35
К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе
стратегии автоматизации задачи документооборота МАУ МФЦ Г.
Краснослободска, относятся следующие:
• финансовые,
• временные,
• ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора,
• технические.
Обычно к ограничениям, связанным с человеческим фактором и его
влиянием относят следующие:
• Особенности трудового законодательства и рынка труда,
• Отношение самого персонала к процессам автоматизации.
Сегодня можно выделить две главные стратегии оптимизации: это
подгонка уже созданного программного продукта под определенный бизнес-
процесс или полная реорганизация бизнес-процесса и автоматизация уже
упрощенной структуры. Сам выбор стратегии оптимизации чаще всего зависит
от перспектив развития организации-заказчика, а также экономических
возможностей компании.
Помимо этого, существует несколько стратегий оптимизации, а именно:
1) Кусочная (хаотичная) автоматизация, которая представляет из себя
один из самых неэффективных методов инвестирования средств для подъема
компании. Под самой автоматизацией обычно понимают отсутствие плана
дальнейшего развития и создания. И такой подход обычно характеризуют
сиюминутные внедрения информационных технологий, которые очень часто не
соответствуют реальным потребностям бизнеса. И в таком случае само
предприятие получит прикладную систему, но ее стоимость будет сопоставима
в качественным комплексным решением. Выбирать данную стратегию можно
лишь в том случае, если нужно сэкономить средства и время на внедрение
системы. Но все дальнейшие шаги к модернизации будут стоить значительно
дороже и станут нерациональными и экономически невыгодными.
36
2) Другой вид автоматизации – по участкам. Она предполагает
обновление отдельных производственных или управленческих линий, которые
сопоставимы по функциональным особенностям. Данный метод применяется в
том случае, если у компании нет лишних средств на автоматизацию в полном
объеме, а выбранные участки дают хороший экономический рост, поэтому
применяется она часто на производственных участках.
3) Третий вид – автоматизация по направлениям, которая предполагает
полную автоматизацию отдельных видов деятельности компании. Основной
отличительной особенностью от автоматизации по участкам является тот факт,
что вся деятельность предполагает охват абсолютно всех подразделений и
служб, задействованных в автоматизируемом направлении. Финальным этапом
этого метода часто является полная автоматизация компании.
4) И последний вариант – полная автоматизация, предполагающая
некую систему, состоящую из множества элементов разного уровня и значения.
В такую систему обычно входят другие подсистемы, модули, функции, блоки
управления, текущие задачи и т.д. Такое построение позволяет использовать
один и тот же алгоритм для просчета разных задач, а также исключается
дублирование данных из разных источников, поскольку все находиться итак в
одной системе. Основным минусом полной автоматизации можно выделить
необходимость большого количества затрат на реализацию такой схемы, а также
высокий уровень первоначального планирования и расчетов.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия по
направлениям, так как это наиболее подходящий вариант для рассматриваемого
предприятия. Только при реализации данной стратегии возможно
автоматизировать делопроизводство компании с минимальными потерями и
короткий срок.
Стратегия автоматизации задачи будет состоять из нескольких этапов:
1. Анализ бизнеса предприятия – сюда входит анализ существующих
сфер деятельности и оказываемых услуг компании.
2. Анализ функционала ИС.
37
В связи с большим объемом обрабатываемых данных, стратегическими
свойствами ИС будут: быстрая и качественная обработке входящих данных,
информативность сопровождения статуса заказа - от оформления заявки до
конечного расчета с контрагентами (со всеми промежуточными этапами и
адекватным отражениям возможных проблемных моментов), простота, удобство
и быстрота обработки заказов, формирования заявок, реестров, отчетов.
В качестве варианта приобретения информационной системы существуют
следующие варианты:
• покупка готового продукта;
• покупка готового продукта с последующей модификацией под
клиента;
• разработка собственного продукта;
• модификация уже имеющегося и находящегося в эксплуатации
продукта.
Приведем основные возможные варианты перехода на ИС для
автоматизации делопроизводства[25]:
1) Приобретение готового решения. Плюсы данного варианта в том, что
такое решение уже отлажено, имеет минимум ошибок, и нужно меньше времени
на инсталляцию и настройку системы. Такая система, как правило, имеет
богатый пакет документов и протестирована на множестве предприятий с
аналогичной структурой и деятельностью. Но на рассматриваемом предприятии
развились уникальные бизнес-процессы, под которые практически не реально
найти решение из различных готовых вариантов. В процессе анализа подобных
программ для автоматизации складского учета не было найдено решения,
которое максимально соответствует функциональным требованиям к системе;
2) Создание комплекса на заказ. Такой вариант приобретения ИС дает
право получить систему, которая максимально соответствует требованиям
заказчика. Но неизбежны дополнительные риски: сроки создания ПО могут быть
слишком большими, стоимость непомерно высокой, а в самом ПО могут быть
скрытые дефекты, которые зачастую находятся только после установки системы.
38
Также, такой вариант приобретения системы так или иначе требует передачи
компании-разработчику секретных сведений[33];
3) Приобретение и доработка. Этот вариант позволит переделять
готовое решение для соответствия перечню конкретных функциональных
требований, которые предъявляются системе. Такое решение включает в себя
преимущества и недостатки вариантов «Приобретение готового решения» и
«Создание на заказ». Итоговое решение будет не в полной мере соответствовать
потребностям компании. Какая-то часть программных модулей будет идеально
оттестирована, другая же часть пишется с нуля и может иметь внутри себя
различные дефекты. Время на доработку будет затрачено не так много по
сравнению с длительностью разработки новой системы, а стоимость – несколько
больше, чем покупка готовое решение, но меньше стоимости разработки всей
системы «с нуля». Но дополнение системы, которая разрабатывалась сторонней
компанией, обычно сопряжено со значительными трудностями, вызванными
отсутствием или малым количеством технической документации и трудностями
в процессе работы с создателями системы-прототипа. Также при таком способе
получения ИС могут быть дополнительные риски: скрытая несовместимость
каких-то компонентов системы, неявные дефекты программного
обеспечения[26];
4) Собственное создание с нуля. Такой вариант позволяет реализовать
систему, полностью соответствующую потребностям предприятия. Плюсы
данного варианта заключаются в последующей модернизации системы;
минимизации рисков получения решения, не соответствующего требованиям
компании; максимальная совместимость абсолютно компонентов системы;
прямое взаимодействие с имеющимися ИС личной разработки; сохранение всех
конфиденциальных данных в стенах компании[34].
Из рассмотренных вариантов для автоматизации делопроизводства МАУ
МФЦ Г. Краснослободска, в качестве способа приобретения наиболее
оптимальным вариантом является самостоятельная разработка программного
продукта, полностью соответствующего требованиям ведения делопроизводства
39
в компании, так как в компании имеются специалисты, которые бы могли бы при
разработке информационной системы учесть все особенности деятельности
компании.
40
2 Проектная часть
2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
Понятие жизненного цикла является одним из базовых понятий
методологии проектирования информационных систем. Жизненный цикл
информационной системы представляет собой непрерывный процесс,
начинающийся с момента принятия решения о создании информационной
системы и заканчивается в момент полного изъятия ее из эксплуатации.
Жизненный цикл информационной системы охватывает все стадии и этапы
ее создания, сопровождения и развития:
• исследование предметной области с последующим формированием
функциональной и информационной моделей объекта, для которого
предназначена информационная система;
• проектирование системы, заключающееся в разработке проектных
решений, удовлетворяющих всем требованиям ТЗ;
• разработку системы (в том числе программирование и тестирование
прикладных программ на основании проектных спецификаций подсистем,
выделенных на стадии проектирования);
• тестирование информационной системы и выявление сбоев с
последующим их устранением;
• эксплуатацию системы и ее сопровождение;
• развитие системы.
Жизненный цикл протекает в соответствии с выбранной моделью ЖЦ.
Существует целый ряд стандартов, регламентирующих ЖЦ ПО, а в
некоторых случаях и процессы разработки.
Среди наиболее известных стандартов можно выделить следующие:
• ГОСТ 34.601-90 - распространяется на автоматизированные системы
и устанавливает стадии и этапы их создания. Кроме того, в стандарте содержится
описание содержания работ на каждом этапе. Стадии и этапы работы,
41
закрепленные в стандарте, в большей степени соответствуют каскадной модели
жизненного цикла.
• ISO/IEC 12207:1995 - стандарт на процессы и организацию
жизненного цикла. Распространяется на все виды заказного ПО. Стандарт не
содержит описания фаз, стадий и этапов.
• Custom Development Method (методика Oracle) по разработке
прикладных информационных систем - технологический материал,
детализированный до уровня заготовок проектных документов, рассчитанных на
использование в проектах с применением Oracle. Применяется CDM для
классической модели ЖЦ (предусмотрены все работы/задачи и этапы), а также
для технологий "быстрой разработки" (Fast Track) или "облегченного подхода",
рекомендуемых в случае малых проектов.
• Rational Unified Process (RUP) предлагает итеративную модель
разработки, включающую четыре фазы: начало, исследование, построение и
внедрение. Каждая фаза может быть разбита на этапы (итерации), в результате
которых выпускается версия для внутреннего или внешнего использования.
Прохождение через четыре основные фазы называется циклом разработки,
каждый цикл завершается генерацией версии системы. Если после этого работа
над проектом не прекращается, то полученный продукт продолжает развиваться
и снова минует те же фазы. Суть работы в рамках RUP - это создание и
сопровождение моделей на базе UML.
• Microsoft Solution Framework (MSF) сходна с RUP, так же включает
четыре фазы: анализ, проектирование, разработка, стабилизация, является
итерационной, предполагает использование объектно-ориентированного
моделирования. MSF в сравнении с RUP в большей степени ориентирована на
разработку бизнес-приложений.
• Extreme Programming (XP). Экстремальное программирование
(самая новая среди рассматриваемых методологий) сформировалось в 1996 году.
В основе методологии командная работа, эффективная коммуникация между
заказчиком и исполнителем в течение всего проекта по разработке ИС, а
42
разработка ведется с использованием последовательно дорабатываемых
прототипов.
• Стандарт ISO/IEC серии 15288
В стандарте ISO/IEC 12207 не предлагается конкретной модели
жизненного цикла и методов разработки, его рекомендации являются общими
для любых моделей жизненного цикла. Под моделью обычно понимается
структура, определяющая последовательность выполнения и взаимосвязи
процессов, действий и задач на протяжении жизненного цикла.
Остановимся на модели Rational Unified Process (RUP), которая предлагает
итеративную модель разработки, включающую четыре фазы: начало,
исследование, построение и внедрение. Она полностью определяет наши
требования и реализует нужный подход.
Из всех имеющихся стандартов, наиболее оптимальным будет ISO 12207 -
99. Выбор пал именно на этот стандарт, в связи со следующими факторами: Во-
первых, стандарт четкое не регламентирует последовательность процессов в
каждом этапе, что позволяет самостоятельно выбирать подходящие для себя
процессы. Во-вторых, стандарт охватывает все этапы более полно, нежели
остальные стандарты. В-третьих, ISO 12207-99 не указывает на этапы, а лишь
регламентирует их, что позволит разработчику самостоятельно управлять
жизненным циклом.
В связи с небольшим объемом проектных работ, а также характером
проекта выберем каскадную модель для описания жизненного цикла. В
соответствии с этим в него будут входить следующие этапы:
• формирование требований;
• проектирование;
• реализация;
• тестирование;
• ввод в действие;
• эксплуатация и сопровождение.
В качестве стратегии внедрения ИС был выбран «Пилотный проект».
43
Пилотный проект – это первый этап внедрения, позволяющий убедиться в
применимости и эффективности предлагаемой системы до eё окончательного
внедрения, обучить сотрудников компании работе с системой, а также
определить и спланировать организационные и технические мероприятия на
этапе промышленного внедрения. Пилотный проект позволяет уменьшить
затраты и ускорить полномасштабное внедрение.
Данная стратегия внедрения информационной системы была выбрана,
потому что это наиболее часто используемая компаниями стратегия. Такой
подход снижает риск и наиболее надежен.
Данный раздел описывает риски, которые могут возникнуть на этапах ЖЦ
задачи документооборота. Риском является возможность появления
обстоятельств, обусловливающих неуверенность или невозможность получения
ожидаемых результатов от реализации поставленной цели, нанесение
материального ущерба, опасность валютных потерь и др. Существуют
следующие типы рисков[18]:
Проектный тип рисков. В него включены риски, которые связаны с
ошибками в бюджете; в графике работ; с проблемами персонала организации;
риски различных изменений в текущем законодательстве.
Технический тип рисков. К нему относят риски, связанные с проблемами
реализации технических решений и человеческим фактором, а именно риски,
связанные с неспособностью специалистов выполнить необходимую задачу[19].
Тип бизнес-рисков. Он содержит в себе риски, которые связаны с
финансовой поддержкой задачи учета, или, другими словами, риски сокращения
бюджета, приводящие не только к сокращению проекта и его задач, но и к его
полному провалу в случае не достижения основной цели; риск потери интереса
к задаче ведения и учета внутренних заказов оборудования со стороны конечных
пользователей, риски при оценке рынка данного вида учета. Данный тип рисков
невозможно исключить, но его можно минимизировать[21].
Чтобы уменьшить величину данных типов рисков необходимо иметь
достаточно компетентных и квалифицированных сотрудников, имеющих
44
большой опыт работы в соответствующей области и при этом взаимозаменяемых
на сотрудников, не менее соответствующих данным характеристикам (таблица
9).
Таблица 9
Характеристики дефектов программного продукта
Этапы возникновения дефектов и ошибок
Типы первичных
дефектов и ошибок
программного
средства и
документации
Формирование требований
Разработка требований к
ПО
Дефекты исходных
требований заказчика
Проектирование
Планирование работ
Дефекты,
обусловленные
реальной сложностью
проекта
Проектирование
архитектуры системы
Ошибки планирования и
системного
проектирования
программного средства
Детальное
проектирование ПО
Системные и
алгоритмические
дефекты и ошибки
проекта
Реализация
Кодирование ПО
Программные дефекты и
ошибки компонентов и
документов
программного средства
Тестирование
Тестирование ПО
Программные и
алгоритмические
ошибки программного
средства и
документации
Ввод в действие
Разработка документации
Дефекты и ошибки
обобщающих
документов
Эксплуатация и
сопровождение
Эксплуатация ПО
Программные дефекты.
Проект разработки информационной системы автоматизации и
обеспечения информационной безопасности документооборота, как любой
другой проект разработки программного обеспечения, содержит в себе много
неопределенных моментов, которые влекут за собой риски реализации проекта.