85
Заключение
Успех организации во многом зависит от уровня ее технического
оснащения и эффективной автоматизации ее процессов управления с
ежедневным увеличением объема информации.
Появление информационных систем является одной из первых задач по
совершенствованию управленческой деятельности.
Разработана автоматизированная система управления файлами для
удовлетворения основных требований к эффективности и точности обработки
документов.
Внедрив автоматизированную систему управления документами, вы
можете:
- улучшить административную дисциплину;
- повысить производительность труда отдельных сотрудников и
подразделений;
- уменьшить время выполнения;
- оптимизировать способ передачи документов;
- повысить эффективность получения необходимой информации;
-качественные улучшения контроля деятельности организации;
- благодаря более полному отражению реальной ситуации в модели
управления повышается эффективность и качество управленческих решений.
Автоматизированная система документооборота предназначена для
использования специалистами агентства.
Работа автоматизированной информационной системы документооборота
обеспечит:
- инструменты для эффективного управления;
- повысить производительность труда и сократить время, необходимое для
прохождения документов;
- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к
информации и знаниям;
86
- наличие электронных файлов значительно упрощает хранение бумажных
документов и снижает затраты;
- ввести формальные процедуры для передачи документов.
В настоящее время автоматизация рабочих процессов стала не только
средством оптимизации внутренних процессов организации, но и срочно
нуждается в улучшении качества работы при необходимости.
Автоматизация документооборота предоставляет новые возможности для
любой организации, чтобы ускорить работу.
В предлагаемой работе рассмотрены особенности работы ИП «Нефедов
А.П.». Проблемы в предметной области проявляются в большом количестве
информации на бумаге и сложности обработки этой информации, в отсутствие
системы управления документами. Чтобы устранить эти проблемы, было решено
создать систему электронного документооборота.
В рамках этой работы этапы проектирования и разработки были подробно
описаны.
Затраты на внедрение программного продукта на предприятии ИП
«Нефедов А.П.» составили 7200 рубля.
После внедрения функции электронного документооборота, мы получили:
Снижение нагрузки с работников, тем самым повысив
производственные команды.
Упрощение работы с документами.
В электронный документ можно внести изменения в любой момент
времени.
Мгновенная отправка документа по электронной почте
Скорость доступа к документам.
Разграничение доступа сотрудников, что повысит безопасность и
снизит риски.
Все контакты находятся в одном разделе.
87
Поиск по ключевым словам внутри многих документов, что
упрощает поиск нужной информации.
88
Список литературы
1. Федеральный закон "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ // ред. от
12.10.2017 Российская газета.
2. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"
от 22.10.2004 № 125-ФЗ // ред. от 28.12.2018 Российская газета.
3. Абрамов, С.А. Математические построения и программирование /
С.А. Абрамов. - М.: Наука, 2016. - 191 c.
4. Аванесов Г.М., Путькина Л.В. Инфoрмационные технологии в
допечатной подготовке. Учебное пособие. СПб, 2015.
5. Баранова Е.К., Бабаш А.В. Информационная безопасность и защита
информации: учеб. пособие.- 2-е изд.- М.: РИОР: ИНФРА-М, 2016.-256 с.
6. Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой
организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2016. - 416 c.
7. Бекишев, Г.А. Элементарное введение в геометрическое
программирование / Г.А. Бекишев, М.И. Кратко. - М.: Наука. Главная редакция
физико-математической литературы, 2017. - 144 c.
8. Буза, М. К. Архитектура компьютеров : учебник для студентов
вузов по специальностям "Информатика", "Прикладная информатика",
"Прикладная математика" / М. К. Буза. - Минск : Вышэйшая школа, 2015. - 414 с.
9. Ван, Тассел Д. Стиль, разработка, эффективность, отладка и
испытания программ / Ван Тассел Д.. - М.: Мир, 2017. - 332 c.
10. Васильков, А.В. Информатика: Учебное пособие / А.В. Васильков,
А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2017. - 528 c.
11. Васильков, А.В. Инфoрмационные системы и их безопасность:
Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.:
Форум, 2018. - 528 c.
12. Велихов, А. С. Основы информатики и компьютерной техники:
учебное пособие / А. С. Велихов. – Москва: СОЛОН-Пресс, 2017. – 539 с.
89
13. Вирт, Н. Алгоритмы и структуры данных / Н. Вирт. - М.: Мир, 2016.
- 360 c.
14. Гаврилов, М. В. Инфoрматика и информационные технологии :
учебник для среднего профессионального образования / М. В. Гаврилов, В. А.
Климов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. —
383 с.
15. Гагарина, Л.Г. Информационные технологии: Учебное пособие /
Л.Г. Гагарина, Е.Л. Румянцева, А.М. Баин. - М.: Форум, 2015. - 352 c.
16. Гасумова, С.Е. Информационные технологии в социальной сфере:
Учебное пособие / С.Е. Гасумова. - М.: Дашков и К, 2015. - 312 c.
17. Гвоздева, В. А. Информатика, автоматизированные
информационные технологии и системы: учебник / В. А. Гвоздева. – Москва:
Форум: Инфра-М, 2016. – 541 с.
18. Голицына, О.Л. Оснoвы алгоритмизации и программирования:
Учебное пособие / О.Л. Голицына, И.И. Попов. - М.: Форум; Издание 2-е, 2015. -
432 c.
19. Горбенко, А.О. Инфoрмационные системы в экономике / А.О.
Горбенко. - М.: БИНОМ. ЛЗ, 2016. - 292 c.
20. Гребенников, Л.К. Программирование микропроцессорных систем
на языке ПЛ/М / Л.К. Гребенников, Л.А. Летник. - М.: Финансы и
статистика, 2015. - 160 c.
21. Гришин, А.В. Промышленные информационные системы и сети:
практическое руководство / А.В. Гришин. - М.: Радио и связь, 2016. - 176 c.
22. Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного
документооборота. Технология защиты электронных документов / А.Ю.
Даниленко. - М.: Ленанд, 2015. - 232 c.
23. Демин, А. Ю. Информатика. Лаборатoрный практикум : учебное
пособие для среднего профессионального образования / А. Ю. Демин, В. А.
Дорофеев. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 133 с.
90
24. Жильцов, В. В. Информационные технологии в проектировании
«интеллектуальной» скважины / В.В. Жильцов. - М.: Синергия, 2017. - 906 c.
25. Зимин, В. П. Информатика. Лабoраторный практикум в 2 ч. Часть 1
: учебное пособие для среднего профессионального образования / В. П. Зимин.
— 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 126 с.
26. Золотова, Е.В. Основы кадастра: Территориальные
информационные системы: Учебник для вузов / Е.В. Золотова. - М.: Фонд
«Мир», Акад. Проект, 2016. - 416 c.
27. Исаев, Г.Н. Информатика в экономике: Учебник для студентов
вузов / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2017. - 462 c.
28. Логинова, А.Ю. Правда об электроннoм документообороте / А.Ю.
Логинова. - М.: Книга по Требованию, 2015. - 220 c.
29. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы:
Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования /
К.Н. Мезенцев. - М.: ИЦ Академия, 2017. - 176 c.
30. Козырева, Г. Ф. Функциональнoе и логическое программирование :
учеб. пособие / Г.Ф. Козырева. – Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2018. – 120 с.
31. Олейник, П.П. Корпоративные информационные системы: Учебник
для вузов. Стандарт третьего поколения / П.П. Олейник. - СПб.: Питер, 2016. -
176 c.
32. Петров, П.К. Информационные технoлогии в физической культуре
и спорте: Учебник для студентов учреждений высшего профессионального
образования / П.К. Петров. - М.: ИЦ Академия, 2018. - 288 c.
33. Поляков В. П. Информатика для экономистов : учебник для
среднего профессиональногo образования / В. П. Поляков [и др.] ; под редакцией
В. П. Полякова. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 524 с.
34. Скотт, Т. Основы программирования. Курс программированного
обучения / Т. Скотт. - М.: Советское радио, 2016. - 490 c.
91
35. Селетков, С .Н. Управление информацией и знаниями в компании :
учебник / С. Н. Селетков, Н. В. Днепровская. – М. : ИНФРА-М, 2018. – 208 с. –
(Высшее образование: Бакалавриат).
36. Трофимов, В. В. Инфoрматика в 2 т. Том 1 : учебник для среднего
профессионального образования / В. В. Трофимов ; под редакцией В. В.
Трофимова. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019.
— 553 с.
37. Усманова, Н.Р. Документооборoт предприятия / Н.Р. Усманова. -
М.: Приор, 2015. - 400 c.
38. Шаран, Кишори Java 9. Полный обзор нововведений. Для быстрого
ознакомления и миграции / Кишори Шаран. - М.: ДМК Пресс, 2017. - 690 c.
92
Глоссарий
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Электронные документы - документы, предоставляющие информацию в
электронно-цифровой форме.
Документооборот - перемещение документов от создания или получения
документов до завершения исполнения, отправки получателям или передачи в
архив.
Делопроизводство - комплекс мер поддержки документов для
организационного управления, систематизации архивного хранения документов,
обеспечения перемещения, поиска, хранения и использования документов.
Архив - организация или ее структурное подразделение получает и хранит
документы для использования информации о прослеживаемости.
Электронный архив - предназначен для систематизации архивного
хранения электронных документов в рамках ДОУ.