можно ускорить передачу документов между сотрудниками;
можно повысить безопасность с помощью прав доступа, паролей,
резервных копий и внешнего хранилища.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Построим схему существующего документооборота (рисунок 8).
Рисунок 8 – Схема существующего документооборота
Теперь следует оценить примерные затраты компании на выполнение
одной операции жизненного цикла документа. Для этого требуется еще
составить таблицу 6, где указать временные и финансовые затраты на каждый
этап документооборот и получить общую оценку.
В среднем каждый документ на предприятии проходит через четыре
звена согласования.
До автоматизации на обработку одного входящего документа уходит в
среднем 66 минут, после автоматизации планируется снижение этого значения
на 27 минут до 39 минут. При этом экономия финансовых средств составит
157,50 руб.
Таблица 6
Оценка временных затрат на документооборот
Операция
Кол-во
операций
в день,
шт.
Время на
исполнен
ие одной
операции
до автом.,
мин
Время на
исполнени
е одной
операции
после
автом., мин
Время на
выполнение
операций в
год до
автом., мин
Время на
выполнение
операций в
год после
автом., мин
Прием
входящего
документа
4
2
2
1976
1976
Регистрация
входящего
документа
4
5
5
4940
4940
Рассмотрение
документа
4
6
2
5928
1976
Создание
маршрута
4
4
3
3952
2964
Контроль за
исполнением
документа
8
6
0,5
11856
988
Согласование
документа
16
6
6
23712
23712
Сдача документа
в хранилище
4
1
1
988
988
ИТОГО
53352
37544
Так как с помощью автоматизации удастся сократить время обработки
документав год на 15808 минут или 263.5 часа, что выльется в значительную
экономию трудовыхи финансовых ресурсов. Поэтому автоматизация
экономически оправдана.
Автоматизация невозможна без применения вычислительной техники.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В настоящее время в компании применяются такие средства обеспечения
информационной безопасности:
встроенные в ос рабочих станций брандмауэры;
встроенный в маршрутизатор межсетевой экран;
Антивирус Kaspersky 2020.
Брандмауэр – это система, специально разработанная для
предотвращения подозрительного доступа в частную сеть. Сам брандмауэр
может быть аппаратным или программным, он также может состоять из
комбинации того и другого. На предприятии применяются программные
брандмауэры, встроенные в рабочие станции, а также в маршрутизатор.
Брандмауэр обладает такими характеристиками для защиты ЛВС:
Точка сетевой безопасности. Весь трафик, входящий в сеть или
выходящий из нее, должен проходить через брандмауэр, который
будет проводить проверку. Брандмауэр будет пытаться фильтровать
трафик в соответствии с определенной политикой безопасности.
Предотвращение утечки ценной информации. Брандмауэр полезен для
предотвращения отправки пользователями сети ценных
конфиденциальных файлов другим сторонам.
Запись активности пользователей. Каждый раз, когда сотрудник будет
получать доступ к данным, пользователи сети будут проходить через
брандмауэр, который затем записывает их параметры в виде лог-
файлов, которые позже могут быть открыты для разработки политик
безопасности или анализа причин сбоев. Брандмауэр может получить
доступ к данным журнала, предоставляя статистику использования
сети.
Изменение проходящего пакета данных. NAT (преобразование сетевых
адресов) используется для скрытия IP-адреса, чтобы пользователи
могли получить доступ к интернету без публичного IP-адреса.
Не допускает изменения конфиденциальных данных.
Для управления трафиком брандмауэр использует один или комбинацию
следующих методов:
Фильтрация пакетов. Это способ работы брандмауэра путем
мониторинга входящих и исходящих пакетов, позволяя ему проходить
или быть отброшенный на основе IP-адреса, протокола и порта.
Фильтрация пакетов обычно достаточно эффективна, чтобы
противостоять атакам из локальной сети. Фильтрация пакетов также
называется статическим брандмауэром.
Контроль состояния. В отличие от фильтрации пакетов, проверка
состояния также известна как динамический брандмауэр. При
проверке состояния отслеживается активное состояние соединения, а
затем полученная информация используется для определения того,
может ли сетевой пакет пройти через брандмауэр.
Также на рабочих станциях и сервере установлен антивирус Kaspersky
2020. Благодаря мощной защите от вредоносных программ в реальном времени,
простому в использовании интерфейсу и практически не влияющему на
производительность системы,Kaspersky очень хорошо выполняет базовую
защиту от вирусов.
Встроенный модульKasperskyPasswordManager может генерировать
надежные пароли, сохранять их в зашифрованном хранилище, а также
автоматически входить в учетные записи в интернете.
Что касается аудита информационной безопасности, то он на
предприятии не проводится, системный администратор лишь реагирует на
какие-либо происшествия или неполадки.
Поэтому в целом систему обеспечения информационной безопасности в
компании «Solo-IT» нельзя назвать идеальной.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Так как требуется внедрить систему электронного документооборота, то
нужно проанализировать рынок данного программного обеспечения.
На рынке существует большое количество систем, поэтому кратко
опишем три популярные:
СЭД Docvision [14];
СЭД DirectumRX [15];
СЭД 1С:Документооборот [13].
Система «Docvision»
Docvision – СЭД/ЕСМ система с набором готовых сценариев для
автоматизации документооборота, создания корпоративных электронный
архивов и управления бизнес-процессами (рисунок 9).
СЭД Docsvision для предприятия это:
Электронный архив. Ввод, распознавание, регистрация,
штрихкодирование, структурированное хранение и поиск документов.
Безбумажный документооборот.
Делопроизводство. Документационное обеспечение управления по
российским стандартам, потоковый ввод, согласования, резолюции,
КИД и номенклатура дел.
Договорной документооборот. Согласование договорных документов,
контроль исполнения договоров, интеграция с 1С, безбумажный обмен
с контрагентами.
Управление бизнес-процессами. Управление бизнес-процессами
позволяет повысить качество работы организации.
Оперативное управление. Управление в подразделениях и проектных
командах. Задачи и простые проекты. АРМ менеджеров, организация
совещаний.
Специализированные решения. Отраслевые решения, решения для
прикладных бизнес-задач, готовые интеграционные решения на базе
ECM/BPM платформы Docsvision.
Рисунок 9 – Интерфейс СЭД Docvision
Docsvision поддерживает отечественные СУБД и ОС – PostgreSQL и
Linux.
СЭД DirectumRX
СЭД DirectumRX позволяет управлять процессами предприятия и
автоматизировать ключевые направления документооборота, позволяет
расширять охват пользователей и перейти на цифровое взаимодействие с
контрагентами (рисунок 10).
Рисунок 10 – Интерфейс СЭД Directum
Бизнес-решения на основе СЭД Directum позволяют управлять
корпоративным контентом и процессами более эффективно, выполняя такие
функции:
управление бизнес-процессами;
управление документами;
делопроизводство;
управление договорами;
межкорпоративный документооборот;
контроль дисциплины;
управление совещаниями;
финансовый архив;
долговременный архив;
управление закупками;
согласование счетов на оплату;
управлениепроектами;
управление услугами;
кадровые процессы;
обращения граждан и организаций.
1С:Документооборот
1С:Документооборот – программный продукт российской фирмы «1С» на
технологической платформе «1С:Предприятие 8».Предназначен в первую
очередь для автоматизации документооборота(рисунок 11).
Рисунок 11 – Интерфейс СЭД «1С Документооборот»
Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:
централизовано и безопасно хранить документы;
регистрировать входящие и исходящие документы;
создавать, хранить и обрабатывать организационные,
распорядительные, информационные, справочные и прочие
внутренние документы, договоры, служебные записки;
получать оперативный доступ к документам с учетом прав
пользователей;
наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном
согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ
исполнительской дисциплины;
производить автоматизированную загрузку документов из
электронной почты и со сканера;
вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Сравнение СЭД представлено в таблице 7.
Таблица 7
Сравнение СЭД
Критерии
Docsvision
DirectumRX
(облачнаяверсия
)
1С: Документооборот
СУБД, WEB-
Сервер
Microsoft SQL Server,
IIS
MicrosoftSQLServer,
PostgreSQL (не
поддерживается
полнотекстовый
поиск), IIS
Microsoft SQL Server
PostgreSQL IBM DB2
Oracle Database СУБД
1С, IIS, Apache
Языки
программирова
ния и
технологии для
доработки
системы
C# VB.NET JavaScript
(Для Web- клиента)
XSLT Transact SQL
Нетвозможностипом
одификации
Собственныйязыкпрогр
аммирования 1С
Дизайнеркарто
чекдокументов
Есть возможность
настройки внешнего
вида карточек без
программирования
для толстого и Web-
клиентов.
Нет
Есть возможность
настройки внешнего
вида карточек без
программирования для
толстого и Web-
клиентов.
Дизайнеротчет
ов
Встроенный
конструктор
поисковых запросов
и представлений
данных.
Нет
Встроенный в
платформу конструктор
отчетов
Наличиеготовы
хотчетов
Встроенных отчетов
практически нет
Есть встроенные
отчеты.
Большое количество
встроенных отчетов.
Дизайнерпроце
ссов
Встроенный
конструктор
процессов.
Есть небольшие
бизнес- процессы
Есть небольшие
бизнес- процессы
Поискдокумент
ов
Атрибутивный.
Полнотекстовый по
штрих- коду
Атрибутивный.
Полнотекстовый
Атрибутивный.
Полнотекстовый по
штрих- коду
Продолжение таблицы 7
Распознавание
скан-
образовдокуме
нтов
Распознавание
отсканированного
документа за счет
интеграции с
ABBYYFineReaderEngi
ne
Нет
Есть, при помощи
дополнительного ПО
CuneiForm,
распространяемого
бесплатно
Потоковыйввод
документов
Есть дополнительный
модуль потокового
ввода.
Нет
Есть
Интеграция с
электроннойпо
чтой
Есть
Частично
Есть
Шаблоныдокум
ентов
Шаблон с
прикрепленными
файлами
Шаблон файла
документа.
Шаблон с
прикрепленными
файлами
Построениемар
шрутовсогласо
вания
Маршруты
настраиваются в
табличном
конструкторе
Маршруты
настраиваются
администратором
Маршруты
настраиваются в
табличном
конструкторе
Автоматическо
е завершение
задач
участников
согласования
Есть
Нет
Нет
Конкурентные
задачи
Есть
Нет
Нет
Условная
маршрутизаци
я
Есть
Есть
Есть
Сравнение
/объединение
версий
документа
Есть
Нет
Есть возможность
сравнения двух версий
документа
Печатьлистасог
ласования
Есть
Есть
Есть
Ведениеномен
клатурыдел
Есть в рамках
дополнительно
модуля
Естьсправочник
«Номенклатурадел»
Естьсправочник
«Номенклатурадел»
Автоматически
й контроль
сроков
хранения дел
Нет
Нет
Есть
Модели
разграничения
правдоступа
Дискреционная
Мандатная
Контекстно- ролевая
Дискреционная
Ролевая
Дискреционная
Мандатная
Контекстно- ролевая
ЭЦП
Есть
Есть
Есть
Шифрование
Есть
Есть
Есть
Представленные коммерческие СЭД имеют обширный функционал,
который выходит далеко за рамки потребностей исследуемого предприятия. К