28
Рисунок 1.10 - Декомпозиция процесса проведения проверок изделий и
учет их результатов
Рисунок 1.11 - Схема декомпозиции процесса подготовки отчетности
Процесс подготовки отчетности в работе контролера ОТК состоит из
следующих подпроцессов:
29
Выбор информации из протоколов о проведении проверок для
подготовки отчета за день;
Выбор информации из отчетов за день для подготовки отчетов за
период;
Подготовка отчета о степени выполнения графиков проверок.
Для того, чтобы получить данную информацию, контролеру необходимо
просмотреть большое количество протоколов, графиков, планов и других
документов. Данные документы хранятся исключительно в бумажной форме, что
затрудняет параметрический поиск информации и замедляет работу контролера
ОТК. В связи с этим необходимо автоматизировать учет проведения операций по
проверкам изделий, учет протоколов и результатов данных операций, а также
составления отчетов.
В настоящее время существующая технология учета выполняемых
контролером операций обладает следующими недостатками:
Обработка документов в бумажной форме, из чего вытекает большая
трудоёмкость выполняемых операций;
Отсутствие возможности интеграции системы расчета с другими
информационными системами, используемыми на предприятии;
Отсутствие возможности автоматизированного построения отчетов.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Главной целью данного дипломного проекта является создание
информационной системы для автоматизации работы контролера ОТК,
позволяющей устранить недостатки существующего процесса учета и контроля
процессов контролера ОТК.
Схема документооборота приведена на рисунке 1.4
30
Претензия
Действие
Заявитель
Регистрация претензии
Формирование акта
Претензия
Рекламационный акт
Сотрудник,
принимающий
претензию
Отправка поставщику
Проверка
выполнения
Рекламационный акт
Закрытие
Оформление рекламации
Претензия
Рекламация
Получение претензии
Рекламационный акт
Поставщик
Рекламационный акт
Рисунок 1.4 Схема документооборота
При внедрении ИС ее эффективность может быть достигнута за счет
косвенного и прямого эффекта.
С точки зрения прямого эффекта достигаются следующие цели:
сокращение времени обработки и получения данных о выполнении
работ;
автоматизированное определение и подсчет итоговых показателей
деятельности сотрудников отдела ТК;
повышение степени достоверности обработки информации о
деятельности отдела ТК;
повышение производительности труда;
31
снижение рисков потери информации за счет ее хранения в
централизованной базе данных;
автоматизированное формирование отчетной документации;
повышение степени защищенности информации;
повышение степени достоверности информации, необходимой для
принятия управленческих решений.
С точки зрения косвенного эффекта могут быть достигнуты следующие
цели:
снижение стоимостных затрат на обработку информации;
улучшение качества взаимодействия с другими подразделениями
компании;
уменьшение времени обработки учета результатов деятельности
контролера ОТК;
улучшение качества и точности получаемой статистической
отчетности, что положительно влияет на принимаемые решения руководством
компании.
Назначением реализации проекта автоматизации деятельности контролера
ОТК служит:
учет и контроль проводимых действий по проверкам произведенной
продукции;
учет работы сотрудников отдела ТК;
ведение справочников;
поиск по учтенным действиям;
формирование отчетных документов.
Временные характеристики описанных выше процессов приведены в
таблице 1.6.
Таблица 1.6
Характеристики описанных процессов
32
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет поступающих
на проверку
изделий
50
3
150
Осуществление
учета результатов
проверки
50
3
150
Подготовка отчета
о работе за рабочий
день
1
35
35
Подготовка отчета
о работе за
произвольный
период
0,2
120
24
ИТОГО, минут:
359
Исходя из приведенных расчетов ежедневно контролер ОТК около 359
минут, то есть практически полный рабочий день, тратит на учет поступающих
изделий, а также подготовку отчетов, что не является рациональным
использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме, включая отправление отчета на
электронную почту руководителя. Кроме того, планируется что с общим отчетом
за сутки, неделю или любой другой период можно будет ознакомится в
электронной форме, включая наглядное построение графиков, облегчающее
восприятие цифровой информации.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
33
В рассматриваемом образовательном учреждении имеются нормативно-
правовые и организационно-распорядительные документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности, определяющий [4]:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения.
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
Программный – Linux 2.6.25, , Active Directory:
а) права доступа (к операционной системе, к приложениям);
б) права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей сервер баз данных, сервер приложений, файловый сервер);
в) парольная защита, доступ к базе;
г) ведение логов и так далее (ведется контроль логов, пользователи,
контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Халатность служащих;
3) Вирусы;
4) Хакеры;
5) Кража оборудования;
6) Аппаратные и программные сбои.
Все пользователи обязаны следовать установленным правилам
поддержания безопасности при определении типа паролей. Важно четко
следовать некоторым инструкциям:
• Обязательно устанавливать свои пароли для обеспечения
подотчётности;
• Все сохранять в секрете;
34
• Не оставлять пароли на бумаге, если носитель на бумаге может быть
похищен и не находится в надежном месте;
• Изменять пароли тогда, когда есть указания на возможный взлом
системы или пароля;
• Использовать пароли от 6 символов и более;
• Изменять все пароли через регулярные промежутки времени (до 180
дней) и не использовать повторного или циклично использовать старые;
• Как можно чаще менять пароли для доступа к системному ПО,
администрирующим программам и ресурсам;
• Всегда изменять разовые пароли в рамках входа в систему;
• Не использовать пароли в сценариях самостоятельного входа –
макросах или функциональных клавишах.
При выборе паролей не стоит пользоваться:
• Данными рождения;
• ФИО и номерами авто;
• ID и названиями отделов;
• № телефона и другие группы символов, состоящее из одних цифр;
• ID пользователей, групп, системы;
• Парами равных символов;
• Одинаковыми буквами и цифрами.
Пользователи должны четко следовать всем параметрам поддержания
антивирусной защиты при вводе данных в систему с внешних носителей, работе
с e-mail и копировании данных из Интернета.
Нельзя самовольно отключать имеющиеся средства антивирусной защиты
и применять внешние носители данных без проведения полной проверки
антивирусными средствами.
Админы ИС обязаны всегда быть готовы к опасности попадания
нелегального ПО в системы и в случае угрозы принимать ряд мер по минимизации
и предотвращению последствий.
Важно соблюдать ряд рекомендаций:
• Применять только лицензионное ПО и полный запрет на пиратский
софт.
35
Антивирусные ПО обычно используются следующим образом:
• ПО для нахождения вирусных угроз используется для проверки ПК
и носителей данных на нахождения явных угроз или в рамках меры
предосторожности или ежедневной процедуры;
• ПО для нахождения изменений, внесенных в данные, которое
имеется на ПК в случае необходимости для выявления корректив в рабочий софт.
Нужно постоянно выполнять проверки программ и данных в системах,
которые имеют внутри себя критически важные ресурсы компании. Наличие
непонятных файлов или незарегистрированных корректив должно быть
расследовано формальным методом.
Дискеты и другие переносные носители лучше всего сканировать на вирусы
до факта использования.
Нужно заранее выделить ряд процедур и обязанностей по оповещению в
момент захвата системы вирусами и принятию срочных мер по минимизации
итоговых потерь. Также важно реализовать план поддержания постоянной работы
компании в случае вирусного заражения, в т. ч. планы для резервного переноса
данных, восстановления всех доступных данных и программ.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Чтобы автоматизировать процесс реализации задачи учета ремонтов создан
класс АСУ технического обслуживания и ремонта (ТОиР). Вот уже 30 лет
существует класс ИС автоматизации управления процессами ТОиР. В него
включены:
• Системы CMMS (Computerized Maintenance Management System)-
АСУ ТОиР - достаточно простые ИС, направленные на управление
исключительно процессами ТОиР;
• Системы EAM (Enterprise Asset Management) – контроль активов
компании - системы узкого назначения, дающие возможность привести к
36
автоматизации весь процесс ТОиР и поддерживающие его процессы - управление
ремонтниками, материальную базу, привоз продукции и т.п.;
• Модули ТОиР в ERP-системах – отдельные составные модули в ERP
пакетах. Основное их преимущество – объединение со всеми остальными
модулями. Обычно имеют неполную функциональность в управлении ТОиР.
Программные продукты для контроля проектов, которые временами
включаются в разряд систем управления ТОиР, не могут считаться полноценными
решениями для управления ТОиР, поскольку они применяются зачастую для
календарного планирования сроков реализации работ.
Решения в рамках автоматизации сервис-центров необходимы для
упрощения планирования, управления и учета работ по ТО и ремонтам
оборудования. Их применение оправдано для предприятий со большим числом
оборудования и повышенными требованиями его реализации, где из-за важности
анализа больших объемов данных повышаются требования к задачам по
построению планов, учету и подготовке проводимого обслуживания.
КС контроля ремонтных операций (Computerized Maintenance Management
Systems - CMMS) на рынке уже более 20 лет. И продолжение их сразвития
становятся новые современные внедряемые системы управления главными
фондами, созданные для минимизации затрат на обслуживание оборудования и
увеличение эффективности.
Данные системы имеют такие возможности, как:
• Регистрация оборудования;
• Регистрация параметров, ремонтов и обслуживания оборудования;
• Контроль поставок оборудования и управление установкой;
• Отслеживание наряд-заказов;
• Объединение с СУП;
• Генерация отчетов по выполнению наряд заказов – проведенные
работы, затраченное время, использованные материалы и расходы;
• Описание всех финансово-хозяйственных операций (поставка, склад,
работа над проектом);
37
• Описание всех понесенных расходов на ремонтные работы (время,
оборудование трудозатраты) и сравнение фактических и планируемых
показателей;
• Контроль складских запасов – привоз материалов в рамках наряд-
заказов, заказов снабжения, утвержденных отпусков и количества складских
запасов;
• Отслеживание документооборота – доступность быстрого доступа к
электронным документам, связанным с наряд-заказами, оборудованием и
регламентами выполнения ремонтных работ;
• Координация персонала – контроль и управление ремонтниками и
обслуживающим персоналом, их квалификацией, доступностью и занятостью.
Сейчас на рынке ПО имеются АСУ, которые отлично подходят для
автоматизации функций сервисного инженера в описываемой фирме.
Корс Сервис Центр – реализация учета в гарантийных мастерских, сервис-
центрах и других фирмах, которые занимаются продажей, ремонтом и
обслуживанием аудио-видео, бытовой техники, ПК, принтеров и другого
оборудования. Полноценный учет серийных номеров на оборудование и детали
(включая приход склад и заканчивая установки деталей на технику клиента) Учет
работы персонала – указание исполнителей работ в ЗН и их тарифа, подсчет
зарплаты. Полный учет деятельности в Сервис-Центре: подготовка ЗН,
отслеживание периодов выполнения работ и выплат.
Базовые возможности:
• Учет работы персонала - указание исполнителей работ в ЗН и их
тарифа, подсчет зарплаты;
• Полный учет деятельности в Сервис-Центре: подготовка ЗН,
отслеживание периодов выполнения работ и выплат.;
• Учет на разных фирмах/подразделениях/складах реализации одной
работы сразу группой исполнителей;
• Описание остатков деталей с серийным номером;
• Доступность бронирования отдельных серийных номеров;
• Несколько уровней цен на работы и на детали;
• Доступность корректировки названий валют и их курсов;