97
Указывает на причины, воздействующие на его развитие, а также
на качественное использования производственных ресурсов.
• Организационный фактор. Дает возможность работникам больше
не выполнять монотонные операции по систематизации и
группировке учетных данных, отказаться от многочисленных
расчетов и записей в реестры, сверяя показатели. Благодаря
этому увеличится время для проведения анализа и оценки
эффективности принимаемых управленческих решений.
Экономический эффект от автоматизации документооборота и
управления складывается из двух компонентов: прямая экономическая
эффективность и косвенная экономическая эффективность.
Прямая экономическая эффективность (прямая экономия)
представляет собой экономию материальных и трудовых ресурсов. Эта
экономия может быть получена за счет сокращения численности
управленческого персонала, экономии фонда заработной платы, уменьшения
расходов материала и т.д.
Прямой эффект после внедрения системы дает снижение трудовых и
стоимостных показателей:
Т =Т 0-Т1, (1)
где Т0 - трудовые затраты на обработку информации до внедрения, Т1 -
трудовые затраты на обработку информации после внедрения.
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат
КТ = Т/Т0 * 100%. (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
YТ = Т0/Т1 (3)
Абсолютное снижение стоимостных затрат:
С = С0 - С1. (4)
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат:
КС=С/С0 * 100%. (5)
98
Индекс снижения стоимостных затрат:
YC = C0/С1. (6)
Косвенная экономическая эффективность связана с использованием
информации и улучшением самой информационной системы:
- Повышается качество управления;
- Повышаются учетно-плановая и статистическая работы;
- Расширяется состав получаемых результатных данных, повышается
их достоверность и оперативность, ликвидируется дублирование в работе
при сборе и обработке одной и той же информации для различных служб и
отделов предприятия.
• Сильно сокращается частота ошибочных решений из-за
использования недостоверной информации
• Увеличивается скорость и удобство заведения документации,
скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Для оценки эффективности проекта в этом разделе представлен для
сравнения расчет сумм затрат на работу в базовом варианте и при разработке
программы автоматизации. Ниже представлены две таблицы (19 и 20), в
которых отражены характеристики затрат в базовом и предлагаемом
вариантах:
99
Таблица 19
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
№
п/
п
Наименова-
ние
операций
технологи-
ческого
процесса
решения
комплекса
задач
Обо-
рудо-
вание
Ед.
Изм.
Объем
работ
ы в
год
Норма
выра-
ботки /
произво
дительн
ость
устройс
тв ЭВМ
(опер/в
час.)
Тру-
доем-
кость
Средне-
часовая
зарпла-
та
специал
иста
(руб.)
Часовая
норма
аморти-
зации
(руб. за
час) / ст.
1
маш.часа
(руб.)
Часо-
вая
стои-
мость
наклад
ных
расходо
в (руб.)
Стои-
мостные
затраты
для
ручных
операци
й
Стои-
мост-
ные
затраты
для
операц
ий,
вып. на
ЭВМ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
Прием,
контроль,
регистрация
новых
документов
ЭВМ
Запись
докум
ента
400
8
50
62,5
0
0
62,5
3125
2
Ввод
исходных
данных
ЭВМ,
журнал
, руч.
Докум
ент в
Excel
24490
5
4898
62,5
0
0,1
62,6
306614,
8
3
Поиск
информации
ЭВМ
Поиск
запрос
а
7125
25
285
62,5
0
0
62,5
17812,5
4
Занесение
данных в
отчетные
документы
ЭВМ
Отчет
100
1
100
62,5
0
0,1
62,6
6260
Итого:
5333
333814,
3
100
Таблица 20
Характеристика затрат на обработку информации при проектном варианте
№
п/
п
Наименова-
ние
операций
технологи-
ческого
процесса
решения
комплекса
задач
Обо-
рудо-
вание
Ед.
Изм.
Объем
работ
ы в
год
Норма
выра-
ботки /
произво
дительн
ость
устройс
тв ЭВМ
(опер/в
час.)
Тру-
доем-
кость
Средне-
часовая
зарпла-
та
специал
иста
(руб.)
Часовая
норма
аморти-
зации
(руб. за
час) / ст.
1
маш.часа
(руб.)
Часо-
вая
стои-
мость
наклад
ных
расходо
в (руб.)
Стои-
мостные
затраты
для
ручных
операци
й
Стои-
мост-
ные
затраты
для
операц
ий,
вып. на
ЭВМ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
Прием,
контроль,
регистрация
новых
документов
ЭВМ
Запись
докум
ента
400
20
20
62,5
1,7
0,2
62,5
1250
2
Ввод
исходных
данных
ЭВМ
Докум
ент в
Excel
24490
18
1360,6
62,5
0
0
62,6
85173,6
3
Поиск
информации
ЭВМ
Поиск
запрос
а
8000
90
89
62,5
0
0
62,5
5562,5
4
Занесение
данных в
отчетные
документы
ЭВМ
Отчет
120
30
4
62,5
0
0,1
62,6
250,4
Итого:
1473,6
92236,5
101
Объем работы, которые представлены в графе 5 таблиц 19 и 20,
измеряется количеством документов и/или отчетов, которые внесены в базу
менеджером.
В графе 6 таблиц 19 и 20 - Норма выработки. Указано количество
записей и/или отчетов, которые может внести менеджер в базу вручную и на
компьютере.
Имея эти данные можно высчитать среднечасовую плату менеджера в
результате деления его заработной платы на количество рабочих часов в
месяце (8-часовой рабочий день):
45000 рублей /180 часов = 250 рублей в час - среднечасовая зарплата
менеджера. Поскольку каждую функцию выполняет один человек, в
табличной части получившаяся цифра поделена на 4, что в результате
получилось 62,5 рублей.
Для того, чтобы высчитать часовую норму амортизации
оборудования, необходимо стоимость нового оборудования разделить на
среднегодовое время его работы, а затем умножить на срок эксплуатации
компьютера - 5 лет (в соответствии с законодательством):
75000 рублей/ (24 часов*365 дней в году* 5 лет) = 1,7 - часовая норма
амортизации.
Для того, чтобы высчитать затраты на ручные операции, нужно
данные из графы 8 (среднечасовая зарплата) сложить с данными из графы 9
(часовая норма амортизации) и 10 (накладные расходы). Эта графа
показывает стоимость одного часа работы работника на компьютере.
Стоимостные затраты (графа 12) показывают общую стоимость
данной операции и равны произведению трудоемкости (графа 7) на
стоимость работы оборудования (графа 11).
Стоимость накладных расходов не учитывается, поскольку для работы
компьютера нужна только электроэнергия, а ее стоимость не берется в
расчет.
102
Исходя из данных, рассчитанных выше, можно получить
коэффициенты (представлены в таблице 21):
Таблица 21
Коэффициенты трудовых затрат и стоимостных показателей
Коэффициент
Значение
Формат
Т0=
5333
Час
Т1=
1473,6
Час
T=
3859,4
Час
КТ=
72,4
%
YT=
3,6
Раз
С0=
333814,3
Руб.
С1=
92236,5
Руб.
C=
241577,8
Руб.
КС=
72,3
%
YС=
3,6
Раз
Исходя из полученных данных, мы видим, что коэффициент
трудоемкости составил более 72%, а это значит, что трудоемкость при
проектном варианте снизилась более чем на 72% относительно ручного
труда. Также коэффициент изменения стоимости составил более 72%, что
означает сокращение денежных затрат на технологический процесс на
столько же процентов. То есть затраты на обслуживание комплекса
технических средств одинаковы в базовом и проектном вариантах, т.к.
система создана на базе имеющегося оборудования.
Рисунок 39. Сравнение трудовых затрат
103
Мы видим, что индекс трудоемкости составил 3,6, что говорит о том,
что трудоемкость при базовом варианте более чем в 3 раза выше проектного.
Индекс изменения стоимости также равен трем, что говорит о том, что
финансовые затраты на технологический процесс при базовом варианте
больше, чем при проектном.
Для расчета окупаемости проекта используем показатели
экономического эффекта за год:
Э=П - Ка*En, (7)
где П - годовая экономия (прирост прибыли), вычисляется так:
П= Зб - Зп, (8)
где Зб - зарплаты на обработку информации при существующем варианте,
руб,
Зп - зарплаты на обработку информации при проектном варианте, руб:
Зп= (Р+Сб)* 1/Тэкс +Ф +А*1/Тмод, (9)
где Р - приобретенные и освоенные технические средства (мы знаем, что
приобретался только сервер под ИС за 75000 руб., а значит Р=75000);
Сб - единовременные затраты на создание системы (готовый проект - 65000
руб.);
Тэкс - срок эксплуатации ЭИС, а это приблизительно 8 лет, значит Тэкс +8
лет;
Ф -среднегодовые затраты на функционирование ЭИС. Они были рассчитаны
ранее, как коэффициент С1 = 92236,5 руб.;
А - возникшие затраты на модернизацию при адаптации системы к
изменившимся условиям = 12000 руб.;
Тмод - среднее время модернизации - 1 год;
Ен - коэффициент эффективности капитальных вложений для
автоматизированных систем управления и проектирования (АСУП) Ен =0,33
Тнок - срок окупаемости капитальных вложений для АСУП = 3 года;
Ка - полные единовременные затраты на создание ПО, запроектированной
системы, руб.:
104
Ка = Кп + Кк, (10)
где Кп - затраты на работу системы на весь срок службы, руб.,
Кк - финансовые затраты на технические средства, руб.:
Кп = Зпр * Тп, (12)
где Зпр - оплата труда разработчиков в месяц = 70000 руб.,
Тп - продолжительность проектирование = 1 месяц.
Кк = q * Ц
где Ц - затраты на технические средства для автоматизированного рабочего
места, где Ц=0
q - доля задач функций, выполняемых АРМ = 1
Кк=1*0=0.
Эг- годой прирост прибыли после внедрения проекта:
Эг = П - Ен*Ка, (13)
где П - годовой прирост прибыли.
Рисунок 40. Сравнение стоимостных затрат
Теперь можно сделать окончательный расчет:
Зп = (75000+65000)*1/8+92236,5+12000*1/1 =121736,5 - затраты на
обработку информации при проектом варианте, руб.
П= 333814,3-121736,5 = 212077,8 - годовая экономия, руб.
Кп = 70000*1= 70000 - затраты на разработку ПО системы, руб.
105
Ка = 70000+0=70000 полные единовременные затраты на разработку
системы, руб.
Эг = 212077,8 -0,33*70000 = 188977,8 руб. - годовой экономический
эффект.
Итого: Полная стоимость проекта: 75000+70000 = 145000 руб.
Ток - фактический срок окупаемости:
Ток =145000/241577,8 =0,60, т.е. приблизительно за полгода.
Поскольку Ток (6 месяцев) значительно меньше чем Тнок (3 года),
разработанная система эффективна и внедрение данного программного
продукта экономически оправдано.
106
Заключение
Использование информационных технологий для управления
предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет
повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной
конъюнктуры. Целью дипломной работы является внедрение системы
электронного документооборота на предприятии ООО "Наяда-Столица"
В рамках выпускной квалификационной работы решены следующие
задачи:
Рассмотрена структура компании, ее деятельность; изучены основные
аспекты деятельности предприятия и анализ процессов, подлежащих
автоматизации;
Было проведено обследование предметной области. Определены цели,
основные задачи и состав требований к разрабатываемому комплексу задач.
Рассмотрена система обеспечения информационной безопасности и
защиты информации, проанализированы существующие программные и
аппаратные средства ИБ и ЗИ, их использование в ООО "Наяда-Столица".
Проанализированы существующие разработки для автоматизации
задач. Спроектирована информационная система электронного
документооборота, в соответствии с требуемыми функциями;
Также была наглядно показана схема документооборота в ООО
"Наяда-Столица", проведены проверочные испытания и представлены их
результаты.
Разработана конфигурация на базе платформы «1С: Предприятие 8.3»;
Выполнен расчет экономической эффективности от внедрения
информационной системы ООО "Наяда-Столица". При автоматизированном
варианте решения задачи по эффективности затраты на обработку
информации сократились более чем в 3 раза, что позволяет сделать вывод о
том, что предлагаемый вариант обработки информации более эффективен с
экономической точки зрения.