4
СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………………………5
I Аналитическая часть……………………………………………………………………...9
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»………………………………………………………9
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности……………………………..9
1.1.2. Организационная структура управления
предприятием……………………………………………………………………………….11
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС
предприятия………………………………………………………………………………...13
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации……………………………………………………………………………...17
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов……………………………………………………………………………17
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание……………………………………………………………………………………..21
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи……………………………………………………………………………..24
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации………………………………………………………………………………...27
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»………………………………………………………………………….34
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи……………..34
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации
задачи………………………………………………………………………………………..38
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи………………………………………………………………………………………..40
II Проектная часть………………………………………………………………………...42
2.1Обоснование проектных решений…………………………………………………...42
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению………………………………………………………………………………...42
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению………..44
2.1.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению…………47
5
2.2 Разработка проекта автоматизации………………………………………………...52
2.2.1 Этапы жизненного цикла проекта
автоматизации……………………………………………………………………………..52
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации………………………………………………………………………………..57
2.2.3 Характеристика результатной информации………………………………….60
2.3 Программное обеспечение задачи…………………………………………………..66
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)…………………..66
2.3.2 Характеристика базы данных…………………………………………………...67
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)………70
2.3.4 Описание программных модулей……………………………………………….72
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание……………………76
III Обоснование экономической эффективности проекта…………………………...82
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности……..82
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта…………………...83
Заключение…………………………………………………………………………………90
Список литературы………………………………………………………………………..92
6
ВВЕДЕНИЕ
Уже на протяжении многих веков экономическая составляющая занимает
лидирующие позиции в нашей жизни. Один индивид работает по найму, другой
открывает свой бизнес или занимается частной практикой, в любом случае он
становится частью глобального экономического пространства, внутри которого
происходит обмен товарами, услугами, информацией и знаниями. Сначала этот
обмен происходил на словах, следовал за рукопожатием или обещанием, но с
течением времени и ростом законодательной составляющей, бюрократии, да или
просто количеством сделок или действий, документов стало все больше и
больше. Да, в эпоху информационных технологий под словом документы редко
понимается кипа бумаг на столе или в шкафу, информация все чаще хранится в
электронном виде.
Однако даже хранение, обработка и получение нужных электронных
документов занимает немалое количество времени, а соответственно и средств.
Данная проблема особенно актуальна в крупных компаниях или в пусть даже
небольших организациях, но с активным документооборотом.
В условиях современной конкуренции, которая преобладает на рынках
развивающихся и развитых стран (куда также входит Российская Федерация),
добавленная стоимость продаваемых товаров и услуг далеко не в разы
превышает себестоимость, а в условиях экономического кризиса и в
совокупности с возросшей стоимостью импортных составляющих и подавно.
Как следствие, компании стараются оптимизировать свои производственные
процессы и сокращать издержки.
Организация документооборота предприятия и управления документами -
это комплексная сфера внутреннего управления, затрагивающая все
подразделения организации. В настоящее время существует большое
количество систем информационного программного обеспечения для
управления документами, что значительно упрощает все операции в рабочем
процессе. Можно назвать несколько ведущих внутренних систем автоматизации
документооборота на российском рынке в виде клиент-серверных систем
корпоративного документооборота организационно-распорядительной
7
документации. Такие системы обеспечивают автоматизированный
документооборот, электронную обработку документов и обеспечивают
эффективные механизмы для документооборота предприятия и управления
документами.
Поток корпоративного документооборота разделяется на три группы:
• Документы, получаемые от других организаций (входящие)
• Документы, направляемые в другие организации (исходящие)
• Документы, используемые в процессе управления организацией
(внутренние).
Обработка входящих документов
Есть несколько стадий обработки входящих документов:
• первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение;
• оформление документов;
• изучение руководства к документам;
• передача документов исполнителям;
• доставка документов;
• создание дел и хранения документов.
Варианты, как организация может получить документы, различны.
Документы могут быть получены от перевозчика или посетителей, принятых по
факсу, по электронной почте или с помощью традиционных почтовых
отправлений и курьерской доставки.
Поток документов - совокупность документов одного и того же типа или
назначения с одним маршрутом.
Поток документов характеризуется следующими основными параметрами:
• содержанием или функциональной принадлежностью;
• составом;
• режимом;
• направлением;
• плотностью.
8
Содержание информационного потока характеризуется составом
документов, включенных в него, и информацией, изложенной в этих
документах.
Объектом исследования дипломной работы является ООО
«ВЕНТРЕШЕТКИКОМ», предметом – процесс делопроизводства компании.
Целью данного дипломного проекта является снижение трудовых и
стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства ООО
«ВЕНТРЕШЕТКИКОМ» в результате внедрения системы электронного
документооборота.
Задачами данной дипломной работы является следующие:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации задачи;
обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой части дипломной работы необходимо проанализировать
структуру предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс,
подходящий для автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации,
выбрать способ приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ
существующей системы защиты информации, обосновать проектные решения по
техническому, программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла
информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания,
описать информационное и программное обеспечение информационной
системы, описать контрольный пример ее использования.
9
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику расчета
экономической эффективности системы и рассчитаны показатели в соответствии
с выбранной методикой.
10
1 Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
«Вентрешеткиком» - динамично развивающаяся компания,
специализирующаяся на разработке и изготовлении вентиляционных и
декоративных решеток.
Компания «Вентрешеткиком» - известный на отечественном рынке
производитель вентиляционных решеток для различных монтажных и торговых
компаний, работающих в сфере вентиляции и кондиционирования.
В сфере климатического оборудования компания занимает самый
высокоинтеллектуальный сегмент, предлагая своим клиентам широкий выбор
продукции, состоящий из 70-ти различных типов решеток, которые различаются
материалами изготовления, способами их установки и регулирования
проходящего потока воздуха.
Компания «Вентрешеткиком» функционирует на рынке проектирования и
поставок вентиляционных решеток более 8 лет, и имеет собственное
производство, что позволяет ежедневно выпускать до 1000 стандартных
решеток.
Помимо изготовления вентиляционных решеток стандартных размеров,
создает решетки по индивидуальным заказам с использованием самого
современного оборудования и передовых технологий.
Это дает возможность заказчику приобрести продукцию,
соответствующую любым требованиям, условиям монтажа и эксплуатации, по
самой демократичной цене.
Оценка динамики показателей рентабельности активов, собственного
капитала и продаж предприятия за 2017-2018гг. (табл.1.1) позволила в целом
выявить не рост доходности и снижение убыточности деятельности
предприятия.
Таблица 1.1
Анализ рентабельности
Показатели
За
прошлый
За
отчетный
Изменения,
+/-
Темп
роста в %
11
год
год
к
прошлому
году
1. Чистая прибыль, тыс. руб.
-1401
-220
1181
15,70
2. Операционная прибыль
(прибыль от продаж) тыс.
руб.
86
-307
-393
-356,98
3. Выручка от реализации
(без НДС и акцизов), тыс.
руб.
17861
9915
-7946
55,51
4. Среднегодовая стоимость
активов, тыс. руб.
10432
8562
-1870
82,07
5. Среднегодовая стоимость
собственного капитала, тыс.
руб.
2961,5
2151
-810,5
72,63
6. Рентабельность продаж
(стр. 2 / стр. 3)
0,48
-3,10
-3,58
-643,06
7. Рентабельность активов
(стр.1 / стр. 4)
-13,43
-2,57
10,86
19,13
8. Рентабельность
собственного капитала (стр.1
/ стр. 5)
-47,31
-10,23
37,08
21,62
Так, рентабельность активов в отчетном году составила -2,57%, в то время
как в 2017г. ее величина составляла -13,43%. Увеличение уровня этого
показателя на 10,86п.п. свидетельствует о снижении убыточности деятельности
ООО «Вентрешеткиком». Так, если на начало года на рубль среднегодовой
стоимости активов приходилось 13,43 руб. чистого убытка, то в конце года – уже
2,57 руб.
Рентабельность продаж в течение анализируемого периода снизилась на
3,58п.п. и составила на конец 2018 года -3,10%. Это было обусловлено
увеличением затрат на рубль выручки с 99,5 коп. в 2017 году до 103,1 коп, в
отчетном 2018 году.
Рентабельность собственного капитала позволяет судить о степени
надежности вложений средств ООО «Вентрешеткиком». За отчетный период
уровень данного показателя также увеличился на 37,08п.п. На конец отчетного
2018 года 1 руб. собственного капитала принес 10,23 коп. чистого убытка, по
сравнению с 47,3 коп. убытка в 2017 году, т.е. эубыточность использования
собственных средств ООО «Вентрешеткиком» существенно снизилась.
12
Таким образом, отрицательный уровень коэффициентов рентабельности
свидетельствует об убыточности работы ООО «Вентрешеткиком».
Важнейшей характеристикой финансового состояния предприятия
является оценка его платежеспособности, т.е. возможности своевременно и в
полном объеме погашать свои платежные обязательства. Анализ
платежеспособности проводится как самим предприятием с целью оценки и
прогнозирования финансовой деятельности, так и внешними лицами
(кредиторами, инвесторами, контрагентами),
Оценка платежеспособности прежде всего осуществляется на основе
характеристики ликвидности текущих активов предприятия. Ликвидность актива
(объекта имущества) определяется временем, необходимым для превращения
его в денежные средства. Чем меньше требуется времени для трансформации
данного актива (объекта имущества) в средство платежа, тем выше его
ликвидность.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
ООО «Вентрешеткиком» имеет линейно-функциональную
организационную структуру управления - классическую структуру, в основе
которой лежит принцип функциональной департаментализации (процесс
деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою
четко определенную, конкретную задачу и обязанности).
Текущей операционной и проектной деятельностью руководит
Генеральный директор, исполняющий функцию единоличного исполнительного
органа общества. Генеральный директор занимает свою должность с момента
зарождения компании, поэтому обладает большими навыками
структурированного ведения бизнеса и быстрого реагирования на возникающие
проблемы. Генеральный директор представляет интересы Общества и принимает
решения стратегического уровня.
Ниже представлена организационная структура управления в ООО
«Вентрешеткиком». Основная идея организации управления – прямое
13
подчинение руководителей основных бизнес-направлений непосредственно
напрямую Генеральному директору.
Рисунок 1.1 Структурная схема технической архитектуры ООО
«ВЕНТРЕШЕТКИКОМ»
Сфера деятельности и ответственности каждого из сотрудников
«Вентрешеткиком» устанавливаются Должностной инструкцией, являющейся
неотъемлемой частью трудового договора между компанией и его
сотрудниками. В свою очередь, Должностная инструкция составляется в
пределах полномочий и бизнес-задач каждого из подразделений. Каждый
сотрудник обладает своими определенными задачами и целями, имеет
определенный план работы, который он должен выполнить за определенный
срок. Так как все сотрудники завода, получают фиксированную заработную
плату, руководству предприятия необходимо постоянно следить за уровнем
мотивацией всего персонала и своевременно выявлять замеченные отклонения.
Задача же сотрудников предприятия - делать свою работу качественно,
эффективно и оперативно решать возможные проблемы.