15
- Управление цифровыми медиа;
- Взаимодействие с инструментами сканирования / идентификации;
- Управление проектом и командная работа;
Особенности системы:
- управлять процессом создания документов. Используйте инструменты
сканирования и идентификации или специальные приложения (MS Office,
система CAD / CAM, ERP).
- Сотрудничать с файлами. Механизм регистрации заезда / отъезда.
Назначить доступ.
- Управление версиями документов.
- Распространять документы и систематически и динамично определять
маршрут прохождения документа.
- Разрешительные документы. Внедрить многоуровневые процедуры
утверждения.
Storage Архив хранения файлов.
- Регистрация в и из документов.
- Контролировать выполнение документов и заказов.
- Сформировать стандартизированный отчет по анализу.
- Поиск по атрибутам.
- Конвертация документов
- Управление проектной документацией.
Архитектура EMC Documentum:
Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер
базы данных, сервер приложений, клиент), которая позволяет оптимально
распределить нагрузку на вычислительные ресурсы и обеспечить максимальную
безопасность для хранения и передачи данных.
7
.
7
Демин, А. Ю. Информатика. Лабораторный практикум : учебное пособие для среднего
профессионального образования / А. Ю. Демин, В. А. Дорофеев. — Москва : Издательство Юрайт, 2019.
16
Ядром системы является реляционная база данных, которая обеспечивает
механизм обработки транзакций для структурированных запросов, базовое
хранение данных и функции индексации. Любая промышленная система может
выступать в качестве северной базы данных, в том числе Oracle Database или
Microsoft SQL Server.
Бизнес-логика системы расположена на сервере приложений Documentum
Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели для
обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные
ресурсы, а также за безопасность клиентов, обращающихся к хранилищу
данных.
Работа пользователя c EMC Documentum:
Пользовательский интерфейс реализован в виде надстройки к программе
Windows Explorer и разработан таким образом, что использование хранилища
для пользователя практически не отличается от локальной файловой системы. В
пользовательском интерфейсе реализованы папки с документами, диалоги
свойств документа, поиск, извлечение / сохранение, участие в обработке
документов, просмотр статистики и т. д. Система также имеет
полнофункциональный web-клиент, позволяющий использовать систему через
web-браузер.
8
.
1.2.2.CompanyMedia
CompanyMedia - это сложная система, которая автоматизирует офисную
работу, документооборот и бизнес-процессы.
В рамках автоматизированной системы общей офисной работы не все
задачи, связанные с документами, могут быть решены. Имеет независимую
систему, которая может автоматизировать различные бизнес-процессы
(управление персоналом, сотрудничество с клиентами и т. д.) И обрабатывать
8
Козырева, Г. Ф. Функциональное и логическое программирование : учеб. пособие / Г.Ф. Козырева. –
Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2018.
17
различные типы документов (контракты, заявления граждан, приложения и т. д.),
Что позволяет полностью организовать свой бизнес в соответствии со
стандартами и стандартами. процесс. Решайте соответствующие задачи на
высоком профессиональном уровне.
В то же время компания или несколько систем CompanyMedia могут быть
внедрены в компании в любой комбинации, в зависимости от процессов,
которые необходимо автоматизировать.
CompanyMedia включает системы:
- автоматизированное офисное управление и документооборот
("CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia-Документы",
"CompanyMedia-Информационно-справочная система", "CompanyMedia-Факс",
"CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Обращения граждан",
"CompanyMedia-Workflow");
- информационная поддержка для любого рабочего процесса организации
("CompanyMedia-Клиенты и контакты", "CompanyMedia-Планирование",
"CompanyMedia-Заседания");
- автоматизирующие работу кадровой службы ("CompanyMedia-
Управление персоналом");
- автоматическое взаимодействие с пользователем с технической
поддержкой (система "CompanyMedia-HelpDesk");
- наличие возможности обучения работе в системе CompanyMedia
("CompanyMedia-Корпоративный тренинг").
CompanyMedia предоставляет пользователям такие основные функции,
как:
- подготовка и согласование документов;
- регистрация всех видов документов компании, включая переписку,
внутренние документы, организационные и административные документы и пр.;
- создание и ведение папок документов;
18
- создание всех видов инструкций, разрешительных документов и
возможность регистрации ответов;
- контроль исполнения документов и резолюций;
- сканирование большого количества документов, создание и ведение
электронных архивов;
- подготовка договоров, регистрация, согласование, признание и хранение
текущих реестров;
- информационная поддержка в сотрудничестве с клиентами;
- работа в плане, контроль за выполнением плана;
- управление проектами;
- учет рабочего времени сотрудников;
- подготовительные встречи для контроля за выполнением решений;
- автоматизация кадрового делопроизводства;
- автоматическое взаимодействие с пользователем и службы технической
поддержки.
Возможность обрабатывать весь рабочий цикл (от создания / приема до
архивирования) документов в системе электронного документооборота
CompanyMedia, сокращая время, необходимое для прохождения структурного
подразделения, сокращая время поиска документов, необходимое руководству
для принятия управленческих решений
Это повышает качество и надежность документа. Полнота и
своевременность предоставленной информации. Кроме того, с введением
CompanyMedia, непроизводственные расходы (поиск, повторное утверждение
документов, дублирование информации и т. д.) И стоимость покупки расходных
материалов (бумага, копировальное оборудование) сократили содержание
бумажных архивов.
9
.
CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:
9
Вирт, Н. Алгоритмы и структуры данных / Н. Вирт. - М.: Мир, 2016.
19
- подготовка, которая означает, что вы можете сразу начать использовать
систему без необходимости разрабатывать или моделировать ее на основе
конструктора, снижая риск внедрения системы и экономя время и материалы;
- модульность CompanyMedia означает, что в ее структуре есть несколько
независимых и одновременно взаимосвязанных систем, которые могут
автоматизировать различные процессы, позволяя вам выбрать необходимую
систему и автоматизировать процессы, которые точно ее требуют.
- универсальность, которая позволяет не только автоматизировать
оформление документов, но и многие другие процессы (а CompanyMedia
включает в себя более 10 систем, предназначенных для различных задач), что
может расширить сферу автоматизации;
- возможность настраивать или модифицировать систему, чтобы она могла
автоматизировать конкретные процессы, характерные для организации, что
позволяет вам учитывать специфику деятельности вашей компании и
адаптировать ее к вашим потребностям, экономя время и деньги;
- масштабируемость (после внедрения системы можно в будущем
подключить к ней другие системы CompanyMedia для автоматизации новых
задач). Позволяет автоматизировать необходимые бизнес-процессы в нужное
время, чтобы подключить нужных сотрудников для работы в системе;
- инкорпоратизм, способность системы работать в компании со сложным
распределением (несколько отделов, отделов и т. д.), Включая географически
распределенную структуру (несколько филиалов, филиалов в разных городах в
разных часовых поясах), может дать вам возможность Подключен к работе
среди сотрудников в крупных, дочерних и зависимых компаниях. Подключив
всех сотрудников компании (включая всех сотрудников в штаб-квартире, а
также в филиалах и дочерних компаниях) к системе, они могут строго
контролировать соблюдение служебных обязанностей, правил и процедур,
выполняемых компанией, тем самым улучшая рабочие процессы и бизнес-
20
процессы. Прозрачность ускоряет поток информации и таким образом улучшает
управляемость компании;
- в системе реализована возможность контроля выполнения документов и
инструкций, то есть указан срок завершения документов и инструкций, кто
должен участвовать в реализации и возможность отслеживать, где находятся
файлы и в чем они находятся. Фаза реализации (согласование, проверка и т. д.)
Приводит к упрощенному доступу к информации о текущем состоянии
документа, что повышает дисциплину правоприменения;
- возможность различать права доступа к информации на основе
служебных обязанностей сотрудников обеспечивает защиту файлов от
несанкционированного доступа, исключая возможность утечки информации;
- наличие юридически значимого механизма электронного
документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный
документооборот;
- существует несколько видов работы (для оуководителей и менеджеров,
которые несут основную ответственность за содержание документа, как
правило, это эксперты, работающие в соответствии с деталями документа),
отражающие детали обработки информации в соответствии с должностными
обязанностями работника, то есть система отражает, что работник выполняет
профессиональные обязанности Точная необходимая функциональность,
которая делает работу CompanyMedia комфортной для специалистов во всех
категориях;
- совместимость системы с различными операционными системами (Sun
Solaris, Linux, Windows) позволяет работать с операционными системами,
установленными в компании, без необходимости приобретения новой
операционной системы, тем самым экономя стоимость покупки и не работая с
конкретным оборудованием, привязка к поставщику;
21
- интеграция CompanyMedia с другими системами (1С, SAP R3, Galaxy),
уже используемыми на предприятии, позволяя им взаимодействовать и
использовать хранящуюся в нем информацию;
- возможность работы через веб-браузер обеспечивает мгновенный доступ
к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника нет
установленного документа локально (например, если он находится в
командировке или в отпуске), что позволяет ему всегда быстро обрабатывать
полученные документы и инструкции;
- возможность поддержки единого стандарта на использование
электронных документов в системе предусматривает унификацию,
формализацию и строгое регулирование офисных технологий,
документооборота и бизнес-процессов;
- высокая надежность, "отказоустойчивости" способность системы
работать 24 часа в сутки, 365 дней в году
10
.
CompanyMedia - одна из старейших систем управления документами на
российском рынке. Он сочетает в себе опыт многих компаний, которые
внедряют и используют его дома. С CompanyMedia вы можете выбирать не
только продукты, но и команду высококвалифицированных специалистов с
большим опытом и страстью к работе.
Деятельность CompanyMedia устраняет следующие риски:
- отложенная доставка информации;
- работники не выполняют или не выполняют инструкции, изданные
руководством своевременно;
- информация теряется при передаче и хранении;
- долгосрочная координация проекта документа, поэтому медленное
реагирование на изменения внешней бизнес-среды недопустимо;
- невыполнение обязательств по бизнесу своевременно.
10
Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы: Учебник для студентов учреждений
среднего профессионального образования / К.Н. Мезенцев. - М.: ИЦ Академия, 2017.
22
Система CompanyMedia может работать в крупных компаниях и
компаниях с широким спектром филиалов в городах разных часовых поясов. Это
позволяет создать единое информационное пространство между офисом
головным и филиалами компании.
Система CompanyMedia может работать как в крупных компаниях, так и в
компаниях с широким спектром филиалов в городах разных часовых поясов. Это
позволяет вам создать единое информационное пространство между штаб-
квартирой и филиалами вашей компании.
CompanyMedia может использовать технологии, которые обеспечивают
безопасное, юридически значимое управление электронными документами.
Особенно система шкафчиков. Он выполняет вычисления шифрования и
цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе аутентифицированных
инструментов защиты паролем. (СКЗИ).
EToken также может отлично взаимодействовать с системно-электронной
ключ-брилок , вы можете отказаться от использования жестких дисков и дискет
для хранения пароля доступа к системе, тем самым обеспечивая высокую
информационную безопасность, и систему можно легко использовать на разных
рабочих станциях.
CompanyMedia была создана в строгом соответствии с национальными
стандартами в области офисов и соответствует требованиям действующей
национальной нормативно-правовой базы, подтверждена сертификатом качества
Госстандарта Российской Федерации и сертификатом соответствия ИСО 9001-
2001. В ходе его разработки были проведены консультации со специалистами
Всероссийского института документации и архивов.
1.2.3.ЕВФРАТ-Документооборот
"ЕВФРАТ-Документооборот" - система электронного документооборота,
позволяющая построить целостную систему управления бизнес-процессами и
всеми документами предприятия. Система содержит все инструменты,
23
необходимые всем компаниям для успешной организации электронного
документооборота, независимо от их владельца и размера. Система
предназначена для работы как в рамках небольшого отдела, такого как офис или
целая локальная организация, так и в рамках территориально распределенной
организации со сложной схемой потока информации.
"ЕВФРАТ-Документооборот" разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет автоматизировать рабочий процесс вашей организации на основе
письменных требований ГОСТ, а также требований норм, правил и инструкций,
используемых с документами, разработанными и применяемыми вашей
организацией.
Работа в локальном офисе:
Особенности этой системы позволяют решать все типичные задачи
офисной работы:
-автоматическая регистрация файлов и задач;
-обеспечить эффективное взаимодействие персонала в рамках
документации;
-поиск мгновенной информации;
-управление выполнением заданий, инициируемых документами и
заданиями;
-мониторинг состояния текущих процессов и анализ загруженности
персонала путем формирования различных журналов и отчетов;
-длительное сохранение организационных документов;
-определение сотрудником доступа к информации.
Работа в территориально-распределённой организации:
Благодаря географически распределенной структуре управления для
поддержки работы в вашей организации вы можете организовать сквозную
работу над документами и задачами между штаб-квартирой и удаленно
24
расположенными филиалами. Информация между офисами передается в
кодированном виде.
Следующие модули обеспечивают настройку и работу системы:
АРМ "Пользователь" - универсальное рабочее место доступа к системе;
- АРМ "Администратор" - средство для настройки и администрирования
нашей системы;
- "Графический дизайнер маршрутов" - инструменты для проектирования
типичных процессов обработки документов в организации;
- "Дизайнер форм" - инструмент настройки регистрационной карты;
- "Менеджер журналов и отчетов" - инструменты для настройки шаблонов
отчетов для организационной деятельности;
- средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
- "Почтовый клиент" - инструменты электронной почты;
Дополнительные модули системы:
"HTTP-сервер":
В системе ЕВФРАТ-Документооборот использует протокол обмена
данными TCP / IP, который позволяет работать в системе с удаленного
компьютера через сеть Интернет / Интранет. Модуль HTTP-сервера позволяет
пользователям получать доступ к документам и распространению из любой
точки мира с помощью веб-браузера.
APM "Архивариус":
Дополнительный модуль Archive предоставляет метод для
автоматического выхода из системы и длительного хранения документов для
устаревших рабочих циклов. Этот модуль поддерживает номенклатуру
транзакций, принятую организацией, и связывается с эксплуатационными
документами.
APM "Руководитель":
Дополнительный модуль «Руководитель» обеспечивает удобный и полный
доступ для менеджеров, которые могут получить доступ к системе управления