52
Таблица №3.
Разграничение прав доступа
Группа
пользователей
Модуль
«Входя-
щая
корре-
спонден-
ция»
Модуль
«Сотруд-
ники»
Модуль
«Отделы»
Модуль
«Отчет
''Входя-
щая
докумен-
тация''»
Модуль
«Отчет
''Сотруд-
ники''»
Модуль
«Отчет
''Отделы''»
Обычные
пользователи
Чтение/
создание/
удаление
Нет
Чтение
Нет
Нет
Нет
Сотрудники
отдела кадров
Чтение/
создание/
удаление
Чтение/
создание/
удаление
Чтение/
создание/
удаление
Чтение
Чтение
Чтение
Руководители
отделов
Чтение/
создание/
удаление
Чтение/
создание/
удаление
Чтение/
создание/
удаление
Чтение
Чтение
Чтение
Директор
Чтение/
создание/
удаление
Чтение/
создание/
удаление
Чтение/
создание/
удаление
Чтение/
Чтение/
Чтение/
Сотрудники
отдела АСУ
Полный
Полный
Полный
Полный
Полный
Полный
Для защиты от внешних угроз предусмотрены те средства защиты, которые
уже используются в Центре. Это Kaspersky Endpoint Securityи DallasLock с
имеющимися на них лицензиями (на первое ПО – закуплена ранее организацией,
на второе – выдана Крымским медицинским информационно-аналитическим
центром).
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель – это схема движения входных, промежуточных и
результативных потоков и функций предметной области. Также она объясняет, на
основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации
реализуются функции обработки данных и формирования конкретных выходных
документов. Информационная модель представлена на рисунке 11.
53
Рисунок 11. Информационная модель системы
На указанной модели можно заметить четыре различные области.
Область 1 отражает процесс конфигурирования ИС в части ввода
пользователей этой ИС, которые необходимы в рамках задачи для того, чтобы
можно было зафиксировать информацию о создавшем входящий документ
сотруднике. Форма Сотрудники предполагает наличие одного вида операций у
администраторов – сотрудников отдела АСУ – редактированное справочника
Сотрудники и таблицы Сотрудники. Вообще, сотрудники отдела АСУ могут
работать во всех формах.
Область 2 отражает процесс работы с информацией о сотрудниках и
отделах. Источники информации директор, начальники отделов, а также
сотрудники отдела кадров. Директор и начальники отделов могут работать в
формах Сотрудники, Отделы и Входящая документация и редактировать
соответствующие справочники и таблицы. Сотрудники отдела кадров работают в
формах Сотрудники и Отделы, корректируя информацию в соответствующих
справочниках и таблицах.
Область 3 отражает процесс формирования входящей документации.
Пользователями-заявителями и сотрудниками обслуживающих отделов работают в
54
форме Входящая документация. Она предполагает корректировку справочника
Входящие документы (таблица Входящие документы).
Пользователь-заявитель собственноручно формирует новую запись в форме
Входящая документация, заполняя поля Отправитель, Содержание и Срок
исполнения (таблица Входящие документы).
В отдельных случаях от заявителя принимается письмо, которое
сканируется, сохраняется в общей папке, к которой имеет доступ, помимо,
администраторов-сотрудников отдела АСУ, также директор, начальники отделов и
сотрудники отдела кадров. Ссылка на скан письма вносится в поле Ссылка на
документ.
Далее секретарь, ежедневно просматривая форму Входящая документация,
проставляет внутренний номер новому документу и делает запись в поле
Ответственный секретарь (таблица Входящие документы).
Затем входящий документ просматривает директор, который вносит пометку
в поле На контроле, делает запись в поле Отписано – автор резолюции,
Исполняющий отдел, Вносит корректировки в поле Срок исполнения (таблица
Входящие документы).
Затем запись проверяют начальники отделов, ежедневно проверяющие
изменения в форме Входящая документация. Если есть новый документ, в нем
стоит внутренний номер, указание ФИО ответственного секретаря, директора,
сроков исполнения и исполняющего отдела, то соответствующий отдел приступает
к исполнению заявки.
Если заявка выполнена, то начальники отделов ставят пометку в таблице
Входящая документация – снято с учета.
Область 4 отображает то, что моделируется на выходе.
Пользователь-заявитель получает распечатку своей заявки.
Директор и начальники отделов получают отчеты по входящей
документации, отделам и сотрудникам.
55
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Входная информация – это вся информация, которая необходима для
решения поставленной задачи и размещена на различных носителях: жестких
дисках, съемных носителях, первичных документах.
Рациональная организация входной информации любого учреждения, её
состав и способы её получения, сбора, хранения, регистрации, передачи и
обработки влияют на эффективность и оперативность управления протекающими
процессами.
Для разрабатываемой в дипломном проекте информационной системы
входной информацией является:
- заявки пользователей, вносимые ими в систему;
- сканы писем-заявок, поступающие в Центр;
- утвержденный график документооборота.
Внесение данных постоянной информации дает возможность исключить из
первичных документов условно-постоянную информацию. А это в свою очередь
влияет на уменьшение трудоёмкости заполнения документации и позволяет
автоматизировать отчётный процесс.
Кроме входных данных, в проектируемой системе имеются также
постоянные данные, которые заносятся и затем хранятся в справочниках ИС.
Основные функции Справочников являются:
- оформление документов на стадии их формирования;
- хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями
признаков.
В системе используются справочники, приведенные в таблице4.
Таблица №4
Перечень используемых справочников
№ п/п
Название справочника
Ответственный за ведение
1
Сотрудники
Сотрудник отела кадров / администратор
2
Отделы
Сотрудник отела кадров
56
Все справочники выделены в экранные формы Сотрудники и Отделы. В
форме Входящие документы справочники представляют собой отдельные поля с
выпадающими списками (Отправитель, Исполняющий отдел).
Реквизитный состав справочников приведен в таблице 5.
Таблица №5
Реквизитный состав справочников
№ п/п
Наименование
Перечень реквизитов
1
Сотрудники
IDсотрудника в БД, ФИО сотрудника,
Должность, Телефон, Отдел, Роль, Логин,
Пароль, Разрешение на вход
2
Отделы
IDсотрудника в БД, Название отдела,
Начальник отдела, Телефон, Положение об
отделе (ссылка), Должностные инструкции
(ссылка), Прочие документы (ссылка)
С помощью экранных форм удобно заносить информацию в справочники.
Форма даёт возможность выбирать нужную позицию из предложенного списка, что
позволяет сохранить целостность данных.
2.2.3. Характеристика результатной информации
В процессе разработки решения для ведения электронного
документооборота, результатными показателями являются:
- печатные формы документов;
- сохраненные формы документов
- сохраненные формы отчетов.
Документы и отчеты формируются на основании данных таблиц Входящая
документация, Отделы, Сотрудники. Также используются справочники Отделы и
Сотрудники. Эти документы остаются в Центре, распечатываются и подшиваются
в отдельную папку для ведения архивов.
Сформированные формы документов и отчетов можно сохранить в
отдельные файлы для дальнейшего использования.
57
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
В разрабатываемой информационной системе предусмотрен доступ к ней
разных пользователей, разбитых на постоянные категории или группы.
Языком общения выбран язык типа меню. Каждое меню размещается в
отдельной экранной форме.
Полное древо функций основного модуля представлено на Рис. 12.
Рисунок 12. Древо функций основного модуля
На основании дерева функций разработан сценарий диалога, схематически
представленный на Рис. 13.
58
Рис. 13. Схема сценария диалога
Нужно также учитывать, что данный сценарий охватывает полностью все
функции. Но на практике для отдельных категорий пользователей некоторые
функции не доступны. Так, например, обычным пользователям не доступны
функции Отчеты и Сотрудники.
2.3.2.Характеристика базы данных
В разработанном приложении используется СУБД MS Access 2007,
обоснование выбора которой было приведено выше. Для решения поставленной
задачи используется следующая ER-модель, отображенная на рисунке 14.
описывающая взаимосвязь таблиц в БД.
DEPARTMENT
FULLNAME
POSITION
PHONE
ENTRYPERMIS
IDEMPLOYEE
LOGIN
PASSWORD
ROLE
EMPLOYEE
NAMEDEPARTMENT
HEADDEPARTMENT
PHONE
IDDEPARTMENT
DEPARTREGULATIONS
JOBDESCRIPTIONS
OTHERDOC
DEPARTMENT
INCOMINGNUNBER
SENDER
RECEIPDATA
DOCNUMBER
CONTENT
UNDERSPECCONTROL
DOCLINK
EXECUTSECRETARY
UNSUBCRIBAUTRES
EXECUTDEPART
PIRIODEXECUT
DEREGISTRED
INCOMINGMAIL
PK
PK
PK
CLASSIFIED
CLASSIFIED
CLASSIFIED
Рисунок 14. Схема данных (ER-модель) в БД проекта
59
Ниже показаны таблицы 6, 7, 8, характеризующие таблицы базы данных.
Таблица №6
Таблица «INCOMINGMAIL»
Наименование поля
Идентификатор поля
Тип
Прочее
Входящий номер
INCOMINGNUMBER
счетчик
ключевое поле
Отправитель
SENDER
текстовый
Дата поступления
RECEIPDATA
дата/время
Номер документа
DOCNUMBER
текстовый
Содержание
CONTENT
текстовый
Ссылка на документ
DOCLINK
текстовый
На особом контроле
UNDERSPECCONTROL
логический
Ответственный
секретарь
EXECUTSECRETARY
текстовый
Отписано – автор
резолюции
UNSUBSCRIBAUTRES
текстовый
Исполняющий отдел
EXECUTDEPART
текстовый
Срок исполнения
PERIODEXECUT
числовой
Снято с учета
DEREGISTRED
логический
Таблица №7
Таблица «EMPLOYEE»
Наименование поля
Идентификатор поля
Тип поля
Прочее
Отдел
DEPARTMENT
числовой
ФИО сотрудника
FULLNAME
текстовый
Должность
POSITION
текстовый
Телефон
PHONE
текстовый
Разрешение на вход
ENTRYPERMIS
логический
ID сотрудника в БД
IDEMPLOYEE
счетчик
ключевое поле
Логин
LOGIN
текстовый
Пароль
PASSWORD
текстовый
Роль
ROLE
текстовый
Таблица №8
Таблица«DEPARTMENT»
Наименование поля
Идентификатор поля
Тип
поля
Прочее
Отдел
NAMEDEPARTMENT
строка
Начальник отдела
HEADDEPARTMENT
строка
Телефон
PHONE
строка
ID отдела в БД
IDDEPARTNENT
строка
ключевое поле
60
Наименование поля
Идентификатор поля
Тип
поля
Прочее
Положение об отделе
DEPARTREGULATIONS
строка
Должностные
инструкции
JOBDESCRIPTIONS
строка
Прочие документы
OTHERDOC
число
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей)
Разработанная программа включает в себя множество модулей, среди
которых выделяются модули меню, модули работы с информацией из базы данных
и модуль соединения с базой данных. Подробнее структурная схема пакета
представлена на рисунок 15.
Модуль инициализации
и входа в систему
Модуль меню 2
(для администраторов)
Модуль меню 3
(для директора)
Модуль меню 1
(для пользователей)
Модуль меню 5
(для отдела кадров)
Модуль меню 4
(для начальников
отделов)
Модуль
«Входящая
документация» 1
Модуль
«Отделы» 1
Модуль
«Входящая
документация» 2
Модуль
«Отделы» 2
Модуль
«Сотрудники» 2
Модуль
«Отчеты» 2
Модуль
«Входящая
документация» 3
Модуль
«Отделы» 3
Модуль
«Сотрудники» 3
Модуль
соединения
с базой данных
Модуль отчета
«Входящая
документация»
Модуль отчета
«Отделы»
Модуль отчета
«Сотрудники»
Глобальный
модуль
Рисунок 15. Схема древа вызова программных модулей
Все модули имеют разные функции. Ниже в таблице 9 указаны функции
модулей.
61
Таблица №9
Функции программных модулей
№
п/п
Наименование модуля
Функции модуля
1
Глобальный модуль
Содержит глобальные процедуры и функции,
предопределенные процедуры, процедуры и
функции, которые необходимо выполнить
при запуске СЭД «Документы ЦМК»
2
Модуль инициализации и
входа в системы
Содержит предопределенные процедуры
формы авторизации и элементы таблицы
3
Модуль меню 1 (для
пользователей)
Содержит предопределенные процедуры
формы меню для пользователей
4
Модуль меню 2 (для
администраторов)
Содержит предопределенные процедуры
формы меню для администраторов.
5
Модуль меню 3 (для
директора)
Содержит предопределенные процедуры
формы меню для директора
6
Модуль меню 4 (для
начальников отделов)
Содержит предопределенные процедуры
формы меню для начальников отделов
7
Модуль меню 5 (для отдела
кадров)
Содержит предопределенные процедуры
формы меню для сотрудников отдела кадров.
8
Модуль соединения с базой
данных
Содержит предопределенные процедуры
формы соединения с базой данных.
9
Модуль «Входящая
документация» 1
Содержит процедуры формы списка и
элементы таблицы для пользователей
10
Модуль «Входящая
документация» 2
Содержит процедуры формы списка и
элементы таблицы для администраторов
11
Модуль «Входящая
документация» 3
Содержит процедуры формы списка и
элементы таблицы для директора,
начальников отдела и сотрудников отдела
кадров.
12
Модуль «Отделы» 1
Содержит процедуры формы списка и
элементы таблицы для пользователей
13
Модуль «Отделы» 2
Содержит процедуры формы списка и
элементы таблицы для администраторов
14
Модуль «Отделы» 3
Содержит процедуры формы списка и
элементы таблицы для директора,
начальников отдела и сотрудников отдела
кадров.
15
Модуль «Сотрудники» 2
Содержит процедуры формы списка и
элементы таблицы для администраторов
16
Модуль «Сотрудники» 3
Содержит процедуры формы списка и
элементы таблицы для директора,
начальников отдела и сотрудников отдела
кадров.
17
Модуль «Отчеты» 2
Содержит процедуры формы меню для