32
В «1С: Документооборот» создаются типовые маршруты движения
документов, присутствуетподдержка маршрутных ветвлений, а также условных
переходов, есть дизайнер отчетных форм.
Атрибутивный поиск производится по реквизитам документа. Пользователи
системы могут создавать шаблоны поиска. Хранение таких шаблонов является
классифицируемым и иерархическим. По результатам поисковых запросов
производится построение отчетов.
В «1С: Документооборот» встроены функции контроля целостности
документов, поддержка различных вариантов аутентификации.
К недостаткам системы можно отнести отсутствие внутренней почты, а
также отсутствие модуля управления проектами. Не поддерживается работа с
документацией системы мониторинга качества, регистрация из Open Office или MS
Office.Отсутствует возможность ведения личных папок пользователей.
Отсутствуют встроенные средства просмотра прикрепленных файлов, просмотра
задач группы и т.д.
В одном поисковом запросе невозможно осуществлять различные виды
поиска. Отсутствует функционал настройки набора реквизитов для автопоиска
дубликатов документа во время регистрации.
Отсутствует система резервного копирования / восстановления данных.
СЭД «Босс-референт». Разработан на базе продукта Lotus Notes
американской фирмы IBM российской компанией «АйТи» (Москва).Является
средством проектирования систем поддержки групповой работы.
«Босс-референт» обеспечивает поддержку:
а) обработки входящей /исходящей корреспонденции;
б) подготовки, исполнения и контроля за исполнением поручений;
в) подготовки и согласования документации;
г) мониторинга прохождения внутренних (информационно-справочных,
организационных, распорядительных) документов;
д) хранение и обновление данных о структуре и сотрудниках организации,
его контрагентах, а также поддержку механизма делегирования полномочий;
е) поддержку документооборота в трех направлениях:1) работа с клиентами,
поставщиками и дружественными организациями; 2) подготовка договоров и
33
обработка событий по ним; 3) заполнение реестра и обслуживание материальных
объектов.
ж) поддержку информационного обмена внутри рабочих групп, между
подразделениями организации и её центральным офисом.
Важным достоинством системы «БОСС-Референт» является то, что это ПО
предоставляет своим пользователям средства создания единой информационно-
управленческой зоны для организаций с разными типами сложности:
многоуровневых, распределенных и функционально-проектных организаций.
Также достоинством «БОССа» является то, то он поддерживает сложные
маршруты согласования документов.
Быстрая автоматизация бизнес-процессов, обеспечиваемая наличием
встроенных программ-обработчиков документов, настраиваемых и
совершенствуемых под заказчика – это также достоинства данного СЭДа.
К остальным достоинствам можно отнести Web-доступ, высокое КПД,
надежную работу, удобство пользования, масштабирования и администрирования,
наличие СЗИ.
А недостатками «Босса» являются
- отсутствие функционала для работы с обращениями граждан,
- отсутствие системы мониторинга качества,
- отсутствие offline-режима,
- устаревший по сегодняшним меркам интерфейс.
- отсутствие групповых прав доступа,
- проблемы с выпуском обновлений,
-недобросовестная гарантийная поддержка.
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Теперь давайте попытаемся сформулировать основные функциональные и
стратегические свойства проектируемой информационной системы.
Наша информационная система должна
- обладатьнадежностью хранения данных,
- иметь хорошую масштабируемость,
34
- должна быть легко адаптируемой под IT-среду объекта внедрения.
- иметь возможность модернизации, доработки сотрудниками отдела АСУ
Центра.
А чего не должно быть в системе? В разрабатываемой ИС не должны быть
ненужных и лишних функций, усложняющих работу в ней.
Главными функциями ИС должны быть следующие:
а) понятный интерфейс пользователя,
б) разграничение прав доступа;
в) функциональный интерфейс администратора;
г) широкая систему отчетов.
Выделим этапы реализации нашего проекта. Их четыре:
Этап 1. Исследование наличествующих в данный момент процессов учёта
деятельности обслуживающих отделовЦентра медицины катастроф. В частности,
данное исследование будет заключаться в сборе и анализе таких показателей, как
количество выполненных отделами заявок, а также среднее время выполнения
заявки.
Этап 2. Уточнение полного набора функций, которые необходимо
автоматизировать. Выяснение того, что должно быть реализовано в ИС в данный
момент, и того, что будет реализовано в процессе разработки и внедрения ИС.
Этап 3. Выбор стратегии автоматизации. Исследование
наличествующих на сегодня вариантов стратегий автоматизации, а такжевыбор
наиболее адекватного для структуры и бизнес-процессов Центра.
Этап 4. Формирование ТЗ (технического задания), а также графика
выполнения работ.
Остановимся на выборе стратегии автоматизации.
Всего есть четыре разных стратегии автоматизации:
1) автоматизация по участкам;
2) кусочная (или хаотичная) автоматизация;
3) автоматизация по направлениям;
4) комплексная автоматизация.
Автоматизация по участкам – это автоматизация отдельных участков
деятельности организации, объединяемых по набору выполняемых имм функций.
35
Данный тип автоматизации выбирается в том случае, если в организации имеются
участки, на которых использование автоматизированных систем приводи к
значительному экономическому эффекту (в частности, например, за счет
сокращения сотрудников организации).
Кусочная (хаотичная) автоматизация основывается на приобретении
организацией без кого-либо выраженного стратегического плана отдельных
фрагментов ИС – фрагментов, не способных оказать существенной пользы
предприятию в целом. В этом случае возможное развитие информационной
системы организации может быть связано с новыми немалыми расходами.
Автоматизация по направлениям, по сути, является автоматизацией
отдельных направлений деятельности организации. В этом случае организация
получает полную автоматизацию деятельности, например, канцелярии, отела
кадров или бухгалтерии. Такая позиция в отношении к вполне естественна и в
будущем интеграция уже автоматизированных направлений в пределах всей
организации не будет связана с существенными препятствиями.
Полная стратегия, как и кусочная стратегия в нашем случае не подходит, т.к.
мы будем автоматизировать работу нескольких отделов – в одном из направлений
деятельности Центра.
В нашем случае лучше всего подход стратегия автоматизации по, т.к. в мы
будем автоматизировать деятельность нескольких отделов – отделов АСУ,
метрологии, отдел медицинского снабжения, хозяйственно-техническое
управление, а также отдела кадров.
В отделе АСУ работает 6 человек, в отделе метрологии 5, в отделе
медицинского снабжения – 4, в хозяйственно-техническом управлении – 5, в
отделе кадров – 8.
Все сотрудники обслуживающих отделов отделов тратят часть своего
рабочего времени на рутинную работу по регистрации и обработкевходящей
документации. Автоматизировав данное направление, можно будет сократить
численность указанных отделов без снижения продуктивности их работы.
36
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для задачи автоматизации процессов документооборота в Центре
рассмотрим три варианта приобретения ПО:
- закупку готовой СЭД;
- закупку с дальнейшей доработкой СЭД;
- собственноручную разработкуСЭД;
- разработкуСЭД сторонней организацией или частным лицом;
Покупка готовой СЭД. «Коробочная версия» в данной работе не берется в
рассмотрение, т.к. в ней отсутствует возможность что-либо дорабатывать.
Покупка с дальнейшей доработкой СЭД. Это приобретениепрограммного
обеспечения с возможностью его в будущем модифицировать посредством самих
его разработчиков или же внутренними силами организации, т.е. её инженерами-
программистами. При таком раскладе языки программирования инденера-
программиста организации и компании-разработчика должны совпадать или быть
максимально близкими друг к другу.
Собственноручная разработка СЭД. Возможна в том случае, если у
организации есть квалифицированные внутренние трудовые ресурсы (инженеры-
программисты), знающие специфику своей организации и способные разработать
нужный программный продукт.
Разработка СЭД сторонней организацией или частным лицом. В этом случае
можно задействовать внешних разработчиков (IT-компании или фрилансеров-
единоличников) и предоставить им четко сформулированное техническое задание.
В данном проекте было выбрана собственноручная разработка программного
обеспечения. Преимущества такого решения:
-максимум учтённых требований и пожеланий,
- четкое соответствие техническому заданию,
- возможность остановки, отката, анализа и повторной итерации системы при
ограниченном бюджете;
- дешевизна проекта.
37
Ниже, в таблице 2, для сравнения приводятся критерии отбора, варианты
приобретения СЭД.
Таблица №2
Сравнение способов приобретения СЭД
Способ
приобре-
тения \
Критерии
Закупка
готовой СЭД
Закупка
и
доработка
СЭД
Собствен-
норучная
разработка
СЭД
Разработка
СЭД
сторонней
организацией
или частным
лицом
Соответствие
выдвинутым
требованиям
Несоответствие
выдвинутым
требованиям
из-за
невозможностиа
втоматизации
собственных
бизнес-
процессов
Максимальное
соответствие
Максимальное
соответствие
Частичное
соответствие
Затраты на
внедрение
˂100000 руб.
˂ 150000 руб.
˂100000 руб.
˃250000 руб.
Возможность
адаптации/
модернизации
Невозможность
изменения
системы
Возможность
переработки
разрабаты-
ваемых
процессов
Возможность
полной
переработки
Возможность
изменения
силами
стороннего
разработчика
Степень
надежности
Надежность
гарантируется
компанией-
производителем
СЭД
Максимальная
надежность
СЭД
Средняя
надежность
СЭД
Надежность
гарантируется
сторонним
разработчиком
СЭД
38
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1.Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Согласно проекту, информационное обеспечение должно содержать
информационную базу.
Есть три вида организации информационной базы:
- файловая,
- интегрированная,
- смешанная.
Файловая организацией информационной базы – этоеё локальное
размещение на ПК. Доступ к этому ПК с других устройств (для сетевого обмена
данными)осуществляется стандартными средствами операционной системы.
Например, для Microsoft Windows используется Security или Sharing. Это
уменьшает общую скорость обработки данных, хранящихся в локальной базе.
Интегрированная организация является совокупностьюданных,
которыесвязаны друг с другом и хранятся вместе в условиях минимальной
избыточности, допускающей использование этих данных оптимальным образом
для разнородных приложений. В этих условиях обеспечивается независимость
данных от ПО, а для их актуализации применяется общий способ управления.
Под смешанной организацией информационной базы понимается такая
распределённая база данных, которая хранится на нескольких серверах и
реплицируетстрого по расписанию изменения в каждой из них[6]. Подобным
образом структурированная информационная база используется в ERP-системах
для одновременной работы в одной базе с территориально удалённых
подразделений.
В данной работе наиболее целесообразной мы считаем интегрированную
организацию информационной базы, т.к. размер базы будет увеличиваться на 40-50
39
записей в день. И правильным выбором будет применение СУБД, а не файлового
хранения базы данных [14].
По способу установления связей между данными разделяют всего три
модели логической структуры БД:
- иерархическую,
- сетевую и
- реляционную.
Иерархическая модель. Изображается часто в виде дерева. Данные в ней
называются сегментами и расположены на разных структурных уровнях. Самый
высокий сегмент – корневой. На более низком уровне находятся сегменты-
потомки, на более высоком – сегменты-предки. У одного сегмента может быть
один или несколько потомков, находящихся на более низком уровне, и только один
предок с более высокого уровня. Данная модель представляет отношения «один ко
многим». Может использоваться для сложных механизмов, состоящих из более
простых узлов, или же для организационных структур, являющихся
иерархическими по своей природе. Достоинство иерархической модели –
эффективное использвоание памяти компьютера при хранении данных, а
недостаток–громоздкость обработки данных со сложными логическими связями[3;
с.154].
Сетевая модель. Она представляет отношение «многие ко многим». В данной
модели потомок может иметь любое количество предков. Сегменты связывается и
сверху вниз, и по горизонтали. Сетевые модели соответствуют широкому классу
объектов управления, но требуют для своей организации дополнительных затрат.
Достоинства сетевой модели данных – возможность образования произвольных
связей и быстрый доступ к данным. А недостатками такой модели являются
сложность (создает определенные трудности при необходимости модернизации
или развития СУБД) и большие объемы памяти ПК для хранениях данных.
Реляционная модель. Это на сегодняшний день самая распотраненная
модель. Её структура проста, наглядна и имеет строгое математическое
обоснование. Модель представляет объекты и взаимосвязи между ними в виде
таблиц, или «отношений» [7]. В каждой таблице строка – это уникальная запись, а
столбец – поле. Для формирования требуемого отчета пользователь часто
40
нуждается в информации, получаемой из многих отношений. В этом заключается
преимущество реляционной модели: можно соотнести данные из одно файла или
таблицы с данными из другого файла или таблицы, если в обеих таблицах есть
общий элемент данных. Все операции над данными в упомянутой модели сводятся
к операциям над таблицами. К базисным операциям относят
а) выбор (создает подмножество, содержащее все записи таблицы, которые
отвечают особому заданному критерию);
б) представление (создает подмножество, содержащее столбцы таблицы и
позволяющее пользователю создавать новые таблицы с требуемой информацией);
в) объединение (предоставляет пользователю информацию, объем которой
превышает содержимое отдельной таблицы). [3; с.155-156].
В нашем проекта мы будем использовать реляционную базу данных, потому
что архитектура построения связи в такой базе довольно проста, что позволяет
быстро создатьмежтабличные связи для правильного построения запросов к базе, а
также легко удалить эти связи и затем создать новые – для построения нового
запроса. И еще выделим важный момент, определивший наш выбор – время
выполнения запроса в реляционной базе выше, чем при применении иерархической
или сетевой структуры.
Результаты решения поставленной задачи будут отображаться в следующих
отчетах и документах:
- отчет по входящей документации;
- отчет по отделам;
- отчет по сотрудникам.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ, которые
реализуют задачи и функции информационной системы и обеспечивают
устойчивую работу КТС, т.е. комплексов технических средств.
Программное обеспечение ЭВМ состоит из частей (см. Рис.8):
- общее ПО,
41
- специальное ПО.
Общее ПО представляет собой комплекс программ, предназначенных для
обеспечения работы ЭВМ в разных режимах и снижения трудоемкости создания и
отладки программ пользователей [2; с.21]
Рисунок 8.Структура программного обеспечения ЭВМ
Общее ПО позволяет расширить:
- функциональные возможности ЭВМ,
- автоматизировать планирование очередности вычислений,
- автоматизировать работу программистов.
Специальное ПО – это совокупность программ, которые разрабатываются
при создании ITконкретного функционального назначения.
Специальное ПО включает в себя пакеты прикладных программ, которые
осуществляют организацию и обработку данных при решении функциональных
задач информационной системы.
При подборе комплекса технических средств для проектирования ПО
важнейшим критерием является выбор ОС – операционной системы[9; с. 28]. ОС
управляет техническими средствами ПК, поддерживает запуск и выполнение
программ и приложений, выполняет разнообразные сервисные
функции,обеспечивает защиту данных. Каждая программа использует средства,
предоставляемые ей операционной системой. Поэтому выбор ОС достаточно
важен, т.к. он определяет формат исполняемых файлов, набор программ и,
наконец, их взаимодействие с операционной системой.
Для разработки программного приложения выбор той или иной ОС
(MicrosoftWindowsили Linux) не будет повлиять на функциональность системы, т.к.