28
Сотрудники ООО «ДанАвто» вручную собирают информацию из
журналов учета за нужный промежуток времени. Оформление отчетов
выполняется, как правило, с помощью программы MS Word.
Обработка и анализ данных выполняется сотрудниками вручную и
занимает достаточно много времени.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Проанализировав ведение обработки заявок ООО «ДанАвто» были
выявлены следующие недостатки существующей системы:
отсутствует централизованное хранилище данных о клиентах и их
покупках;
отсутствует возможность оперативного поиска информации о
клиентах и характеристиках его автомобиля, что увеличивает время
работы с клиентом и как следствие снижает его лояльность;
отсутствуете возможность автоматического увеличения
накопительной скидки на дисконтной карте клиента;
отсутствует возможность автоматического расчета величины скидки
при покупке запчастей;
отсутствует возможность автоматического формирования
электронных писем для оповещения клиента о пополнении склада
требуемыми запчастями;
отсутствует возможность автоматического расчета суммы покупки с
учетом скидки клиента;
отсутствует возможность автоматического формирования
отчетности;
частое возникновение ошибок вследствие воздействия человеческого
фактора;
отсутствие защиты данных от несанкционированного доступа;
отсутствие защиты данных от потери;
29
персональные данные клиентов не защищены, что противоречит
закону «О защите персональных данных».
В организации необходима модернизация системы обработки заявок
клиентов с целью устранения выявленных недостатков и перехода
ООО «ДанАвто» на новый информационный уровень.
На рисунке 1.12 представлена схема документооборота обработки заявок.
Рисунок 1.12 – Учет обработки ООО «ДанАвто»
Благодаря информационной системе расчет остатков продукции будет
проводиться автоматически. Сейчас операции по расчету остатков проводятся
вручную сотрудниками ООО «ДанАвто» в книгах Micrоsоft Excel.
По данным оборотных ведомостей за 2018 год было оформлено 560
накладных на поставку запчастей, 1950 накладных на отгрузку заказов клиентов.
Среднее количество наименований запчастей в накладной на поставку
составляет 50 наименований. Количество наименований на отгрузку запчастей –
3-5 наименований. Внесение информации о поступлении запчастей из накладной
занимает около 1 часа. Оформление отгрузки заказа клиента занимает около 20
минут. Сюда входит внесение записей в журнал отгрузки, оформление товарно-
30
транспортной накладной и счет-фактуры. Если внесение информации из
накладной на поставку запчастей занимает 60 минут при среднем количестве
наименований запчастей в 50 единиц, внесение информации по одному
наименованию занимает: 60 минут / 50 единиц = 1,2 минуты.
При автоматизации процесса внесения информации о поставке запчастей
оператору информационной системы необходимо только ввести артикул
запчасти в форме ввода данных и ввести количество. Это занимает максимум 30
секунд. Следовательно, для внесения информации о 50 единицах запчастей
потребуется всего 50 единиц * 0,5 минут = 25 минут.
На рисунке 1.13 представлена диаграмма соотношения экономии
временных затрат при ручном и автоматизированном способе внесения
информации о поставке запчастей.
Производительность работы сотрудников по внесению информации о
поставке запчастей будет увеличена более чем на 40%. Оформление отгрузки
заказов включает запись данных в журнал учета продажи товаров, оформление
товарно-транспортной накладной (ТТН) и счет-фактуры.
Рисунок 1.13 - Диаграмма соотношения экономии временных затрат при
ручном и автоматизированном способе внесения информации о поставке
запчастей
Как уже говорилось ранее оформление отгрузки заказов занимает в
среднем 20 минут. При этом 8-10 минут необходимо, чтобы внести запись в
журнал отгрузки, и по 5 минут занимает оформление и печать ТТН и счет-
фактуры.
31
При автоматизированном способе оформления документов и внесения
информации об отгрузке заказов будет потрачено 0,5 минут * 10 = 5 минут на
внесение информации об отгрузке и 0,5 минут на печать ТТН и счет-фактуры,
которые будут сформированы и распечатаны автоматически.
На рисунке 1.14 представлена диаграмма соотношения экономии
временных затрат при ручном и автоматизированном способе внесения
информации об отгрузке запчастей.
Рисунок 1.14 - Диаграмма соотношения экономии временных затрат при
ручном и автоматизированном способе внесения информации об отгрузке
запчастей
На рисунке 1.15 представлена диаграмма увеличения производительности
труда сотрудников ООО «ДанАвто» на оформление продажи и
сопроводительных документов в процентном соотношении.
Рисунок 1.15 - Увеличение производительности труда сотрудников на
оформление продажи товаров и сопроводительных документов
32
Как показал анализ бизнес-процесса формирования отчетной информации,
который действует сейчас в ООО «ДанАвто», формирование отчетов для
руководства может занимать от одного до пяти рабочих дней в зависимости от
сложности отчетной формы. Это сказывается на производительности всей
компании в целом, так как сотрудники оторваны от выполнения ежедневных
обязанностей.
Согласно представленному анализу автоматизация обработки заявок
клиентов ООО «ДанАвто» эффективность работы менеджеров продаж при
оформлении продажи запчастей будет увеличена на 50%. Оформление ТТН и
счет-фактуры будет выполнено автоматизировано, что сэкономит 90% времени,
которое ранее было затрачено на ручное формирование документов.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Под информационной безопасностью понимается защищенность
информации от случайных или преднамеренных воздействий естественного или
искусственного характера, чреватых нанесением ущерба владельцам или
пользователям информации [19].
На практике важнейшими являются три аспекта информационной
безопасности, представленные на рисунке 1.16 [16].
Рисунок 1.16 – Три аспекта информационной безопасности
Целью информационной безопасности является защита данных и гарантия
точности и целостности информации, исключение вероятности порчи или
33
потери информации.
Нарушение каждой из трех категорий приводит к нарушению
информационной безопасности в целом. Так, нарушение доступности приводит
к отказу в доступе к информации, нарушение целостности приводит к
фальсификации информации и, наконец, нарушение конфиденциальности
приводит к раскрытию информации [16].
В настоящее время в ООО «ДанАвто» соблюдается только один из
рассмотренных принципов информационной безопасности – целостность и
непротиворечивость данных.
Доступность информации не соблюдается за счет разрозненного хранения
данных о деятельности предприятия, журналов учета. Чтобы получить каждый
из описанных документов или сформировать отчетность необходимо пролистать
огромное количество документов.
Правило конфиденциальности не соблюдается вследствие того, что
журналы учета хранятся разрозненно частично в бумажном виде, частично на
компьютерах бухгалтеров без использования парольной защиты.
Для обеспечения информационной безопасности и защиты информации в
ООО «ДанАвто» следует использовать следующие методы и способы защиты
информации от несанкционированного доступа:
1. Разделение прав доступа к данным.
2. Защита сервера от несанкционированного доступа.
3. Резервное копирование данных.
4. Реализация контроля целостности и непротиворечивости данных.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программного обеспечения для
автоматизации работы менеджера по продажам разработано множество
34
программных продуктов. Рассмотрим основные из них, а также их основные
характеристики. Для анализа выберем продукты «1С: Торговля и склад»,
«Мегаплан» и «Мои продажи».
«1С: Торговля и склад». Программный комплекс 1С представляет собой
комплекс программ для автоматизации складского учета и учета продаж.
Система позволяет вести учет движения материальных ценностей и денежных
средств. Программы 1С являются модульными и могут дополнять друг друга
[24].
1С позволяет автоматизировать любые торговые и складские операции.
Возможна типовая и расширенная конфигурация.
В типовой конфигурации можно [24]:
– вести управленческий и финансовый учет
– вести учет собственных товаров и товаров на реализации
– оформлять документы на закупку и продажу товара
– автоматически заполнять типовые выходные документы
– вести учет взаиморасчета денежных средств с поставщиками
– выполнять автоматический расчет остатка товара и выручки
– вести учет товаров на складе в разных системах измерения
– вести расчеты в разных валютах
– формировать разнообразные отчеты по любым параметрам
Программы «1С: Торговля и склад» обеспечивает надежное хранение и
защиту данных. Реализованы все принципы контроля непротиворечивости
данных. Запрещено «прямое удаление» данных для защиты от случайных
действий пользователя. В системе запрещено редактирование данных за
прошлые периоды. Редактирование отчетных форм и данных разрешено только
при вводе пароля администратором [24].
«1С: Торговля и склад» гибкая и настраиваемая система, которая может
адаптироваться к любому предприятию любой специфики. В составе комплекса
есть Конфигуратор, который позволяет настраивать и создавать новые отчетные
формы, вести журналы формирования отчетности, редактировать поля
справочников и основных таблиц, создавать процедуры обработки информации
и писать программы на встроенном языке [24].
35
Интерфейс программы интуитивно понятен и прост в использовании.
«1С: Торговля и склад» может быть однопользовательской и
многопользовательской. Система полностью масштабируема [24].
Программа имеет расширенные настройки по администрированию
пользователей и прав доступа к данным. Реализована возможность
формирования списка прав для каждой группы пользователей и получать
историю их действий.
К недостаткам «1С: Торговля и склад» можно отнести только высокую
стоимость рабочего места и сложность в настройке и сопровождении, которое
должно вестись специализированным аккредитованным наемным сотрудником.
«Мегаплан». На рынке все большую популярность набирает система учета
движения товара «Мегаплан», которая представляет собой кросс-платформенное
решение, основанное на WEB-платформе. Все операции по учету товаров на
складе и продажам розничных магазинов ведутся через Интернет. «Мегаплан»
настраиваемая система, которая позволяет одновременно работать в системе до
30 пользователей. Для небольшой компании этого вполне достаточно [26].
Огромное количество заполненных стандартных классификаторов
значительно облегчат работу менеджера по продажам.
Основным недостатком «Мегаплан» можно назвать необходимость
постоянного подключения к Интернет, а также достаточно высокую арендную
стоимость места на сервере для хранения данных о товарах. ООО «Компания
«Союз» на своих складах хранит более 1000 наименований продукции. При
вводе всего товара в систему «Мегаплан» придется платить более 100 долларов в
месяц. Это достаточно высокая цена [26].
«Мои продажи». Еще одним популярным продуктом на рынке систем
автоматизированного учета продаж можно назвать бесплатную программу «Мои
продажи», которая реализована в виде Windows-приложения [27].
«Мои продажи» разработана как клиент-серверное приложение и является
многопользовательской системой, поддерживающая возможность
одновременной работы до 10 пользователей. Система имеет встроенный набор
классификаторов и справочников для удобной работы менеджера по продажам.
Возможно ведение списка товаров, хранимых на разных складах [27].
36
Система имеет уже сформированный набор отчетных форм, которые
невозможно изменить. Поддержка данного программного продукта не ведется
разработчиками. Программа вполне функциональна и имеет право на
существование на рынке бесплатного программного обеспечение для учета
продаж [27].
Недостатками являются отсутствие сопровождения, расширения и
изменения отчетных форм.
Компания ООО «ДанАвто» не нацелена на существенные затраты для
автоматизации работы менеджера по продажам, но предъявляет высокие
требования к функциональности и расширяемости информационной системы.
Поэтому ни один из представленных программных продуктов не подходит для
внедрения. Таким образом, наиболее оптимальным решением является
разработка программного обеспечения собственными силами.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В настоящее время известны следующие стратегии автоматизации [5]:
- полная;
- по направлениям;
- по участкам;
- хаотичная.
При выборе автоматизации «по участкам» происходит внедрение
небольших по масштабу автоматизированных систем для покрытия критических
участков. В результате проведения автоматизации «по участкам» через
некоторое время программная архитектура предприятия будет представлять
собой ряд, несогласованных между собой автоматизированных систем. Обычно
такой вид автоматизации вызван непониманием руководства предприятия
преимуществ комплексной автоматизации или недостатком финансирования на
проведение комплексной автоматизации [5].
При полном (комплексном) подходе предприятие представляется в виде
сложной системы взаимосвязанных элементов, все «узкие» места которой
необходимо автоматизировать для повышения общей эффективности системы.
37
Деятельность компании автоматизируется при помощи построения
информационной системы предприятия [5].
В связи с отсутствием достаточного количества средств для проведения
комплексной автоматизации, для ООО «ДанАвто» автоматизация будет состоять
из проведения отдельных этапов по разработке автоматизированных систем
различных подразделений компании. Таким образом, в качестве стратегии
автоматизации ООО «ДанАвто» выбран проект автоматизации по участкам для
автоматизации обработки заявок клиентов.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
В общем случае возможны несколько способов достижения целей по
приобретению и реализации программной системы. Среди таких способов
можно выделить следующее [21]:
- покупку готового программного решения;
- покупку и доработка программного решения под цели
рассматриваемой организации;
- аренда, существующей программной системы;
- проведение самостоятельной разработки программного решения.
Рассмотрим каждый из вариантов отдельно. Покупка готового
программного продукта для рассматриваемой системы, с одной стороны,
является достаточно предпочтительным способом приобретения, однако,
невозможен ввиду высокой стоимости готовых продуктов, поэтому в
дальнейшем рассматривать этот вариант не целесообразно.
Покупка и доработка программного продукта под цели рассматриваемой
организации так же представляется маловероятной в связи с большими
затратами на поиск программного обеспечения, позволяющего эффективно
решать задачи рассматриваемой предметной области. Даже если такой
программный продукт будет найден, необходимы затраты на изучение
программистом данной предметной области, построение информационной