111
Рисунок №2.34 – Перечисление «Пол»
Перечисление «Статусы консультации» – значения результата документа
«Консультации клиентов» (Рисунок 2.34).
Рисунок №2.34 – Перечисление «Статусы консультации»
Перечисления «Виды договоров» – значения с кем данная организация
заключила договор (Рисунок 2.35).
Рисунок №.35 – Перечисления «Виды договоров»
Отчеты и обработки.
112
Отчет «Решения технической поддержки» – показывает за определенный
период времени информацию о всех проблемах, поломках, коллизий в данной
организации, на основании заявок в техническую поддержку. В отчете видны
следующие данные: ссылка на документ, при нажатии которого открывается сам
документ, что позволяет более подробно ознакомиться с данной проблемой, вид,
приоритет, тема, автор заявки и автор решения, а так же сам результат – решено или
нет (Рисунок 2.36).
Рисунок №2.36 – Отчет «Решения технической поддержки»
Отчет «Статистика выполнения задач технической поддержки» – показывает
за определенный момент времени и с возможностью отбора по ответственному лицу,
статистику выполнения работ по сотрудникам технического отдела (Рисунок 2.37).
В данном отчете видно количество отработанных и неотработанных решений.
Рисунок №2.37 – Отчет «Статистика выполнения задач технической
поддержки»
113
Отчет «Поступление вызовов» – показывает информацию о поступавших
экстренных вызовах (Рисунок 2.38). В отчете можно увидеть: какие вызовы были
совершены (экстренные, ложные, тестируемые), ответственного диспетчера и
закрепленный отдел внутренних дел за объектом и соответственно, суммарное
количество вызовов за данный промежуток времени.
Рисунок №2.38 – Отчет «Поступление вызовов»
Обработки «Консоль запросов управляемая», «Активные пользователи»,
«Поиск дублей в справочнике контрагентов», «Удаление помеченных объектов» –
это уже готовые обработки, которые были подключены в данную конфигурацию.
Этапы разработки программного обеспечения для данной организации:
Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания констант,
справочников, перечислений, планов видов характеристик и др. для работы с
постоянной и условно постоянной информацией.
Второй этап: начался с распределения обязанностей и назначения лиц,
ответственных за ведение документооборота в подразделениях, разграничение прав
доступа и данного функционала.
Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации
документа, созданы регистрационные карточки документов, набор аналитических
отчетов для контроля работы сотрудников, а так же статистические отчеты по работе
базы данных.
Рассмотрим на примере программного модуля М19 «Расчет, формирование,
просмотр и печать отчета по выплатам персоналу, занятому в проекте».
114
При вызове модуля производится формирование и вывод на экран отчета по
денежным выплатам персоналу, занятому в конкретном научно-исследовательском
проекте, за определенный промежуток времени (как правило, за год). Руководитель
проекта, ознакомившись с документом, может его распечатать или сохранить на
жесткий диск в формате Microsoft Word (Текст RTF). Развернутая блок-схема работы
модуля М19 представлена на Рисунке 2.39.
Структура представления (VIEW) SOTRUDN, предназначенного для
временного хранения и обработки сумм денежных выплат сотрудников,
представлена в Таблице 2.8.
Таблица №2.8
Структура записи представления SOTRUDN
(«Денежные выплаты участникам проекта»).
№ п/п
Наименование показателя
Идентификатор
Тип
1
Код строки
id
Int
2
Код сотрудника
Employee_id
Int
3
ФИО сотрудника. Формируется из
полей «f», «i», «o» справочника
EMPLOYEE
Fio
Varchar(60
0)
4
Месяц, в который была выплачена
указанная сумма (берется из поля
«act_paydate» таблицы ACT
Paymonth
Int
5
Сумма выплаты по факту (берется
из поля «acr_factcost» таблицы ACT)
Sum
Money
115
Цикл по месяцам
m=1; m<=12; m++
Цикл по сотрудникам,
занятым в проекте
j=1; j<=COUNT(Sotrudn);
j++
Создание
представления для
списка сотрудников
SOTRUDN
Чтение i-й записи
представления
SOTRUDN
Установка указателя
в представлении
SOTRUDN на первую
запись
Sotrudn[i].employee_id=
Sotrudn[j].employee_id;
Sotrudn[i].paymonth=m
Да
Нет
А
А
i=i+1
i=j+1;
Сортировка Sotrudn
по возрастанию
значений полей
paymonth и fio
Начало
Установка
соединения с
сервером БД
Фильтр таблицы
PROJECTS по
условию
(project_id=KP)
Открытие таблиц
PROJECTWORK,
WORKER,
EMPLOYEE, ACT
Б
Б
Конец цикла по
месяцам
Конец цикла по
сотрудникам
Удаление i-й записи
из представления
Конец цикла по
сотрудникам
Цикл по месяцам
m=1; m<=12; m++
Цикл по сотрудникам,
j=1; j<=COUNT(Sotrudn);
j++
Фильтр
представления
SOTRUDN по
условию paymonth=m
П11=0
П10=0;
П11=0;
П12=0
П11=П11+
Sotrudn[j].summ
Внесение
Sotrudn[j].summ в
столбец для месяца
m макета отчета
Расчет итоговых
показателей отчета
В
Sotrudn[j].summ=
Sotrudn[j].summ+
Sotrudn[i].summ
Конец цикла по
месяцам
Внесение
рассчитанного
показателя П11 в
макет отчета
П12=П12+П11
В
Конец цикла по
месяцам
Цикл по сотрудникам,
j=1; j<=COUNT(Sotrudn);
j++
Цикл по месяцам
m=1; m<=12; m++
Фильтр представления
SOTRUDN по условию
employee_id=
Sotrudn[j].employee_id
П10=0
П11=П11+
Sotrudn[j].summ
Конец цикла по
сотрудникам
Внесение
рассчитанного
показателя П10 в
макет отчета
Конец
Закрытие таблиц,
уничтожение
представления
SOTRUDN
Рисунок №2.39. Развернутая блок-схема работы модуля М19.
116
Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему
оперативного управления деятельностью. Разработан порядок внедрения, который
включает следующие этапы: установка выбранной системы, первоначальная
настройка, доработка и адаптация системы под требования ООО ЧОП «САЙГА».
Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута
поставленная цель.
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание
Описание контрольного примера включает описание:
· тестовых данных, которые необходимы для проверки работоспособности
основных функций реализованного проекта.;
· процесса обработки тестовых данных;
· результатов обработки тестовых данных
Результаты так же должны быть отображены в соответствующих
приложениях;
Особое внимание уделяется на целостность контрольного примера и
правильность полученных результатов обработки тестовых данных.
Для начала работы в системе необходимо заполнить ее справочники. Формы
для занесения информации в справочники системы представлены на рисунках ниже.
Справочник «Должности»
Данный справочник содержит список должностей в данной организации.
Находится в следующих подсистемах «Бухгалтерия», «Дирекция», «Абонентский
отдел» (Рисунок 2.40).
117
Рисунок №2.40 Справочник «Подразделения»
Данный справочник содержит список подразделений данной организации.
Находится в подсистеме «Бухгалтерия» (Рисунок 2.41).
Рисунок №2.41 – Форма списка справочника «Подразделения»
Справочник «Контрагенты»
Данный справочник содержит информацию о всех контрагентах данной
организации. Доступен во всех подсистемах. Особенность, которой обладает данный
справочник – это наличие иерархической структуры – иерархия групп и элементов
(Рисунок 2.42).
Рисунок №2.42 – Заполнение элемента справочника «Контрагенты»
118
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОН ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической
эффективности
Внедрение автоматизированной системы документооборота в
организации должно иметь определенную экономическую эффективность.
Получение наивысшего экономического эффекта является важнейшим при
принятии решения о реализации проекта внедрения автоматизированного
документооборота в организации.
В первую очередь, более целесообразно, чтобы точно определить, что
же такое эффективность.
Эффективность - соотношение достигнутых результатов от внедрения
проекта к затратам на его достижение.
Экономическая эффективность - разность стоимостного эффекта от
внедрения автоматизированной системы и затрат на ее создание в течение
определенного периода времени.
Основой описания экономической эффективности является сравнение
существующего и внедряемого технологических процессов. Существующий
процесс - ручной метод обработки документов, используемая в данной
организации (ООО ЧОП «САЙГА»).
Экономическая эффективность проекта состоит из косвенного и прямого
эффектов.
Косвенный эффект характеризуется снижением времени обработки
запроса. К косвенному эффекту относятся ряд направлений роста
эффективности, которые вызывает проект внедрения автоматизированного
документооборота в организации:
- улучшение имиджа;
- приток кадров, которые заинтересован в работе с современными
средствами труда;
119
- повышение заинтересованности работников к своей работе, в связи с
внедрением современного программного обеспечения и, конечно, рост
производительности труда, улучшение организационной дисциплины.
Прямой эффект характеризуется снижением трудовых затрат и
показателей.
1) Показатель абсолютного снижения трудовых затрат за год (ΔТ)
[час/год], который рассчитывается по формуле:
ΔТ = T0 – T1 (3.1)
где:
Т0 – трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;
Т1 – трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту;
2) Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
т
):
показывает на какую долю снижаются затраты предлагаемого варианта по
сравнению с базовым, рассчитывается по формуле:
(3.2)
3) Индекс снижения трудовых затрат (IT): показывает во сколько раз
снижаются трудовые затраты предлагаемого j-того варианта по сравнению с
базовым вариантом, который рассчитывается по формуле:
(3.3)
К стоимостным относятся следующие показатели:
1) Показатель абсолютного снижения стоимостных затрат за год (ΔС)
[драм/год], который можно рассчитать по формуле:
(3.4)
где:
120
C0 - стоимостные затраты на обработку информации (по базовому
варианту) [драм/год];
C1 - стоимостные затраты на обработку информации (по предлагаемому
варианту) [драм/год];
2) Индекс снижения стоимостных затрат IC, рассчитываемый по
формуле:
(3.5)
3) Коэффициент снижения стоимостных затрат за год (KC), который
рассчитывается по формуле:
(3.6)
Основными обобщающими показателями экономической
эффективности являются: годовой экономический эффект, расчетный
коэффициент эффективности капитальных вложений, срок окупаемости
системы.
Годовой экономический эффект от внедрения проекта (Э) определяется
как разность между головной экономией и нормативной прибылью [драм/год]:
Э = (С0 + Ен * К0) - (Сj + Ен * Кj) (3.7)
gде,
Kj
и K0 - капитальные затраты, включающие в себя затраты:
1. На приобретение вычислительной техники в базовом и предлагаемом
вариантах;
2. На покупку ПО;
3. На освоение программного обеспечения;
4. На проектирование и отладку проекта.
Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений;
Значение Ен принимается равным 0,2 для всех отраслей народного хозяйства,
представляет собой усредненную норму эффективности капитальных
вложений.