34
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную,
что влечет за собой частое возникновение ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди
описанных выше составляющих процесса учета движения являются
подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для
определения его местоположения.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся
документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
Сравнение основных операций при учете документов без применения
средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и
стоимостным затратам приведено в таблице 1.2 и таблице 1.3.(с учетом
средней заработной платы сотрудника службы делопроизводства 25000
рублей в месяц).
Таблица 2.5
Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименовани
е операции
Количество
, в рабочий
день
Затрачиваемо
е время на
одну, мин
Итого в
рабочи
й день,
минут
Стоимостна
я оценка,
рублей
Внесение
записи в
журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных
по
конкретному
документу
4
30
120
297,6
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
99,2
Формирование
реестра
документов,
4
15
60
148,8
35
требующих
исполнения
Итого:
540
1339,2
Таблица 2.6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименовани
е операции
Количество
, в рабочий
день
Затрачиваемо
е время на
одну, мин
Итого в
рабочи
й день,
минут
Стоимостна
я оценка,
рублей
Внесение
записи в
журнал
4
1
4
9,92
Поиск данных
по
конкретному
документу
4
1
4
9,92
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
99,2
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно,
внедрение такой системы является однозначно выгодным с точки зрения
оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим
требованиям:
Иметь систему регистрации пользователей;
36
Предоставлять пользователю полную информацию о
документах;
Иметь удобную и быструю систему учета движения
документов;
Возможность добавления, удаления и редактирования
информации о документах.
2.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
В рамках работы описываемой компании, ИБ поддерживается по
следующим направлениям [5]:
• Защита права, которая включает Законодательство РФ, свои
правовые акты и документы, а именно: положение о сохранности секретных
данных, список данных, относящихся к коммерческой тайне, данные о процедуре
допуска сотрудников к секретным данным, положение о совокупной работе и
обороте документов, договор с сотрудником о сохранении секретных данных,
памятка сотруднику об охране корпоративной тайны;
• Защита организационная, составляющая режимные и
административные процедуры. К ним можно отнести: работы СБ, реализация
пропускного режима на объекте, организация работы с персоналом по защите всех
сведений, которые относятся к любому виду тайны, реализация работы с
документами, изучение внешних и внутренних угроз;
• Защита инженерная и техническая, которая подразумевает
использование разных электронных, программных и технических средств,
которые связана с ИБ [6].
В настоящее время для достижения информационной безопасности в банке
используется программное средство ViPNet Custom.
Программный комплекс ViPNet Custom позволяет сформировать среду
безопасного обмена информацией по общедоступным каналам связи различных
37
типов. Это достигается путем создания логических контуров сети, защищенных
криптографическими средствами высокой надежности.
Также в компании используется антивирусная защита - на рабочих
станциях и серверах установлен программный продукт Kaspersky Enterprise Space
Security.
В состав используемого программного комплекса защиты от утечек
информации входят Zgate — сетевая DLP-система для защиты от утечек
корпоративной информации, Zlock —система, обеспечивающая предотвращение
утечек конфиденциальной информации через периферийные устройства, а также
Zdisk – средство защиты от НСД для рабочих станций.
Средствами SecurIT и TrendMicrоDLP выполняются функции
идентификации, отслеживания и обеспечения безопасности всей
конфиденциальной информации в состоянии хранения, использования и
передачи.
Средства контентного анализа предназначены для мониторинга сетевого
трафика с целью выявления нарушений политики безопасности. Системы
контентного анализа предполагают сбор информации о SMTP-сообщениях,
передаваемых через интернет, а также внутри ЛВС, и её последующий анализ с
целью выявления несанкционированных почтовых сообщений, нарушающих
требования безопасности, заданные и политикой информационной безопасности.
Системы Secur IT и Trend Micrо DLP. позволяют выявлять и блокировать
возможные каналы утечки конфиденциальной информации через почтовую
систему. Системы мониторинга Интернет трафика, реализованные в данных
программных решениях, предназначены для контроля доступа пользователей к
ресурсам сети Интернет. Средства защиты данного типа позволяют заблокировать
доступ пользователей к запрещённым Интернет-ресурсам, а также выявить
попытку передачи конфиденциальной информации по протоколу HTTP.
Также используется система видеонаблюдения в офисе компании, система
пожарной сигнализации, организационные меры и по защите информации в виде
разработанных инструкций пользователям по безопасной работе с информацией.
Также в банке для обработки инцидентов информационной безопасности
используется SIEM ArcSight ESM.
38
В политике безопасности банка, в частности, определены требования по
работе с паролями и использованию антивирусных средств.
Пользователи должны четко следовать всем параметрам поддержания
антивирусной защиты при вводе данных в систему с внешних носителей, работе
с e-mail и копировании данных из Интернета.
Нельзя самовольно отключать имеющиеся средства антивирусной защиты
и применять внешние носители данных без проведения полной проверки
антивирусными средствами.
Админы ИС обязаны всегда быть готовы к опасности попадания
нелегального ПО в системы и в случае угрозы принимать ряд мер по минимизации
и предотвращению последствий.
Важно соблюдать ряд рекомендаций:
• Применять только лицензионное ПО и полный запрет на пиратский
софт.
2.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
2.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается
много вариантов систем электронного документооборота, написанных для
малых и крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на
предприятия, работающие в определенном секторе рынка товаров или
услуг, например образовательных учреждений или предприятий торговли,
туристического бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между
системами электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в
связи с большим объемом документации в организации и нехваткой
времени и трудовых резервов на ее обработку. Вопрос о внедрение
подобной системы встал перед руководством, когда за неустойки в
подготовке документов, заказчики начали принимать штрафные меры.
39
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность работы с системой через Интернет;
Обновление справочников;
Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
Сканирование и распознавание текста;
Наличие API (Application Programming Interface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
Высокий уровень безопасности;
Система должна так же иметь СУБД, которую специалисты
компании могли бы модернизировать собственными силами.
Соответственно, если она является собственной разработкой компании, то
на обучение специалистов уйдет немало времени и средств.
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО» [15]
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот» [16]
Система «ЛЕТОГРАФ» [17]
Результаты сравнения функциональных возможностей систем
приведены в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 -возможность реализована
1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
40
0 -возможность не реализована
Таблица 2.7
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование
шаблонов для
подготовки
документов
2
1
2
Создание и
изменение
дополнительных
шаблонов
1
1
1
Создание
графиков и
графических
документов
1
2
1
Сканирование
документов и
совместимость с
ПО
обеспечивающим
распознавания
образов текста
1
1
1
Проверка на
дублирование
2
2
0
Использование,
редактирование и
добавление новых
справочников и
словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание
маршрутизации
(параллельной /
последовательной)
2
2
2
Возможность
изменения
маршрутов
отправленного
документа
1
2
2
41
Визуальный
редактор процесса
обработки
документа
1
2
0
Автоматическая
блокировка
документа, взятого
на редактирование
2
2
0
Уведомление
сотрудников о
входящих
поступивших
задачах
2
2
2
Автоматизация
процесса приема /
отказ от поручений
к исполнению
2
1
0
Настройка
напоминаний и
уведомлений о
приближающихся
сроках исполнения
задачи.
1
2
2
Оперативный
контроль за
сроками
исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность
поиска документов
2
2
2
Возможность
логического
поиска
2
2
0
Наличие
генераторов
подготовки отчета
1
2
2
Получение отчетов
и справок по
исполнительской
дисциплине
2
2
2
Возможность
создания
собственных
шаблонов отчетов
0
2
2
42
в визуальном
редакторе
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов
электронных
документов
1
1
1
Ведение архивных
хранилищ
электронных
образов
документов
2
1
2
Ведение отдельной
базы документов
2
2
0
Обеспечение
учета, контроля
движения и сроков
хранения дел и
документов в
архиве
2
2
0
Обеспечение
оптимизации
хранения данных
2
1
1
Информационная безопасность
Гибкое
разграничение
прав доступа
2
2
2
Наличие
программных
средств контроля
целостности
документа
2
1
1
Резервное
копирование баз
данных
2
2
2
Использование
средств
шифрования
1
2
2
Применение
средств
криптозащита
2
2
2
43
Применение
Электронно-
цифровой подписи
(ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
52
55
44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
С СУБД Microsoft SQL Server
С СУБД ORACLE
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии.
«Дело» обладает полнофункциональными толстым клиентом. За значимым
минусом данной системы можно отметить, отсутствие встроенных средств
шифрования данных, полнофункционального генератора отчетов, а как
следствие создание своих отчетных шаблонов невозможно без доработки
системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные
толстый и тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована
система сканирования (необходимо устанавливать дополнительное ПО).
Помимо этого для работы с шаблонами документов так же необходимо
дополнительное ПО.В отличие от своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал
свою СУБД, которая поставляется с системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта система
с полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов
можно отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном