприятия
10
.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц используется
система контроля и управления доступом. Одновременно система доступа выполняет
и функции системы контроля прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя
данные об авторизации магнитных карт.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие места
сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия. Первому доступны просмотр
изображений с видеофонов и просмотр статистики работы считывателей,
администратор же полностью управляет системой.
В системе обеспечения безопасности используются следующие мероприятия
11
:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня они
убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание паролей
токенов. Пароли генерируются администратором безопасности, выдаются
10
Смоленцева Л.В. Анализ подходов к созданию информационных систем для экономистов // Экономика и
социум. - 2014. - №4-6 (13). - С. 69-74.
11
Зегжда, Д.П. Основы безопасности информационных систем / Д.П. Зегжда, А.М. Ивашко. - М.: Горячая линия
- Телеком, 2017. - 452 c.
31
пользователю под роспись и хранится им также как и другая конфиденциальная
информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность и
фамилия сотрудника.
Так же системный администратор компании регулярно делает резервное
копирование (бэкапы) всей информации. Резервное копирование нужно делать
регулярно, перед каждой операцией, подразумевающей вмешательство в работу
компьютера. Например, перед переустановкой операционной системы или
обновлением программного обеспечения
12
.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В качестве возможных видов программных продуктов, которые могут подойти
для решения поставленной задачи рассмотрим информационные системы для
организации электронного документооборота (СЭД).
Первый программный продукт – система Directum от одноименной компании.
Система электронного документооборота DIRECTUM обладает расширенным
функционалом, позволяющим автоматизировать работу канцелярии и закрыть более 20
прикладных задач коммерческих и государственных заказчиков. Сегодня 100%
документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% документов
распечатывается (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Это априори
неэффективный формат взаимодействия с контентом.
СЭД Directum - современная система, позволяющая значительно повысить
эффективность работы всех подразделений организации как в своей области, так и в
рамках совместной деятельности. Система управления Directum полностью
обеспечивает электронное управление документами, органично взаимодействуя с
традиционным «бумажным» делопроизводством.
Внедрение Directum в жизнедеятельность любого предприятия проходит легко
и быстро благодаря возможностям системы:
12
Ипатова, Э.Р. Методологии и технологии системного проектирования ИС: учеб. пособие для вузов / Э.Р.
Ипатова, Ю.В. Ипатов. – М.: МПСИ, Флинта, 2014. - 272 с
32
- Управление электронными данными
Создавать, искать и хранить неструктурированные документы MicrosoftWord,
MicrosoftExcel, MicrosoftVisio, CorelDraw легко. Информацию можно структурировать
по папкам, открывать или ограничивать доступ к ней, отслеживать работу с
документами.
- Управление производством
Система позволяет «выдавать» электронные поручения, контролировать их
исполнение, обеспечивая легкость взаимодействия между различными отделами и
сотрудниками.
- Управление договорами
СЭД Directum упрощает процессы поиска, анализа, редактирования,
согласования и контроля договоров.
- Управление совещаниями
С помощью системы упрощается процедура подготовки и проведения рабочих
встреч. Легко согласовываются место и время совещания, состав участников,
формируются протоколы, отслеживается процесс исполнения решений.
- Работа с Заказчиками
Directum облегчает ведение единой клиентской базы, позволяет сохранять
историю встреч, переписки с партнерами, цены предыдущих контрактов, с указанием
стоимости единицы товара/услуги. Система помогает планировать маркетинговые
мероприятия, анализировать эффективность маркетинговых воздействий.
- Канцелярия
СЭД незаменима при регистрации документов, ведении номенклатуры дел, для
контроля над местонахождением бумажных документов, организации обмена
электронными данными.
- Входящая документация
Система упрощает и систематизирует работу крупных предприятий и
государственных учреждений со входящей документацией от частных лиц в рамках ФЗ
№ 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
- Управление показателями эффективности
Информационная система Directum позволяет обеспечивать оперативный
контроль над бизнес-процессами по заложенным показателям эффективности.
33
В настоящее время на базе системы управления Directum разработано более 60
решений для предприятий. Каждое из них представляет собой продукт,
подготовленный для быстрого внедрения. Платформа позволяет доработать любое
решение под потребности конкретного заказчика.
Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в
опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных
стилей в описи документа.
Пример интерфейса системы Directium приведен на рисунке 7.
Рисунок 7. Скриншот интерфейса системы Diectium
Следующий программный продукт – система ELMA.
ELMA ECM+ — это решение для построения электронного документооборота
в организации на BPM-платформе. Сочетая процессный подход и технологии
управления контентом (ECM), решение дает возможность полноценно управлять
движением информации в компании, не привязываясь к документу в классическом
понимании.
Это отличает ELMA ECM+ от классической СЭД, которая фиксируется
на жизненном цикле документа и ограничивается традиционными процессами
делопроизводства.
Приложение ELMA отличается простым в использовании и понятным
интерфейсом.
34
Данное приложение имеет обычный интерфейс файлового хранилища, который
подойдет даже пользователям без большого опыта применения компьютеров.
Скриншот интерфейса системы ELMA приведен на рисунке 8.
Рисунок 8. Скриншот системы ELMA
Следующий программный продукт, который будет рассмотрен -
OptimaWorkFlow.
OPTIMA-WorkFlow - комплексная платформа для создания
автоматизированных систем управления документами.
OPTIMA-WorkFlow может автоматизировать документооборот и бизнес-
процессы компании различного масштаба любой отрасли. Сегодня с системой
работают такие организации, как Федеральная таможенная служба России,
ТрансКонтейнер, Сибур, Газпром трансгаз Санкт-Петербург, Газпром добыча
Оренбург, Лукойл-Информ, Государственно-правовое управление при Президенте РФ,
ФССП России, МВД России, РОСПАТЕНТ и УКРПАТЕНТ, Верховная Рада Украины,
Государственное управление делами Украины и многие другие.
35
Основные преимущества:
открытая архитектура, применение самых современных технологий и
промышленных стандартов;
гибкость, функциональная полнота и масштабируемость платформы;
наличие типовых (коробочных) решений;
высокая степень соответствия требованиям MoReq2;
полнофункциональный Web-клиент;
возможность создания территориально-распределенных систем;
применение ЭЦП для указания авторства и обеспечение юридической
значимости документов, резолюций и решений по документам;
потоковое сканирование, распознавание, полнотекстовый поиск, штрих-
кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов;
работа с различными СУБД и СХД (Microsoft SQL Server, Oracle Database,
EMC Centera);
простые и не требующие привлечения разработчика визуальные средства
настройки и адаптации решений на платформе OPTIMA-WorkFlow;
удобный, настраиваемый, многоязычный интерфейс;
постоянное совершенствование платформы, развитые программы
обучения и поддержки пользователей и эксплуатационного персонала;
репутация Optima — надежного партнера и разработчика платформы
OPTIMA-WorkFlow, одного из крупнейших технологических холдингов России.
Скриншот интерфейса системы Optima-WorkFlow приведен на рисунке 9.