17
компании составляет ее техническую архитектуру. Опишем состав технической
архитектуры компании.
Сервер компании состоит из следующих элементов:
1. Процессор Intel Xeon E5345.
2. Оперативная память Kingstone 64GB Module - DDR4 2400MHz.
3. Дисковый массив - Dell PowerVault MD3800f.
Аппаратное обеспечение клиентского ПК включает:
1. Процессор Intel Core i5-7500.
2. Оперативная память SODIMM Goodram [GR2133S464L15S/8G] 8
ГБ.
3. Жесткий диск Seagate BarraCuda ST500DM009500 ГБ.
Представленные компоненты аппаратного обеспечения поддерживают
оптимальную работу программного обеспечения компании. Схема технической
архитектуры компании представлена на рисунке 3.
Интернет
Принтер
Маршрутизатор
Сервер
Брандмауэр
Участок по обработке
денежных переводов
Принтер
Участок по обработке,
сортировке и доставке
почтовых отправлений и
периодической печати
Принтер
Группа продаж товаров,
подписки и продаж не
почтовых товаров
Принтер
Группа технической
поддержки
Принтер
Главная касса
Принтер
Бухгалтерия, планово-
экономический отдел,
управление персоналом
Принтер
Специалисты по охране
труда и управлению
имуществом
Принтер
Группа механизации
Принтер
Группа технической
поддержки
Рисунок 3. Техническая архитектура компании
18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для рассматриваемой организации важно вести учет приема, перемещения
и выдачи отправлений, потому что повышение контроля доставки отправлений
положительно влияет на имидж организации и работу персонала. Поэтому в
рамках работы будет описан процесс приема регистрируемых почтовых
отправлений.
Описание бизнес-процесса будет представлено с помощью нотации IDEF0,
которая является одним из методов структурного анализа бизнес-процессов.
Моделирование бизнес-процесса осуществлялось в редакторе Bpwin Process
Modeler.
На рисунке 4 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса приема
регистрируемых почтовых отправлений. Управление бизнес-процессом
осуществляется согласно регламенту. Механизмами процесса являются
специалисты участка по обработке, сортировке и доставке почтовых отправлений
и периодической печати и программный продукт ЕАС ОПС. Входными потоками
являются: паспорт отправителя, отправление, данные получателя и денежные
средства. Выходными потоками являются оплаченное отправление и квитанция.
Декомпозиция бизнес-процесса представлена на рисунке 5.
Прием регистрируемых обращений начинается с учета данных
отправителя. В системе ЕАС ОПС создается запись об отправлении, сотрудник
вводит данные отправителя, а после данные получателя. На основании введенных
данных система рассчитывает расстояние доставки, от которого зависит
стоимость отправки. Модель бизнес-процесса представлена на рисунке 6.
Затем отправление взвешивается. Данные о весе отправления вводятся в
систему ЕАС ОПС. Вес отправления и расстояние отправки используются для
расчета стоимости доставки отправления. Модель бизнес-процесса представлена
на рисунке 7.
Отправитель оплачивает отправление. Специалист участка по обработке,
сортировке и доставке почтовых отправлений и периодической печати вводит
19
Рисунок 4. Контекстная диаграмма бизнес-процесса
20
Рисунок 5. Декомпозиция контекстной диаграммы
21
Рисунок 6. Модель бизнес-процесса учета данных отправителя и получателя
22
Рисунок 7. Модель бизнес-процесса расчета стоимости отправления
23
Рисунок 8. Модель бизнес-процесса оплаты отправления
24
данные об оплате в систему ЕАС ОПС. Система формирует квитанцию, которая
распечатывается и передается отправителю. В квитанции указан регистрационный
номер отправления, который используется для контроля доставки отправления.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Подведем итоги анализа бизнес-процесса приема регистрируемых почтовых
отправлений. Бизнес-процесс рассматривается от учета данных об отправителе и
получателе, включает расчет стоимости отправления и учет оплаты отправления.
Важность задачи для организации в целом заключается в необходимости контроля
доставки отправления получателю. Рассматриваемая задача связана с процессом
финансового учета, который учитывает выручку от оплаты отправления, и с
процессом экспедирования отправлений, в ходе которого осуществляется доставка
отправления.
Входными информационными потоками рассматриваемой задачи являются:
паспорт отправителя, который содержит необходимые данные для
регистрации отправления;
отправление, которое передается для отправки получателю;
данные получателя (ФИО и адрес);
денежные средства, которыми оплачивается отправление, если не
выбрать способ доставки наложенным платежом.
Выходными информационными потоками задачи являются:
оплаченное отправление, готовое к отправке получателю;
квитанция, в которой содержатся данные об отправлении,
регистрационный номер отправления и сумма, оплаченная отправителем.
В решении задачи задействованы специалисты участка по обработке,
сортировке и доставке почтовых отправлений и периодической печати. Они
осуществляют учет данных отправителя и получателя, взвешивают отправление,
принимают оплату и оформляют квитанцию об оплате.
Входными документами задачи являются:
Паспорт отправителя;
Тарифы ФГУП «Почта России».
25
Результатной информацией задачи является:
Стоимость отправления;
Регистрационный номер отправления.
Перечисленная информация содержится в квитанции об оплате отправления.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости использования
средств вычислительной техники для решения поставленной задачи, необходимо
проанализировать трудозатраты сотрудников на осуществление процесса.
Поскольку деятельность сотрудников автоматизирована, трудозатраты будут
складываться из затрат на ввод данных, взвешивание отправления и на
формирования и печать документов.
Сначала проанализируем документооборот поставленной задачи. Схема
документооборота представлена на рисунке 9.
Специалист участка по обработке, сортировке и доставке
почтовых отправлений и периодической печати
Клиент
Карточка
отправителя
Квитанция
Учет данных
отправителя и
получателя
Расчет
стоимости
отправления
Оплата
отправления
Процесс
Паспорт
Квитанция
Карточка
отправления
Карточка
отправления
Тарифы на
доставку
Рисунок 9. Схема документооборота
Далее проведем расчет трудозатрат на осуществление бизнес-процесса.
Характеристика документооборота по существующей схеме представлена в таблице
3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота
26
Характеристика
Карточка
отправителя
Карточка
отправления
Квитанция
Количество документов в
год, шт.
10000
10000
10000
Количество символов в
документе, шт.
1000
1000
1000
Частота возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на обработку
в год, чел-час
800
800
400
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей схеме
составляют 2000 человеко-часов в год. Важно отметить, что оформление приема
каждого отправления является одним из трудоемких процессов, это способствует
появлению в почтовом отделении очередей. Для того, чтобы снизить трудозатраты
процесса, можно установить в отделении терминалы, где отправители будут сами
вводить данные об отправлении, осуществлять взвешивание и плачивать отправку.
Таким образом трудозатраты на процесс будут переложены на отправителя. Однако
у сотрудников останутся обязанности по проверке отправлений и их упаковке.
Характеристика документооборота после применения средств вычислительной
техники представлена в таблице 4.
Таблица 4
Характеристика формирования документооборота после автоматизации
Характеристика
Карточка
отправителя
Карточка
отправления
Квитанция
Количество документов в год,
шт.
10000
10000
10000
Количество символов в
документе, шт.
1000
1000
1000
Частота возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
400
400
400
Согласно приведенным расчетам, трудозатраты на формирование
документооборота на текущий момент составляют 2000 человеко-часов в год. После
автоматизации процесса трудозатраты составят 1200 человеко-часов в год.
Снижение трудозатрат на формирование документооборота является достаточным
основанием для автоматизации бизнес-процесса.