16
Программное обеспечение, используемое в организации, разнообразно и
применяется для широкого круга задач. Специальным программным
обеспечением пользуются в своей работе, в основном, разработчики и
сотрудники IT-отдела. Остальным достаточно возможностей текстового
редактора Microsoft Word и табличного процессора Microsoft Excel (версия
2016).
В качестве основной информационной системы для автоматизации учета
деятельности компании выступает 1С: Бухгалтерия 8.
В качестве СУБД для системы 1С используется Microsoft SQL Server.
Для выполнения работ, связанных с обслуживанием сайта компании,
расширения его функционала и устранения ошибок в работе, программисты
используют среду разработки PhpStorm, которая представляет собой
интеллектуальный редактор для PHP, HTML и JavaScript с возможностями
анализа кода, предотвращения ошибок в коде и автоматизированными
средствами рефакторинга для PHP и JavaScript. Также для разработки
некоторых программных решений для клиентов-заказчиков также
используются возможности PhpStorm.
Для обеспечения работы сайта на сервере компании запущен веб-сервер
Apache и СУБД Mysql. Также для удобства работы над сайтом нескольких
программистов используется система контроля версий Git. Сайт выполняет
роль WEB-представительства компании в интернете, на нем находится
информация о компании, оказываемых услугах и их стоимости, публикуются
новости, статьи, и другая информация, связанная с деятельностью компании.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа бизнес-процессов, связанных с приемом заявок на ремонт и
модернизацию персональных компьютеров в it-отделе компании,
воспользуемся функционально-структурным моделированием этой
17
деятельности. В качестве основной методологии построения функциональных
моделей выступает IDEF0.
IDEF0 – это метод, с помощью которого система описывается как
множество взаимосвязанных действий (или функций).
Исследование функций производится независимо от способов и методов
их выполнения. Такой «функциональный» подход обеспечивает четкое
разделение аспектов назначения описываемой системы от вопросов её
реализации.
IDEF0 часто используется при исследовании и проектировании систем на
логическом уровне.
IDEF0 определяет два графических объекта:
1. блок, с помощью которого обозначается некоторая функция
(действие);
2. стрелка, с помощью которой указываются информационные или
материальные объекты.
Модель IDEF0 представляет собой набор взаимоувязанных диаграмм.
Каждая диаграмма является описанием системы или ее отдельных
функциональных блоков в рамках некоторого уровня детализации.
Контекстная диаграмма – диаграмма самого верхнего уровня иерархии,
дает самое общее представление о системе. На контекстной диаграмме (КД)
отображается только один функциональный блок (контекстная функция).
Далее контекстная функция декомпозируется на основные функции
системы с помощью отдельной диаграммы. В свою очередь, каждая такая
функция может быть разложена на более мелкие и т.д. При построении модели
нужно соотнести каждый функциональный блок более низкого уровня с
функциональным блоком более высокого уровня.
Следует всегда помнить, что некоторый функциональный блок и
диаграмма его декомпозиции суть одно и то же, но рассматриваемое с разной
степенью детализации. Отсюда следует, что все стрелки, связанные с
18
рассматриваемым функциональным блоком, должны присутствовать на
декомпозирующей его диаграмме (если таковая имеется).
Контекстная диаграмма процесса учета ремонта персональных
компьютеров в it-отделе компании изображена на рисунке 4 (для построения
диаграмм использовалось CASE- средство AllFusion Process Modeler 7).
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности it-отдела
(связанной с учетом приема заявок на ремонт и модернизацию персональных
компьютеров) выступает неисправные персональные компьютеры. То есть,
когда у сотрудника возникают сложности в работе персональных компьютеров,
он обращается в it-отдел, сотрудники которого приносят неисправную технику
(в случае, если техника действительно требует ремонта). Либо любой клиент
компании может сдать свою неисправную технику в ремонт. Выходные данные
– исправная (отремонтированная) техника, отчет о ремонте за период и записи в
книге учета ремонтов персональных компьютеров.
USED AT:
AUTHOR: Author
DATE:
REV:
PROJECT: IDEF0
18.03.2019
18.03.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER
DATE
CONTEXT:
TOP
NODE:
TITLE:
NUMBER:
Учет ремонта и модернизации ПК
A-0
Сотрудник IT-отдела
Исправная
техника
Записи в книге
учета
Регламент работы IT-отдела
Неисправные
персональные компьютеры
Отчет о ремонте
0
0 р.
Учет ремонта и модернизации
персональных компьютеров
19
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
сотрудники IT-отдела. Вся деятельность осуществляется в соответствии с
регламентами работы IT-отдела.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют четыре основных бизнес-
процессов:
− диагностика неисправных персональных компьютеров;
− выполнение ремонта;
− внесение записи в книгу учета ремонта;
− формирование отчетов.
При поступлении заявки на неисправность персональных компьютеров в
IT-отдел, её принимает инженер по ремонту, затем проводит диагностику для
USED AT:
AUTHOR: Author
DATE:
REV:
PROJECT: IDEF0
18.03.2019
18.03.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER
DATE
CONTEXT:
A-0
NODE:
TITLE:
NUMBER:
Учет ремонта и модернизации ПК
A0
Регламент работы IT-отдела
Сотрудник IT-отдела
Исправная
техника
Неисправная
техника
Записи в книге
учета
Данные
диагностики
Результаты
ремонта
Отчет о ремонте
1
0 р.
Диагностика
2
0 р.
Выполнение
ремонта
3
0 р.
Внесение записи в
книгу учета ремонта
4
0 р.
Формирование
отчетов
20
выявления неисправности. После чего, инженер по ремонту выполняет
требуемые ремонтные работы (либо самостоятельно, либо с помощью
сторонних сервисных компаний). По результатам ремонта, инженер по ремонту
делает соответствующую запись в книге учета ремонта персональных
компьютеров.
Завершающий бизнес-процесс – формирование отчетности. По мере
необходимости (обычно – раз в месяц) сотрудники отдела формируют отчет по
всем выполненным (и невыполненным) ремонтам.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данного дипломного проекта рассматривается создание
информационной системы автоматизации и учета приема заявок на ремонт и
модернизацию персональных компьютеров в it-отделе. В настоящее время
прием заявок и учет ремонта ведется с помощью книги учета. На каждый год
заводится специальная книга, в которой сотрудник, выполняющий ремонт
персональных компьютеров вносит соответствующую запись о проведенной
диагностике, выявленных неисправностях, проделанных действиях и их
результатах. В конце года книга сдается в архив компании.
Такая организация признана низкоэффективной не только из-за
отсутствия возможности оперативного учета выполняемых ремонтов, но из-за
большого количества времени, затрачиваемого сотрудниками на внесение
записей, поиск нужной записи и формирование отчетов.
Автоматизация данного процесса позволит сотрудникам более
эффективно вести прием заявок и учет всех ремонтов, а руководителю it-отдела
даст возможность получать актуальную информацию о ходе ремонта какой-
либо единицы техники в любой момент времени.
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса выступают
данные о персональных компьютерах и их неисправностях.
21
В качестве выходных данных выступают данные о проведенных
ремонтных работах.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации учета информационной безопасности приема
заявок на ремонт и модернизации персональных компьютеров предполагает
использование вычислительной техники для своего решения. Рассмотрим
текущую схему документооборота для записи в книге учета ремонта
персональных компьютеров (Рисунок 6).
Клиент
Инженер по ремонту
Кладовщик Руководитель отдела Бухгалтерия Отдел продаж
1. Заказ на ремонт
неисправной
техники
2. Добавление
новой записи при
получении
неисправной
техники
3. Дополнение
записи после
проведения
диагностики
4. Оприходование
на склад
5. Отгрузка со
склада
6. Подготовка
отчета об остатках
7. Осуществление
ремонта
8. Дополнение
записи после
проведения
ремонта
9. Формирование
отчета по
ремонтам
Запись в
книге учета
Запись в
книге учета
Запись в
книге учета
Запись в
книге учета
Договор на
ре мо нт
неисправной
техники
А кт о
приемке
техники в
ремонт
Заполнение
реквизитов и
подпись
договора
Формирование
заявки на поставку
неисправных
деталей
Получение
деталей для
ремонта
Приходная
накладная
Журнал
учета заявок
Накладная на
внутреннее
перемещение
Накладная на
внутреннее
перемещение
Отчет об
остатках
Отчет об
остатках
Отчет об
остатках
Рисунок 6 – Схема документооборота записи в книге учета
ремонтов
22
При получении заявки на неисправные персональные компьютеры
сотрудник IT-отдела обязательно добавляет новую запись в книгу учета
ремонта. Затем, после проведения диагностики, сотрудник дополняет уже
существующую запись новыми данными – результатами диагностики.
Аналогично сотрудник дополняет запись в книге учета ремонта и после
проведения ремонта. Затем, по всем записям сотрудник формирует отчет по
ремонтам за определенный период.
Согласно статистике, в среднем в месяц IT-отдел выполняет ремонт 40
единиц персональных компьютеров, на внесение записи о поступившей
неисправной технике, дополнения её результатами диагностики и ремонта
необходимо в среднем 2 часа. Дополнительно необходимо ежемесячно
составлять отчет по ремонтам, что требует в среднем 8 часов рабочего времени
в месяц. Таким образом, временные затраты на учет ремонта персональных
компьютеров (без учета этапа выполнения работ) составляет 40*2+8=88 часов в
месяц.
Внедрение информационной системы позволит значительно снизить
время, которое сотрудники затрачивают на создание новой записи и внесение
дополнений о результатах диагностики и ремонта. Также в режиме реального
времени руководитель отдела сможет посмотреть, какой именно сотрудник
отвечает за ремонт той или иной единицы персональных компьютеров.
Формирование отчета также будет занимать меньшее время за счет
автоматического расчета всех показателей. Для формирования отчета больше
не нужно будет пересматривать и перепроверять все записи в книге учета
ремонта, так как подсчет необходимых показателей и формирование
шаблонного отчета можно будет целиком переложить на функции ИС.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании «Бизнес Решения» большое внимание уделено вопросам
информационной безопасности и защиты информации. Для обеспечения
23
информационной безопасности имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
− доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
− доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования компании.
2. Регламенты использования ресурсов локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройку политики безопасности
Microsoft Windows Server 2012:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-
либо данных;
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус NOD 32, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника, а
также периодические резервные копирования данных, хранимых на сервере
организации.
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на
доступ к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и
защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз:
24
− утечка данных;
− халатность служащих;
− вирусы;
− хакеры;
− кража оборудования;
− аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения предприятия занимает утечка данных. А
именно нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
ведомости отгрузок товаров на ремонт со склада, журналы учета ремонтов
неисправной техники, данные клиентов. Поэтому в обязанности системного
администратора также входят контроль прав доступа к корпоративной
информации на файловый сервер, мониторинг электронной почты сотрудников,
контроль интернет-канала путем закрытия доступа к социальным сетям.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) «принудительно-добровольное» увольнение из компании;
5) увольнение из компании согласно статье и с заведением уголовного
дела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В качестве возможных видов программных продуктов, которые могут
подойти для решения поставленной задачи, рассмотрим информационные
системы обработки заявок в IT-отделах фирм.
25
Первый программный продукт – «Управление IT-отделом» от компании
SoftOnIT
. Программный продукт представляет собой готовую конфигурацию на
базе 1С: Предприятие
, может работать и в виде web
-сайта с доступом
посредством любого браузера [7].
Среди основных функциональных возможностей программы стоит
выделить:
− Service Desk – модуль для организации взаимодействия IT-отдела с
сотрудниками других отделов. Возможно самостоятельное обращение
пользователей как через Web-интерфейс, так и посредством обращения на
почтовые ящики службы поддержки, создание заданий на основании входящих
писем на электронный ящик службы поддержки. Причем, конфигурация умеет
определять новое задание или осуществляется переписка по существующему
заданию (если в теме "RE:", номер и дата задания, то это переписка по заданию,
иначе новое задание);
− Учет компьютеров, оборудования и комплектующих – подсистема
для ведения учета компьютеров и оборудования. Все документы связаны в
единый комплекс, а работа с ними сделана максимально удобно.
− Заказы поставщикам, контроль их оплаты и поставки. Отражение
всех операций на местах хранения (Поступление, Перемещение, Списание,
Инвентаризация, Сборка (комплектация), Разбиение комплекта). Кроме
оборудования можно работать так же и с сопутствующей номенклатурой
(телефоны, Сим-карты, мебель ИТ-отдела и т.д.)
− Обслуживание и ремонт техники. Данная подсистема имеет
следующие возможности: проведение обслуживания, как собственными
силами, так и силами сторонних организаций, оплата и контроль услуг
сторонним организациям за ремонт и обслуживание, обслуживание на рабочем
месте, где произошла проблема и отражение этого факта в программе, учет
расходных материалов и контроль количественных показателей оборудования
(количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов и т.д.).