21
Исследование систем управления, порядка и методов планирования и
регулирования Компании с целью определения возможности их формализации и
целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный
режим.
Анализ и изучение проблем обслуживания автоматизированных систем
управления Компании и ее подразделений, участие в составлении технических
заданий по созданию автоматизированных систем управления Компанией.
Подготовка планов проектирования и внедрения автоматизированных систем
управления Компанией и контроль за их выполнением, определение задач, их
алгоритмизация, увязка организационного и технического обеспечения всех
автоматизированных систем управления Компанией.
Контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования, назначение
пользователям сети прав доступа.
Обеспечение бесперебойного функционирования системы и оборудования и
принятие оперативных мер по устранению возникающих в процессе работы
нарушений.
Установка, настройка и управление программными и аппаратными системами
Компании.
Разработка и проектирование технологических схем обработки информации
по всем задачам автоматизированной системы управления Компанией и
технологических процессов обработки информации при помощи средств
вычислительной техники.
Руководство разработкой инструкций, методических и нормативных
материалов, связанных с информационным обеспечением автоматизированных
систем управления производством (кодирование сырья, материалов, готовых
изделий, деталей, сборочных единиц, подготовка необходимых справочников и т.п.).
Организация подсистемы нормативно-справочной информации.
Обеспечение правильности переноса исходных данных на машинные
носители.
Установка, отладка, опытная проверка и ввод в эксплуатацию комплекса
технических средств автоматизированных систем управления Компанией.
22
Контроль за своевременностью поступления первичных документов,
предусмотренных системой, правильностью их оформления, передачей в
соответствующие подразделения информации, обработанной при помощи средств
вычислительной техники.
Анализ и учет случаев отказа системы.
Разработка и проведение мероприятий по повышению качества и надежности
автоматизированных систем управления Компанией.
Модернизация применяемых технических средств.
Совершенствование организации и методов подготовки задач по
алгоритмизации с целью сокращения сроков и стоимости проектирования
автоматизированных систем управления Компанией.
Оказание методической помощи подразделениям Компании в подготовке
исходных данных для автоматизированных систем управления.
Контроль за своевременным оформлением в установленном порядке и
заключением договоров со специализированными организациями на проведение
исследовательских, проектных и других работ, связанных с деятельностью отдела.
Выполнение расчетов эффективности мероприятий по автоматизации
управления Компанией.
Составление заявок на необходимое оборудование, ведение учета его
поступлений и использования средств, выделенных на эти цели.
Изучение отечественного и зарубежного опыта автоматизации управления
Компанией.
Ведение учета и составление отчетности о выполненных работах.
Отдел Информационных технологий взаимодействует со всеми
подразделениями компании по вопросам: ввода нового и работы имеющегося
оборудования, а также сети, программного и аппаратного обеспечения;
ввода нового сотрудника в систему и установки необходимого оборудования и
программного обеспечения ему; заявок на разработку автоматизированных систем
управления; отчетов о соблюдении технологии применения автоматизированных
систем управления; предложений по совершенствованию автоматизированных
систем управления; консультаций и обучения по применению автоматизированных
систем управления.
23
С внешними организациями по вопросам: новых продуктов и технологий;
приобретения необходимого оборудования и программного обеспечения.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС на предприятии
Благодаря развитой сети вычисления стали доступными и широко
распространенными - в значительной степени из-за необходимости доступа к
корпоративным приложениям из нескольких мест. Даже системное программное
обеспечение (например, базы данных и операционные системы), которое поддерживало
эти приложения, должно было решать проблемы сетей и распределенных вычислений.
Распределенные вычисления вызвали проблемы с подключением,
производительностью и безопасностью. Необходимо планировать и структурировать
развертывание прикладных программ, а также осуществлять долгосрочное мышление
для понимания и планирования инфраструктурных потребностей предприятия.
Сегодня сеть предприятия является ключевым компонентом технической
инфраструктуры предприятия. Инфраструктура приложений включает в себя
вспомогательное оборудование (серверы, системы хранения и клиентские Компьютеры)
и соответствующее системное программное обеспечение, такое как база данных и
операционная система.
Кто-то должен подготовить план инфраструктуры и предоставить спецификации
для ее компонентов. Архитекторы должны учитывать как текущие, так и будущие
потребности предприятия и развертываемого приложения.
Технические архитекторы корпоративного уровня планируют общую
инфраструктуру компании и устанавливают стандарты использования различных
приложений.
24
Рис.1. Техническая архитектура ИС предприятия
Управление архитектурой предприятия с помощью software AG
Платформа управления архитектурой предприятия Альфабет АГ
программного обеспечения обеспечивает инструменты, которыми нужно
выровнять ландшафт ИТ для того чтобы направить цифровое преобразование.
С Alfabet предприятия могут получить четкое представление о том, как
сложные ИТ-системы обеспечивают ценность для бизнеса, приложений,
информации и технических уровней, и использовать эту информацию для
разработки стандартов для изменений. Alfabet предоставляет точную картину ИТ-
ландшафта в режиме реального времени, которая детализирует взаимосвязи между
технологиями, а также информацией, которой они обмениваются, бизнес-
25
процессами и организациями, которые они поддерживают. С Alfabet предприятия
могут разрабатывать и внедрять ИТ-архитектуру, которая оптимально
поддерживает бизнес-деятельность и отвечает требованиям бизнеса.
Платформа управления архитектурой Alfabet Enterprise также позволяет:
Использовать интегрированный репозиторий для бизнеса и ИТ, чтобы
обеспечить согласованность и прозрачность архитектуры предприятия.
Лучше определить ИТ-стандарты, чтобы исключить избыточность, сократить
расходы и улучшить приобретение и управление лицензиями и модернизациями.
Создание отчетов по стандартизации для подтверждения соответствия
стандартам в приложениях.
Улучшение сотрудничества с заинтересованными сторонами для лучшего
понимания технологических потребностей и их использования, а также для более
эффективного принятия решений по стандартам.
Документирование и понимание взаимосвязей между бизнес-процессом и
приложениями, которые его поддерживают.
Понимание того, как изменения в архитектуре предприятия повлияют на
бизнес и ИТ.
Решение Software AG для управления архитектурой предприятия позволяет:
Достигать бизнес-результатов путем согласования ИТ-структур с бизнес-
целями и процессами.
Совершенствование управления, соблюдения целостного подхода к
управлению и обеспечение более эффективного контроля.
Повышение гибкости благодаря архитектуре предприятия, которая идеально
подходит для решения бизнес-задач и удовлетворения потребностей.
Ускорение инноваций за счет повышения прозрачности ИТ-ландшафта. (12).
26
1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Отдел информационных технологий проводит работы по созданию,
эксплуатации и развитию автоматизированных систем управления совместно с
другими отделами организации.
Взаимодействие отдела осуществляется по следующим каналам: с
руководителями ООО «АКП-ТЕХНО» и другими предприятиями через
генерального директора и руководителя отдела информационных технологий; с
подрядными и сторонними организациями - через начальников отделов
организации;
с отделами предприятия – непосредственно через самих сотрудников и
начальников отделов, в соответствии с должностным уровнем лиц,
обменивающихся информацией.
При внедрении и эксплуатации задач отдела взаимоотношения с
подразделениями предприятия осуществляются на основе совместно составленных
планов, графиков работ, инструкций по передаче, обработке и выдаче информации
и т.п., в которых определены порядок и сроки выполнения конкретных работ, а
также ответственность сторон за качество и достоверность представляемой
информации.
Взаимодействие Отдела информационных технологий с обеспечивающими
отделами ООО «АКП-ТЕХНО» осуществляется в соответствии с их функциями
наравне со всеми технологическими подразделениями предприятия.
Для совершенствования системы управления Отдел информационных
технологий получает от отделов и руководства ООО «АКП-ТЕХНО»:
заявку на автоматизацию функций управления (основанием для разработки и
внедрения задач служит утвержденная руководством станции заявка с
обоснованием необходимости и экономической целесообразности автоматизации
функции управления); систематизированные данные, необходимые для
27
совместного составления технического задания на разработку, информацию,
необходимую для решения задач по установленной форме; согласованные с
Отделом информационных технологий и утвержденные руководством организации
предложения по модернизации и совершенствованию задач в связи с изменением
технологии расчета, форм первичного, либо выходного документа; сведения о
деятельности технологического подразделения, необходимые для анализа, развития
и функционирования отдела, а также предложения по развитию системы.
При сдаче программ в промышленную эксплуатацию отдел производит в
необходимом объеме занятия с представителями подразделений-пользователей.
При текущей эксплуатации программ отдел оказывает необходимую
помощь и консультацию.
Инженер по техническому обслуживанию и ремонту средств
вычислительной техники находится в Отделе информационных технологий. Его
прямым начальником является начальник отдела В основные обязанности
инженера по техническому обслуживанию и ремонту средств вычислительной
техники входит: анализ текущего состояния парка ВТ – парк вычислительной
техники на предприятии постоянно обновляется и модернизируется, существует
необходимость его постоянного обслуживания и ремонта. Все эти действия
необходимо совершать своевременно и в предельно короткие сроки, во избежание
простоев в работе предприятия; учет всей вычислительной техники предприятия –
каждый отдел на предприятии обладает своими определенными средствами
вычислительной техники. Кроме того, эти средства различны по комплектации,
вычислительной мощности и программному обеспечению для отделов
предприятия.
Инженер по техническому обслуживанию и ремонту ведет учет всех средств
ВТ и ПО, установленного на них, с целью быстрого поиска необходимой для него
информации по каждой единице ВТ, а так же для сверки и создания отчетов об
имеющемся оборудовании; ремонт неисправной техники – неисправные средства
ВТ инженер по техническому обслуживанию и ремонту транспортирует в
мастерскую, а на место сломанной единицы по возможности производит замену из
резерва средств ВТ, занося инвентарные номера в журнал ремонта. В мастерской он
производит осмотр поломки и принимает решение о том, сдать ли эту единицу
28
вычислительной техники в мастерскую обслуживающего предприятия по гарантии,
произвести ремонт самостоятельно или ее списать, опять же занося свое технически
обоснованное решение в отчет о проделанной работе; сдача неисправной техники в
ремонт по гарантии – гарантийное обслуживание средств вычислительной техники
является первоочередным способом устранения поломок. Для этого инженер по
техническому обслуживанию и ремонту проверяет гарантийный срок неисправной
единицы ВТ, связывается с поставщиком или организацией обслуживающей
данную единицу ВТ, отправляет ее на ремонт, занося в журнал срок сдачи
неисправной единицы ВТ в ремонт и срок ее получения обратно; своевременная
модернизация и обновление вычислительной техники – модернизация
вычислительной техники на предприятии производится достаточно регулярно, что
приводит к увеличению производительности систем в целом и способствует
ускорению долговременных вычислительных операций. К примеру рендеренгу в
3D Studio Max или обработке объектов в AutoCad, которые требуют достаточно
больших мощностей от средств ВТ. К тому же быстрое моральное старение средств
вычислительной техники приводит к необходимости ее обновления. Все
обновления и элементы ВТ подвергаемые модернизации, заносятся в общую книгу
учета средств вычислительной техники, с помощью которой и производится в
дальнейшем поиск и определение текущей конфигурации персональных
компьютеров, периферийных устройств и оргтехники; профилактические
мероприятия – проводятся регулярно, для своевременного выявления слабых узлов
в средствах вычислительной техники, замены программного обеспечения,
пополнения расходных материалов, предотвращения размножения вирусов и
создания резервных копий документов и персональных настроек работников
предприятия; анализ и своевременное пополнение комплектующих и расходных
материалов на складе – осуществляется постоянно и требует ежедневного пересчета
и анализа имеющихся комплектующих и расходных материалов, заявок на смену
расходных материалов, резерва и складских ресурсов.
А так же инженер по техническому обслуживанию и ремонту ведет учет всех
имеющихся в наличии комплектующих и расходных материалов, заявок и
составляет графики их замены на предприятии; установка программного
обеспечения на новые и модернизированные машины – все новые и
29
модернизированные средства вычислительной техники нуждаются своевременной
установке средств программного обеспечения, а эксплуатирующиеся на
предприятии в обновлении и замене средств ПО. К тому же каждый отдел на
предприятии обладает своим собственным набором средств программного
обеспечения. Если, к примеру, для секретаря достаточно иметь у себя на
вычислительной машине комплект из Microsoft Windows, Office и еще пары утилит,
то для бухгалтерии этого недостаточно, и им необходимо в дополнение к этому
иметь еще и целый набор бухгалтерских программ. Поэтому по мере выхода нового
программного обеспечения инженер по техническому обслуживанию и ремонту
обновляет ПО у сотрудников предприятия и ведет списки ПО установленного на
машинах сотрудников.
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
PayDox Adaptive Case & Task Management system помогает менеджерам и
другим работникам организации контролировать работу. Программное обеспечение
PayDox используется для любого корпоративного управления проектами и
социального или гибкого управления бизнес-процессами, которое требует
совместной работы, переговоров и согласования документов. Например,
отслеживание кандидатов (новые заявки на работу), Управление заказами,
Управление обслуживанием клиентов (онлайн-служба поддержки), Текущее
Управление событиями, Управление индивидуальными задачами и т. д.
Система масштабируема-такая же одиночная установка программного
обеспечения может служить 5 потребителям так же, как 5000+ потребителей. PayDox
ACM предоставляет пользователям широкий спектр функциональных
возможностей, включая множество фильтров дел, шаблоны дел, папки медиафайлов
дел, правила, вехи, сделки, события, согласования документов, утверждения,
вопросы и ответы по делам, задачи, задания, HTML-формы, теги.
Используйте предустановленные шаблоны обращений, чтобы создать новое
обращение одним щелчком мыши или создать новое обращение с нуля без
программирования.
30
Система поддерживает неограниченную иерархию категорий дел, целей,
задач и папок файлов дел. One-screen-features provided - все основные функции
доступны на одном экране, управляемом ajax-удобно работать через планшеты iPad
или Android, просто тыкать пальцем и получать результаты.
Во время и после проведения описанных бизнес-процессов компании ее
управленческий состав столкнулся со следующими проблемами:
«Неидеальность» схемы принятия, обработки и передачи заявки, а также
схемы согласования результатов ее исполнения, что увеличивает срок обработки
заявок и количество потенциальных ошибок.(10.)
Отсутствие прямого контроля работы менеджеров со стороны директора
соответствующего отдела. Снижение скорости обработки заявок от постоянных
клиентов и партнеров на фоне общего роста запросов;
Рост ошибок «человеческого фактора» (ошибки менеджеров) при обработках
заявок.
Увеличение штрафных выплат вследствие задержки и/или некачественного
исполнения заявки.
Сложность мониторинга и оценки эффективности исполнения заявок
специалистами «от А до Я» (в разрезе каждого этапа выполнения).
Сложность в выявлении ответственных лиц, виновников «торможения»
исполнения заявок.
Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую
работу ООО «АКП-ТЕХНО», выявляются во время проведения внутреннего
контроля и анализа бизнес-процессов, берут свое начало при регистрации, обработке
и мониторинге заявок.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Программное обеспечение средств вычислительной техники играет не
последнюю роль в работе предприятия. Весь комплекс программных средств должен
быть обновлен по мере выхода новых версий. Особенно это касается обновлений для
антивирусов и продуктов фирмы Microsoft. Потому что даже регулярное резервное