23
Таблица 2
Оценка затрат на обработку документов.
Название
документа
Кол-во за
месяц
Частота
возникно-
вения
Время на
формирован
ие (до
автоматизац
ии)
Время на
формирован
ие (после
автоматизац
ии)
Время на
обработку
(до
автоматиз
ации)
Время на
обработку
(после
автоматизац
ии)
Экономия
времени (на
формирован
ие)
Экономия
времени (на
обработку)
Утверждение
проекта
2500-2800
75-95 (в
день)
20 мин.
20 мин.
15 мин.
2 мин.
0
13 мин
Текущие
операции по
проекту
2500
75-85 (в
день)
10 мин.
1 мин.
3 мин.
0.5 мин.
9 мин.
2.5 мин.
Заказчики
проекта
Не
определе
но
По
требованию
От 2 часов
1 минута
30 мин.
0,5 мин
От
29.5 мин
Отчеты
Не
определе
но
По
требованию
От 30 мин.
2 минуты
30 мин.
0,5 мин.
От 28 мин.
29.5 мин.
24
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Для обеспечения сетевой безопасности используются следующие средства:
фильтрация трафика;
ограничение доступа в интернет и во внутреннюю сеть;
антивирусная фильтрация;
система обнаружения атак;
контроль содержания трафика;
протоколирование и регулярный мониторинг доступа.
Локальная безопасность обеспечивается осуществлением следующих
мероприятий:
антивирусный контроль;
аппаратная защита от несанкционированного доступа;
криптографическая защита данных;
защита персональным файрволом;
резервирование данных;
протоколирование доступа.
В настоящее время в компании используются следующие программные
средства обеспечения информации:
Встроенные в маршрутизатор брандмауэры;
Антивирусный комплекс;
Стандартные средства операционных систем аутентификации и
разделения доступа пользователей.
25
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На данный момент компания ООО «ТЕКОМ» использует готовое типовое
решение 1С: Документооборот, в котором отсутствуют функции в части
автоматизации информационной безопасности процесса внутрикорпоративного
взаимодействия сотрудников как в виде методологии, так и в виде информационной
поддержки для решения следующих задач:
Управление базой заказчиков;
управление бизнес-процессами;
автоматизация документооборота проекта;
управление проектными процессами.
Учет типовых проектов.
Именно в вышеперечисленных областях у компании ООО «ТЕКОМ»
наблюдаются проблемы.
В программных продуктах автоматизации информационной безопасности
процесса внутрикорпоративного взаимодействия сотрудников представленных на
данный момент присутствует избыточный функционал, который компании не нужен
в силу специфики их бизнес-процессов.
В нашем случае, становится очевидным тот факт, что нам необходимо
программное обеспечение под заказ, так как автоматизируемая деятельность
обладает специфическими особенностями собственных бизнес-процессов
организации и конкретным назначением.
Причины, по которым в компании начали разрабатывать свою
корпоративную-систему и не выбрали уже готовую:
необходимо было уменьшить стоимость разработки. Были
рассмотрены открытые решения, и они в том или ином виде не
устаивали руководителей компании, например: интеграция с
телефонией и биллингом не соответствовала требованиям
организации. Процесс обработки и доработки готовой CRM по
большому счету был сопоставим по стоимости разработки с новой;
26
у компании уже были устоявшиеся принципы работы, и при
разработки необходимо было учитывать эти вещи. Смысл в том,
чтобы CRM подстроить под бизнес процессы, а не бизнес процессы
готовый системы подстраивались под CRM.
Существует такая фундаментальная проблема в крупных компаниях с уже
устоявшимися своими бизнес-процессами по внедрению CRM систем, так как, у
больших CRM-систем присутствует собственная работа логики. Компания
существует уже несколько лет, и за это время у компании появились отлаженные
бизнес-процессы, и менять, подстраивать их под готовую систему было не
целесообразно. Впереди разработки были поставлены важные аспекты компании:
изучались текущие бизнес-процессы, изучались потребности организации и
руководителей. К примеру можно привести простые вещи, такие как: интерфейс,
функциональная основная кнопка, что отображать, что скрывать, какая информация
является ключевой, к примеру для отдела технической поддержки компании и так
далее. Это было фактически в форме технического задания.
На текущий момент на рынке существует ряд готовых программных решений
выполняющих задачу автоматизации учета деятельности фирм, работающих в
области ИТ и смежных с ней областях. Рассмотрим некоторые из этих программных
решений.
"1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями
предприятия ПРОФ".
Решение "1С:ITIL Управление информационными технологиями
предприятия ПРОФ" разработано на основе библиотеки ITIL v.3, описывающей
передовые практики в области управления ИТ-сервисами, и технологической
платформы "1С:Предприятие 8".
Интеграция с учетными и управленческими решениями "1С" и рядом
технических средств, например с IP-АТС, расширяет возможности и значительно
облегчает работу сотрудников компании в единой информационной среде, с общими
базами данных. Весь функционал решения доступен в web-интерфейсе, в том числе
и на мобильных устройствах.
Каталог ИТ-сервисов позволяет оптимизировать работу с пользователями на
основе заранее зафиксированных в соглашениях об уровне сервисов SLA (Service
27
Level Agreement - соглашение об уровне обслуживания) состава услуг, их
характеристик и сроков предоставления. Это значит, что ИТ-сервисы
предоставляются в соответствии с согласованными измеримыми значениями,
обеспечивается их повторяемость. Успех автоматизации других процессов по ITIL
во многом зависит от качества сформированного каталога ИТ-услуг. ИТ-услуга
должна быть описана так, чтобы она была понятна как ИТ-службе, так и бизнесу.
"1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями
предприятия СТАНДАРТ"
Решение "1С:ITIL Управление информационными технологиями
предприятия СТАНДАРТ" - это универсальная система для службы Service Desk
(службы технической поддержки), простая в настройке и использовании. Она
предназначена для ИТ-подразделений организаций и сервисных компаний. Система
разработана на основе библиотеки ITIL v3 (IT Infrastructure Library - библиотека
передового опыта в области управления ИТ).
Решение помогает эффективно с минимальными затратами управлять работой
службы технической поддержки, организовать управление обращениями клиентов,
сформировать каталог сервисов и соглашений об уровне сервиса, вести учет
оборудования и программного обеспечения.
"PWS Service Desk: поддержка пользователей ИТ-сервисов"
Решение PWS Service Desk предназначено для организации технического
сопровождения функционирования ИТ-систем:
программно-технических комплексов;
коммуникационных сетей;
бизнес-приложений.
Развитие бизнеса влечет за собой усложнение организационной структуры,
увеличение количества и сложности используемых бизнес-приложений, расширение
и развитие ИТ-инфраструктуры. Эти факторы приводят к повышенным требованиям
к устойчивости работы ИТ-систем и оперативности восстановления нормального
функционирования ИТ-услуг.
Система PWS Service Desk обеспечивает автоматизацию службы технической
поддержки и максимально быстрое восстановление функционирования ИТ-услуг
(устранения проблем, возникающих у пользователей, с компьютерами, аппаратным
28
и программным обеспечением) в рамках Service Level Agreement (SLA, соглашение
об уровне обслуживания). Service Desk предоставляет единую точку входа для
обработки запросов пользователей, что позволяет повысить эффективность работы
службы поддержки, сократить простои в работе, повысить удовлетворенность
заказчиков и сократить расходы.
"Naumen Service Desk"
Программный продукт Naumen Service Desk предназначен для автоматизации
процессов управления ИТ и сервисным обслуживанием на предприятиях.
С помощью Naumen Service Desk вы сможете реализовать сервисную модель
управления в ИТ-подразделениях и других внутренних службах, а также
использовать все преимущества сервисного подхода при оказании услуг клиентам
компании.
Naumen Service Desk поможет ускорить запуск и тиражирование
автоматизированных процессов, повысить комфортность работы всех участников
процесса обслуживания и контролировать качество на всех этапах предоставления
услуг.
Проведем анализ рассмотренных программных решений по таким критериям
как цена, возможность внесения изменений в логику работы программы и
функциональные возможности программ (таблица 3).
Таблица 3.
Анализ программных решений
Наименование
Цена
Возможность
внесения
изменений в
программу
Функциональные
возможности
"1С:Предприятие 8. ITIL
Управление информационными
технологиями предприятия
ПРОФ"
49500
+
100%
"1С:Предприятие 8. ITIL
Управление информационными
9600
-
70%
29
Наименование
Цена
Возможность
внесения
изменений в
программу
Функциональные
возможности
технологиями предприятия
СТАНДАРТ"
"PWS Service Desk"
60000
-
90%
"Naumen Service Desk"
103200
-
100%
Рассмотрев несколько из наиболее известных готовых решений для
автоматизации работы фирмы в части учета проектов, мы тем не менее делаем вывод
о том, что придется разрабатывать новое программное решение, которое будет
являться прикладным проектом для платформы «1С:Предприятие 8.3», а
следовательно впитает в себя все возможности, предоставляемые платформой, но
при этом будет предоставлять именно ту функциональность, которая указана в целях
проекта.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие
компоненты:
цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация, хаотичная;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стандартов,
поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.;
процедура управления изменениями плана.
30
Критериями выбора стратегии автоматизации являются ограничения по
финансовым, временным затратам. В связи с этим рассмотрим возможность
применения одной из четырёх стратегий автоматизации:
Автоматизация по участкам - это процесс автоматизации отдельных
производственных или управленческих подразделений объединенных по
функциональному признаку. Внедрение характеризуется большой трудоемкостью
для эффективной реализации стратегии обязательно наличие стратегических и
оперативных планов. Данный подход выбирается: когда инвестиционные ресурсы
недостаточны для полной автоматизации предприятия, когда автоматизация участка
позволяет достичь существенного эффекта.
Автоматизации по направлениям - автоматизация отдельных групп, бизнес-
процессов (направлений), таких как производство, сбыт управления финансами.
Комплексная стратегия автоматизации - это распространение систем
автоматизации на все функциональные направления деятельности компании за счет
проведения системной интеграции (объединения) ИС при внедрении.
Хаотичная стратегия не подходит, так как предполагаем использование
информационной системы в долгосрочной перспективе и предполагаем расширение
и добавление функционала системы.
Комплексная автоматизация предполагает полную автоматизацию всех
функциональных направлений деятельности компании, а также требует больших
временных и финансовых затрат, которые не может позволить компания.
Автоматизация по участкам предполагает, автоматизацию отдельных отделов
компании, в данном случае предполагается автоматизация не всех процессов
выполняемых каким либо из отделов компании.
Стратегия автоматизации по направлению, наиболее подходящий, так как в
данном случае происходит автоматизация отдельных групп бизнес-процессов
компании.
31
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС - это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена
на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
использование технологий облачных вычислений.
Приобретаемая информационная система нам не подходит из-за ряда
недостатков, перечисленных ранее, а также нехватки функциональности, хуже
продумано направление будущего развития информационной системы, длительный
срок адаптации под требования предприятий, так же требуется частое обращение в
службу поддержки.
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки,
данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает
затруднения из-за отсутствия развернутой документации.
У варианта использования «облаков» можно выявлены следующие
недостатки.
Все данные, размещённые в том или ином "облаке" находятся в
практически свободном доступе для правоохранительных органов различных
уровней (по запросу, о запрашивании данных никто оповещать не обязан), а также
программных разработчиков сервиса. То есть при желании узнать максимум
информации о компании сможет любой проявивший к этому интерес человек,
имеющий определённые полномочия. Избежать подобного нежелательного
вторжения можно только одним способом - отказаться от "облака" в пользу
локального подключения через имеющееся на самом компьютере ПО.
"Облачный" сервис, не имеет достаточно надёжной защиты от взлома.
В этом случае, после совершения хакерской атаки данные не только могут попасть
в чужие руки, но и быть полностью уничтоженными.
32
Помимо доступа к вашей информации, хранящейся в "облаке",
особенно удачливый взломщик сможет получить в качестве бонуса возможность
контролировать работу компьютеров компании.
Поэтому целесообразнее разрабатывать информационную систему компании
собственными силами, так как компания располагает квалифицированными
сотрудниками для разработки и внедрения данной информационной системы.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь необходимый
функционал, и учитывать все особенности работы и пожелания сотрудников данной
компании, так как будет являться индивидуальным (уникальным) продуктом, что
позволяет быстро изменить функциональность в соответствии с требованием
внутреннего заказчика.
Глава 2. Проектная часть
2.1. Обоснование проектных решений
2.1.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Система должна предоставлять возможность автоматизации учета проектов в
компании ООО «ТЕКОМ».
В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для
однозначной идентификации менеджеров, клиентов, договоров, платежей, проектов.
Виды системы кодирования указаны в таблице 4.
Таблица 4
Используемые системы кодирования
Кодируемо
е
множество
объектов
Длина
кода
Мощность
кода
Система
кодировани
я
Система
классификации
Вид
классификатор
а
Менеджер
ы
5
9999
порядковая
иерархическая
общесистемный
Заказчики
5
9999
порядковая
иерархическая
общесистемный
Договоры
5
9999
порядковая
иерархическая
общесистемный
Проекты
5
9999
порядковая
иерархическая
общесистемный