ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ................................................................................................................... 9
Глава 1. Аналитическая часть .............................................................................. 11
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................ 11
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ................................... 11
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ........................ 12
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................... 16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации........................................................................................................ 23
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ....................................................................... 23
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ................................................................................................................. 24
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи ............................................................................................... 27
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации ........................................................................................................... 29
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ...................................................................................... 31
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ............. 31
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ......................... 37
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ...................................................................................................................... 37
Глава 2. Проектная часть ...................................................................................... 39
2.1 Обоснование проектных решений ................................................................. 39
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 39
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ...... 43
2.1.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ........ 52
2.2 Разработка проекта автоматизации ............................................................... 53
2.2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ................................... 53
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ........................................................................................................... 58
2.2.3 Характеристика результатной информации .............................................. 59
2.3 Программное обеспечение задачи ................................................................. 62
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ...................... 63
2.3.2 Характеристика базы данных ..................................................................... 65
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)....... 71
2.3.4 Описание программных модулей ............................................................... 72
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ........................ 75
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта ...................... 85
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности 85
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта ..................... 86
Заключение ............................................................................................................ 93
Список использованных источников .................................................................. 97
Приложение А − Скрипт инициализации базы данных .................................. 103
Приложение Б − Листинги программных модулей ......................................... 103
ВВЕДЕНИЕ
Система управления документами может рассматриваться как набор
стандартизированных практик, которые:
контролируют создание и проверку подлинности документов;
позволяют управлять версиями, если присутствуют несколько версий
документов;
управляют хранением документов таким образом, чтобы при
необходимости было удобно извлекать конкретный документ;
позволяют перемещать документы по маршруту их согласования;
обеспечивают безопасность и сохранность документов с целью
предотвращения несанкционированного к ним доступа и обеспечения
возможности восстановления после физического повреждения или
потери документов;
создают политику для архивации старых документов и утилизации их
в конце их жизненного цикла.
Даже в современном мире множество предприятий продолжает вести
свой документооборот исключительно или в большей степени на бумажных
носителях. Учитывая растущее количество всевозможных данных, а также
случаев взлома и кражи конфиденциальной информации крупных компаний,
бумажные носители могут показаться более безопасным способом
представления информации. Однако это только на первый взгляд.
Таким образом, документооборот на предприятии может быть ручным
или электронным, хотя последний имеет такие огромные преимущества, что
везде, где оправданы инвестиции, системаэлектронного
документооборота(СЭД) должна быть внедрена во все или большинство
бизнес-процессов.
Выпускная работа актуальна, потому что на исследуемом предприятии в
настоящее время используется бумажный документооборот, что приводит к
большим задержкам времени при передаче документов между сотрудниками.
Целью выпускной квалификационной работы является внедрение
системы электронного документооборота на предприятие для повышения
производительности труда работников.
Объектом исследования является предприятие «Solo-IT», которое
оказывает услуги в области создания и продвижения сайтов.
Предметом исследования является процесс документооборота компании.
Для достижения поставленной цели требуется решить такие задачи:
выполнить исследование предприятия, обосновать потребность во
внедрении СЭД;
осуществить разработку СЭД;
обосновать экономическую эффективность предложенных проектных
решений.
ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Компания «Solo-IT»существует на рынке уже несколько лет.
Фирма разрабатывает сайты, способствующие развитию бизнеса,
увеличению продаж, формированию представления о надежности и
компетентности бренда.
Список услуг [14]:
Создание сайтов. Разработка сайтов любой сложности для любых
целей – от сайта-визитки до крупного интернет-магазина.
Качественно, продуманно, эффективно.
Продвижение сайтов. Продвижение сайтов в топ поисковых систем,
SEO-оптимизация, продвижение в Яндекс.Директ., интернет-пиар.
Web-дизайн. Проектирование и создание уникального веб-дизайна,
редизайн существующих сайтов, дизайн банеров, флеш-анимация
банеров.
Поддержка сайтов. Обеспечение стабильной работы сайтов –
регулярное обновление информации, доработки программного
обеспечения, модификация дизайна, рекомендации по развитию.
SMM. Продвижение сайтов в социальных сетях, форумах,
блогосферах, управление репутацией, клиентская поддержка и
мониторинг.
Битрикс24. Система управления торговлей и взаимоотношениями с
клиентами и поставщиками. Автоматизация всех бизнес-процессов
компании.
Компания на текущий момент имеет порядка 23-х клиентов. То есть
фирма является развивающейся.
Приведем в таблице 1 основные финансово-экономические показатели
деятельности компании «Solo-IT».
Таблица 1
Основные финансово-хозяйственные показатели «Solo-IT»
Показатели
2018
г.
2019
г.
Изменения
Абс.,
+/-
Отн., %
Выручка, тыс. руб.
10308
19206
8 897
186,31
Себестоимость продаж тыс. руб.
1329
10220
8 891
769,05
в % к выручке
12,89
53,2
40
412,72
Прибыль до налогообложения, тыс. руб.
255
268
13
105,20
Чистая прибыль, тыс. руб.
602
182
-421
30,17
По данным, предоставленным в таблице 1, можно сделать вывод, что
«Solo-IT» достаточно рационально использует свои ресурсы. Выручка в 2019
году, увеличилась по сравнению с 2018 годом, и составила 19206 тыс. руб.,
однако, чистая прибыль в 2018 году составляла 602 тыс. руб., а в 2019
уменьшилась до 182 тыс. руб. То есть деятельность предприятия нестабильна.
Поэтому нужно искать пути повышения эффективности работы компании.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Организационная структура – это визуальная схема компании, которая
вместе с инструкциями, прикрепленными к должности, описывает, какие
задачи выполняют сотрудники, кому они отчитываются и как принимаются
решения по всему бизнесу.
Организационная структура московского филиала «Solo-IT» представлена
на рисунке 1.
Даннаяоргструктура компании является функциональной, в которой
разделение на отделы выполняется на основе общих должностных функций.
Рисунок 1 – Организационная структура «Solo-IT»
Функциональная структура позволяет обеспечить высокую степень
специализации для сотрудников и легко масштабируется в случае роста
организации. Кроме того, эта структура механистична по своей природе, что
потенциально может препятствовать быстрому росту сотрудника, но перевод
сотрудников в отделы, основанные на их функциях, все еще может позволить
им углубиться в свою область знаний и достичь хороших результатов.
Численность руководящего персонала составляет 6 человек. В среднем
численность работников составляет порядка 26 человек. Поэтому доля
руководящего персонала составляет 6/26=23%, что не превышает порогового
значения в 30%, выше которого численность руководящего персонала
считается избыточной (рисунок 2).
Рисунок 2 – Процентное отношение руководящего персонала и
сотрудников
Таким образом, в рассматриваемой организационной структуре «Solo-IT»
отсутствует избыточность руководящего персонала.
Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением
предприятия. Основными функциями канцелярии являются:
регистрация, учет, хранение и передача документов;
формирование дел и их сдача на хранение;
обработка поступающей и отправляемой корреспонденции;
осуществление контроля за сроками исполнения документов и их
правильным оформлением.
Основными функциями юриста являются:
правовая экспертиза документов и договоров;
разработка проектов юридических документов по запросам коллег;
судебное представительство компании по гражданско-правовым
спорам;
консультирование сотрудников предприятия, общеправовая
поддержка;
работа с делами юрлиц, корпоративное право.
Основными функциями бухгалтерии являются:
ведение бухгалтерского и налогового учета;
осуществление контроля деятельности предприятия;
обеспечение сохранности бухгалтерских документов;
учет основных фондов;
организация расчетов по хозяйственным договорам.
Основными функциями отдела тестирования ПО являются:
отдел тестирования организует техническое обеспечение процесса
тестирования;
организует, координирует проведение автоматизированного
тестирования;
формирует отчеты о результатах тестирования;
организует ведение учета результатов тестирования;
осуществляет консультирование по программному обеспечению и
процедуре тестирования.
Основными функциями отдела маркетинга являются:
планирование маркетинговой деятельности;
исследование рынка;
позиционирование;
ценообразование;
ассортиментная политика;
разработка новых идей;
повышение уровня продаж;
анализ маркетинговой деятельности.
Основными функциями отдела разработки ПО являются:
согласование требований на разработку с заказчиком;
разработка программного обеспечения;
контроль ПОна всех этапах его разработки.
Основными функциями отдела сопровождения и продвижения являются:
обеспечение заданных функциональных характеристик
произведенного программного обеспечения на стороне заказчика;
своевременный контроль и исправление обнаруживаемых недостатков
или ошибок в программном обеспечении;
организация процессов обновления программного обеспечения на
стороне заказчиков.
Основными функциями сетевого администратора являются:
установка, конфигурирование и поддержание в рабочем состоянии
сетевого оборудования;
мониторинг сети и своевременное обнаружение и устранение «узких
мест»;
определение и назначение сетевых адресов компьютерам и
устройствам сети;
выбор и конфигурирование сетевых протоколов;
настройка таблиц маршрутизации;
управление доступом к разделяемым ресурсам.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Техническая архитектура на исследуемом предприятии характеризуется
локальной вычислительной сетью с подключенной к ней пользовательскими
устройствами (рисунок 3).
Рисунок 3 – Существующая техническая архитектура предприятия
С сетью Интернет ЛВС организации связывает маршрутизатор, в
функции которого входит маршрутизация пакетов в глобальной сети, а также
функции обеспечения информационной безопасности в виде фильтрации
проходящего трафика встроенным программным межсетевым экраном,
предотвращение доступа к ЛВС со стороны Интернет.
Коммутатор уровня предприятия является основным объединяющим
узлом локальной вычислительной сети, потому что к нему подключаются: