18
Технология передачи данных – Ethernet, т.к. предприятие небольшое и не
нуждается в огромных скоростях передачи, данных. Вид кабеля связи – витая
пара.
Характеристики компьютеров на рабочих станциях:
- процессор 2.0 Ггц, 4 ядра;
- системная память 8192 Мб;
- дисковый накопитель 500 Гб, SATA.
Характеристики сервера:
- процессор 3.3 Ггц, 4 ядра;
- системная память 8192 Мб;
- дисковый накопитель 1 Тб, SSD.
В таблице 1.3 представлен список оборудования ЛВС ООО «ДанАвто».
Таблица 1.3 - Список оборудования ЛВС ООО «ДанАвто»
Назначение
Марка и модель
оборудования
Характеристики
Управляемый
коммутатор 2-
го уровня
DGS-1210-28P
(D-Link)
Количество LAN портов: 24 шт.
Тип LAN портов: 10/100/1000 Base-TX (1000
мбит/с)
Количество портов SFP (mini GBIC): 4 шт
Поддержка PoE: Есть
Внутренняя пропускная способность: 56 ГБит/с
ADSL-роутер
TP-LINK TD-
W8960N
(TP-LINK)
4 порта 10/100Base-TX;
802.11b, 802.11g, 802.11n;
2.4 ГГц;
300 Мбит/с;
web-интерфейс управления;
DHCP-сервер;
2 внешние антенны.
Политика безопасности организации — документ, включающий в себя
собрание основополагающих правил и принципов, используемых для
обеспечения безопасности, регламентирующие поведение сотрудников
компании и правила настройки средств доступа к информации [12].
В ООО «ДанАвто» используется руководящий документ РД-15-09
«Политика безопасности ООО «ДанАвто», который включает полный комплекс
рекомендаций для обеспечения информационной безопасности компании.
На всех компьютерах сотрудников ООО «ДанАвто» установлено
специализированное лицензионное программное обеспечение, которое имеет все
19
необходимые сертификаты и защиту от несанкционированного доступа, и
передачи информации по каналам связи. В состав специализированного
обеспечения входит и антивирусные программа Антивирус Касперского,
обеспечивающая надежную защиту компьютеров от вирусов.
Согласно политики безопасности на компьютерах сотрудников компании
один раз в три месяца происходит смена пароля.
Кроме антивирусных программ используются и технические средства:
модем-роутер, установленный для создания сети, с установленным
программным обеспечением, для обнаружение потенциальных угроз.
Для разграничения доступа к данным в сети ООО «ДанАвто»
администраторами создана система разграничения прав доступа к информации.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Предметной областью настоящей выпускной квалификационной работы
является ведение обработки заявок клиентов на запчасти для автомобилей в
ООО «ДанАвто».
ООО «ДанАвто» реализует запасные части, которые уже есть на складе
организации, а также занимается поставкой запасных частей под заказ.
Для подбора запасных частей для автомобилей используется следующая
входная информация:
- ФИО клиента;
- контактный телефон;
- электронная почта;
- марка автомобиля;
- год выпуска автомобиля;
- VIN-номер автомобиля;
- характеристики автомобиля;
20
- код запасной части.
Для подбора запасных частей используется специализированное
программное обеспечение, которое на выходе выдает список номеров запасных
частей, которые включаются в заявку клиента на поставку запасных частей.
Оформление заказа сопровождается оформлением следующих
документов:
- заказ на поставку запасных частей при оформлении предзаказа;
- договор поставки запасных частей;
- товарно-транспортная накладная (ТТН);
- счет-фактуры для оплаты заказа.
ООО «ДанАвто» заказывают наиболее часто продаваемые запасные части
и размещают их на собственном складе.
Срок реализации поставки запасных частей под заказ зависит от условий
поставщика, но, как правило, не превышает двух недель.
Работа ООО «ДанАвто» регламентируются следующими нормативными
документами:
- Устав ООО «ДанАвто»;
- Инструкции по подбору запасных частей;
- Закон «О защите персональных данных»;
- Закон «О защите прав потребителей»;
- Гражданский кодекс РФ;
- Налоговый кодекс РФ.
Закон «О защите прав потребителей» гласит, что автозапчасти относятся к
непродовольственным товарам, возврат/обмен которых возможен, даже если они
надлежащего качества, при следующих обстоятельствах:
- если при возврате автозапчастей они не устраивают покупателя по
размеру, форме, фасону, габаритам, расцветке или комплектации;
- если с момента приобретения автозапчастей прошло не более
четырнадцати дней (не считая дня покупки, отсчет начинается
только со следующего дня).
21
Магазин может устанавливать и большие сроки, предусмотренные для
возврата товара. Но они не могут быть меньше положенных по Закону «О
защите прав потребителей».
По закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»
ООО «ДанАвто» покупатели запасных частей в обязательном порядке получают
чек.
Учетом заявок в ООО «ДанАвто» занимаются менеджеры отдела продаж.
На рисунке 1.4 представлен список основных функций отдела продаж [4].
Рисунок 1.4 - Функции отдела продаж
Основные задачи отдела продаж [4]:
– продвижение реализуемой продукции на рынок;
– обеспечение качественного сервиса, обучение обслуживающего
персонала;
– всесторонняя поддержка маркетингового отдела;
– информирование маркетингового отдела о предпочтениях
потребителей.
22
В обязанности отдела продаж входит работа с наработанными каналами
распределения, накопление данных о потенциальных сегментах, работа с
кадровыми единицами нацелена на обслуживание клиентов. Это могут быть
дистрибьюторы, дилеры, торговые представители, поставщики.
Основной функциональной единицей отдела продаж является менеджер
продаж [4].
Менеджер продаж руководствуется в своей деятельности [4]:
- законодательством РФ;
- Уставом компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- должностной инструкцией.
На рисунке 1.5 представлены основные должностные обязанности
менеджера продаж [4].
Рисунок 1.5 – Должностные инструкции менеджера продаж
Оформление и выполнение заявки клиента выполняется в несколько
этапов:
1. Регистрация клиента.
2. Внесение информации об автомобиле клиента.
3. Подбор запчастей.
4. Поиск запчастей на складе.
5. Оформление выдачи запчастей со склада (ТТН, счет-фактура).
23
6. Выдача запчастей со склада.
7. Оформление заявки на закупку запчастей «под заказ».
8. Заказ запчастей «под заказ».
9. Прием запчастей на склад.
10. Оповещение клиента о готовности заказа.
11. Оформление документов для выдачи запчастей «под заказ».
12. Выдача заказа клиенту.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим существующую организацию бизнес-процессов обработки
заявок ООО «ДанАвто» с помощью методологии IDEF0. На рисунке 1.6
представлена контекстная диаграмма рассматриваемого процесса «как есть»
(AS-IS) [13, 23].
Рисунок 1.6 – Контекстная диаграмма AS-IS
В настоящее время учет клиентов в ООО «ДанАвто» ведется с помощью
журналов учета в формате MS Excel. Другие средства автоматизации не
используются.
24
При обращении нового клиента в ООО «ДанАвто» вносится общая
информация о клиенте и сведения о его автомобиле для последующего подбора
запчастей.
В качестве входной информации указаны:
– общие сведения о клиенте: ФИО, адрес доставки, телефон,
электронная почта;
– сведения об автомобиле клиента;
– сведения о предварительных заказах клиента;
– сведения о покупках клиента;
– задание на формирование отчетности.
В качестве управляющих потоков выделены:
– должностные инструкции сотрудников ООО «ДанАвто»;
– нормативные документы: инструкции, положения, приказы, Устав
ООО «ДанАвто», Гражданский кодекс РФ, Закон «О защите прав
потребителей» и т.д.
В качестве механизмов управления выделены:
– сотрудники ООО «ДанАвто»;
– программы MS Office (Excel, Word), которые используются в
качестве механизмов хранения данных о деятельности
ООО «ДанАвто».
Выходными документами являются:
– журнал учета клиентов, который в настоящее время ведется в
формате MS Excel;
– журнал учета дисконтных карт и скидок по ним для последующего
перерасчета суммы покупки;
– журнал учета покупок клиентов;
– отчетные материалы.
На рисунке 1.7 представлена декомпозиция модели AS-IS.
Первоначально сотрудники вносят общую информацию о клиентах,
которая используется для его идентификации: ФИО, адрес доставки, телефон,
адрес электронной почты.
25
Далее вносится информация об автомобиле клиента: марка и модель авто,
год выпуска, тип кузова, тип коробки передач и объем двигателя.
Клиенты периодически делают предварительные заказы, которые в
последующем выкупают. По предварительным заказам составляется список
товаров, которые в последующем передаются в отдел закупок.
Покупки клиента вносятся в специальный журнал продаж, который
содержит сведения обо всех продажах в ООО «ДанАвто».
Сотрудники ООО «ДанАвто» также периодически формируют отчетность
для предоставления вышестоящему руководству и для служебного
использования.
Рисунок 1.7 – Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS
На рисунке 1.8 представлена декомпозиция блока «Учет общих сведений о
клиенте и его автомобиле».
На рисунке 1.9 представлена декомпозиция блока «Учет предварительных
заказов клиентов».
Каждый предварительный заказ вносится в журнал учета
предварительных заказов с привязкой к конкретному клиенту. Далее заказ
передается в отдел закупок. После пополнения склада требуемыми запчастями
сотрудники оповещают клиента о том, что заказ прибыл и готов к выдаче.
26
Оповещение обычно проводится сразу по нескольким каналам: телефон и
электронная почта. Электронные письма составляются вручную.
Рисунок 1.8 - Декомпозиция блока «Учет общих сведений о клиенте и его
автомобиле»
Рисунок 1.9 - Декомпозиция блока «Учет предварительных заказов клиентов»
На рисунке 1.10 представлена декомпозиция блока «Учет покупок
клиента». В ООО «ДанАвто» действует накопительная система скидок, поэтому
27
при каждой покупке в журнале учета дисконтных карт клиента прибавляется
сумма очередной покупки. После достижения определенной суммы
приобретенного товара величина скидки увеличивается.
Рисунок 1.10 - Декомпозиция блока «Учет покупок клиента»
На рисунке 1.11 представлена декомпозиция блока «Формирование
отчетности».
Рисунок 1.11 - Декомпозиция блока «Формирование отчетности»