32
документов, оформленных правильным образом (больничный лист, справка о
реализации государственных обязанностей и т. д.).
Контроль рабочего времени выполняется в табеле методом сплошной
фиксации явок и неявок на работу либо путем фиксации только отклонений от
нормы (неявок, опозданий и т. д.).
В настоящее время учет рабочего времени сотрудников компании не
автоматизирован, так как он ведется без применения средств информационных
технологий. Для составления табеля используют унифицированную форму № Т-
12. Она утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № Код
формы по ОКУД 0301008
Форма № Т-12 составляется в одном экземпляре ответственным лицом за
заполнение табеля, подписывается руководителем отдела и работником кадровой
службы. Заполненная форма передается в «расчетную группу» для дальнейшего
начисления оплаты труда работникам компании.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме не-полного
рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего
времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной
продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании
документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности,
справка о выполнении государственных или общественных обязанностей,
письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве,
письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях,
установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого
работника в табеле отведено (графа 4) - четыре строки (по две на каждую
половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
Однако для формирования данного документа необходимо вести
оперативный учет рабочего времени. В настоящее время этот процесс
осуществляет сотрудник с применением карандаша и записной книжки, что имеет
множество недостатков.
Сущность процесса учета рабочего времени приведена на рисунке 6.
33
Рисунок 6 Характеристика процесса по учету рабочего времени
Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 7.
Рисунок 7 Характеристика процесса по учету рабочего времени,
декомпозиция
Таким образом, данные о прибытии и убытии сотрудником поступают с
системы КУД.
34
При учете рабочего времени лицу, ответственному за учет, необходимо
внести данные о работнике, его фамилию, имя, отчество, длительность смены,
количество фактически отработанного времени Кроме того, необходимо
учитывать возможность отсутствия работников по причине отпусков,
больничных или без всяких причин..
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота документов при учете рабочего времени
приведена на Рисунок 8.
табель рабочего
времени
Действие
Начальник отдела
Учет данных
Утверждение табеля
Данные со СКУД
Сведения о
переработках
Сотрудник
Формирование сведений о
переработках
Бухгалтер
Составление табеля
табель рабочего
времени
Общий отчет для
руководства
График отпусков
Формирование отчетов
Рисунок 8 Схема документооборота при учете рабочего времени
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 3.
Таблица 3
Характеристики описанных процессов
35
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет рабочего
времени
10
10
100
Оформление
записки
10
10
100
Учет в журнале
3
15
45
Формирование
табеля учета
рабочего времени
15
7
105
Подготовка отчетов
1
35
35
ИТОГО, минут:
475
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник службы около 475
минут, то есть практически полный рабочий день, тратит на учет заявлений и
оформление пропусков, а также подготовку отчетов, что не является
рациональным использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме, включая отправление отчета на
электронную почту руководителя. Кроме того, планируется что с общим отчетом
за сутки, неделю или любой другой период можно будет ознакомится он-лайн,
включая наглядное построение графиков, облегчающее восприятие цифровой
информации.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится
к вводу данных в приложение и получению общего отчета. В таблице 4
произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 4
Расчет эффекта внедрения
36
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет рабочего
времени
10
1
10
Оформление
записки
10
1
10
Учет в журнале
3
2
6
Формирование
табеля учета
рабочего времени
15
2
30
ИТОГО, минут:
132
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 6
часов (475-132=342 минут) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников ООО «Box».
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Разработку и проведение мероприятий по защите информационной
безопасности в ООО «Box» обеспечивает сотрудник отдела информационных
технологий.
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
В настоящее время для обеспечения информационной безопасности
компании применяются такие средства, как:
Организационные меры по защите персональных данных включают в себя:
разработка организационно – распорядительных документов,
которые регламентируют весь процесс получения, обработки, хранения, передачи
и защиты персональных данных
определение круга лиц, допущенного к обработке персональных
данных;
37
организация доступа в помещения, где осуществляется обработка
ПДн;
разработка должностных инструкций по работе с персональными
данными;
установление персональной ответственности за нарушения правил
обработки ПДн;
определение продолжительности хранения ПДн и т.д.
В системе обеспечения безопасности проводятся следующие мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов,
они сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и
другая конфиденциальная информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность
и фамилия сотрудника.
Кроме того, проводится регулярное резервное копирование информации и
применяется антивирусное программное обеспечение.
Для защиты информации в системе документооборота предприятия
используется программный комплекс VipNet.
Применение ViPNet позволяет организовать систему электронного
документооборота со следующей функциональностью:
• конфиденциальный обмен информацией;
38
• юридическая значимость документов;
• гибкая настройка автоматической обработки исходящих и входящих
документов (файлов);
• возможность плавного расширения сети до уровня VPN.
Организация электронного обмена конфиденциальной информацией
происходит следующим образом:
• Администратор сети ViPNet с помощью ПО ViPNet Administrator
формирует ключи для защиты информации.
• Администратор сети ViPNet проводит настройку сервера
CryptoService для взаимодействия узлов внутренней и внешней сети.
• Администраторы ViPNet-сетей филиалов «А» и «Б» обмениваются
информацией для создания общих ключей защиты.
• Пользователь ПО ViPNet Деловая почта проводит первичную
инициализацию ключей защиты. После этого пользователь получает возможность
участвовать в защищенном документообороте:
Настраивать правила автоматической обработки исходящих и
входящих сообщений.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации ООО «Box»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Системы учета рабочего времени (СУРВ) являются логичным развитием
систем контроля доступа. СУРВ имеют практически ту же элементную базу
(считыватели, контроллеры), что и СКУД, но обладают дополнительными
функциями программного обеспечения (ПО). Именно специализированное ПО
превращает обычную СКУД в систему учета времени. Необходимо отметить, что
СУРВ обрабатывает значительно больший объем информации по сравнению с
обычной системой доступа. Поэтому при приобретении СУРВ следует тщательно
выбирать производителя, обращая особое внимание на надежность и скорость
передачи информации в системе.
DeskTime
39
Из плюсов учета рабочего времени DeskTime можно отметить разделение
времени по проектам, наличие экспорта в текстовые форматы. Однако, в
регламенте DeskTime есть возможность задавать только начало рабочего дня,
которое применяется сразу для всех рабочих дней. Увы, перерывы и время конца
рабочего дня в системе учета рабочего времени DeskTime задать нельзя.
Yaware
В Yaware порадовала поддержка маков, есть мобильные приложения,
мониторинг оффлайн активности, возможность объединения учеток. Огорчила
скорость загрузки интерфейса, и вообще система учета рабочего времени
работает, мягко говоря, “неспешно”. В отчете по опозданиям Yaware зачем-то
показывается продуктивное и непродуктивное время. Регламент в системе учета
рабочего времени Yaware как таковой отсутствует, но при просмотре статистики
все-таки можно указать начало рабочего дня (правда сразу для всех). Перерывы
на обед и конец рабочего дня в Yaware задать нельзя.
Cyclope
Cyclope – одна из немногих систем учета рабочего времени, в которых есть
список нарушений и клевые выезжающие графики. Однако осваивать программу
придется долго — только справка занимает 68 страниц. За это время можно
прочитать полноценную книгу.
В сводных таблицах по сотрудникам нет продуктивного и непродуктивного
времени, только общее время активности. Время продуктивности можно
посмотреть только по одному сотруднику или можно посмотреть суммарное сразу
по нескольким сотрудникам. А вот сравнить сотрудников или отделы по этим
показателям в системе учета рабочего времени Cyclope не получится.
CrocoTime
Пока еще нет поддержки маков, но как заявляет компания, разработки
ведется. Можно быстро просматривать статистику системы учета рабочего
времени по отделам и находить нарушения. Есть показатели: продуктивное и
непродуктивное время, время опозданий, количество прогулов, выполнение
нормы часов. Система учета рабочего времени действительно быстро работает, а
статистику можно просматривать с айпада, находясь в командировке.
Staffcop
40
Система мониторинга действий пользователя Staffcop к сожалению не
осуществляет учета времени. Однако в Staffcop можно посмотреть скриншоты и
точное (до секунды) время открытия каждого окна.
Сравнение систем приведено в таблице 6.
Таблица 5
Сравнение СУРВ
Возможность
DeskTime
CrocoTime
Yaware
Cyclope
мониторинг программ
+
+
+
+
мониторинг сайтов
+
+
+
+
веб-интерфейс
+
+
+
+
показатели по отделам
—
+
—
—
нецелевое время по сотрудникам
+
+
+
общее время опозданий
—
+
+
—
общее количество прогулов
—
+
—
—
учет праздников в графике работ
—
+
—
—
Исходя как из функциональных показателей, так и из цены продуктов
можно сделать следующий вывод. Проведенный анализ показывает, что ни одна
из них в полной мере не отражает потребности предприятия, не учитывает
правила ведения внутреннего документооборота компании, установленного
стандартами предприятия, и, как следствие, нуждается в доработке. Доработка
рассмотренных систем может быть связана со значительными финансовыми
затратами, в связи с чем покупка или доработка готовой системы должна быть
признана нецелесообразной.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации понимаются базовые принципы,
применяемые при автоматизации компании. В ее состав можно включить
следующие компоненты:
• Цели: сферы работы компании и последовательность, в которой они
автоматизируются;
• Методы автоматизации: по участкам, направлениям, комплексно,
хаотично;
• Долговременная техническая политика - совокупность внутренних
стандартов, которые поддерживаются в компании;
41
• Ограничения: материальные, временные и т.д.;
• Методика управления изменениями плана.
Автоматизация является одним из возможных средств реализации
стратегических бизнес-целей, и не является процессом, развивающимся по своим
внутренним законам. Изначально в стратегии автоматизации расположена
стратегия бизнеса компании: миссия предприятия, сферы и модель бизнеса.
Поэтому стратегию автоматизации можно представить в виде плана,
согласованного по срокам и целям со стратегией компании.
Критериями отбора стратегии автоматизации в исследуемом примере
становятся ограничения по материальным и временным затратам. В связи с этим
можно рассмотреть возможность использования одной из 4 стратегий
автоматизации:
• Хаотичная автоматизации включает в себя установку частей ИС по
мере возможностей. Используется в качестве заплатки. Является самым плохим
вариантом с точки зрения долгосрочного проекта. Не имеет стратегического
плана развития ИС. Внедрение обосновано чаще всего сиюминутными задачами.
• Автоматизация по участкам определяет автоматизацию отдельных
производственных или управленческих подразделений, которые объединены по
функциональному признаку. Применение характерно большой трудоемкостью, а
для эффективной реализации стратегии необходимо иметь долгосрочные
стратегические и оперативные планы. Подобный подход выбирается в случае,
когда объем инвестиций недостаточен для полной автоматизации предприятия,
когда автоматизация участка позволяет добиться существенного эффекта.
• Автоматизации по направлениям представляет из себя
автоматизацию отдельных групп, бизнес-процессов (направлений), к примеру:
производство, сбыт, контроль финансов.
Утверждено: изменяем объект, изменяем предметную область;
выбор системы взаимосвязан с видом услуг и составом затрат;
устанавливая систему, получаем “конструктор” АРМов.
• Комплексная автоматизация включает в себя автоматизацию всех
функциональных направлений деятельности предприятия за счет реализации