28
шлюзом VPN, обеспечивающим безопасное транспортирование данных по
общественным сетям.
Защиту от вирусов на компьютерах обеспечивает Symantec, который
защищает ИС ООО «ЭОС» от вирусов, вредоносных программ, программ-шпионов и
прочих угроз из Интернета.
При этом в качестве корпоративной почты применяется система Exchange
Server компании MicroSoft, который относится к программному обеспечению сервера
и служит для использования исключительно серверной операционной системы.
Exchange Server сохраняет конфиденциальность электронных сообщений, защищая их
от хакерских угроз вирусных атак.
Основной прерогативой при распределении привилегий пользователей
обладает специальный сотрудник отдела ИТ, который имеет возможность
разграничить права для всех пользователей сетей (ЛВС и глобальных). Безопасность
системы реализуется через идентификацию и аутентификацию зарегистрированных
пользователей. Вход и регистрация разграничены, и определяются отдельными
атрибутами: логином и паролем.
Технически ИБ и защита данных осуществляется при применении системы
паролей к ресурсам автоматизированной ИС разного уровня: пароли входа в ОС,
пароли для использования программ в ИС, пароли на изменение данных, пароли для
удаления данных и другие.
Серверы используемой компьютерной сети расположены в отдельной комнате
отдела ИКТ, в которой кроме реализации предоставления специальных условий,
применены мероприятия по обеспечении требуемого уровня защиты данных:
– биометрические мероприятия;
– административные средства;
– технические методы.
Каждый сотрудник ООО «ЭОС» ответственен за поддержание
информационной безопасности ЛВС. При поступлении на работу в ООО «ЭОС»,
сотрудники - пользователи ЛВС, изучают и подписывают инструкцию по
регламентации работы пользователей ЛВС, которая регулирует порядок допуска к
информации, правила обращения с информацией и предупреждает об
ответственности за нарушение.
29
Согласно данной инструкции пользователю запрещается фиксировать
учетные данные на твердых носителях, самовольно устанавливать программное
обеспечение, допускать к подключенной станции посторонних лиц, оставлять
подключенное к сети место без контроля, работать в сети при обнаружении
неисправностей, копировать информацию на неучтенные носители и другие.
Так же сотрудникам ООО «ЭОС» разрешено пользоваться интернетом только
в рабочих целях. Не разрешается использовать Интернет для хранения
корпоративных данных.
В результате анализа системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ООО «ЭОС», можно сделать вывод, что техническое и
программное обеспечение, которое применяется в ООО «ЭОС», является
полноценным средством для безопасности и защиты информации, однако,
автоматизация документооборота отдела кадров существенно повысит
информационную безопасность данного отдела, и, как следствие информационную
безопасность всей ООО «ЭОС».
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Совершенствование ведения документооборота отдела кадров можно
осуществлять за счет программ, ориентированных на отделы кадров, а так же за счет
технического обслуживания, которое предоставляется разработчиком.
Произведем анализ достоинств и недостатков программ, существующих на
рынке аналогичных разрабатываемому программному продукту.
Система SAP HR действует не только фрагментарно, а и подчиняется общей
логике менеджмента компанией со стратегией развития. Она успешно может быть
интегрирована для решения задач с разными информационными системами,
использующими данные для персонала (рисунок 9).
30
Рисунок 9 – Интерфейс SAP HR
Основные функции ПО:
– администрирование персонала;
– описание организационной структуры;
– учет рабочего времени;
– расчет заработной платы;
– ведение документации и формирование отчетности;
– планирование и контроль.
Недостаток программы перегруженный функционал и высокая цена.
Программа «Сотрудники предприятия 2.7.9» компании Arax Group
предназначена для выполнения кадрового учета разного рода предприятий и имеет
сравнительно невысокую цену и такие возможности:
– ведения одновременного документооборота сразу по нескольким
филиалам предприятия;
– предоставления информации по свободным вакансиям;
– упорядочивание карточек сотрудников по разным показателям (возраст,
трудовой стаж), что полезно для создания статистических отчетов.
Интерфейс программы показан на рисунке 10:
31
Рисунок 10 – Интерфейс программы «Сотрудники предприятия»
Кроме этого, указанная программа имеет возможность:
– хранить в карточке фотографии сотрудника и копии документов;
– производить увольнение сотрудников в несколько кликов мыши;
– осуществлять расчет длительности отпусков и суммы отпускных.
Недостатками данной программы являются: перегруженность ненужными для
работы функциями, что будет мешать малоопытному оператору и затрачивать
дополнительные ресурсы на выполнение работы.
«Отдел кадров +» позволяют вести документацию по таким секторам
информации как:
– личные данные, куда входят паспортные сведения, ксерокопии
паспортов, сведения о браке и детях, возможно, фотографии;
– начисления, где размещают информацию о поступлениях денежных
средств на зарплатную карточку работника;
– кадровые данные, а именно стаж работника, должность, условия труда,
табельный номер и информацию о неиспользованных днях отпуска;
– учет рабочего времени;
– образование.
Интерфейс программы показан на рисунке 11:
32
Рисунок 11 – Интерфейс ПО «Отдел кадров +»
Для кадровика программа подготовит к подписи бланк практически любого
документа: штатного расписания, рабочего графика, заявления об отпуске или
увольнении.
Недостаток данной программы достаточно громоздкий и сложный для
использования и понимания интерфейс, высокая стоимость.
Программа 1С:Зарплата и управление персоналом – данная программа простая
и удобная в использовании, а также имеет простой, красивый и удобный интерфейс.
Эта программа подходит ООО «ЭОС», так как в ООО «ЭОС» уже установлены и
настроены программы 1С:Предприятие и 1С:Бухгалтерия 8.3 но она также имеет и
свои недостатки: высокая стоимость покупки, интерфейс, в котором совмещены две
программы, «управление персоналом», которая подходит проекту автоматизации и
«зарплата», которая для ООО «ЭОС» практически бесполезна, так как программа
1С:Бухгалтерия 8.3 охватывает все сферы деятельности бухгалтерского учета.
Интерфейс программы показан на рисунке 12:
33
Рисунок 12 – Интерфейс ПО «Зарплата и Управление персоналом»
Таблица сравнения программ аналогов приведена в приложении (Приложение
1).
В результате сравнения программных продуктов для отделов кадров, можно
сделать вывод, что в настоящее время на рынке не существует программы, которая
бы использовалась только для документооборота. Во всех описанных программах
присутствует излишний функционал, за который руководству компании нужно будет
платить, хотя он и не будет использоваться. Необходимая программа для ООО «ЭОС»
должна учитывать недостатки вышеперечисленных программных продуктов, а
именно, должна быть недорогой, с удобным и понятным пользователю интерфейсом,
легко интегрироваться в программное обеспечение ООО «ЭОС».
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Прежде всего, стратегия автоматизации должна соответствовать приоритетам
и задачам ООО «ЭОС». Концепция стратегии должна также включать способы
достижения такого соответствия.
34
Реализация стратегии по автоматизации документооборота проходит в
несколько стадий (рисунок 13):
Рисунок 13 – Стратегия автоматизации документооборота
Анализ деятельности - понятие достаточно общее. В данном случае, под
анализом деятельности, понимается сбор и представление информации о
деятельности отдела кадров для правильного выбора и дальнейшего внедрения
автоматизированной системы.
Реорганизация деятельности направлена на повышение эффективности
деятельности отдела кадров и в целом - ООО «ЭОС».
Выбор системы – это многоуровневая задача. Установление обьективных
критериев отбора той или иной системы напрямую связано с качеством и полнотой
всех предыдущих этапов цепочки отбора. Действительно, практически все
объективные факторы (функциональность, стоимость, перспективы развития,
поддержка и интеграция) выводятся на предыдущих стадиях. При внимательном
рассмотрении всех предыдущих этапов, выбор перестает быть проблемой.
Существуют следующие основные стратегии внедрения системы:
- Параллельное использование – когда старые и новые технологии решения
задач выполняются параллельно, и их результаты сравниваются. Достоинство
данного метода - минимальный риск ошибок, недостаток – двойная загрузка
персонала, необходимость постоянной проверки результатов двух технологий.
- Стратегия «скачок» – когда старая технология работает до определенного
момента, затем внедряется новая, а после внедрения, внедряется только новая
технология. Достоинство такого метода – минимальная продолжительность
переходного периода, отсутствие двойных затрат. Недостатки – высокие риски
Стратегия автоматизации документооборота
анализ деятельности отдела кадров
реорганизация деятельности
выбор системы
внедрение системы
35
несоответствия качества ИС требованиям, высокие требования к процессу
планирования перехода на новую технологию.
- Стратегия "узкого места". Узкое место - автоматизация небольшой части
производственного процесса, которая обычно выбирается по критериям
эффективности, приводящим к повышению качества процессов только в
определенном узком месте. Достоинство стратегии – после автоматизации каждого
узкого места, можно прервать автоматизацию, возможность выполнения полного
цикла автоматизации по каждому участку отдельно. Недостатки - самостоятельная
автоматизация узких мест может привести к формированию избыточного набора
программных и аппаратных решений.
Среди нескольких вариантов определения стратегии выполнения
автоматизации, будет выбрана последняя, а именно автоматизация только отдельного
участка отдела кадров.
При этом нельзя исключать также автоматизацию полностью всего отдела
кадров ООО «ЭОС», так как при определяемых показателях автоматизации будет
крайне целесообразным применение рассматриваемой системы полностью ко всей
структуре отдела.
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существуют следующие методы приобретения ИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка ИС (покупка зарубежной или отечественной ИС);
– покупка и доработка;
– аренда ИС.
При покупке готового решения надо выбрать такое решение, которое
полностью будет соответствовать разнообразным схемам ведения бизнеса.
Заметим, что это очень сложно, поскольку производители систем
автоматизации могут не всегда угодить всем клиентам и их ИС получаются
перегруженными функционалом, за который надо платить.
36
Также готовая ИС может не подойти из-за перечня недостатков, нехватки
функциональности, плохо продуманного направления будущего развития ИС,
длительный срок адаптации под требования предприятий.
Заказ разработки ИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, подходящую к бизнес-правилам ООО «ЭОС» в настоящий
момент. Но при изменении бизнес-процессов, возможно потребуется ее частичная
переработка, что также выльется в излишние затраты на процесс реинжененринга
имеющейся ИС.
Покупка и доработка ИС возможна, если нужен небольшой объем доработки,
а данная доработка часто применяется в рамках модели ИС, что не редко вызывает
затруднения из-за полного отсутствия развернутой документации.
При взятии ИС в аренду ООО «ЭОС» рискует вывести непосредственно за
свои пределы многие виды деятельности, а также лишиться части собственных
информационных ресурсов и возможностей.
В связи с этим, автоматизированная система будет разрабатываться на базе
компании собственными силами. Разрабатываемая ИС будет включать в себя весь
необходимый функционал, а также учитывать все особенности работы и пожелания
сотрудников отдела кадров, так как это будет индивидуальный (уникальный) продукт,
позволяющий быстро изменять функционал, в соответствии с требованиями
заказчика.
1.4.Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) - это совокупность данных,
представленных в определенной форме для компьютерной обработки, и представляет
собой совокупность унифицированных систем классификации и кодирования
информации, унифицированных систем документирования и информационных
массивов. [12]
ИО включает два комплекса: компоненты внетранспортного ИО
(классификаторы технико-экономической информации и документов) и
внутримашинного ИО (макеты и экранные формы ввода первичных данных в ЭВМ
37
или вывода результирующей информации, структура информационной базы:
входные, выходные файлы, базы данных).
Для того чтобы адаптировать информацию для эффективного поиска,
обработки и передачи по каналам связи, она должна быть представлена в цифровом
виде, который должен быть сначала упорядочен (классифицирован), а затем
формализован (закодирован) с помощью классификатора.
Классификатор-это документ, обеспечивающий закодированное описание
экономической информации в ЭИС, содержащий наименования объектов,
наименования классификационных групп и их кодовые обозначения.[13]
По области применения различают следующие типы классификаторов:
международные, национальные (общесистемные), отраслевые и локальные
классификаторы.
Документ - это определенный набор информации, используемой при решении
задач, расположенный на материальном носителе, в соответствии с установленной
формой.
Для упрощения системы документирования, используем следующие подходы:
— унификация и стандартизация документов;
— внедрение безбумажных технологий, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Для решения задачи, желательно получать входные документы через сеть, они
должны быть в файлах заранее согласованной структуры.
Машинная информационная поддержка включает описание экранных форм.
При построении структуры экранных форм и ввода данных документов с
оперативной информацией, целесообразно использовать комбинированную форму,
приближенную к той, которая использовалась для построения самого документа.
Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей
логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, что
облегчает загрузку информации в информационную БД.
При построении экранных форм для документов с постоянной информацией
целесообразно использовать анкетную форму для размещения реквизитов.
Выбор экранных форм основан на принципах минимальной сложности и
стоимости ввода информации в компьютер и максимальной степени читаемости