7
Оглавление
Введение ................................................................................................................. 10
1. Аналитическая часть ......................................................................................... 12
1. 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ........................................ 12
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ........................... 12
1.1.2. Организационная структура управления предприятием .............. 13
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ............ 18
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации.................................................................................................... 21
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов ............................................................... 21
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ......................................................................................................... 21
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи ............. 24
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ..................................................................................... 27
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«документооборота» ......................................................................................... 31
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ...... 31
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи .................. 34
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач ............................................................................................. 36
1.4 Обоснование проектных решений .......................................................... 38
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению .................................................................................................. 38
8
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
......................................................................................................................... 40
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.41
2. Проектная часть ................................................................................................. 44
2.1 Разработка проекта автоматизации ........................................................... 44
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ........................... 44
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ..... 48
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .... 50
2.2. Информационное обеспечение задачи ..................................................... 51
2.2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ................................................................................................... 52
2.2.2 Характеристика результатной информации ...................................... 57
2.3. Программное обеспечение задачи ............................................................ 60
2.3.1 Сценарий диалога ................................................................................. 60
2.3.2. Характеристика базы данных ............................................................ 63
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ) . 66
2.4 Испытания разработанного решения ........................................................ 74
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям .............. 76
2.4.2 Методы проведения испытаний ......................................................... 80
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты ................... 83
3. Обоснование экономической эффективности проекта ................................. 96
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
............................................................................................................................. 96
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ................. 98
9
Заключение .......................................................................................................... 106
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ........................................... 108
ПРИЛОЖЕНИЕ .................................................................................................. 110
10
Введение
Система документооборота появилась тогда, когда стало возможно
создавать уменьшенные копии документов. Поскольку хранение в бумажном
виде документов, создавало немало трудностей, человек научился
трансформировать бумажные формы документов в так называемым imaging-
системы. Появилась возможность получать доступ к одному документу сразу
нескольким пользователям в одно время, возможность удаленной работы с
электронным документом, при небольшой стоимости хранения.
В современном мире информация стала важным элементом
социальной и политической жизни общества. Качество информации
определяет качество управления. Для повышения качества управления
производством необходимо уделять большое внимание совершенствованию
работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на
информации, носителем которой является документ на различных основах.
Тема автоматизации процессов документооборота становится все
более и более актуальной для многих компаний. Специалисты все больше и
больше задумываются о создании высокоэффективного продукта, который
бы решил проблему документооборота. Данная проблема и привела к
созданию специалистами электронного документооборота (СЭД). С
помощью компьютерных сетей можно нужные документы не только
создавать и передавать их не только между отдельными участками
предприятия, но и на большое расстояние, обрабатывать документы, хранить
и, если есть необходимость, просматривать их в любое время. То есть был
получен способ не только и сколько перемещения документов физически, а
фактически был получен способ передача прав на применение документов, а
также контролем за их исполнением. Файлы, которые поддерживают систему
электронного документооборота, могут быть в виде текста, иллюстраций,
графики, электронных таблиц, аудиоданных, видеоданных и Web-
документов.
11
Сегодня задачи упорядочения и регламентации работы с документами
на электронных носителях становятся все более актуальными. Все более
широким становится рынок информационных продуктов и услуг, и все более
разнообразными и различными по качеству становятся предлагаемые
программные средства и информационные технологии. Какой продукт
выбрать? Непростой вопрос. Для его решения нужно понимать, что из себя
будет представлять объект автоматизации, где будет функционировать, как
новая система будет интегрирована в уже имеющуюся, возможно ли будет
расширить ее функционал в будущем, каковы будут финансовые затраты и
т.д. Эти вопросы будут рассмотрены в моей работе.
Целью данной дипломной работы является определение
эффективности внедрения автоматизированной системы документооборота в
компании ООО "Наяда-Столица". Реализация поставленной цели обусловила
необходимость решения следующих задач:
- Дать развернутую характеристик деятельности, выбранной компании,
показать ее структуру;
- Проанализировать бизнес-процессы, выбранные для автоматизации;
- Разработать проект автоматизации;
- Продемонстрировать работу контрольного примера;
- Дать обоснование экономической эффективности проекта.
12
1. Аналитическая часть
1. 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Группа компаний Nayada— это холдинговое объединение, в которое
входит сеть компаний, оказывающих клиентам услуги в области
проектирования и обустройства рабочих пространств, а также компании,
которые занимаются разработкой и производством продукции.
Компания появилась в 1995 году.
Более 1000 специалистов трудятся в компаниях группы. Ежегодно
компания получает заказы (более 4000 реализованных проектов) из разных
точек нашей страны и из ближнего и дальнего зарубежья (Украина,
Белоруссия, Казахстан, Молдова, Италия и др.) У Nayada есть большой
ассортимент систем, который она может предложить. Это - и перегородки
(цельностеклянные, профильные, шпонированные, мобильные, раздвижные и
т.д.), и ограждения, и стойки reception, и двери разного заполнения, и мебель
по заданным размерам заказчиков [11].
Клиенты компании:
Автосалоны по всей стране: Harley Davidson Москва, Jaguar Land Rover
Москва, Ford, Автосалон Шкода, Автоцентр Верра моторс, Мазда, Скания
Русь, ООО Москва, Автосалон Z Моторс Opel Shevrolet Cadillac (Тюмень);
Киа Моторс РУС, ООО Москва, Автосалон Mercedes Perfect Алматы; Три-С
Юг ООО, автосалон ХендайКраснодар; Lexus Пермь; Автосалон Ситроен
Самара; Восток-Авто Санкт-Петербург и мн.др.
Архитектурные мастерские и дизайн бюро: ARCHIMATIKA Киев,
Arteza Москва; Нотис Дизайн Ростов-на-Дону; Воробьев и Партнеры,
Архитектурная компания Минск; Архитектурное бюро Андрея
АсадоваМосква; АрхСвет, ООО Москва; Дизайн-фабрика Заря Владивосток
и мн. др.
Банковская и финансовая деятельность: Альфа - Банк, АО Ростов-на-
Дону, Москва; Алматинский Торгово-финансовый БанкАстана; Сбербанка
13
России; МДМ Банк Краснодар; Банк Сосьете Женераль Восток Самара и
Москва; Белагропромбанк, ОАО Минск; БКС Пермь Пермь и мн.др.
Гостиничный бизнес: HILTON GARDEN INN PERM, отель Пермь;
Holiday Inn Express Шереметьево Москва; Гостиница Hilton Санкт-
Петербург; Гостинично-ресторанный комплекс Европа Казань; МОСКВА -
КРАСНЫЕ ХОЛМЫ, ОАОМосква и мн.мн.др.
Государственные учреждения: Газпромбанк Москва; МФЦ
Пушкинского района Санкт-Петербург; Министерства финансов РБ Минск;
Аэропорт Владивосток; ВНИИГАЗ Москва; ГУП КК Центр информационных
технологий Краснодар; Департамент финансов Москва; Посольство Италии
Москва; Московский метрополитен, ГУП Москва; МЧС России Москва и
Тюмень; Политехнический музей Москва и мн. др.
Можно перечислять бесконечно долго организации (кафе, бары,
библиотеки, посольства, гостиницы, детские сады, школы, медицинские
учреждения, IT компании) где стоит продукция компании.
В таблице 1 приведены технико-экономические показатели работы
компании.
Таблица 1
Технико-экономические показатели объекта управления
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя
на 01.01.2020 г.
1
Прибыль от реализации товаров в млн.р.
114845,00
2
Кол-во сотрудников
1000 человек
3
Объем реализованных товаров в млн.р.
588695,00
4
Производительность труда 1-го человека в
млн.р.
2272,00
5
Среднегодовая зарплата в тыс. р.
150,00
6
Рентабельность
30%
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Эффективную деятельность компании позволяет обеспечивать ее
живая структура.
14
Возглавляет холдинг Базис-7 Президент, куда входит администрация,
финансовая структура, юридический отдел, ИТ-отдел, Отдел маркетинга и
рекламы, Отдел кадров, Отдел качества и т.д.
Не менее важное подразделение холдинга Nayada - это Производство и
складской комплекс. Собственное производство позволяет компании
оперативно реагировать на все новые запросы заказчиков. Сюда входят:
• Наяда -Индастриал. Занимается порошковой окраской профиля.
Сюда входит участок нестандартной продукции, а также
ремонтная группа.
• Наяда-Перегородки и двери. Сюда входят цеха по изготовлению
профиля и комплектующих для перегородок, профильных дверей
• Наяда-Техно - это специализированное подразделение, имеющее
сложный технологический процесс производства. Сюда входят:
NAYADA SmartWall - изготовление раздвижных перегородок и
стен и NAYADA Rеgina - производство перегородок и дверей из
шпона ценных пород дерева
• Наяда-Спецпроекты - производство противопожарных
перегородок и дверей.
• Наяда-Продакшн - изготовление нестандартной мебели по
размерам и пожеланиям клиентов. А также стекольный цех.
Служба качества контролирует выпущенную продукцию на
производстве, а также ее монтаж у заказчика "под ключ".
Конструкторское бюро. Инженеры-конструкторы этого
подразделения, имеющие огромный опыт и высокую квалификацию,
разрабатывают новую, усовершенствуют имеющуюся, а также тестируют
всю продукцию NAYADA разного назначения.
В холдинг также входят региональные подразделения, которые
находятся как в России, так и за рубежом. Они выполняют свою работу на
15
местах: Наяда-Казань; Наяда-Краснодар; Наяда-Тюмень; Наяда-Алматы,
Наяда-Минск; Наяда-Киев; Наяда -Италия и т.д.
ООО "Наяда-Столица" - компания, которая занимается продажей всей
продукции холдинга. Менеджеры этой компании принимают заявки от
заказчиков, делают расчеты, заводят заказы в базу. Инженерный отдел делает
расчеты, чертежи для производственных служб. Отдел комплектации
закупает у поставщиков нестандартную фурнитуру и комплектующие (по
желанию заказчика).
Поскольку я проходил практику в ООО "Наяда-Столица", рассмотрим
подробней состав этого одного из главных подразделений холдинга.
Данная компания состоит из подразделений, каждые из которых
направлены на качественное выполнение заказов клиентов. В подразделения
входят:
• менеджеры - они первыми начинают контакт с заказчиком,
выясняют его потребности, осуществляют руководство проектом
с первого обращения клиента, несут ответственность за сроки и
качество как работ как на стадии выполнения, так и за уже
выполненный;
• дизайнеры – разрабатывают дизайн-решение проекта в контакте с
заказчиком и менеджером компании;
• инженеры отдела проектирования – на них лежит очень большая
ответственность, поскольку они обеспечивают все расчеты
проекта, следят за процессом выполнения работ строительными
бригадами, несут ответственность за проект;
Строительно-монтажное отделение - это подразделение занимается
монтажными работами "под ключ" всей продукции холдинга, следит и
отвечает за качество монтажа.
16
Все работники подразделений ООО "Наяда-Столица" ежегодно
проходят обучение на которых знакомятся с новыми продуктами компании,
повышают свою квалификацию.
Направление NAYADA-Аfter Sale - занимается работой после того,
как гарантийный срок на установленную у заказчика продукцию истекает.
Систематическое обслуживание перегородок и дверей специалистами этого
подразделения позволяет избежать преждевременных поломок конструкций,
сокращает затраты на не гарантийный ремонт, экономит время заказчика.
На рисунке 1 приведена организационная структура холдинга Nayada.