14
Каждый из 4 отделов выполняет свои определенные функции и
обязанности. Так, в задачи отдела сбыта входит задача по обеспечению
реализации и доставки готовой продукции, а именно пакетов. Отдел сбыта в
силу специфики своей деятельности постоянно имеет коммуникацию с другими
подразделениями организации, так как данному отделу важно понимать, на
каком этапе находится производство в текущий момент для того, чтобы
информировать своих клиентов о текущем состоянии заказа при запросе. Более
того отделу сбыта важно поддерживать развитую систему коммуникаций с
прочими отделами для внесения своевременных корректировок заказа,
формирующимися заказчиком. В обязанности отдела сбыта также входит связь с
логистическими компаниями, которые необходимы для доставки крупных
заказов в прочие города России. Таким образом, можно отметить важность и
незаменимость отдела сбыта в организационной структуре предприятия ООО
«Вентрешеткиком».
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена
на рисунке 1.2.
15
АРМ руководителя
Патч панель
ИБП Delta J 1-3 Series UPS
Файл-сервер Hyperion RS110 G3
Маршрутизатор 3COM 3CR858-91
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
Brother MFC-7320R
Lenovo G560
INTERNET
Сервер-шлюз
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
АРМ менеджера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
Отдел
международной
патентной кооперции
Отдел регистрации
программ для ЭВМ
Отдел обработки
корреспонденции
Бюро по охране
труда
Склад
Финансовый отдел Отдел по персогалу
Цент переспективных
технологий
Логистика
Бухгалтерия
Отделение
мониторинга
качества
Отделение товарных
знаков
Отделение физики и
прикладной
информатики
Технический отдел
HP ScanJet G4010
HP Officejet
Pro 8000
Рисунок 1.1 Структурная схема технической архитектуры ООО
«ВЕНТРЕШЕТКИКОМ»
Техническая архитектура предприятия имеет в своем составе локальную
вычислительную сеть. Локально-вычислительная сеть предприятия построена по
технологии Ethernet с использованием маршрутизатора (в стойке) ESR-200,
характеристики которого приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.1
Технические характеристики маршрутизатора ESR-200
Характеристика
Наименование
Основные параметры
Оперативная память: до 8 Гб
Встроенная Flash-память: 1 Гб
Питание: AC 220 В, 50 Гц
Мощность потребления: 75 Вт
Корпус: 310 мм х 240 мм х 44
мм(металл)
Вес: 2,5 кг
Рабочая температура: от -10 до +45
°С
16
Скорость и производительность
Firewall: 1,6 Гбит/c
NAT: 1,6 Гбит/с
IPsec VPN: 0,82 Гбит/c
VPN туннели: 200 штук
Статические маршруты: 11К
Конкурентных сессии: 256К
Скорость передачи данных по
электрическим интерфейсам
находится в диапазоне от 10 до 1000
Мбит/с (в зависимости от
оборудования, сетевых карт и
категории витой пары), а через
оптические интерфейсы до 1 Гбит/с.
Интерфейсы
Маршрутизатор ESR-200 оснащен 4-
мя электрическими портами Ethernet
Base-T/ Base-X Combo и 4-мя
оптическими интерфейсами Ethernet
Base-T. Так же есть два порта USB (2.0
и 3.0) и один слот для SD-карт.
Управление
Web-based administrative interface.
Функции маршрутизации уровня L2
и L3
Коммутация пакетов
LAG/LACP 802.3ad
STP, RSTP, MSTP 802.1d, 802.1Q
VLAN 802.1Q, Q-in-Q 802.1ad
Изоляция портов
VLAN и GVRP
Selective Q-in-Q
Private VLAN Edge
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2,
PAT, PAP, CHAP, MS CHAP, UDP,
TCP, IPCP, SNTP.
Технические характеристики используемого файлового сервера
представлены в таблице 1.3.
Таблица 1.2
Технические характеристики сервера Hyperion RS110 G3
Характеристика
Наименование
Набор микросхем
NVIDIA nForce Pro 3400
Процессоры
1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Максимальный объем памяти
32GB двухканальной Reg ECC DDRII 667
Встроенные контроллеры
2 порта SATAII RAID
Оптический накопитель
DVD/CD-RW
Емкость дисковой подсистемы
3TB
Сетевые интерфейсы
2x NVIDIA nForce Professional Networking
Видеоконтроллер
XGI Volari Z9, 16MB
17
Интерфейсы
Задняя панель: VGA, RS232, 2x RJ45, 4 x
USB, 2x PS2
Доступ в Интернет организован по выделенной линии по технологии
ADSL со скоростью до 10 мбит/сек.
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке
1.3.
Рис. 1.2. Схема программной архитектуры
В качестве операционной системы на АРМ пользователей используется
Windows 10 Professional, в качестве ОС для файлового сервера - Red Hat Linux
7.2
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2019 Prof,
включающий в себя MS Word 2019, MS Excel 2019.
18
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar 5.2, Acrobat Reader 11.0, бесплатный
антивирус Avira Free Antivirus.
На предприятии используется «1С:Предприятие 8.3», который включает в
себя следующие основные компоненты системы «1С:Предприятие»:
Бухгалтерский учет, сетевая версия;
Оперативный учет 8.3, сетевая версия для 3-х польз.;
Расчет, сетевая версия для 3-х польз.;
конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия».
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar 3.70, Acrobat Reader 8.0, антивирус
Dr.Web Desktop Security Suite.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основные бизнес-процессы ООО «ВЕНТРЕШЕТКИКОМ» приведены на
рисунке 1.4.
Одним из обеспечивающих бизнес-процессов ООО
«ВЕНТРЕШЕТКИКОМ» является административно-хозяйственное обеспечение,
куда входит также и документооборот и организация обработки документов.
Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота
организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в
последствии на репутацию компании в целом – достаточно небольшой
оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации.
Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто
встречаются:
высокая стоимость обработки каждого документа;
частая потеря документов;
19
утечка информации;
искажение информации;
задержки в принятии решений;
медленное движение документов – переоцененная загрузка
персонала;
репутационные и юридические риски.
2 Бизнес-процессы документооборота
Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного
документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота
компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса,
учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-
процессы электронного документооборота, которые применимы практически в
каждом бизнесе:
утверждение документов
сбор отзывов по документам
подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние
документы и документы для контрагентов)
Более детально бизнес-процесс документооборота организации могут
выглядеть следующим образом:
прием документов, поступающих в организацию;
их первичная обработка;
составление, согласование и оформление;
операции с исходящими документами;
отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
предварительное рассмотрение документов;
регистрация документов и распределение;
информационно-справочная работа;
составление, согласование и оформление документов;
подобные операции с внутренними документами.
Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед
организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет
опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и
20
стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-
процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать
от процесса автоматизации:
Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота
организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы
документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все
возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать
любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и
поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при
возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю
блока документов и проследить корреляцию.
Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать
торможение в процессах.
Безопасность информации и документов выводится на качественно
другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом
централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов,
что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и
умышленно.
“Бережливое производство”, а также экономия времени и
пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность
избавиться от, например, бесконечных, и главное – ненужных распечаток, что
есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно
удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и
актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне
корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и
принятым по всему миру моделям стратегического управления – такие перемены
в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к
статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит,
работать с большей отдачей.
Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и
руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать
21
больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как
правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную
автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени
сотрудников для более сложных и маржинальных задач.
3 Проверенные подходы к автоматизации документооборота
Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией
элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на
рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное
программное решение. При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в
большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и
для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации
одного элемента, пусть и важного.
1.2.2Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Для начала приведем модель системы документооборота в целом для
условной организации «ООО» в виде контекстной диаграммы:
USED AT: AUTHOR: Ushakova Tatyana DATE:
REV:PROJECT: Общая модель документооборота
26.05.2016
27.05.2016
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Система документооборота компании "ООО"
A-0
Входящая информация
в бумажном виде
Программное обеспечение
Сотрудники организации "ООО"
Федеральные стандарты
оформления документов
Входящие документы
Внутренние документы
Входящая информация
в электронном виде
Исходящие документы
Система документооборота
компании "ООО"
00р.
Рисунок 1.4 - Общая модель системы документооборота для условной
организации «ООО ВЕНТРЕШЕТКИКОМ»
22
Прямоугольник на рисунке обозначает основную бизнес-функцию.
Стрелки имеют несколько назначений:
Водящие в прямоугольник слева обозначают вход, т.е. то, что
преобразуется основным функциональным входом;
Те, что входят в прямоугольник снизу, означают механизм
исполнения – то, что непосредственно реализует моделируемое действие;
Стрелка справа, направленная он прямоугольник к границе экрана,
означает выход – конечный продукт действия системы;
Входящая в верхнюю грань – стрелка управления, означает то, что
регулирует выполнение функционального блока. [5]
Для большей детализации бизнес-функции «Система документооборота
компании «ООО» ВЕНТРЕШЕТКИКОМ», воспользуемся методом
декомпозиции – метод разбиения объемной бизнес-функции в виде
совокупности подфункций – и представим результат в виде диаграммы IDEF0:
USED AT: AUTHOR: Ushakova Tatyana DATE:
REV:PROJECT: Общая модель документооборота
26.05.2016
27.05.2016
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Система документооборота компании "ООО"
A0
Программное
обеспечение
Федеральные стандарты оформления
документов
Сотрудники
организации
"ООО"
Входящие
документы
Входящая
информация в
бумажном
виде
Внутренние
документы
Входящая
информация в
электронном
виде
Исходящие
документы
10р.
Обработка исходящих документов
20р.
Обработка внутренних документов
30р.
Обработка входящих документов
Рисунок 1.6 - Декомпозиция 1 уровня системы документооборота
Как можно видеть из Ошибка! Источник ссылки не найден. процесс
документооборота любой организации можно разделить на три подпроцесса,
каждый из которых связан с работой с документами определенного типа.
23
Каждый из этих подпроцессов также можно разделять на многие составляющие,
потому в этой работе предлагаю сосредоточиться на исследовании бизнес-
процесса «Обработка исходящих документов». Аналогично с детальным
рассмотрением основной бизнес-функции «Система документооборота для
условной организации «ООО» ВЕНТРЕШЕТКИКОМ», составим декомпозицию
функции «Обработка исходящих документов». Диаграмма-результат в нотации
IDEF0 представлена на рисунке 1.7:
Рисунок 1.7 - Декомпозиция бизнес-процесса «Обработка исходящих
документов»
Оценка эффективности сложного процесса, в состав которого входит
множество более мелких подпроцессов, – непростая задача, потому
целесообразно постараться максимально детализировать функциональные
элементы системы. В рамках данного исследования было решено
сосредоточиться на рассмотрении бизнес-процесса «Согласование проекта
документа», подробная декомпозиция которого приведена на Ошибка!
Источник ссылки не найден.: