11
Оглавление
Введение………………………………………………………………………………...13
I.Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности……………………………...16
1.1.2. Организационная структура управления предприятием………………………17
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС на предприятии………………...23
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов………………………………………………………………………..26
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание…29
1.2.3.Обоснования необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи………………………………………………………………………….30
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
Информации…………………………………………………………………………….31
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи и выбор
технологии проектирования……………………………………………………………39
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи………………………..40
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи……………………………………………………………………………………41
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по техническому обеспечению…………....46
1.4.2.Обоснование проектных решений по программному обеспечению…………...51
1.4.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению……...57
II. Проектная часть
2.1 Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации……………………………...66
12
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание………………..68
2.1.3.Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения..
информационной безопасности и защиты информации……………………………...69
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание………………………………………...72
2.2.2.Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации……………………………………………………………………………..88
2.2.3. Характеристика результатной информации……………………………………90
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога……………………...90
2.3.2. Характеристика базы данных……………………………………………………96
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей…………..101
2.3.4. Описание программных модулей……………………………………………...101
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание………………...102
III. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1.Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности……………………………………………………………………….104
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта……………...107
5. Заключение…………………………………………………………………………113
6. Список использованной литературы…………………………………………...115
13
Введение
Сегодня современная жизнь, здравоохранение, производство и другие сферы
деятельности не могут обойтись без использования информационных технологий,
так как каждое направление требует обработки больших объемов информации и
информационных услуг. Наиболее оптимальным и универсальным инструментом
обработки информации считается компьютер, который используется как усилитель
интеллектуальных способностей человека.
Благодаря информационным технологиям можно управлять большими
потоками информации с использованием компьютерных технологий. По сути, IT-
это сложные технологические и инженерные технологии, которые необходимы для
организации жизни в современном обществе. Он может обрабатывать информацию,
хранить и передавать ее на большие расстояния за короткое время. (4.)
Каждый современный человек может назвать ряд преимуществ
информационных технологий. Кроме того, трудно назвать даже одну область, где не
внедрена такая технология. Это и важные производственные процессы,
обеспечивающие жизнедеятельность человека и любой спектр услуг и досуга.
На данный момент, довольно сложно представить, что всего 50 лет назад люди
не были так зависимы от компьютерных технологий и глобальной сети как сейчас.
В то время вся необходимая информация для людей просто хранилась в
библиотеках, и постепенно они приобретали опыт и знания в определенной области,
и естественно становились настоящими профессионалами своего дела. Но для этого
потребовалось очень много времени, что порой очень ценно. Теперь сравните
Текущее время, где все намного проще и быстрее. Если вас интересует какая-либо
информация, Вы сразу включаете свой компьютер и начинаете искать ее в
Интернете, и вероятность того, что вы ее найдете ровная почти на 100 процентов.
Информация стала гораздо доступнее, чем раньше. Если начать говорить о том,
когда появился Интернет, то можно сказать, что его появление было не так давно, а
его популярность начала стремительно расти лишь 15 лет назад. Конечно, раньше
Интернет уже существовал, но был доступен не всем людям. Самое интересное, что
банальная поговорка, «кто владеет информацией, тот владеет миром " очень удачно
описывает текущее положение дел. От своевременно полученной информации во
14
многом зависит процветание и стабильность не только крупных корпораций, но и
целых стран.
Невозможно представить, что такие огромные объемы информации, которые
сегодня передаются каждую секунду с одного конца света на другой, могут
передаваться через традиционное аналоговое соединение.
Сегодня на роль исполнительного и пунктуального почтальона взяли
Информационные технологии.
Нравится нам это или нет, но преимуществами информационных технологий
мы пользуемся ежедневно и ежечасно – оплачиваем покупки при помощи кредитной
карты, при покупке билета на поезд или просто для ответа на телефонный звонок.
Информационные технологии проникли во все сферы современной жизни,
начиная от геополитики и макроэкономики, и заканчивая лежащими в кармане
мобильными телефонами, и сегодня обойтись без этих технологий уже невозможно.
Мы становимся настолько зависимыми от них, что порой просто страшно
представить, как мы ладили, например, без Интернета, телефона или телевидения.
Эти вещи являются неотъемлемой частью жизни любого человека. И никто не может
сказать, хорошо это или плохо, у каждого свое мнение по этому поводу. Но глядя на
все это, мы должны понимать, что современные технологии должны использоваться
только на благо и конкретные цели. Только тогда можно смело сказать, что новые
технологии всегда хороши для современного человека. (2.)
Целью ВКР является определение эффективности внедрения системы
электронного документооборота (СЭД) на предприятии.
Система электронного документооборота (СЭД) —организационно-
техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и
распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
-исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и
способов их внедрения с целью совершенствования документооборота;
-рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области
электронного управления документацией;
-классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
15
-разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной
системы управления документацией;
-внедрение корпоративной системы электронного управления документацией
в рамках данного предприятия;
-анализ полученных результатов.
Объект исследования - ООО «АКП-ТЕХНО».
Предмет исследования - использование программы PayDox для организации
электронного документооборота.
16
I. Аналитическая часть
1.1.Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Компания ООО «АКП-ТЕХНО» – российский производитель алюминиевых
композитных панелей для вентилируемых фасадов зданий и рекламных
конструкций, компаундов, а так же дистрибьютор керамического гранита и
терракотовых панелей для вентилируемых фасадов. Компания является
абсолютным лидером своего сегмента на строительном рынке, в качестве продукции
которого уверены миллионы клиентов по всей России. Представляя собой яркий
пример российского производителя, работающего в сегменте сложных
корпоративных продаж строительного рынка. Компания была основана в 2002 году.
ООО «АКП-ТЕХНО» имеет свой собственный департамент по разработке и
внедрению новых технологий, владеет патентами и техническими свидетельствами.
Российский капитал, внедрение современных технологий, международная
кооперация, работа с покупателями на основе личных контактов – все это составляет
основу для активного развития компании.
В настоящее время в компании работают около 1 тысячи человек.
Главными технико-экономическими свойствами объекта управления
организацией являются: цель и результаты деятельности, продукция и услуги,
основные этапы и процессы рассматриваемой деятельности, используемые ресурсы.
Технико-экономические характеристики деятельности предприятия
приведены в таблице 1.
17
Таблица 1.
Технико-экономические характеристики деятельности предприятия
№ п/п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя на
2017 год
1
Выручка (доход)
4 171 529 211
2
Себестоимость
3 324 752 920
3
Валовая прибыль
64 972 777
4
Численность работников в среднем за период (чел.)
1 000
5
Среднемесячная заработная плата 1 работника (
руб.)
50 000
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Организационная структура управления представляет собой особый состав
зависимых подразделений или отдельных должностей, выполняющих
управленческие функции. Эта структура чаще всего изображается в виде схемы,
которая показывает взаимосвязь и подчиненность структурных подразделений.
Иными словами, организационная структура управления - это совокупность
функциональных и специализированных подразделений, которые связаны между
собой в процессе разработки, обоснования, реализации и принятия управленческих
решений.
Организационная структура управления на многих предприятиях построена
на основе того, что было разработано в начале ХХ века. Исходя из
сформулированных принципов, эту структуру стали называть бюрократической или
иерархической структурой. Одним из наиболее распространенных типов такой
структуры является линейная структура, которая указывает на то, что во главе
структурного подразделения должен находиться один руководитель. Руководитель
должен обладать всеми полномочиями, а также осуществлять единое управление
18
своими работниками, выполнять все управленческие функции. Таким образом,
линейная организационная структура управления – это такая структура, где каждый
подчиненный имеет только одного руководителя, через которого проходят все
нужные команды. При этом само руководство подчиняется тому руководителю,
который стоит выше его уровня.
Линейная структура, как и все другие типы конструкций, имеет свои
преимущества и недостатки. Основными преимуществами являются:
- строгое соблюдение взаимоотношений;
- существенное повышение ответственности;
-осуществление быстрой работы функциональных исполнительных
подразделений по указаниям вышестоящих подразделений.
Наиболее существенными недостатками являются:
- оперативные проблемы, например, текучка кадров;
- высокая зависимость от квалификации сотрудников, от их деловых и
личных качеств;
- небольшая гибкость, а также адаптивность к изменившейся ситуации.
На данный момент существует 3 основных структур управления - целевое,
линейное и функциональное. Функциональная организационная структура
управления, как и линейная, имеет штатного менеджера и отделы. Линейная
структура направлена на такую работу, которая осуществляется вдоль линии от
самого верха к низу. Но линейное управление не может самостоятельно решать
проблемы, связанные с экономическими, конструкторско-технологическими и
снабженческими проблемами. И в этом случае может понадобится функциональное
руководство, которое обеспечит проведение работ. (7).
Во главе предприятия ООО «АКП-ТЕХНО» стоит генеральный директор.
Генеральный директор - осуществляет руководство в организации ООО
«АКП-ТЕХНО»: организует работу предприятия, издает приказы и распоряжения,
назначает на должности работников аппарата управления и увольняет их в
соответствии с действующим законодательством.
Коммерческий директор - мобилизует, контролирует и нацеливает персонал
компании на получение максимальной прибыли.
19
Исполнительный директор- организует работу и эффективное взаимодействие
всех структурных подразделений компании, участвует в разработке стратегии
развития компании, проводит оперативный финансовый и экономический анализ
деятельности компании, отвечает за выполнение всех приказов генерального
директора, отвечает за соблюдение трудовой дисциплины, выполнение приказов и
распоряжений.
Отдел маркетинга - занимается рекламой выпускаемой продукции, изучает
спрос покупателей готовой продукции предприятия.
Отдел снабжения - осуществляет своевременное поступление сырья и
материалов для производства, обеспечивая их хранение на складах.
Отдел сбыта - несет ответственность за своевременную поставку готовой
продукции.
Отдел экономики и финансов. Осуществляет контроль над материальными и
денежными средствами предприятия. Руководит расходами, кассовыми и
банковскими операциями. Распределяет денежные средства. Координирует работу
сотрудников бухгалтерии и контролирует все вопросы, решаемые бухгалтерией.
Бухгалтерия - осуществляет учет хозяйственных операций, определяет
фактическую себестоимость готовой продукции и другие функции. Во главе
бухгалтерии стоит главный бухгалтер.
Юридический отдел - отвечает за предоставление юридических услуг и
консультаций компании, ее подразделениям и сотрудникам. Отдел сталкивается с
большим числом различных правовых вопросов. Эти вопросы включают в себя:
развитие бизнеса, управление контрактами, претензии клиентов к компании за
ущерб и дефекты продукции, судебные разбирательства, Трудовое право, вопросы
продажи и аренды, взыскание долгов, банкротство, судебное преследование и
многое другое. Все эти действия создают рабочий процесс юридического отдела.
Если посмотреть на рабочий процесс в целом, то можно увидеть следующие
основные функции юридического отдела: предоставление юридических
консультаций и рекомендаций, судебное преследование в судах и ведение судебных
дел, подготовка и составление документации.
20
Отдел контроля качества. Его основные функции-обеспечение выпуска
предприятием качественной и конкурентоспособной продукции.
Отдел кадров - занимается приемом и увольнением работников предприятия,
контролирует соблюдение режима рабочего дня и трудовой дисциплины, ведет
табельный учет рабочего времени. Отдел кадров отвечает за наем и обучение
сотрудников. Отдел занимается всеми вопросами, которые затрагивают персонал
компании. Отдел кадров возглавляет профессионал, называемый менеджером по
персоналу или директором по персоналу. Отдел отвечает за проведение
собеседований с кандидатами и отбор кандидатов, обладающих достаточной
квалификацией для работы. Отдел является ответственным за обработку
продвижения по службе и переводов сотрудников.
Все кадровые документы подготавливаются и ведутся отделом кадров
компании, в обязанности отдела входит обеспечение здоровой и безопасной
окружающей среды для работников.
Отдел информационных технологий – осуществляет контроль состояния и
безопасности сети и сетевого оборудования, назначение пользователям сети прав
доступа, обеспечение бесперебойного функционирования системы и оборудования
и принятие оперативных мер по устранению возникающих в процессе работы
нарушений, установка, настройка и управление программными и аппаратными
системами компании.
Моя практика проходила в Отделе информационных технологий. Подробнее
хочу остановиться на организационной структуре отдела, где я проходил
преддипломную практику и для которого планируется разрабатывать проект, а
также на основных целях, задачах и функциях Отдела информационных технологий.
Отдел информационных технологий.
Во главе отдела ИТ стоит руководитель отдела.
Задачи Отдела ИТ: разработка и внедрение проектов совершенствования
технологичного управления Компанией, экономия средств Компании за счет
применения высокотехнологичных систем управления, выявление и оперативное
устранение перебоев в работе оборудования и пользователей.
Функции Отдела ИТ: