18
В рамках выпускной квалификационной работы рассмотрим
экономическую задачу «Обработка заявок на ремонт техники», которая
осуществляется диспетчерской и ремонтной службой.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках моделирования бизнес-процессов «как есть» приведем
диаграммы функционального моделирования IDEF0 и диаграммы потоков
данных DFD, отражающие ситуацию, существующую на момент начала
проектирования информационной системы (AS-IS).
Для создания диаграмм IDEF0 и DFD будем использовать
специализированное CASE-средство BPWin 4.0.
Рис. 1.3. Контекстная диаграмма
Механизмами выступают:
Специалист диспетчерской службы;
Сотрудник ремонтной службы.
19
Управление осуществляется с помощью:
Законодательство, нормативные документы;
Внутренние приказы и распоряжения.
На вход поступают заявки на ремонт и сведения о клиентах, на выходе
получаем реестр заявок и график ремонтов.
Задача «Обработка заявок на ремонт техники» разбивается на две
подзадачи:
Обработка заявок диспетчерской службой;
Обработка заявок ремонтной службой.
Рис. 1.4. Диаграмма декомпозиции А0
Механизмом работы «Обработка заявок диспетчерской службой»
выступает специалист диспетчерской службы, а работы «Обработка заявок
ремонтной службой» - Сотрудник ремонтной службы.
На вход работы «Обработка заявок диспетчерской службой» поступают
заявки на ремонт и сведения о клиентах, на выходе получаются текущие заявки,
которые являются входными данными для работы «Обработка заявок ремонтной
20
службой». На выходе работы «Обработка заявок ремонтной службой» получаем
реестр заявок и график ремонтов.
Задача «Обработка заявок диспетчерской службой» в свою очередь
разбивается на две подзадачи:
Обновление файла,
Регистрация и обработка заявок.
На выходе работы «Обновление файла» получается шаблон заявки,
который является входными данными для работы «Регистрация и обработка
заявок». На выходе работы «Регистрация и обработка заявок» получаем
текущие заявки.
Рис. 1.5. Диаграмма декомпозиции А1
Задача «Обработка заявок ремонтной службой» в свою очередь
разбивается на две подзадачи:
Составление реестра заявок,
Составление графика ремонтов.
На вход работы «Составление реестра заявок» поступают текущие заявки.
21
На выходе работы «Составление реестра заявок» получается реестр
заявок, который также является входными данными для работы «Составление
графика ремонтов». На выходе работы «Составление графика ремонтов»
получаем график ремонтов.
Рис. 1.6. Диаграмма декомпозиции А2
22
Рис. 1.7. Диаграмма потоков данных А0
Рис. 1.8. Диаграмма потоков данных А1
23
Рис. 1.9. Диаграмма потоков данных А2
В настоящий момент все заявки оформляются специалистами
диспетчерской службы в специальном шаблоне, созданном в MS Excel, где все
графы заполняются вручную, к тому же отсутствует единый источник данных.
Файл с заявками ежедневно обновляется, т.е. в нем учитываются только текущие
заявки. Как такового архива «старых» заявок не предусмотрено. После отправки
заявки в ремонтную службу ее нельзя откорректировать и дополнить ее какой-
либо информацией. Ремонтники вручную компонуют полученные от
специалистов заявки и делают ежедневный реестр заявок для составления
графика ремонтов.
Основным недостатком является отсутствие единого хранилища данных, с
которым могли бы работать сотрудники диспетчерской и ремонтной служб.
Наличие такого хранилища позволило бы работать не только с текущими
заявками, но и хранить «старые» заявки с возможностью последующего анализа
работы, вносить дополнения в уже составленную заявку, причем данные
дополнения отображались бы сразу и у ремонтников. Кроме того, отпала бы
необходимость вносить вручную одни и те же данные много раз, и составления
24
ежедневного реестра заявок, так как он сформировался бы при регистрации
заявки в базе данных.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Объем поступающей информации с каждым днем стремительно растет,
поэтому правильно организованное накопление и обработка информации
становится для Компании серьезной задачей.
Одним из важных процессов, требующих автоматизации является процесс
обработки заявок на ремонт техники, поступающих от различных клиентов. В
настоящий момент данная задача на предприятии не достаточно
автоматизирована, т.к. все заявки оформляются специалистами в специальном
шаблоне, созданном в MS Excel, где все графы заполняются вручную, к тому же
отсутствует единый источник данных. Поэтому данный процесс ежедневно
занимает значительное количество рабочего времени. Так же файл ежедневно
обновляется, т.е. в нем учитываются только текущие заявки, а все предыдущие
заявки сохраняются только в электронной почте, в папке «Отправленные»,
поэтому оперативно восстановить данные по произведенной ранее отгрузке
невозможно. К тому же, нельзя откорректировать уже отправленную в работу
заявку и дополнить ее информацией. Сложности возникают и у ремонтников,
которые в свою очередь вручную компонуют полученные от специалистов
заявки и делают ежедневный реестр заявок для составления графика ремонтов.
Следует отметить, что некоторые данные, такие как фамилия ремонтника, его
телефон и др., изо дня в день повторяются.
Перечисленные выше факторы снижают эффективность работы
Компании. В соответствии с этим необходима автоматизация учета заявок,
которая позволит ускорить и повысить качество этого процесса, а,
следовательно, повысит эффективность работы Компании в целом.
Задачей данного дипломного проекта является создание ИС «Заявки на
ремонт техники» для ООО «ВЕКТОР Транс».
25
ИС «Заявки на ремонт техники» предназначена для повышения
эффективности работы специалистов диспетчерской службы и специалиста по
работе с заявками ремонтной службы, за счет автоматизированного сбора и
обработки данных о заявках на ремонт техники.
Описание сущности задачи при реализации выбранной функции ИС
сводится к описанию функциональных задач, решаемых с помощью
проектируемой системы.
Разрабатываемая ИС «Заявки на ремонт техники» должна обеспечивать
автоматизацию деятельности специалистов диспетчерской службы и
специалиста по работе с заявками ремонтной службы, а так же создавать
первичные документы. Для этого создаваемая система должна обеспечивать:
ведение справочной информации;
ведение оперативных данных (клиенты, заявки);
создавать необходимые отчеты.
Ведение оперативных данных осуществляется с использованием
справочной информации для подстановки соответствующих данных в
автоматизированном режиме. Отчеты создаются на основе как оперативной, так
и справочной информации.
Персонал, использующий ИС «Заявки на ремонт техники», должен
обладать навыками и знаниями, достаточными для обеспечения работы с
информацией, заложенной в системе. Предполагается, что с системой будут
работать:
сотрудники диспетчерской службы (диспетчер);
сотрудник по обработке заявок ремонтной службы.
Диспетчеру доступны следующие функции:
ведение справочников;
учет клиентов;
учет заявок;
поиск и выборка данных для просмотра;
формирование отчетов.
26
Сотруднику по обработке заявок ремонтной службы доступны следующие
функции:
работа с заявками;
учет ремонтников;
поиск и выборка данных для просмотра;
формирование отчетов.
На вход системы в рабочем режиме поступает следующая информация:
сведения о клиенте;
заявка на ремонт;
сведения о ремонтниках;
справочная информация.
На выходе системы получаем:
список заявок на ремонт техники;
плановый график ремонтов;
отчеты.
Взаимодействие системы с какими-либо внешними программами не
предусмотрено.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одним из важных моментов в деятельности любой организации является
развитие системы обеспечения информационной безопасности (ИБ), а также
защиты данных. Данная потребность объясняется в первую очередь тем, что в
используемых и проектируемых ИС осуществляется обработка и хранение
персональных данных, которые являются конфиденциальной информацией и
охраняются в соответствии с 152-ФЗ «О защите персональных данных». Другим
важным моментом обеспечения ИБ является защита данных от намеренного
и/или случайного их уничтожения.
При работе с ПК обеспечение ИБ может осуществляться посредством
пароля входа в ОС. Пользователь, вводя свой пароль входа в ОС, получает
27
доступ не только к ресурсам ПК, но также и к ресурсам ЛВС организации, если
компьютеры объединены в сеть.
ИБ и защита информации при ведении электронного учета данных может
осуществляться при помощи системы «логин-пароль» для доступа к ИС, а также
распределением ролей для доступа к тем или иным данным.
Распределение прав пользователей и определение паролей осуществляет
системный администратор.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программы «IntraService Enterprise» и «HPSM-Service Desk»,
являющиеся аналогами разрабатываемой системы.
Система Intraservice – это флагманский продукт IntraVision.
Исключительные права на продукт подтверждены свидетельством,
зарегистрированным в РОСПАТЕНТ. Данная компания занимается разработкой
систем автоматизации с 2004 года. Она специализируется на корпоративных
системах с веб-интерфейсом. В ее портфолио более 100 проектов для
Российских и международных заказчиков.использует технологический стэк
компании Microsoft и является сертифицированным партнером Microsoft с 2006
года.
Система IntraService предоставляет вам весь необходимый функционал
для организации работы службы Service Desk.
Manager – это решение HP для управления услугами корпоративного
уровня. Интегрированные приложения, входящие в решение, уже настроены и
полностью готовы к работе, а оптимизированные рабочие процессы помогают
организациям поддерживать инфраструктуру и получать конкурентные
преимущества в своей основной сфере деятельности.Manager помогает
компаниям управлять услугами и поддерживать их функционирование.
Предоставляет инструменты и рабочие процессы, необходимые для управления