121
Произведение Ен рассматриваeтся как нормативная прибыль [в драмах],
которая должна быть получена от внедрения системы.
Наряду с вышеприведенными показателями эффективности
проектировщики рассчитывают показатель срока окупаемости капитальных
затрат (Ток), который рассчитывают отношением капитальных затрат к
экономии стоимостных затрат:
(3.8)
Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных затрат
(Ер) представляет собой отношение годовой экономии (годового прироста
прибыли) к капитальным затратам на разработку и внедрение АИС:
(3.9)
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта
Любая организация стремится увеличить свою прибыль разными
способами и одним из них является модернизация информационно-
технической базы.
Эффективность автоматизации выражается в снижении прямых и
косвенных расходов Компании за счет получения следующих преимуществ:
1. Сокращение измеряемых параметров (финансовых и временных
затрат, ресурсов):
• Уменьшение временных и финансовых затрат на поиск
документов.
• Уменьшение временных и финансовых затрат на организацию
архивного хранения документов за счет возможности хранения части
документов в электронном виде.
• Снижение риска безвозвратной утери документов.
122
• Снижение риска неисполнения поручений или срыва сроков за
счет автоматизированного контроля и рассылки уведомлений.
2. Повышение не измеряемых параметров, имеющих прямое
влияние на функционирование Компании в целом:
• Повышение прозрачности и контролируемости деловых
процессов обработки документов.
• Повышение производительности труда сотрудников за счет
ускорения деловых процессов обработки документов в системе электронного
документооборота.
• Повышение скорости принятия решений за счет ускорения
процессов рассмотрения и согласования документов.
• Усиление контроля исполнительской дисциплины руководством.
• Унификация делопроизводственных процессов за счет
использования единого информационного пространства.
• Ускорение доступа к корпоративной информации.
• Повышение уровня безопасности за счет разделения прав доступа
к документам и полного аудита действий сотрудников в системе электронного
документооборота.
• Улучшение морального климата в коллективе и степени
удовлетворенности сотрудников своим трудом.
Внедрение системы автоматизированного документооборота в ООО
ЧОП «САЙГА» способствует увеличению прибыли данной организации за
счет автоматизации процессов документооборота.
Внедрение СЭД в значительной мере снижает степень загруженности
сотрудников (персонала), сокращается степень потребления бумаги.
Основной задачей по внедрению системы «1С:Предприятие»
(«1С:Документооборот») являетсся расчет показателей экономической
эффективности данного проекта.
Экономическая эффективность проекта (Э) складывается из двух
составляющих:
123
- Косвенного эффекта, который, например, характеризуется
увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов, снижением
уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
- Прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых,
стоимостных показателей.
Объем работы измеряется количеством обработанных документов,
которые должен обработать специалист ООО ЧОП «САЙГА» в
существующей системе. Учет ведется на основе бумажных форм документов,
то есть ответственное лицо заносит необходимые сведения вручную на
формализованный бланк. Анализ представленной информации происходит без
применения средств автоматизации.
Теперь рассчитаем исходные показатели трудовых и стоимостных затрат при
базовом варианте организации учебного процесса. Средняя зарплата сотрудника в
час составляет 483 драма.
В таблице 3.1 представлен расчет трудовых и стоимостных затрат при
базовом варианте организации.
124
Таблица №3.1
Расчет трудовых и стоимостных затрат при базовом варианте организации
№
п\п
Наименование
подзадачи
Кол-
во док
в год
д
год
(шт)
Труд.
затраты
на один
док
Т
док
(чел/час)
Труд
затраты
за год
Т
год
(чел/ча
с)
З/п сотр
в год
Сгодз/п
(драм)
Доп.
расходы
на один
док
Сгод
iдоп
(драм)
Доп.
расходы
С
год
доп
(драм)
Стоим.
затраты в
год
C
год
(драм)
1
Распорядительные
документы (приказы,
решения,
распоряжения,
служебные записки,
письма)
1200
0,5
600
289800
100
120000
409800
2
Трудовые договоры
(контракты),
соглашения
100
1,0
100
48300
120
12000
60300
3
Документы по
личному составу
(списки личного
состава, лицевые
счета, личные дела,
карточки учета
работников)
180
0,4
72
34776
100
18000
52776
4
Документы
длительного
хранения (подшивка,
оформление,
составление описей,
архив)
1300
0,1
130
62790
100
130000
192790
5
Законодательные
(нормативные)
документы,
инструкции
30
1,0
30
14490
200
6000
20490
6
Составление отчетов
800
0,5
400
193200
200
160000
363200
7
Составление
бухгалтерских
документов
1000
0,5
500
241500
150
150000
391500
Всего:
1832, 0
1490856
125
Теперь рассчитаем исходные показатели трудовых и стоимостных затрат при
автоматизированном варианте организации учебного процесса. Средняя зарплата
сотрудника в час составляет 625 драмов.
В таблице 3.2 представлен расчет трудовых и стоимостных затрат при
автоматизированном варианте организации.
Таблица №3.2
Расчет трудовых и стоимостных затрат при автоматизированном варианте
№
п\п
Наименование
подзадачи
Кол-
во док
в год
д
год
(шт)
Труд.
затраты
на один
док
Т
док
(чел/час)
Труд
затраты
за год
Т
год
(чел/час)
З/п сотр
в год
Сгодз/п
(драм)
Доп.
расход
ы
на один
док
Сгод
iдоп
(драм)
Доп.
расходы
С
год
доп
(драм)
Стоим
затрат
ы в год
C
год
(драм)
1
Распорядительные
документы (приказы,
решения,
распоряжения,
служебные записки,
письма)
1200
0,05
60
28980
50
60000
88980
2
Трудовые договоры
(контракты),
соглашения
100
0,1
10
4830
60
600
5430
3
Документы по
личному составу
(списки личного
состава, лицевые
счета, личные дела,
карточки учета
работников)
180
0,04
7,2
8694
50
9000
17694
4
Документы
длительного
хранения (подшивка,
оформление,
составление описей,
архив)
1300
0,01
13
62790
50
65000
127790
5
Законодательные
(нормативные)
документы,
инструкции
30
0.1
3
1449
100
3000
4449
6
Составление отчетов
800
0,05
40
38640
100
80000
118640
7
Составление
бухгалтерских
документов
1000
0,05
50
48300
75
75000
123300
Всего:
183,2
486283
126
Итак, в результате расчета исходных показателей получили:
Стоимостные и трудовые затраты при базовой организации взаимодействия
сотрудников за год:
Т
0
= 1832, 0 чел/час
С
0
= 1490856,0 драмов
Стоимостные и трудовые затраты при автоматизированной организации
взаимодействия сотрудников за год:
Т
1
= 183,2 чел/час
С
1
= 486283,0 драмов
Рассчитаем затраты на разработку и внедрение проекта в таблице 3.3 (К
П
).
Таблица №3.3.
Затраты на разработку и внедрение проекта организации ООО ЧОП «САЙГА»
Стадия разработки
Затраты времени
на разработку
(часов)
Среднечасовая
зарплата
разработчика
(драм)
Общие
затраты
(драм)
Предпроектное
обследование
предметной области
100
1100
110000
Проектирование
информационного
обеспечения
50
1100
55000
Разработка
предватительных
проектных решений
60
1100
66000
Разработка программ и
програмных средств
180
1100
198000
Проведение опытной
эксплуатации
12
1100
13200
Доработка и наладка
програмного
обеспечения
24
1100
26400
Обучение персонала
7
1100
7700
Итого
433
-
476300
КП = 476300 (драмов)
127
Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных
показателей.
1. Абсолютное снижение трудовых затрат
= 1832,0 – 183,2 = 1648,8 чел/час
Сотрудники организации стали тратить на выполнение рассматриваемого
комплекса задач на 1648,8 часа в год меньше.
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
)
= 1648,8 /1832,0*100= 90%
Снижение затрат трудового времени сотрудников составило 90 процентов.
3. Индекс снижения трудовых затрат, повышение производительности
труда (Y
T
)
= 1832/183,2 = 10
Трудовые затраты организации снизились в 10 раз.
Рассчитаем стоимостные показатели.
Абсолютное снижение стоимостных затрат ( С)
С = С
0
–С
1
= 1490856,0 - 486283,0 = 1004573,0 драмов
Внедрение информационной системы производит годовую
экономию организации в размере 1004573,0 драмов.
1. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс)
=
1004573,0 /1490856,0= 67,4%
Финансовые затраты на осуществление рассматриваемого комплекса задач
приблизительно снизились на 67,4 процента.
2. Индекс снижения стоимостных затрат (Iс)
= 1490856,0/486283,0 = 3,1 раза
Стоимостные затраты организации приблизительно снизились в 3,1 раза.
Рассчитаем период окупаемости проекта. (K
П)
128
=
476300, 0/ 1004573,0 = 0,474 =5,7 месяца
Капитальные затраты на разработку и внедрение проекта вернутся
организации приблизительно в течение 5,7 месяцев, что, говорит о высокой
экономической эффективности вложения средств в информационную систему. Срок
внедрения такой системы довольно-таки высок, а затраты на внедрение в расчётах
уже учитываются, следовательно данный срок окупаемости такой системы вполне
приемлем.
Из анализа рассчитанных коэффициентов можно сделать вывод, что
разработка и внедрение информационной системы сокращает как издержки
использования рабочего времени, так и финансовые издержки, срок окупаемости
проекта достаточно высок.
Сравнительная диаграмма трудовых и стоимостных затрат представлена на
рисунках 3.1 и 3.2.
Рисунок 3.1 Сравнительная диаграмма трудовых затрат
1832
183,2
1648,8
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2000
Сравнительная диаграмма трудовых затрат
129
Рисунок 3.2 Сравнительная диаграмма стоимостных затрат
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1600000
Сравнительная диаграмма стоимостных затрат
Series 1
Column1
Column2
130
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Одним из основных условий эффективного документационного обеспечения
в организации является правильная организация документооборота: чем
профессионально и рационально организован процесс документооборота в
организации, тем быстро документы будут достигать исполнителей.
В процессе документооборота переход документов происходит с момента их
создания до завершения и отправки в архив. Организация документооборота
охватывает действия по приему, передаче, составлению, оформлению,
согласованию, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут
движения и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.
Главным правилом организации документооборота - оперативное прохождение
документа по самому короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами
времени. Организация документооборота в компании должна осуществляться в
соответствии с законодательством.
Формирование документооборота и управление им в организации - это
сложная отрасль управленческой деятельности. На сегодняшний день довольно
много информационных программных систем для управления документооборотом,
которые помогают в значительной мере упростить все операции документооборота.
Использование информационных технологий для управления организацией
делает ее более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и
адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.
Целью дипломного проекта является внедрение системы
автоматизированного документооборота в организации ООО ЧОП «САЙГА».
При выполнении дипломного проекта были решены следующие задачи:
- Рассмотрены и изучены теоретические аспекты автоматизации
документооборота современной организации;
- проведен организационно-функциональный анализ деятельности и
управления документооборотом ООО ЧОП «САЙГА»..
- разработана автоматизированная система документооборота в
организации ООО ЧОП «САЙГА».