18
Рис. 1.3 – Модель A0 Деятельность компании «МЕГАБАЙТ»
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
– Поток информации о компании — это набор физических движений
информации внутри компании, а также между компанией и внешней средой,
который предлагает возможность какого-либо процесса или реализации
решение. Корпоративные информационные потоки включают в себя:
– Нормативная и справочная информация;
– Оперативная и полупостоянная информация;
– Полученная информация.
Анализируя полученные модели бизнес-процессов компании «МЕГАБАЙТ»,
можно выделить следующую нормативно-справочную информацию:
Соглашение об уровне обслуживания (SLA) - документ, регулирующий
состав и характеристики, объем потребления и стоимость ИТ-услуг,
предоставляемых потребителю.
19
Запланированный график профилактических работ - документ, который определяет
план выполнения профилактических работ по ремонту ИТ-оборудования для
поддержания оборудования в рабочем состоянии.
Модуль вывода для вспомогательной документации и отчетности — это документ,
который определяет форму и состав подтверждающей документации и отчетности.
– Оперативная и полупостоянная информация включает запросы клиентов на
ремонт и обслуживание ИТ-оборудования. На основе оперативной и условно
постоянной информации генерируется информация, которая включает в
себя:
– Акт приемки оборудования для ремонта - документ, подтверждающий факт
получения оборудования от клиента для ремонта и технического
обслуживания.
– Порядок работы - документ, определяющий виды работ, которые
необходимо выполнить для выполнения заявки клиента.
– Отчет о выполненных работах - документ, определяющий перечень
выполненных работ по ремонту компьютерной техники.
– Акт о выполненных работах - документ, определяющий перечень
выполненных работ по ремонту компьютерной техники, стоимость работ и
сумму, подлежащую оплате.
– Отчетность о результатах - документы, отражающие анализ
деятельности компании и компании в целом.
Схема документооборота (См. рис. 1.4), отражает движение
информационных потоков компании «МЕГАБАЙТ».
20
Рисунок 1.4 – Схема документооборота
Диспетчерская служба в соответствии с запросом клиента на ремонт
устанавливает акт приемки ремонтного оборудования и заказ на ремонт и
обслуживание компьютерной техники, который направляется в ИТ-отдел
компании. В то же время данные клиента и оборудование, подлежащее ремонту,
регистрируются в реестре регистрации клиентов.
В зависимости от штатного расписания подразделения, руководитель ИТ-
отдела определяет стороны, вовлеченные в соответствующий тип обслуживания.
Кроме того, в соответствии с поставленной задачей компьютерное оборудование
ремонтируется некоторыми художниками.
21
В соответствии с каталогом услуг, предоставляемых компанией, и заявкой
клиента определяются основные характеристики работы и базовая стоимость
услуги.
По окончании ремонта исполнители составляют отчет о ремонте и
техническом обслуживании компьютерного оборудования, на основании которого
определяется окончательная стоимость услуги и формируется сертификат об
окончании, который предоставляется клиент для оплаты.
В случае запроса услуги по доставке оборудования клиенту после ремонта,
отремонтированное оборудование вместе с сертификатом выполненных работ
доставляется заказчику по почте от компании «МЕГАБАЙТ».
На основании выполненной работы и созданной сопроводительной
документации полученные отчеты формируются в форме, установленной
руководством компании.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Одной из проблем, возникающих в процессе обслуживания большого
количества организаций «МЕГАБАЙТ», имеющих в своем составе несколько
дочерних компаний, является постоянный мониторинг состояния и
местоположения ИТ-оборудования. Много времени уделяется обучающей
документации, сопровождающей движение компьютерной техники и выездные
отчеты. Быстрый доступ к информации повысит эффективность услуг компании и,
следовательно, повысит эффективность самой организации.
Процессы учета и контроля эксплуатационных данных в «МЕГАБАЙТ»
считаются практически непрерывными, трудозатратными и сопровождаются
необходимым трудящимся ходом. Бухгалтерский учет — это запись операционных
данных, приобретенных в бизнес-процессе. Бухгалтерский учет — это запись
операционных данных, обретенных в бизнес-процессе. Надобность неизменного
доступа к даннойэтой инфы, присутствие большущих размеров записанной инфы,
настятельно просит автоматизации данных процессов. Таким образом, можно
22
выделить следующие преимущества использования автоматизированной системы
для решения этой задачи:
– ускорение процессов получения и обработки данных;
– упрощение получения статистических данных о работе мастеров по
ремонту техники, подразделений и компании в целом;
– наглядность и простота доступа к информации;
– уменьшение числа ошибок, которые обычно свойственны людям при
обработке больших объемов информации.
Для эффективной работы компании необходимо вести автоматизированный
реестр входящего в ремонт компьютерного оборудования и расхода компонентов,
затраченных на ремонт оборудования, что, в свою очередь, позволит более
эффективно и стоимость предоставляемых услуг. Учет запросов на техническое
обслуживание ИТ-оборудования, контроль выполнения приложений, учет
перемещений ИТ-оборудования должны осуществляться путем заполнения
соответствующих системных документов с последующей подготовкой
сопроводительных документов. В этой задаче необходимо иметь возможность по
запросу пользователя в любое время создавать в различных разделах отчеты о
состоянии и местонахождении компьютерного оборудования, отчеты о результатах
работы конкретного мастера, отдела и компании в целом за одного заданный
период, а также возможность просмотра истории выбранного объекта.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании ООО «МЕГАБАЙТ» имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
– доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
23
– доступ к использованию программного обеспечения,
сконфигурированного персонального под ООО «...» (1С Бухгалтерия; СRM
Frеsh Оffiсе - Система управления клиентами и партнерами; файловое
хранилище).
2. Регламенты использования сети Intеrnеt, электронной почты ООО «...».
– С целью более эффективного исполнения регламентов в ООО «...»
настроена служба Aсtivе Dirесtоry на Windоws Sеrvеr 2003. Она позволяет
настраивать и контролировать информационную безопасность.
Преимущества:
1. Защита в режиме реального времени. Вы можете защитить контент,
отправленный за пределы вашей организации. Вы можете указать, кто может
открывать, редактировать, печатать и управлять контентом, и все назначенные
права сохраняются вместе с контентом.
2. Используются шаблоны политики прав. Если у вас есть общий набор прав,
используемых для управления доступом к информации, вы можете создать шаблон
политики прав использования и применить его к контенту. В этом случае вам не
нужно заново создавать настройки прав использования для каждого отдельного
файла, который вы хотите защитить. Этот сервис позволяет защитить и
предотвратить несанкционированный доступ к следующей информации
(корпоративная информация, программные продукты 1С Бухгалтерия, СRM Frеsh
Оffiсе).
Создание и поддержка информационной безопасности и защиты
осуществляется небольшим кругом ИТ-специалистов, отделом ИТ. Руководитель
ИТ-отдела отвечает за мониторинг и функционирование информационной
безопасности и информационной безопасности.
24
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
АС «БП: Авторизованный сервисный центр»
Программный продукт «BP: Авторизованный Сервисный Центр» не является
отдельной программой и устанавливается как дополнение к типовой конфигурации
«Соmmеrсе Managеmеnt». Для работы конфигурации необходимо установить
программу 1С: Предприятие 8.3.
Продукт предназначен для использования в крупных авторизованных
сервисных центрах, занимающихся ремонтом и обслуживанием оборудования
любого типа, как для единичных применений, так и для договоров на
обслуживание.
Конфигурация предназначена для автоматизированного учета следующих
операций:
– Учет клиентов;
– учет оборудования по серийным и серийным номерам;
– учет оборудования, установленного у каждого заказчика;
– история ремонта для каждой модели оборудования;
– учет срочных ремонтов;
– полевые ремонтные записи;
– учет и планирование приложений;
– учет и планирование работ по договорам обслуживания;
– учет показателей заработной платы;
– учет движения товаров и материалов (комплектующих и запасных
частей);
– отчеты для производителей оборудования;
– составление управленческих отчетов.
– Функционально конфигурация разделена на следующие блоки:
25
– регистрация жалоб;
– стационарный ремонт;
– полевой ремонт;
– учет сервисных договоров;
– проектный учет.
Чтобы зарегистрировать апелляцию рекламодателя в сервисном центре, мы
имеем в виду документ «Апелляция рекламодателя». Документ содержит основную
информацию о причинах жалобы и первоначальных диагнозах, сделанных в отделе
жалоб. На основании полученных данных принимаются дополнительные меры по
запросу (ремонт оборудования, замена отдельных частей или возврат).
В документе также может быть согласовано прибытие оборудования в отдел
подачи жалоб, возврат оборудования из сервисного центра в отдел рассмотрения
жалоб и возврат оборудования рекламодателя. Конфигурация создала отчеты
управления для жалоб.
Для регистрации поступления оборудования для ремонта в конфигурации
предназначен документ «Заказ-комплект». Документ можно вводить на основании
документа «Адреса рекламодателей». В документе фиксируются основные
сведения о причинах обслуживания и диагностики оборудования. Во время
обработки документа фиксируются этапы ремонта, запланированные и
фактические условия работы, а также подрядчик. Запасные части, используемые в
процессе ремонта и выполненных работ, являются стационарными.
В процессе ремонта пользователи могут заказать необходимые запасные
части на складе. Управленческие отчеты и отчеты для производителей устройств
создаются на основе результатов ремонта.
АС «КомпьюЛиб»
Основная цель программы - облегчить работу системного администратора,
занимающегося приобретением и инвентаризацией ИТ-активов. Особенности
программы:
– учет компьютеров и устройств с распределением по
административным подразделениям, доменам, месторасположению,
помещениям, ответственным лицам;
26
– программный учет;
– ведение баз данных производителей и продавцов оборудования;
– хранение стоимости устройств, расчет общей стоимости рабочих
станций, единиц и т. д .;
– хранение гарантийных сроков, расчет срока действия гарантии;
– Событие учета оборудования и рабочих станций (компьютеров):
история перемещений, ремонтов, изменений и т.д .;
– автоматическое отслеживание событий; полный журнал событий
(«история» компьютерного парка организации);
– автоматический ввод данных - импорт отчетов программы
диагностики устройства (Sysinfо Lab ASTRA, AIDA32);
– гибкий настраиваемый интерфейс просмотра данных;
– быстрый и удобный ввод информации (включая копировальные
устройства, компьютеры);
– расширенный поиск, фильтрация, сортировка, механизмы
группировки (включая фильтр Еxсеl и быстрый поиск);
– подробные подробные отчеты;
– экспорт в Wоrd, Еxсеl, HTML, текстовые файлы;
– Интерфейс MDI
– возможность работы с несколькими независимыми базами данных.
К недостаткам внедрения этой системы относятся ее занимаемая площадь, а
также тот факт, что технология автоматизации бизнеса с помощью этой системы не
предусматривает автоматизацию всех областей измерения одновременно. Кроме
того, эта технология автоматизации бизнеса способствует возникновению ошибок
и несоответствий, а также создает благоприятные условия для злоупотреблений со
стороны персонала. Поэтому желательно внедрить учет бизнес-процессов на
единой информационной основе. Только тогда можно будет говорить о
достоверности оценки хозяйственной деятельности и принятии обоснованных
управленческих решений. Если по какой-либо причине предприятие не готово
автоматизировать сразу все свои подсчеты, следует рассмотреть программные
27
решения, функциональные компоненты которых могут быть реализованы
поэтапно.
АС «Hardwarе Inspесtоr»
AS «Hardwarе Inspесtоr» был разработан компанией Databasе Harbоr Sоftwarе
и предназначен для автоматизированного выставления счетов и инвентаризации
компьютерных устройств и других устройств в организациях. Это позволяет не
только текущее состояние параметров компьютера, но и весь срок службы
отдельных компонентов. «Аппаратный инспектор» решает задачи автоматизации
инвентарного учета компьютерных устройств и комплектующих с возможностью
хранение всей истории движений и обслуживания. Он поддерживает механизм
проверки рабочего места, который защищает компьютеры и компоненты от кражи
и подделки, детальный контроль параметров конфигурации компьютера, что
обеспечивает свободу и скорость действий при планировании модернизации и
перераспределения устройств. Формирует отчетность для материального учета.
Основные характеристики АС:
– учет рабочих мест с детализацией под отдельные устройства. Для
каждого устройства вводится паспорт, в котором отражается информация о
его получении, технических параметрах, истории его перемещений в работах
и ремонтах
– древовидная организация подразделений и рабочих мест. Устройства
расположены на рабочем месте, также имеют иерархическую структуру.
Например, материнская плата находится внутри корпуса, процессор
находится внутри материнской платы, а кулер находится внутри процессора;
– для каждого устройства ведется история ремонта и других работ по
техническому обслуживанию;
– возможность ручного и автоматического заполнения базы данных.
Автоматическое добавление устройств осуществляется путем импорта их
описаний из отчетов программ ASTRA и AIDA32. Эта функция позволяет
избавиться от рутинной работы при первоначальном вводе информации,
однако эти программные продукты не входят в стоимость системы и могут
быть приобретены за определенную плату. Программа анализа