76
финансово-хозяйственных показателей, управляемость, гибкость в принятии
оперативных управленческих решений.
Прозрачность финансово-хозяйственной деятельности достигается за счет
унификации основных финансовых и нефинансовых показателей для различных
направлений бизнеса и подразделений и возможности быстрого и прямого доступа
к этим данным для руководителей различного уровня.
Управляемость достигается за счет использования показателей деятельности
отдельных подразделений как инструмента планирования, контроля и мотивации.
Возможность оперативно адаптировать модель бюджетного управления к
изменениям требований бизнеса, внешних условий и пр. обеспечивает гибкость в
управлении. Помимо этого, система бюджетирования предоставляет такие
преимущества, как возможность моделирования для расчета различных вариантов
планов; повышение экономической обоснованности принимаемых решений; рост
профессиональных навыков персонала в области финансового управления и др.
Количественные показатели выражаются в виде результатов внедрения
эффективной информационной системы управления организацией. Поэтому степень
эффективности внедрения можно оценить и определенными измеримыми
экономическими показателями. Например, при внедрении системы может
наблюдаться сокращение потребности в оборотных средствах на 10-30%, а снижение
прямых операционных расходов на 3-20%. Внедрение информационной системы
может приводить к существенному сокращению времени, которое затрачивают
менеджеры разных уровней и специалисты финансовых подразделений на
формирование и согласование бюджета, формирование отчетности и план-фактный
анализ.
Таким образом, четко поставив цели и сформулировав задачи внедрения
информационной системы в начале проекта, компания тем самым сама определяет
результаты, которых хочет достигнуть.
Как правило, эффективность проекта подразумевает соотношение затрат и
результатов проекта. Затраты проекта включают совокупные затраты на
приобретение, установку, настройку и поддержку программного обеспечения, а
также расходы, связанные с приобретением и поддержкой требуемых технических
средств, обучением персонала и т.д. Также в них можно включить расходы, которые
77
связаны с организационными изменениями в бизнес-процессах компании, но расчет
их оценки может являться неточным. Результаты эффективности внедрения
достигаются так же и в последующей эксплуатации программного обеспечения.
Иногда сложно сразу вычислить прямой экономический или какой-либо другой
эффект от проекта.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение сумм
штрафов, неустоек и т. д.
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год. Показатель
рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по базовому
варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ), который
рассчитывается по формуле 2:
К
Т
= Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда
(Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
78
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение проекта
автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который рассчитывается в
годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где КП - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности для
проекта автоматизации процесса приема заявок будет являться расчёт с помощью
метода сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-процесса после
внедрения информационной системы, поскольку показатели, рассчитываемые в
рамках этого метода наиболее точно способны описать экономический эффект от
разработки информационной системы.
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
По описанному выше методу расчета показателей экономической
эффективности проекта внедрения автоматизированной системы рассчитаем
показатели экономической эффективности проекта внедрения автоматизированной
системы приема заявок. Для этого дадим характеристику трудовых и стоимостных
затрат на осуществление процесса и произведем расчет трудовых и стоимостных
затрат на осуществление бизнес-процесса до и после автоматизации с помощью
разработанной системы.
До разработки информационной системы, автоматизирующей прием заявок,
обращения клиентов передавались в технический отдел с помощью бумажных
документов, а прием звонка от клиента осуществлялся с помощью телефона.
Трудозатраты на обработку бумажных документов были значительными, а также
недостатком процесса являлось то, что бумажный документ мог потеряться или быть
испорчен. Также трудозатраты сопровождали процесс формирования отчета о
принятых заявках. Характеристика затрат такой организации бизнес-процесса
представлена в таблице 10.
79
Характеристика затрат после внедрения информационной системы,
автоматизирующей процесс приема заявок, представлена в таблице 11. При
внедрении информационной системы данные о каждой заявке вводятся в форму
создания заявки самими клиентами, а затем сформированная заявка передается в
технический отдел. При этом учитываются данные клиента, который ее создал.
Благодаря этому все заявки, принятые каждым сотрудником учтены, а
формирование отчета автоматизировано с помощью запросов к базе данных.
Согласно проведенным расчетам затраты на существующую организацию
бизнес-процесса составили 840 человеко-часов и 2 056 400 тенге. При внедрении
информационной системы приема заявок трудозатраты будут снижены до 570
человеко-часов и 1 135 500 тенге.
Теперь можно произвести расчет трудовых и стоимостных показателей
экономической эффективности проекта. Абсолютное снижение трудовых затрат в
год в человеко-часах составило:
Т = 840 – 570 = 270 человеко-часов.
Рассчитаем коэффициент относительного снижения трудовых затрат в год. Он
составил:
К
Т
= 270 / 840 * 100% = 32%.
Рассчитаем индекс снижения годовых трудовых затрат или повышение
производительности труда. Этот показатель составил:
Y
T
= 840 / 570 = 1,47.
80
Таблица 10
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Объем
работы
в год,
чел-час
Норма выработки /
производительность
устройств ЭВМ
(тыс. опер/в час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(тенге)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(тенге)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций,
тенге.
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ,
тенге.
1
2
4
5
6
7
8
9
10
1
Прием контактных
данных
120
60
2
1490
29800
178800
59600
2
Выявление
проблемы клиента
300
60
5
1490
29800
477000
149000
3
Определение типа
обращения
200
60
2,5
1490
29800
298000
74500
4
Передача заявки
80
60
1,3
1490
29800
119200
38740
5
Формирование
отчета о принятых
заявках
340
60
5,2
1490
29800
506600
154960
840
15
1579600
476800
81
Таблица 11
Характеристика затрат на обработку информации по автоматизированному варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Объем
работы
в год,
чел-час
Норма выработки /
производительность
устройств ЭВМ
(тыс. опер/в час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(тенге)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(тенге)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций,
тенге.
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ,
тенге.
1
2
4
5
6
7
8
9
10
1
Прием контактных
данных
100
60
1,6
1490
29800
149000
47680
2
Выявление
проблемы клиента
180
60
3
1490
29800
286200
89400
3
Определение типа
обращения
100
60
1,6
1490
29800
149000
47680
4
Передача заявки
50
60
0,8
1490
29800
74500
23840
5
Формирование
отчета о принятых
заявках
140
60
2
1490
29800
208600
59600
570
9
867300
268200
Теперь рассчитаем стоимостные показатели экономической эффективности
проекта. Абсолютное снижение стоимостных затрат в год в тенге составит:
C = 2 056 400 – 1 135 500 = 920 900 тенге.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат в год
составит:
К
C
= 920 900 / 2 056 400 * 100% = 44%.
Индекс снижения стоимостных затрат в год составит:
Y
C
= 2056400 / 1135500 = 1,81.
Полученные в результате расчета показатели представлены в табличной
форме (таблица 12).
Таблица 12
Показатели экономической эффективности внедрения
информационной системы учета заявок клиентов
Наименование показателя
Трудовые
Стоимостные
Абсолютное снижение затрат в год
270 чел-час
920900 тенге
Коэффициент относительного
снижения затрат
32%
44%
Индекс снижения затрат
1,47
1,81
Для наглядности трудовые и стоимостные затраты по текущей организации
бизнес-процесса учета заявок представлены в графической форме (рисунке 46,
47). На графиках явно показано снижение как трудовых, так и стоимостных затрат
на осуществление бизнес-процесса приема заявок.
Рисунок 46. График изменения трудозатрат
0 100 200 300 400 500 600 700 800 900
До автоматизации
После автоматизации
Динамика трудозатрат
Человеко-часов
83
Рисунок 47. График изменения стоимостных затрат
В завершении расчета показателей экономической эффективности проекта.
Произведем расчет срока окупаемости проекта. Для этого нужно рассчитать
затраты на разработку системы приема заявок и покупку дополнительного
оборудования. Единовременные капитальные затраты на разработку и внедрение
системы будут складываться из:
Затрат на проектирование системы;
Затрат на программирование;
Затрат на внедрение и отладку приложения;
Дополнительных затрат, к которым относятся затраты на покупку
оборудования и программного обеспечения.
Временные затраты на этапы разработки системы были рассчитаны с
помощью метода экспертной оценки. Результаты расчетов представлены в
таблице 13.
Таблица 13
Расчет единовременных затрат на разработку системы учета
заявок
Наименование
Количество
часов
Стоимость часа
работы
специалиста,
тенге.
Сумма
затрат,
тенге.
Проектирование
160
1700
52996,00
Программирование
261
1700
860450,00
Отладка и внедрение
42
1700
13911,00
Дополнительные
затраты
-
-
35499,00
Итого
591
598585,00
0 500000 1000000 1500000 2000000 2500000
До автоматизации
После автоматизации
Динамика стоимостных затрат
Тенге
84
Согласно приведенным расчетам, сумма капитальных затрат на разработку
программного обеспечения составила 598585 тенге. Теперь можно рассчитать
срок окупаемости проекта:
Т
ок
= 598585 тенге / 920900 тенге = 0,65 года
На основании проведенных расчетов можно сделать вывод о том, что
проект разработки информационной системы приема заявок является
эффективным. Проект окупается после 0,65 года после внедрения системы. Этот
срок также говорит в пользу эффективности проекта.
85
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проект разработки информационной системы, автоматизирующей учет
заявок, осуществлялся для ПАО «МГТС». Организация на протяжении
десятилетий предоставляет услуги связи в Москве и Московской области.
Рассмотренные показатели деятельности организации за пять лет говорят о
положительной динамике развития, а снижение чистой прибыли в некоторых
периодах были связаны с инвестированием в модернизацию магистральной сети
предприятия.
Компания имеет линейную организационную структуру, которая включает
в себя органы управления и структурные подразделения организации. Проект
автоматизации охватывает ряд отделов, к которым относятся: call-центр, ИТ-
отдел, монтажный и сервисный отделы.
На основании анализа бизнес-процессов предприятия было выявлено, что
«узким местом» является процесс учета заявок от клиентов. В существующей
организации бизнес-процесса заявки передаются с помощью системы
мгновенного обмена сообщениями, что делает процесс мало контролируемым, а
такое представление перечня заявок является сложным для восприятия
сотрудниками.
Прежде чем перейти к разработке программного обеспечения были
проанализированы трудозатраты на осуществление бизнес-процесса по текущей
схеме и после автоматизации. В результате проведенного анализа было выявлено
снижение трудозатрат после внедрения программного обеспечения. Затем был
проанализирован рынок программного обеспечения для автоматизации учета
заявок. Однако, представленные на рынке системы не подходили по выделенным
критериям, главными их которых являлись кросс-плаформенность,
функциональность и надежность. Поэтому было принято решение о разработке
программного обеспечения силами сотрудников организации согласно стратегии
автоматизации «по участкам». Разработка программного обеспечения
осуществлялась согласно стандарту ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010
«Информационная технология. Системная и программная инженерия. Процессы
жизненного цикла программных средств» и сприальной модели жизненного
цикла. А внедрение информационной системы осуществлялось согласно