27
Основные процессы, которые автоматизируются при помощи
«DocsVision» – это регистрация входящих и исходящих документов,
протоколов совещаний, а также подготовка, согласование и исполнение
внутренней распорядительной документации, контроль исполнения
поручений.
Платформа складывается из клиентской и серверной частей:
При помощи серверных компонентов есть возможность создавать все
необходимые структуры для хранения информации, а также поддерживать их
целостность в будущем, обеспечивают получение, обновление и удаление
данных клиентом в соответствии с правами доступа.
Клиентские компоненты дают возможность пользователю использовать
интерфейс для осуществления работы с данными, которые хранятся в БД,
включая поиск, просмотр и модификацию. Основной компонент – Навигатор,
работающий как приложение в среде «Microsoft Internet Explorer» и
предоставляющий доступ ко всем объектам «DocsVision», как:
просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;
просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным
признакам;
поиск карточек по заданным критериям;
создание новых и редактирование уже существующих документов.
Основные функции «DocsVision»:
1. автоматизация управления компанией;
2. поддержка процессного подхода в организации управления;
3. автоматизация систем менеджмента качества;
4. автоматизация процессов согласования и утверждения документов;
5. средства контроля исполнения документов и заданий;
6. маршрутизация и доставка документов на рабочие места каждого
сотрудника (пользователя);
7. создание электронного архива документов.
28
В основе архитектуры АИС лежат технологии, которые обеспечивают
возможность реализации масштабируемых решений. Акценты
архитектурных решений «DocsVision» – интегрированность решений на базе
«DocsVision», масштабируемость системы, возможность встраивания в
инфраструктуру информационной системы организации, гибкость,
расширяемость системы и возможность создания распределенных решений
(рисунок 7).
Рисунок 7 – Архитектура системы «DocsVision»
Платформа позволяет обеспечивать взаимодействие со следующими
сущностями:
Электронные документы, содержащие большие объемы данных;
Большое количество документов, хранящихся на сервере;
Большое количество одновременных пользовательских сессий. [18]
Система электронного документооборота и поддержки совместной
работы «PayDox» предназначена для комплексной автоматизации всего
цикла документооборота, коллективной работы сотрудников и бизнес-
29
процессов предприятия. Подходит для всех отраслей бизнеса и может
использоваться как малыми предприятиями, так и крупными организациями.
Система позволяет:
работать с любыми типами (категориями) электронных документов:
входящие и исходящие документы, договорная документация,
организационно-распорядительные документы, служебные и докладные
записки, доверенности, заявки на закупку и оплату, платежные документы,
техническая документация, тендерная документация, пропуска и другие;
осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и
поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в
корпоративных форумах;
управлять совместной работой сотрудников и организовать поддержку
корпоративных дискуссионных форумов;
структурировать бизнес-процессы и автоматизировать управление
бизнес-процессами организации;
обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному
файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри
корпоративной локальной сети.
ИС можно использовать как через закрытую от доступа извне
локальную сеть компании, так и через Интернет в целях организации единой
корпоративной системы документооборота между территориально
удаленными подразделениями предприятия. Система интегрирована с MS
Office, потому данные из карточек документов автоматически подставляются
в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word или MS
Excel.
Работа с документами для пользователей значительно упрощается, так
как привычные файлы MS Word или MS Excel, сотрудник или администратор
добавляет в ИС и при необходимости изменяет их, в момент вызова
документа система вставляет в них актуальные данные.
30
Документы находятся на сервере, а не на ПК сотрудников, что
кардинально повышает безопасность. При необходимости, документы могут
быть загружены из системы на ПК пользователя. Установки специального
ПО не требуется, так как работать с системой можно через любой браузер.
«PayDox» разработана с использованием современных подходов к
построению корпоративных систем. Среди преимуществ ИС можно
выделить:
Web-доступ к документам и функциям;
Эргономичный интерфейс;
Простая установка и легкость обслуживания;
Полный цикл работы с документами;
Визуальное управление маршрутами согласования;
Удаленная совместная работа сотрудников;
Работа с системой по электронной почте;
Поддержка территорально распределеннго документооборота;
Интеграция с корпоративными приложениями;
Единая ценовая политика на все модули системы;
Бесплатная полнофункциональная версия;
Быстрое внедрение и гибкая настройка;
Высокая производительность;
Неограниченная масштабируемость;
Поддержка мультиязычности интерфейса и данных. [19]
Проведем сравнительный анализ по критериям проанализированных
программных продуктов (таблица 1.3.1.2).
Таблица 1.3.1.2
Сравнительный анализ продуктов
Критерии
Продукт
Directum
DocsVision
PayDox
Делопроизводство
+
+
+
Общий документооборот
+
+
+
31
Управление договорной деятельностью
+
+
+
Электронный архив
+
+
+
Аналитические отчеты
-
-
-
Информационная безопасность
+
+
Управление проектами
+
-
-
Средства контроля исполнения
+
+
-
Стоимость, тыс. руб.
От 112
От 185
от 137
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Основная цель автоматизации – повышение качества исполнения
процесса документооборота. Автоматизированный процесс обладает более
стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном
режиме. Во многих случаях, автоматизация процессов позволяет повысить
производительность, сократить время выполнения процесса, снизить
стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.
Существует несколько этапов, посредством которых осуществляется
разработка систем автоматизации:
Разработка и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
Определение типа автоматизированной системы;
Разработка внешнего оформления (дизайна), согласование;
Определение предположительного уровня владения компьютером
пользователей системы;
Тестирование всех модулей, и внедрение;
Сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему
оформлению. [3]
Автоматизацию документооборота ООО «ПолиНекст» целесообразно
осуществить через стратегию автоматизации по направлениям,
предполагающую участие всех функциональных подразделений,
деятельность которых связана с направлением автоматизации.
32
В этом случае предприятие получает полную автоматизацию работы
отдела продаж, бухгалтерии, производственного отдела, отдела логистики и
склада.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
При выборе способа автоматизации документооборота, как покупка
готового продукта, была бы выбрана платформа «DocsVision», исходя из
проведенного сравнения и наличия подходящего функционала.
Доступ ко всем объектам системы Docsvision обеспечивает Windows-
клиент. У пользователей системы есть возможность работать через web-
клиент Docsvision, почтовый клиент Docsvision, мобильные рабочие места.
В качестве системы маршрутизации документов может использоваться
как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты,
поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений Docsvision
работает под управлением Microsoft Internet Information Server.
Полная WEB совместимость системы, в частности, ее инструментов
управления, позволяет использовать приложения Docsvision из любой точки
корпоративной сети или сети интернет, а наличие средств offline
маршрутизации документов позволяет подключать к работе с системой
пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством
электронной почты.
Для успешной установки и использования системы необходимо иметь
серийный номер.
Для активации продукта необходим его серийный номер, выдаваемый
при покупке (он представляет собой строку формата [Literal]- [Literal]-
[Literal]- [Literal]- [Literal]- [Literal], где Literal — цифро-буквенный набор из
четырех символов). Возможны следующие варианты активации:
33
Онлайн-активация. Используется, если есть доступ в Интернет;
Офлайн-активация. Используется, если доступа в Интернет нет.
Для ознакомления с системой можно скачать ее пробную версию,
которая не имеет функциональных ограничений, однако имеет ограничение
по сроку действия (90 дней). Скачать пробную версию (серийный номер
прилагается) можно на официальном сайте.
Минимальные системные требования к клиентскому компьютеру для
работы базового клиентского приложения Docsvision:
Процессор: 1,5 Ghz и выше (Pentium 4/AMD Athlon);
Оперативная память (RAM): 1 Gb;
Система хранения данных: 150 Mb свободного места на диске;
Видеоподсистема: любая видеокарта, включая встроенные;
Разрешение экрана: 800x600 или выше.
Для клиентского компьютера такой конфигурации гарантируется
работоспособность всех функций системы, но не гарантируется
удовлетворительный уровень производительности.
Рекомендуемая конфигурация клиентского компьютера для работы
базового клиентского приложения Docsvision:
процессор: двухъядерный (Intel Core i3 или аналоги), 2Ghz и выше;
оперативная память: 4 Gb и выше;
система хранения данных: 150 и более Mb свободного места на диске
(рекомендуется SSD);
видеоподсистема, не менее:
графическое устройство DirectX 9.0с с драйвером WDDM версии 1.0;
видео память 128МБ;
Pixel Shader 2.0;
Vertex Shader 2.0;
разрешение экрана: 1280x720 или выше.
34
Клиентские компоненты Docsvision устанавливаются на компьютер с
одной из следующих операционных систем:
Microsoft Windows Vista (Business, Enterprise, Ultimate);
Microsoft Windows 7 (Enterprise; Professional; Ultimate);
Microsoft Windows 8/8.1 (Pro, Enterprise);
Microsoft Windows 10 (Pro, Enterprise).
Для корректной работы клиентской части системы требуется наличие
последней версии Microsoft Visual Basic Runtime. Она устанавливается
автоматически в составе последних пакетов обновлений операционной
системы или вручную.
Работа в ОС Windows 8 поддерживается только в режиме "Рабочего
стола". Для корректной работы необходимо наличие Microsoft .NET
Framework 4.0 (версии Full) и/или 4.5.
К необходимому для установки клиентских компонентов Docsvision
программному обеспечению относятся:
Microsoft .NET Framework 3.5 SP1;
Microsoft .NET Framework 4.0 версии Full и/или 4.5;
Microsoft Visual C Runtime (MSVCRT) версии 10.0;
Microsoft XML Parser (MSXML) версий 6.0 SP2, 6.0 SP3;
Microsoft Visual Basic Runtime (MSVBVM) версии 6.0 SP6.
Также необходим любой браузер, Microsoft Office (x86) версий 2007,
2010, 2013, 2016 и антивирус.
Не смотря на существующие и хорошие варианты АИС, предприятие
приняло решение купить и доработать готовую программу 1С: Предприятие
8.3, учитывающую особенности его функционирования, пожелания всех
сотрудников, с возможностью постоянных доработок и обновлений.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
35
Информационное обеспечение АИС — совокупность форм
документов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений
по объемам, размещению и формам существования информации,
применяемой в АС при ее функционировании. Назначение подсистемы
информационного обеспечения (ИО) состоит в своевременном
формировании и выдаче достоверной информации для принятия
управленческих решений.
В состав информационного обеспечения включаются:
Системы классификации и кодирования информации: формирование
метаданных и определение форматов документов;
Унифицированные системы документации: сопоставимость
показателей в различных сферах деятельности;
Схемы информационных потоков: маршруты движения информации и
её объёмы, места возникновения первичной информации и использования
итоговой информации
Методология построения баз данных: БД строятся на основе
информационно-логической модели, полученной после анализа
информационных потоков. [13, с.10]
К ИО предъявляются следующие общие требования:
Должно быть полным и поддерживать все автоматизируемые функции
объекта;
Для кодирования информации необходимо использовать принятые
классификаторы;
Для кодирования входной и выходной информации, используемой на
высшем уровне управления, необходимо использовать классификаторы
соответствующего уровня;
Необходимо обеспечить совместимость с ИО систем,
взаимодействующих с разрабатываемой;
В ИС нужно предусмотреть средства контроля входной и результатной
информации, обновление данных в информационных массивах, контроля
36
целостности информационной базы, защиты от несанкционированного
доступа.
Данные, сформированные в информационные массивы, образуют
информационную базу данных, используемую для решения поставленной
задачи. Для эффективного доступа к базе, необходимо определить модель
логической структуры БД.
Для ввода и вывода информации используются экранные формы,
проектируемые и создаваемые до введения системы, так как состав
используемой информации однообразен и не изменится во время
эксплуатации ИС.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение (ПО) – совокупность программных средств,
которые хранятся на запоминающих устройствах ПК и реализующих
автоматизированное решение экономических задач.
ПО за исключением программ-заставок не работает самостоятельно,
потому каждая программа использует один или несколько файлов данных,
решая ту или иную задачу их обработки. [10, с.4]
Классификация программного обеспечения представлена на рисунке 8.
Рисунок 8 – Классификация ПО