17
Не смотря на постоянное развитие предприятия и увеличения
принимаемой, обрабатываемой, хранящейся и передаваемой информации,
текущее оборудование, представленное в технической архитектуре ООО
«ПолиНекст» справляется со своей задачей, работает без нареканий и
перебоев.
Технические характеристики персональных компьютеров,
использующихся ООО «ПолиНекст» представлены в таблице 1.1.3.1.
Таблица 1.1.3.1
Технические характеристики персональных компьютеров ООО
«ПолиНекст»
Параметры
Описание
Центральный процессор
Intel(R)Core(TM) i3 CPU 611 2,16GHz
Оперативная память
8ГБ
Материнская плата
Intel(R) DQ67SW
Технические характеристики серверов, использующихся ООО
«ПолиНекст» представлены в таблице 1.1.3.2.
Таблица 1.1.3.2
Технические характеристики серверов ООО «ПолиНекст»
Параметры
Описание
Процессор
Intel® Xeon® Platinum 8168
Операционная система
Microsoft Windows Server®
Память
192Gb
Контроллеры
Внутренние контроллеры: PERC H330, H730p,
H740p, программный RAID (SWRAID) S140
Boot Optimized Storage Subsystem (BOSS):
аппаратный RAID, 2 твердотельных накопителя M.2,
120 и 240 Гбайт
Внешние контроллеры PERC (RAID): H840
Адаптеры главной шины SAS 12 Гбит/с (без RAID):
внешние — адаптер главной шины SAS 12 Гбит/с
(без RAID); внутренние — HBA330 (без RAID).
Размеры
Форм-фактор: для установки в стойку (2U)
Глубина корпуса: 715,5 мм
18
Программная архитектура отображает совокупность программных
приложений. Программная архитектура ИС ООО «ПолиНекст» изображена
на рисунке 4.
Рисунок 4 – Программная архитектура ООО «ПолиНекст»
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Информационные технологии все активнее внедряются во все области
жизни и в экономику, открывают новые возможности и формируют модели
бизнеса. Бизнес-процессы также не стоят на месте и постоянно развиваются
и нуждаются в переменах.
Бизнес-процесс – это связанная совокупность функций, в ходе
выполнения которых потребляются определенные ресурсы и создается
продукт (предмет, услуга, научное открытие, идея). [5, с.24]
19
Модель в нотации IDEF0, в основе которой лежит графический язык
описания бизнес-процессов, представляет собой совокупность иерархически
упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является
единицей описания системы и располагается на отдельном листе.
Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры
диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее
взаимодействия с внешней средой. [12, с.10]
Выполнение ключевых бизнес-процессов документооборота
сотрудниками отделов ООО «ПолиНекст» представлено на рисунках 5 и 6 в
виде контекстной диаграммы и ее декомпозиции.
Рисунок 5 – Контекстная диаграмма «Документооборот в ООО
«ПолиНекст» (IDEF0)
Входной информация используется и преобразуется в процессе
деятельности предприятия для получения результата (выхода). В данном
случае в качестве входа выступают:
Распоряжения, постановления, издаваемые единолично руководителем,
или органом государственного управления в целях разрешения оперативных
вопросов и принятия решений;
Отчеты о выпущенной продукции;
20
Правовые и акты приема материалов;
Заявки на приобретение продукции предприятия от организаций;
Должностные инструкции.
Управляющей, регламентирующей и нормативной информацией,
которой руководствуются сотрудники при составлении и оформлении
документации, влияющей на работу и выступающей в качестве ограничений,
является:
Устав ООО «ПолиНекст»;
НПА РФ;
Внутренние правила и положения предприятия.
Ресурсами выполнения работы выступают сотрудники и руководители
подразделений предприятия.
Выходной информацией являются все положения, бухгалтерские
отчеты, приказы и заключенные договоры.
Рисунок 6 - Диаграмма декомпозиции функции IDEF0-
диаграммы
21
На диаграмме декомпозиции изображен процесс прохода
документации ООО «ПолиНекст» от входных документов до получения
конечного результата (выхода).
Деятельность предприятия напрямую связана с хранением и
оформлением большого количества документации, которое подразумевает, в
основном, ручную обработку и хранение на бумажных носителях. На каждом
этап обработки, документ необходимо проверить, заверить и отправить на
следующий этап. Человеческий фактор может сыграть большую роль и
повлиять на скорость документооборота – людям свойственно ошибаться,
иметь плохое настроение или самочувствие, опаздывать, прокрастинировать.
В конце концов, прохождение всех этапов документооборота может
значительно затянуться, информация может быть утеряна или пропущена.
Если предприятие будет использовать информационную систему, вся
документация будет храниться в электронной базе данных, сотрудники и
руководитель смогут в любое время посмотреть, на какой стадии находится
тот или иной документ. Время на обработку и поиски значительно снизится,
как и на передачу документов из рук в руки. Отчеты будут формироваться
автоматически и не потребуют скрупулезного поиска и обработки. Таким
образом, автоматизация документооборота может оптимизировать
существующий порядок управления всеми бизнес – процессами на
предприятии.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Объектом автоматизации является документооборот на предприятии
«ПолиНекст», осуществляемый отделом продаж, бухгалтерией,
производственным отделом, отделом логистики и склада.
Основные задачи отдела продаж в документообороте:
Оформление заказов\сделок;
Ведение рабочих журналов, базы клиентов.
22
Основными задачами бухгалтерии в отношении документооборота
являются:
Проверка поступающей документации, ее последующая обработка и
систематизация;
Составление документов по учету торговых операций, основных
средств;
Составление первичных кассовых документов (ПКО, РКО и т.д.);
Хранение документов в течение текущего года и их подготовка к
передаче в архив.
Основная задача производственного отдела – учет выпущенной
продукции и остатков материала. В конце каждой рабочей смены составляет
отчет в соответствии с этими критериями и передает в бухгалтерию.
Задачей склада и логистического отдела в документообороте является:
Учет полученных материалов, остатков произведенной продукции,
контроль и учет всех движений на складе, инвентаризации;
Оформление документации на отгрузки, транспортных накладных,
договоров на поставки, составление путевых листов.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Использование вычислительной техники в автоматизации
документооборота ООО «ПолиНекст», однозначно необходимо.
Использование вычислительной техники помогает преобразовать, ускорить,
качественно и корректно отображать весь объем выходной информации.
Основное преимущество автоматизации документооборота заключается в
сокращении времени на обмен информацией между участниками бизнес-
процесса.
Главный результат внедрения ИС заключается в снижении издержек и
повышении производительности труда сотрудников ООО «ПолиНекст».
Также, значительно возрастет эффективность деятельности сотрудников,
23
участвующих в документообороте, так как автоматизируется постановка
задач, контроль их исполнения, а значит отчетность будет предоставляться
оперативнее. Для руководителей откроются дополнительные возможности в
планировании и распределения ресурсов предприятия.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Под угрозой безопасности информации понимаются события или
действия, которые могут привести к искажению, несанкционированному
использованию или даже к разрушению информационных ресурсов
управляемой системы, а также программных и аппаратных средств.
Информационная безопасность – невозможность нанесения вреда
свойствам объекта безопасности, обуславливаемым информацией и
информационной инфраструктурой (защищенность от угроз). [15, с.8]
В ООО «ПолиНекст» сформирована политика безопасности,
включающая анализ возможных угроз и выбор соответствующих мер
противодействия, которые зафиксированы в нормах, правилах поведения и
других нормативно-правовых документах, функционирующих в компании
при обработке информации и ее защите, например:
Положение о конфиденциальности информации в приложении к
трудовому договору;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Приказ о введении политики информационной безопасности;
Положение об использовании сети Интернет и соответствующие
ограничения;
Положение об использовании мобильных устройств и другие.
В ООО «ПолиНекст» используется система ограничений, с помощью
которой пользователям разрешено устанавливать только определенное ПО,
необходимого для выполнения задач. Установка иного ПО запрещена.
24
Для защиты ЛВС и ПК от внешних угроз используется пакет ESET
NOD 32 SMART SECURITY.
Преимущества и возможности:
Антивирус и Антишпион Обеспечивают проактивную защиту от всех
типов вредоносных программ и предотвращают распространение вирусов в
сети между ПК пользователей;
Функция расширяет возможности файервола и повышает
эффективность обнаружения известных уязвимостей на сетевом уровне.
Технология обнаружения распространенных уязвимостей в широко
используемых протоколах, таких как SMB, RPC и RDP, является важным
слоем защиты от вредоносных программ, сетевых атак и эксплуатации
брешей, для которых еще не выпущены или не установлены патчи;
Шифрование и защита бизнес-данных;
HIPS, или, проще говоря, система предотвращения вторжений ESET
контролирует активность системы, используя набор предопределенных
правил для распознавания подозрительного поведения в системе. Когда
подозрительная активность обнаружена, механизм самозащиты HIPS
останавливает потенциально опасные действия нежелательной программы
или процесса.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В данный момент российский рынок может похвастаться
разнообразием автоматизированных информационных систем электронного
документооборота, отвечающими требованиям и целям автоматизации
управленческой деятельности любой компании, но отличающихся по
функционалу и программным требованиям. Проанализируем несколько
автоматизированных информационных систем, таких как:
1. «Directum»;
25
2. «DocsVision»;
3. «Paydox».
«Directum» – АИС электронного документооборота, которая
предназначена для повышения эффективности деятельности сотрудников
предприятия.
Программа является полноценной «ECM» (Enterprise content
management) системой, обеспечивающей управление документацией в
течении всех этапов ее жизненного цикла. «Directum» продуктивно
организует и следит за бизнес-процессами на базе технологии «Workflow»:
исполнение документов, обработка заказов, подготовка и осуществление
конференций, поддержка периода продаж и других процессов.
При использовании АИС электронного документооборота
выполняется:
работа с документацией в электронном виде;
руководство работает с документами в информационной системе;
в ИС работают все структурные подразделения и рядовые сотрудники.
Среди основных функций системы можно выделить:
1. возможность непрерывного определения и поиска бумажной
документации. Механизм «WorkFlow» и редактор схем типовых маршрутов
дают возможность редактирования бизнес-маршрутов;
2. разработка и управление хранилищами документов большого объема и
разного содержания в течении всего жизненного цикла документов;
3. улучшение функционала ИС при помощи модулей Управление
совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с
клиентами;
4. наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на
электронный документооборот и применение средств криптозащиты.;
5. управление конференциями. Полное осуществление организации
конференций; создание и распространения необходимой информации;
слежение осуществления решений конференции;
26
6. осуществление взаимоотношений с клиентами организации. Ведение
общей базы предприятия и контактных лиц; хранение истории встреч,
звонков и сообщений.
Состав «Directum» по базовым и дополнительным модулям
представлен в таблице 1.3.1.1.
Таблица 1.3.1.1
Состав по модулям СЭД «DIRECTUM»
Базовые модули
Дополнительные модули
Управление электронными
документами
Канцелярия
Управление договорами
Управление совещаниями и заседаниями
Управление показателями эффективности
Обращение граждан и организаций
Управление деловыми процессами
Управление взаимодействием с клиентом
Преимущества использования ИС «Directum»:
открытость бизнес-процессов. АИС предоставляет возможность
контроля за этапами выполнения бизнес-процессов, что позволяет компании
открыто обеспечивать свою деятельность;
устранение вероятности неразрешённого доступа;
повышение исполнительности. ИС предоставляет возможность
осуществлять контроль за поручениями и влияет на продуктивность работы
сотрудников;
сокращение временных затрат высшего руководства, сотрудников.
Использование АИС «Directum» снижает количество времени на работу с
документами;
простота внедрения и обучения. Шаблоны документов легко изменять,
оповещения сотрудникам приходят быстро. [17]
Платформа «DocsVision» предназначена для управления
документооборотом и бизнес-процессами. ИС включает в себя только
основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к
ней и обеспечивает пользователю привычный и удобный интерфейс.