Содержание
Введение……………………….……………………………………………………………...3
I Аналитическая часть………………………………………………………………………..5
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»………………………………………………………....5
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности………………………………..5
1.1.2. Организационная структура управления предприятием…………………………5
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия……………………..6
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации……………………………………………………………………………….9
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов…………………………………………………………………………….9
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание...13
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи…………………………………………………………………………….14
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации………………………………………………………………………………….17
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»…………………………………………………………………………..23
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи………………..23
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи………………………..28
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи..29
1.4. Обоснование проектных решений……………………………………………………31
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению……...31
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению…………...36
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению……………41
II Проектная часть…………………………………………………………………………..43
2.1. Разработка проекта автоматизации…………………………………………………..43
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации………………………………43
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание……………….48
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения
информационной безопасности и защиты информации……………………………….49
2.2. Информационное обеспечение задачи……………………………………………….49
2.2.1. Информационная модель и её описание…………………………………………49
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации………………………………………………………………………………….51
2.2.3. Характеристика результатной информации……………………………………..54
2.3. Программное обеспечение задачи……………………………………………………56
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)……………………..56
2.3.2. Характеристика базы данных…………………………………………………….57
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)…………..60
2.3.4. Описание программных модулей………………………………………………..60
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание……………………..61
III Обоснование экономической эффективности проекта………………………………..64
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности…………..64
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта………………………..68
Заключение…………………………………………………………………………………74
Список литературы ……………………………………………………………………….76
Приложения………………………………………………………………………………….79
3
Введение
Актуальность исследования. Для принятия эффективных управленческих
решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию
требуется целесообразная система документального обеспечения, объективно
отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является
наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошо налаженное
документальное обеспечение это не только залог успеха и
конкурентоспособности организации, но и порой надежное средство выживания
предприятия в условиях жесткой конкуренции.
В современных условиях важной областью организации менеджмента
стало документальное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке
информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих
решений.
Передача информации о положении и деятельности организации на
высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми
взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе
современной электронно-вычислительной техники и других технических средств
связи.
Но еще не все предприятия перешли на электронный документооборот
или не используют его в полном объеме. Эффективность работы с документами
влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется
документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Таким образом, актуальность выбранной темы обуславливается
важностью и недостаточной проработкой проблемы документационного
обеспечения управления.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях
позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы,
обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ
4
потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени,
труда и средств.
Объектом исследования является комплекс сбора, хранения, обработки,
передачи и получения информации в сфере документооборота.
Предметом исследования выступают программные средства,
позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.
Целью работы является разработка автоматизация документооборота.
Поставленная цель предопределила постановку и решение ряда
взаимосвязанных задач:
1. Изучение существующей схемы работы с документами ООО «Чип
Логик Плюс» и выявление факторов, способствующих понижению/повышению
эффективности работы;
2. Разработка автоматизации документооборота ООО «Чип Логик
Плюс»;
3. Обоснование экономической эффективности и практической
значимости автоматизации документооборота ООО «Чип Логик Плюс».
В процессе решения главной из поставленных задач использовался
функционально-модульный (структурный) подход. В ходе решения
второстепенных задач применялись системный подход, метод факторного
анализа, метод экспертных оценок, методики оценки финансовой
эффективности, методы статистики и прогнозирования.
5
I Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
ООО «Чип Логик Плюс» является высоконадежным поставщиком
электронной компонентной базы отечественного и иностранного производства
для предприятий РФ. Основная задача нашей компании – обеспечить
бесперебойную поставку ЭКБ в любых количествах и по конкурентоспособным
ценам, оказывая сервисы технической поддержки (возможность подобрать
аналоги, в том числе и импортные), складской логистики, упаковки и отгрузки в
соответствии с ГОСТ и требованиями заказчиков. Для обеспечения и контроля
качества поставляемой ЭКБ в организации ООО «Чип Логик Плюс» внедрена
Система менеджмента качества, соответствующая ГОСТ РВ 0015-002-2012, ЭС
РД 009-2014, ЭС РД 010-2015, что позволяет контролировать качество
поставляемой продукции в течение всего цикла поставки.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Основной штат ООО «Чип Логик Плюс» состоит из пятидесяти двух
человек, из которых восемь – управленческий состав, сорок профессиональные
специалисты, четыре – курьеры. К внештатным сотрудникам относятся
промоутеры и технический персонал, привлекаемые по требованию.
На рисунке 1.1 представлена организационная структура ООО «Чип Логик
Плюс», отражающая взаимосвязи между подразделениями и отдельными
работниками компании.
6
Рисунок 1.1 Организационная структура ООО «Чип Логик Плюс»
Все сотрудники компании согласно своей профессиональной
квалификации закреплены за отдельными департаментами с четко
определенными обязанностями и полномочиями.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Техническая архитектура ООО «Чип Логик Плюс» представляет собой
совокупность следующих технических средств: три сервера, сорок четыре
персональных компьютера, два канала связи, семь многофункциональных
устройств (принтер-сканер-копир), периферийные устройства (два принтера, две
точки доступа WiFi, один беспроводной модем Yota, один факс).
Наглядно техническая архитектура информационной системы ООО «Чип
Логик Плюс» представлена на рисунке 1.2.
7
Рисунок 1.2 Техническая архитектура ООО «Чип Логик Плюс»
Оборудование, представленное в технической архитектуре ООО «Чип
Логик Плюс», с возложенными на него задачами справляется вполне успешно.
Объем передаваемых, принимаемых и обрабатываемых данных относительно
разнообразен и имеет тенденцию к росту в связи с расширением деятельности
компании.
Персональные компьютеры ООО «Чип Логик Плюс» имеют следующую
конфигурацию системы:
• Центральный процессор: Intel(R)Core(TM) 2Duo CPU E7500
2,93GHz;
• Оперативная память: 3,00 ГБ;
• Видеокарта: Radeon X1600 Series Secondary.
В качестве аппаратной основы серверов используется сервера ETegro
Hyperion RS120 G3, Hyperion RS230 G2, сервер хранения данных базируется на
специализированной аппаратной основе Fastor NS300 G3.
В качестве рабочих станций используется Avelion DW310 G2.
8
Данная модель позволяет устанавливать до 8 дисков SAS или SATA с
горячей заменой и до 32GB двухканальной памяти DDRII 667. Два слота PCI-E
16x, 2 PCI-E 1x, 2 PCI слота позволяют устанавливать практически любые платы
расширения, два порта Gigabit Ethernet с поддержкой TOE для максимальной
пропускной способности сети и минимальной загрузки центральных
процессоров.
Программная архитектура представлена на рисунке 1.3
9
Рисунок 1.3 Программная архитектура ООО
Телефонная связь на предприятии организована с использованием АТС
Panasonic KX-TEM824RU.
Функциональные возможности данной модели включают в себя:
• Аналоговая гибридная АТС
• Начальная ёмкость системы: 6 внешних и 16 внутренних линий
• Предельная ёмкость системы: 8 внешних и 24 внутренних линий
• Поддержка русского языка на дисплее системного телефона и в
SMDR
• Функция DISA (прямой доступ к ресурсам системы)
• Трёхуровневый автоматический оператор
• Услуги речевой почты для всех внутренних абонентов (опция)
10
• Программирование с компьютера (USB), по модему или с
системного телефона
• Распознавание и автоматическая переадресация факсимильных
вызовов
• Отображение номера вызывающего абонента (Caller ID) на
дисплеях системных и обычных телефонов (опция)
• Режимы работы: дневной/ночной/обеденный
• Гибкое распределение и ограничение вызовов
• Совместимость с любыми аналоговыми телефонными аппаратами,
факсами, модемами
• Возможность контролировать затраты на связь (детальный отчёт на
компьютер/принтер)
• Разъем для подключения резервного источника питания
• Разъемы для подключения домофонов/дистанционного управления
замком входной двери (опция)
• Функция «конференц-связь» с участием до 5 абонентов
• Маршрутизация SMS
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Докуме
.нтооборот в ООО «Чип Логик Плюс» осуще.ствляе.тся в виде
потоков докуме
.нтов ме.жду:
1) те
.ми людьми, которые а.на.лизируют и производят информа.цию или
принима
.ют ре.ше.ния (руководите.ль пре.дприятия, спе.циа.листы и
ква
.лифицирова.нные служа.щие.);
2) пункта
.ми те.хниче.ской обра.ботки докуме.нтов на пре.дприятии
(се
.кре.та.рь)
11
Можно выде.лить три основных информа.ционных потока –
докуме
.нтопотока:
1. Докуме
.нтопоток входящих в орга.низа.цию докуме.нтов (письма,
договоры, ре
.кла.мные объявле.ния, ве.домстве.нные ра.споряже.ния и инструкции, и
т.д.) Больша
.я ча.сть входящих докуме.нтов, которые обра.ба.тыва.е.т се.кре.та.рь,
а
.дре.сова.на руководите.лю (от 85 до 90% все.х поступа.ющих на пре.дприятие
докуме
.нтов) и только 10-15% – инже.не.ру, бухга.лте.рии и конкре.тным
исполните
.лям.
2. Докуме
.нтопоток внутре.нних докуме.нтов, то е.сть созда.ва.е.мых внутри
орга
.низа.ции и пе.ре.да.ва.е.мых от одного сотрудника другому (прика.зы,
ра
.споряже.ния, инструкции руководства, служе.бные за.писки, а.кты и т.д.).
3. Докуме
.нтопоток исходящих докуме.нтов – информа.ция, на.пра.вляе.ма.я
во вне
.шний мир (письма и отве.ты на письма, договоры, отче.ты, контра.кты,
пре
.сс-ре.лизы и т.д.)
В ходе моде
.лирова.ния проце.ссов ра.боты с докуме.нта.ми были
иде
.нтифицирова.ны сле.дующие пробле.мы (та.бл. 1.1):
Та
.блица 1.1 - Пробле.мы суще.ствующих проце.ссов докуме.нтооборота.
Опре
.
де
.
ле
.
ние пробле
.
мы
Сле
.
дствие пробле
.
мы
Отсутствие ре
.
гла
.
ме
.
нта и инструкции
докуме.нтооборота
•
Отсутствие е
.
диного
структурирова.нного
де
.лопроизводите.льного цикла.
Отсутствие це
.
нтра
.
лизова
.
нной
ре.гистра.ции докуме.нтов
орга
.низа.ции.
Докуме.нты могут ре.гистрирова.ться
спе
.циа.листом А.ХО, та.к и
не
.посре.дстве.нно в подра.зде.ле.ниях.
Не
.которые виды докуме.нтов
(на
.приме.р, докла.дные за.писки) не
ре
.гистрируются вовсе.
• Отсутствие опе
.
ра
.
тивного доступа к
докуме.нта.м, име.ющим хожде.ние в
орга
.низа.ции.
• Усложне.нные ме.ха.низмы получе.ния
оце
.нок по объе.ма.м докуме.нтооборота
орга
.низа.ции
• За
.трудне.ние контроля за
прохожде
.ние.м и исполне.ние.м
докуме
.нтов
• Не
.возможность совме.стной ра.боты с