5
Оглавление
Введение…………………………………………………………………………….…6
Глава1. Аналитическая часть……………………………………………..………….9
1.1.Описание предметной области…………………………………………………..9
1.1.1.Общие понятия электронного документооборота……………………………9
1.1.2.Общая информация об автоматизируемом объекте………………………...12
1.1.3.Исследование состава информации………………………………………….13
1.2.Обзор существующих программных продуктов………………………………14
1.2.1.EMC Documentum…………………………………………………………...…14
1.2.2.CompanyMedia…………………………………………………………………16
1.2.3.ЕВФРАТ-Документооборот……….………………………………………….22
1.2.4.Система "ДЕЛО"……………………………………………………………….26
1.2.5.1С: Архив………………………………………………………………………32
1.2.6.DIRECTUM…………………………………………………………………….36
1.3.Обзор средств реализации………………………………………………………44
1.3.1.Microsoft Access………………………………………………………………..44
1.3.2.Delphi…………………………………………………………………………...46
1.3.3.Paradox……………………………………………………………………….…47
1.3.4.Microsoft FoxPro…………………………………………………………….…49
1.3.5.Redmine…………………………………………………………………………51
1.3.6.Выбор средства реализации…………………………………………………..53
Глава 2.Проектная часть………………………………………………………….…54
2.1.Описание программного продукта и его установка…………………………...54
2.1.1.Выбор аппаратного обеспечения……………………………………………..61
2.1.2.Установка Ubuntu Linux…………………………………………………….…62
2.1.3.Настройка MySQL……………………………………………………………..64
2.1.4. Установка Redmine…………………………………………………………....64
2.1.5.DMSF…………………………………………………………………………...70
2.2.Разработка плагина "повторяющихся задач"……………………………….….75
Глава 3.Обоснование экономической эффективности проекта…………………..79
3.1.Понятие экономической эффективности………………………………………79
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта………………..80
Заключение…………………………………………………………………………..85
Список литературы………………………………………………………………….88
Глоссарий…………………………………………………………………………….92
6
Введение
С развитием хозяйственной экономической деятельности количество
информации, которая только создается, обрабатывается, хранится
увеличивается. С развитием науки люди все чаще рассматривают факторы,
влияющие на экономические результаты, что требует эффективных систем
документооборота.
По оценкам, в настоящее время только около 30% информации о
компании хранится в электронном виде в структурированной базе данных (не в
базе данных).
На долю бумажной информации сейчас приходится около 70%. Хранение
бумажной информации вызвало большие трудности в поиске и обработке
информации и требует физического пространства для хранения, а также не
может ускорить обработку документов.
Конечно, текущая ситуация может измениться не так быстро, как мы
надеемся. Причин много разных причин. Это также внутренние
организационные причины, такие как низкая степень автоматизации, а внешние
причины - отсутствие правил.
Для любого бизнеса или организации вопрос оптимизации управления
документами и контроля обработки информации очень важен.
Поэтому эффективность корпоративного и организационного управления
зависит не только от правильного разрешения формирования оперативных и
качественных электронных документов, контроля за оформлением документов, а
также от тщательной организации хранения, поиска и использования
документов.
Необходимость эффективного управления электронными документами
привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД). Электронное
управление документами включает использование компьютерных сетей,
создание документов, обработку документов, передачу, хранение и вывод
информации, которая распространяется в организации или на предприятии. В
целом, под управлением электронного документооборота следует понимать как
7
ссылку на организацию перемещения документов между подразделениями
предприятия или организации, группами пользователей или отдельными
пользователями.
В то же время движение документов означает не фактическое
перемещение файла, а передачу права на использование файла, а также
уведомление конкретных пользователей и контроль за исполнением файла. Типы
файлов, которые обычно поддерживают EDS, включают: текст, графику,
электронные таблицы, аудио, видео и веб-документы.
В связи с этим начала проявляться тенденция от подробного управления
деятельностью внутри организации к управлению подсистемой заказа.
Способность устанавливать и углублять отношения с другими отделами, а также
способность четко и правильно планировать выполнение заказов, обеспечивает
конкурентоспособность организации на рынке. Причины следующие:
- расширить экономическое пространство;
- предоставлять различные услуги, помогающие контролировать бизнес-
риски;
- появление новых стратегических ресурсов-информации;
- учитывайте временной фактор: точность заказа гарантирует, что
необходимая информация будет предоставлена своевременно по запросу
клиента.
Сегодня автоматизация электронного документооборота играет важную
роль в большинстве компаний. Чем больше оборот бумажных документов, тем
больше загруженность персонала, офисов и других отделов.
В то же время увеличивается нагрузка на сотрудников в различных
отделах, что сказывается на качестве и эффективности и существенно влияет на
обработку бизнес-процессов.С помощью автоматизации документооборота мы
снижаем нагрузку, давая тем самым осмысленную направленность потоку
документов в компании.
Ключевым фактором автоматизации является снижение потерь различных
типов документов и их передача третьим сторонам, что, естественно, снижает
8
риски компании и, конечно, экономит бюджет, что соответствует актуальности
выбранной темы.
С внедрением функций электронного документооборота мы получим
гарантированное преимущество.
• Снизить нагрузку на работников, тем самым повысив
производительность команды.
• Упростить документацию.
• Вы можете изменить электронные документы в любое время.
• Скорость доступа к файлам.
• Разграничить доступ сотрудников, что повысит безопасность и снизит
риски.
Объектом дипломного исследования является компания ИП "Нефедов
А.П.".
Предметом дипломного проектирования является внедрение СЭД на базе
Redmine в компании ИП «Нефедов А.П.
Целью проектирования является создание системы электронного
документооборота для компании ИП "Нфедов А.П.".
Для достижения нашей цели, необходимо выполнить следующие задачи:
провести аналитическую часть, выполнить проектную часть, а также
необходимо провести обоснование экономической эффективности проекта.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и
глоссария.
9
Глава 1. Аналитическая часть
1.1.Описание предметной области
1.1.1.Общие понятия электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) произвела революцию в
обработке документов, помогая справляться с растущим потоком информации.
СЭД существует уже два десятилетия, а сегодня ее число превысило сотню. В
России десятки компаний работают в этой области для продвижения западных
продуктов и собственного развития. В последнее время, по словам участников
внутреннего рынка СЭД, их бизнес стремительно растет
1
.
СЭД - это особый вид программного обеспечения (ПО) для коллективной
обработки документов в сетевой среде. С помощью СЭД документы можно
объединять в логические блоки, чтобы обеспечить хранение документов и
возможности поиска. Основной блок - это электронный документ. Но это не
просто файл, а набор файлов разных типов (компонентов документа),
оснащенный регистрационной карточкой.
Эта карта является обязательным атрибутом СЭД. Он содержит набор
сведений, таких как название организации, тип документа, примечания об
утверждениях и утверждениях, даты, адреса заинтересованных сторон и т. д., и
позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документы,
контролировать критерии эффективности, отслеживать историю документов и
хранить их. архив. Основной задачей СЭД является управление всем жизненным
циклом документа, от создания документа до окончания архивирования
2
.
Как правило, СЭД состоит из двух основных модулей: статического
(электронное архивирование) и динамического (документооборот). Первый
модуль обеспечивает основную обработку документа (регистрация входящей и
1
Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс,
2016.
2
Васильков, А.В. Информатика: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. -
М.: Форум, 2017.
10
исходящей информации, поиск, отчетность), а второй модуль - организацию
потока информации через документ, контроль выполнения, группирование
документов и т. д.
Однако, помимо основных функций современных продуктов, в некоторой
степени, существует множество других полезных функций: потоковый ввод
бумажных документов, ведение карточек документов (настраивается в
соответствии с требованиями организации), поддержка использования истории
документов (использование для записи запросов и подготовки отчетов). Поиск
по атрибутам и содержимому документа, разграничение прав доступа,
маршрутизация документов на рабочей станции пользователя, интеграция с
почтовыми системами, генерация отчетов и т. Д. Также можно управлять
знаниями людей и деловым взаимодействием, а также защищать документы с
помощью шифрования и электронных подписей.
3
.
СЭД-проектные системы системы. И хотя существуют коробочные
версии, которые содержат базовый набор функций, каждая компания обычно
создает решение, которое учитывает детали того, как оно обрабатывает
документы. Главная особенность этих систем заключается в том, что в отличие
от процедур, ориентированных на автоматизацию отдельных подразделений
(бухгалтерия, складской учет, персонал и т. Д.), Они могут решать менее
очевидные и более сложные проблемы
4
.
Основная проблема в этой области связана с этим - многие руководители
компании ничего не знают о преимуществах и особенностях систем
документооборота.
Внедрение СЭД затрагивает все уровни корпоративного управления и
призвано изменить сам подход к управлению. Менеджеры часто недооценивают
сложность этой задачи.
3
Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по
Требованию, 2015.
4
Велихов, А. С. Основы информатики и компьютерной техники: учебное пособие / А. С. Велихов. –
Москва: СОЛОН-Пресс, 2017.
11
И многие из них не видят причин инвестировать в автоматизацию
документов.
За исключением государственных организаций, где обработка документов
является одним из основных видов деятельности, многие компании не верят, что
внедрение СЭД может принести прибыль и обеспечить быстрый возврат.
Известны два метода повышения производительности: снижение затрат
или улучшение результатов. СЭД может достичь двух целей.
Очевидная экономия достигается, главным образом, за счет сокращения
количества расходных материалов для бумаги и принтера, уменьшения
пространства, выделяемого для хранения документов, снижения затрат на их
передачу и сокращения времени простоя и времени поиска при обработке
документов.
Это прямой эффект и может быть легко рассчитан. Существуют
косвенные преимущества - повышение качества организации.
В конце концов, автоматизация позволяет вам повысить надежность
процессов обработки документов (например, уменьшить вероятность их потери)
и производительность сотрудников (особенно благодаря контролю за
выполнением документов, ускоренному утверждению и принятию решений).
Однако эти преимущества трудно оценить количественно, поскольку они
сильно зависят от общей системы управления, принятой в организации.
Кроме того, автоматизация рабочих процессов позволяет компаниям
внедрять новые методы управления, которые ранее не были доступны, такие как
системы управления качеством.
Такие улучшения значительно улучшили управляемость компании и
позволили ей быстрее реагировать на внешние изменения, что дает явное
конкурентное преимущество.
5
.
5
Гвоздева, В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: учебник /
В. А. Гвоздева. – Москва: Форум: Инфра-М, 2016.
12
1.1.2.Общая информация об автоматизируемом объекте
ИП «Нефедов А.П.» - информационное агентство, представляющее
индустрию финансовой информации в Оренбургской области.
Наша миссия - внедрить и разработать единую систему раскрытия
информации для обеспечения прозрачности операций на развивающихся
рынках.
Терминал организации предоставляет широкий спектр данных для
профессиональных участников рынка (аналитиков, трейдеров, инвесторов).
В качестве агрегатора информации мы предоставляем доступ к торговым
площадкам, официальным отчетам компании, новостным лентам, аналитическим
обзорам и рейтинговым отчетам.
Мы также предоставляем каждому пользователю свои собственные
исследования рынка и ежедневные резюме для каждого региона в качестве
эксклюзивной награды для пользователей.
Одной из наших задач является создание и постоянное обновление наших
программных продуктов для обеспечения бесперебойного доступа и удобной
навигации по базе данных информационных и аналитических терминалов на
основе требований и рекомендаций клиентов, а также для обеспечения
высококачественной поддержки клиентов.
Учитывая, что они существуют на нескольких рынках в разных часовых
поясах, специалисты компании смогут ответить на ваши вопросы 24 часа в
сутки, 7 дней в неделю, на понятном вам языке.
Политика компании предусматривает позитивное региональное развитие.
Мы планируем открыть представительства в каждой стране с информационным
покрытием и офисами продаж во всех крупнейших мировых финансовых
центрах.
13
1.1.3.Исследование состава информации
Структура и потоки информации можно проследить на схеме (Рис. 1.):
Рис. 1. Структура и потоки информации.
Типы файлов, участвующих в рабочем процессе компании:
1. Документы исходящие и входящие:
- входящая почта
- электронная почта
- платежи
- информационные документы
- сканирование (МФУ)
- факсы
2. Внутрифирменные документы:
- бизнес задачи
- отчеты
- счета
- бухгалтерские документы
- заявления
- генерация отчетов
- протоколирование
- поручения
- согласование документов
14
- планы и графики
1.2.Обзор существующих программных продуктов
Существует множество программных продуктов, как и зарубежных, так и
нашего Российского производства, но также существуют еще гибриды, когда к
примеру, российский производитель использует зарубежные технологии.
1.2.1.EMC Documentum
Documentum - мировой лидер на рынке систем ECM (Enterprise Content
Management). Это полнофункциональная платформа, предназначенная для
управления неструктурированной информацией для бизнеса (различные типы
документов, цифровые медиа, контент интернет-сайтов). Платформа
Documentum не только позволяет управлять документами компании на всех
этапах жизненного цикла, но и решает сложную задачу автоматизации
различных бизнес-процессов, обеспечивая тем самым процессно-
ориентированную связь между различными информационными системами.
6
.
Решения Documentum используют более 1400 компаний по всему миру, в
том числе: Bayer AG, BEA Systems, Bechtel, BOC Gases, BP, Cisco, Delta Airlines,
Dow Chemical, FDA, Ford Motor Company, Hewlett-Packard, Hyundai, IRS, Johnson
& Johnson, McDonalds, Merck & Co., Nokia, PepsiCo, Pfizer, Prudential Insurance,
Siebel, Sony Pictures Entertainment, Thomson Learning, United Airlines и Yahoo.
"Documentum 5 - комплексная платформа. Она имеет широкий спектр
функций - от управления веб-контентом до управления цифровыми медиа.
Documentum имеет четко определенную концепцию и четко заявил о своей
приверженности корпоративному рынку управления неструктурированной
информацией (ECM).
Системное назначение:
- Управление контентом сайтов и корпоративных порталов;
6
Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы: Учебник для студентов учреждений
среднего профессионального образования / К.Н. Мезенцев. - М.: ИЦ Академия, 2017.