менеджер проекта автоматизации;
программист.
Распределение участников по этапам выполнения проекта автоматизации
представлено в таблице 26.
Таблица 26
Распределение участников по этапам выполнения проекта
автоматизации
№
Этап
Кол-
во
дней
Задействованные
специалисты
Менеджер
проекта
Программист
1
Разработка требований
2
1
1
2
Проектирование
6
1
5
3
Реализация
14
1
15
4
Тестирование
4
1
3
5
Внедрение
3
1
2
Итого:
29
5
26
Плановая совокупная стоимость разработки и внедрения системы
определяются по следующим основным статьям:
заработная плата сотрудников, задействованных в проекте;
страховые взносы;
затраты на расходные материалы;
расходы на эксплуатацию технических средств.
Прогнозируемые затраты на оплату труда вычисляются на основании
предполагаемой продолжительности этапов создания АИС и стоимости одного
рабочего дня участника проекта, вычисляемого на основании его оклада.
Сведения об окладе и стоимости рабочего дня сотрудников,
задействованных в проекте, приведены в таблице 27.
Таблица 27
Планируемая сумма оплаты труда специалистов
№
Исполнители
Оклад,
руб./час.
Продолжительн
ость работы,
часов
Сумма, руб.
1
Менеджер проекта
400
40
16000
2
Программист
400
208
83200
Итого:
99200
Общая сумма страховых взносов составляет 30,2 %.
На основании данных планируемых суммарных затрат на оплату труда
специалистов рассчитываем сумму отчислений:
Св = 0,302 * 99200 = 29958 (руб).
В таблице 28 представлена стоимость технических средств разработки
АИС.
Таблица 28
Стоимость технических средств разработки АИС
№
Наименование компонента
Стоимость, руб
1
ПК Acer Aspire XC-330
12000
2
18.5" Монитор Philips 193V5LSB2
4100
3
МФУструйное Canon Pixma MG2545S
2200
Итого:
18300
Следующей статьей для формирования планируемой себестоимости
разработки АИС являются затраты на расходные материалы. Необходимые
расходные материалы на создание АИС приведены в таблице 29.
Таблица 29
Планируемые затраты на расходные материалы
№
Затраты
Количество
Стоимость
, руб.
Сумма,
руб.
1
Бумага, уп.
1
260
260
2
Карта флеш-памяти 16 ГБ.
1
560
560
3
Заправка МФУ, шт.
1
300
300
Итого:
1120
Далее рассмотрим и оценим статью эксплуатационных расходов.
Эксплуатационные расходы – издержки, связанные с поддержанием
работоспособного состояния используемых в ходе разработки систем и прочего
оборудования в течение всего намеченного срока службы. К эксплуатационным
расходам при проектировании системы можно отнести затраты на оплату
электроэнергии при пользовании вычислительной техникой сотрудниками,
вовлеченными в проект.
Тарифы на электрическую энергию для населения и приравненных к нему
категорий потребителей следует брать для города Москва, где работает
головной офис предприятия «Solo-IT». Тариф 5,47 руб./кВтч.
В таблице 30 приведен расчет планируемых затрат на электроэнергию с
учетом мощности и времени работы.
Таблица 30
Расчет планируемых затрат на электроэнергию
Устройство
Мощность,
кВт
Количество
часов
Количество
кВт
Стоимость
кВт•ч, руб.
Сумма,
руб.
ПК Acer Aspire
XC-330
0,09
208
18,72
5,47
102,40
МФУструйное
Canon Pixma
MG2545S
0,065
2,08
0,4
5,47
2,19
Итого:
104,59
Затраты на аренду отсутствуют, так как разработка ведется в офисе
компании.
В таблице 31 представлена структура себестоимости АИС.
Таблица 31
Структура себестоимости АИС
Статьи затрат
Сумма, руб
Доля от общей суммы
затрат
Заработная плата разработчиков
99200,00
66,72%
Страховые взносы
29958,40
20,15%
Эксплуатационные расходы
104,59
0,07%
Затраты на расходные материалы
1120,00
0,75%
Стоимость технических средств
разработки АИС
18300,00
12,31%
Итого:
148682,99
100%
Стоимость разработки и внедрения ПО составляет 148682,99 руб.
Структура затрат на проект представлена на рисунке 49.
Рисунок 49 – Структура затрат на проект автоматизации
Теперь следует выполнить оценку снижения трудоемкости и
стоимостных затрат после внедрения системы.
Оценка временных и финансовых затрат на выполнение схемы
документооборота до и после автоматизации представлена в таблице 32.
До автоматизации на обработку одного входящего документа уходило в
среднем 66 минут, после автоматизации планируется снижение этого значения
на 27 минут до 39 минут. При этом экономия финансовых средств составит
157,50 руб.
В год происходит обработка 1200 документов.
Тогда годовая экономия составит:
dT = (1200*27)/60 = 540 часов (рисунок 50);
dC = 1200157,5 = 189000 рублей (рисунок 51).
Срок окупаемости проекта будет равен: Ток = 148683/189000 = 0,79 года.
Таблица 32
Оценка временных и финансовых затрат на выполнение схемы документооборота до и после
автоматизации
Операция
Должность
исполнителя
Кол-во
операций,
шт.
Заработна
я плата,
руб/час.
Врем
я
исп.
до,
мин
Врем
я
исп.
посл
е,
мин
Экономи
я, мин
Стоимост
ь до, руб.
Стоимост
ь после,
руб.
Экономи
я, руб.
Прием входящего
документа
Сотрудник
канцелярии
1
380
2
2
0
12,67
12,67
0,00
Регистрация входящего
документа
Сотрудник
канцелярии
1
350
5
5
0
29,17
29,17
0,00
Перенаправление в
отдел или службу
Сотрудник "Solo-
IT"
1
350
6
2
4
35,00
11,67
23,33
Составление цепочки
согласования
Сотрудник "Solo-
IT"
1
350
4
3
1
23,33
17,50
5,83
Передача документа
сотруднику
Сотрудник "Solo-
IT"
4
350
6
0,5
5,5
140,00
11,67
128,33
Согласование
документа
Сотрудник "Solo-
IT"
4
350
6
6
0
140,00
140,00
0,00
Сдача документа в
хранилище
Сотрудник "Solo-
IT"
1
350
1
1
0
5,83
5,83
0,00
ИТОГО
66
39
27
386,00
228,50
157,50
Рисунок 50 – Снижение трудоемкости
Рисунок 51 – Снижение финансовых затрат
Таким образом, экономические расчеты подтвердили обоснованность
предложенных проектных решений.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной выпускной квалификационной работе выполнено
проектирование системы электронного документооборот для организации.
Объектом исследования выступило предприятие «Solo-IT». Компания
«Solo-IT» существует на рынке уже несколько лет. Фирма разрабатывает сайты,
способствующие развитию бизнеса, увеличению продаж, формированию
представления о надежности и компетентности бренда.
Анализ основных финансово-экономических параметров показал, что
«Solo-IT» достаточно рационально использует свои ресурсы. Выручка в 2019
году, увеличилась по сравнению с 2018 годом, и составила 19206 тыс. руб.,
однако, чистая прибыль в 2018 году составляла 602 тыс. руб., а в 2019
уменьшилась до 182 тыс. руб. То есть деятельность предприятия нестабильна.
Поэтому нужно искать пути повышения эффективности работы компании.
Организационная структура московского филиала «Solo-IT» является
функциональной, в которой разделение на отделы выполняется на основе
общих должностных функций. Представлены функции подразделений
компании.
Анализ инфраструктуры показал, что установленное ПО позволяет
выполнять функциональные обязанности сотрудников исследуемого
предприятия, а ЛВС связывает рабочие станции и сервер в единую
телекоммуникационную систему.
Рассмотрена схема основных бизнес-процессов на предприятии, которые
сформировали комплекс задач автоматизации.
Из комплекса задач автоматизации для дальнейшего исследования
выбран процесс документооборота, поскольку он является основным на
предприятии. От его эффективности зависит общая скорость обработки
документов в компании, настрой персонала. Ведь если сотрудники завалены
бумажной волокитой, то у них времени и сил на более качественное и
творческое выполнение своих прямых должностных обязанностей.
Построена диаграмма процесса в нотации IDEF0.
Существующий документооборот предприятия неэффективен с точки
зрения современных возможностей вычислительной техники и
телекоммуникационных сетей.
Физическая передача документов от сотрудника к сотруднику приводит к
задержкам времени, рутинность операций возрастает, число ошибок при
обработке документов также возрастает.
Иногда сотрудник ввиду своей загруженности просто забывает передать
документ другому работнику. Возникают дополнительные задержки в
обработке документов.
Поэтому предложено внедрить систему электронного документооборота.
Составлена схема существующего документооборота, выполнено
сравнение затрат до и после автоматизации. До автоматизации на обработку
одного входящего документа уходит в среднем 66 минут, после автоматизации
планируется снижение этого значения на 27 минут до 39 минут. При этом
экономия финансовых средств составит 157,50 руб. Так была обоснована
потребность в автоматизации.
В настоящее время в компании применяются такие средства обеспечения
информационной безопасности:
встроенные в ос рабочих станций брандмауэры;
встроенный в маршрутизатор межсетевой экран;
антивирус Kaspersky 2020.
Затем выполнен анализ существующего на рынке ПО в области
документооборота:
СЭД Docvision;
СЭД DirectumRX;
СЭД 1С:Документооборот.
Рассмотренные коммерческие СЭД имеют обширный функционал,
который выходит далеко за рамки потребностей исследуемого предприятия.К
тому же все эти программы платные, плата осуществляется за пользователя, что
в итоге может выйти на сотни тысяч рублей, поэтому принято решение о
самостоятельной разработки СЭД.
В рамках проекта выбрана автоматизация по направлениям, т.к.
документооборот охватывает всю компанию. В качестве способа приобретения
выбрана самостоятельная разработка.
В рамках проектной части выполнено обоснование по видам обеспечения:
определена входная, выходная, оперативная и справочная
информация;
выбрана реляционная модель представления данных в системе;
выбран язык программирования C++ и среда разработки VisualStudio;
выбрана СУБД MS SQL Server;
представлены минимальные и рекомендуемые требования к клиенту и
серверу.
Для разработки системы электронного документооборота предлагается
модель ГОСТ 34.601-90, которая хорошо подходит для разработки небольших
проектов с минимальным числом участников. Описаны этапы проекта
автоматизации.
Представлены макеты форм пользовательского интерфейса.
Также разработаны дерево функций и дерево диалога.
Разработка базы данных происходила при помощи CASE-средства
ERWin.
Структурная схема пакета показала состав модулей СЭД.
Были разработаны блок-схемы таких алгоритмов:
общий алгоритм работы приложения;
алгоритм выполнения запроса к БД.
Тестирование показало, что разработана автоматизированная система
электронного документооборота для предприятия «Solo-IT», которая позволяет
согласовывать документы в рамках множества маршрутов согласования по
множеству сотрудников компании. Система автоматически отслеживает
изменения информационной среды, выводит нужные документы для
согласования, автоматически формирует архив обработанных документов.
Модульность структуры программы позволяют в будущем расширить ее
функционал при такой необходимости.
Расчет экономических параметров проекта автоматизации показал, что:
стоимость разработки и внедрения ПО составляет 148682,99 руб.
годовая экономия от внедрения СЭД составит 540 часов или 189000
рублей;
срок окупаемости проекта будет равен 0,79 года.
Таким образом, экономические расчеты подтвердили обоснованность
предложенных проектных решений.