16
Техническая структура представляет собой комплекс серверов, свитч,
маршрутизатор и АТС. Основным брандмауэром в системе является
программный блейд CheckPointFirewall, он выполняет: контроль доступа,
проверку аутентификации, преобразование сетевых адресов, работу в режиме
моста. В качестве маршрутизатора используется Cisco 2951 Integrated Services
Router, как самый надежный и функциональный в своем классе. Он отвечает за
связь с провайдером и выступает в качестве голосового шлюза. В качестве
коммутатора используется NETGEAR GS748TEU, а в качестве АТС
используется Avaya IP Office 500v2.
На рисунке 1.3 представлена программная архитектура предприятия
ООО «Пилснаб».
Определим основное программное обеспечение (ПО), используемое на
предприятия:
Сервер BackUP
ОС MS Windows Server
2003
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space Security
MS Office 2010
BackUP файлы
Интернет
ОС MS Windows Server
2003
Почтовый клиент MS
Exchange Server 2010
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space Security
Брандмауэр Check Point
Firewall
1С: Управление
производственным
предприятием
СУБД MS
SQL Server
2008
Shared
Memory
Сервер Приложений\1С
MS Office 2010
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
SNMP
Рабочая станция сотрудников
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space Security
Почтовый клиент MS
Outlook 2010
MS Office 2010
ОС MS Windows 7
Enterprise
Клиентская часть
1С: Управление
производственным
предприятием
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
Собственный протокол обмена
HTTP\HTTPS
SNMP
HTTP\HTTPS
Рис. 1.3 Программная архитектура ООО «Пилснаб»
MS Windows 7 Enterprise (операционная система, которая
устанавливается на все персональные компьютеры специалистов предприятия);
17
Microsoft Office 2016 Professional (является важнейшим
программным инструментарием для набора текстовой информации, расчета
экономических показателей, составления диаграмм и графиков, презентаций);
Kaspersky Enterprise Space Security (защита и безопасность от
вирусов и хакерских атак; устанавливается на все персональные компьютеры;
осуществляется ежедневное обновление баз данных ПО);
Microsoft Windows Server 2010 (ПО для организации
корпоративной почты);
Chrome (интернет-браузер для ознакомления с поступившей
внешней информацией из сети Интернет).
Windows Server Backup - встроенный компонент операционной
системы Windows, позволяющий создавать резервные копии системы и
работать с ними
В ООО «Пилснаб» используется «1С Управление Производством
Предприятия» версии 8.2. Данное ПО предоставляет возможность создания
общей информационной системы для организации управления деятельностью
предприятия.
Осуществление мониторинга и получение анализ в разрезе как
статических, так и динамических показателей по деятельности предприятия;
Управление финансами, кадрами, в том числе расчет заработной
платы.
Данное ПО соответствует первоначальным потребностям нескольких
отделов. Планово-технологический отдел использует его для того, чтобы,
произведя анализ деятельности предприятия за предыдущий период иметь
возможность производить планирование своей деятельности на будущие период.
Начальник отдела продаж производит мониторинг текущего состояния по
заказам, выявляет наиболее активных клиентов и т.д. У каждого из участников
свои права доступа к системе.
Для хранения Backup копий для файлов, создаваемых при работе с
системой, был выделен отдельный сервер, на котором с помощью специальной
компоненты производится резервное копирование необходимых документов.
18
Следует отметить, что в дальнейшем при установке автоматизированной
системы управления заявками понадобится закупка еще одного сервера для ее
установки. Так как использование того же сервера, что и для приложений 1С
может привести к конфликтным ситуациям и потере данных. Это обусловлено
тем, что новая система будет требовать обновлений, переустановки системы,
перезагрузки сервера. Если эти процессы осуществляются на отдельном
компьютере, используемом как сервер, то любые изменения не повлияют на
работу приложения 1С.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Объект исследования ООО «Пилснаб» занимается производством и
продажей пил. Для производства пил используются материалы (металл и т.д.) и
оборудование, необходимое для обработки материалов. Производственный
отдел отвечает в основном за планированием закупки материалов, отслеживает
используемые объемы материалов ежемесячно, устанавливает нормы расхода
каждого вида материала на единицу выпускаемой продукции. В организации
имеется склад, на котором хранятся определенные запасы материалов,
используемых для производства нескольких партий изделий. Запасы
пополняются раз в квартал, в расчет принимаются результаты продаж пил за
указанный период. Учитывая то, что заказы могут поступать в любой период
времени, не всегда является возможным произвести расчет необходимых
материалов. Тогда ответственность за пополнение запасов на складе переход к
мастерам на производственных участках. Они подают заявки, в которых
указывают необходимые материалы, относящиеся к тому проекту, который
находится под их управлением. Для описания процессов будет использована
методология IDEFO1 [6].
19
Основным процессом является процесс оформления и подачи заявки.
Схема, характеризующая этот процесс, представлена на рисунке 1.4.
Заявка на материалы осуществляется на основании заявок на
производство пил от заказчиков, ассортимента выпускаемой продукции, норм
расходов материалов на единицу продукции. В качестве механизмов
приведены сотрудники компании, используемые ими ПК и ПО для создания
заявки (Excel, Word).
Рис. 1.4 Схема основного бизнес-процесса
В качестве управляющих воздействий указаны норматив по расходу
материала, инструкция по порядку обработки материалов. В качестве
результатов процесса рассматриваются подписанные и согласованные заявки, а
также информация по их выполнению. Информация предоставляется в устной
форме.
Проведя декомпозицию данного процесса, получим схему, приведенную
на рисунке 1.5.
Данная схема показывает составляющие процессы, к которым отнесены
следующие:
Заключение договоров на производство плит – данный процесс
автоматизирован и производится с использованием информационной системы
20
«1С: Предприятие. Управление Производственным предприятием», которая
позволяет учитывать клиентов, автоматически формировать договора и
приложения к ним, а также получать отчеты по заключённым договорам;
Рис. 1.5 Декомпозиция основного бизнес-процесса
Формирование потребностей на закупку материалов – данный процесс
подразумевает выявление потребностей и расчет необходимого количества
материла на производство ленточных пил. Потребности зависят от количества
поступивших заказов. Потребности выявляются производителями работ или
мастерами. По каждой единице продукции существует технологическая карта,
в которой находятся нормативы расхода материалов на производство каждого
вида пилы. Производитель работ или мастер перед производством может
произвести расчет необходимо количества материала. При расчете можно
использовать ИС «1С: Предприятие. Управление Производственным
предприятием».
Оформление заявки на материалы – данный процесс также не
автоматизирован, производится вручную на основании информации,
поступившей из предыдущего процесса. Заявка оформляется в виде документа
Excel или Word, иногда и вручную. Сотрудником указывается название
материала, его количество, которое необходимо для производства в
21
соответствии с данными по расчету. После этого готовая заявка передается по
кабинетам для получения подписи согласующих лиц – начальника
производственно-технологического отдела, главного инженера, заместителя
начальника и начальника. Только после подписи всех этих лиц заявка может
перейти к выполнению, а материал станет закупаться. Поэтому порой
производятся задержки заявки. Отсутствие подписи одного из ответственных
лиц не дает возможности приступить к закупке материалов (все должно быть
подтверждено). Все это приводит к задержке производства.
Закупка материала – процесс не автоматизирован. Закупка
производится у определенных поставщиков на территории Беларуси, а также за
рубежом. Поиском поставщиков занимается ответственное лицо, одним из
критериев выбора является цена, но в первую очередь качество. Сотрудник
заключает договор на поставку материала с внешним поставщиком. При
поставке материала сотрудник сообщает о поступлении в отдел производства.
Когда по всем позициям, указанным в заявке, производится закупка, то заявка
считается выполненной.
Таким образом, из четырёх рассмотренных подпроцессов два полностью
не автоматизированы, один частично. В тоже время процесс оформления и
обработки заявок играет значительную роль в деятельности всей компании, так
как качество и скорость процесса оказания услуг по производству пил зависит
от того, насколько быстро были доставлены необходимые материалы на
изготовления.
На основании проведенного анализа можно выделить следующие
проблемы, возникающие на предприятии, связанные с использованием
существующего способа обработки заявок:
большие затраты времени на согласование заявок;
бесконтрольность исполнителей, осуществляющих закупку
материалов;
невозможность установить истории работы с заявками;
непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимой
заявки;
22
избыточные затраты на бумагу и копирование.
Среди всего комплекса задач компании данный процесс является
наиболее важным, однако в настоящее время ему не уделено должного
внимания, средства для его автоматизации не применяются. На этом основании
для разработки проекта автоматизации в дипломном проекте выбран процесс
обработки учета заявок ООО «Пилснаб». Система позволит решить эти
проблемы, так как все заявки будут создаваться и согласовываться в
электронном виде и хранится централизованно.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Рассмотрим более подробно процессы, выбранные для автоматизации в
предыдущем пункте. Декомпозиция процесса обработки заявок приведена на
рисунке 1.6.
Рис. 1.6 Диаграмма декомпозиции процесса
«Регистрация заявки»
23
На данной схеме приведены такие процессы, как регистрация заявки,
согласование заявки, выполнение заявки и создание отчета на основании
данных.
Создание заявки может осуществляться следующими способами:
- Внесение информации о необходимых материалах. Пользователь
самостоятельно вносит или выбирает название материала, определяет
количество, при необходимости записывает примечание.
- Пользователь также может создавать заявку на основании импорта
данных из Excel. Такая возможность необходима для сотрудников, которые
ранее создавали заявки в документах Office.
- Пользователь может дублировать раннее созданные заявки в системе.
Для этого он выбирает необходимую заявку из списка имеющихся.
Созданная заявка отправляется по маршруту, установленному
регламентировано.
Рассмотрим декомпозицию процесса согласования заявок на рисунке 1.7.
Рис. 1.7 Диаграмма декомпозиции процесса
«Согласование заявки».
На диаграмме описан маршрут, используемый для согласования в
данный период. На диаграмме отражен последовательный процесс
24
согласования. Согласующее лицо может подписать заявку только после того,
как ее подпишут лица, указанные в маршруте ранее. При автоматизации
данный процесс прозрачен. В системе отражено, у кого на согласовании
находится заявка в текущий момент.
На рисунке 1.8 рассматривается процесс выполнения заявки
исполнителем. Исполнителем может являться любой уполномоченный
сотрудник. Он получает согласованные заявки, и вносит информацию о
поставке. Исполнитель отмечает в таблице количество закупленного материала.
Таким образом, инициатор заявки видит, сколько позиций закуплено, сколько
осталось закупить.
Рис. 1.8 Диаграмма декомпозиции процесса
«Исполнении заявки».
Данный процесс имеет исключительно важное значение. Информация о
том, на каком этапе находится процесс поставки материалов, необходима, так
как на основании этих результатов принимаются решения в области
производственного процесса предприятия, корректируются планы поставки
продукции заказчику. Поэтому необходимо автоматизировать процесс учета и
обработки заявок в ООО «Пилснаб», что позволит в автоматическом режиме
получать необходимые отчеты.
25
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Использование ПО позволит сократить временные и финансовые затраты
делопроизводства в значительном объёме. Используя данную систему,
значительно проще выполнять своевременное согласование всех заявок,
отслеживать местонахождение заявки на любой стадии, осуществлять контроль
выполнения заявки.
Система позволит оставить в прошлом бумажные документы,
используемые при создании заявки, а также сократить время, которое требуется
для их согласования несколькими сотрудниками организации.
Процесс автоматизации основных производственных функций
обеспечивает для предприятия большие конкурентные преимущества, в первую
очередь за счет уменьшения рабочего времени и человеческих ресурсов,
затрачиваемых на выполнение производственных функций. Внедрение таких
систем позволяет:
Минимизировать ошибки, вызванные человеческим фактором;
Уменьшить затраты времени на поиск, сбор и обработку информации;
Уменьшить объемы ручной работы.
Процесс формирования, обработки и выполнения заявки описан в схеме,
которая представлена на рисунке 1.9.
Недостатки: при большом количестве заявок в сутки, затрачивается
слишком много времени на согласование заявок, а инициатору, сложно
проследить на каком этапе находится его заявка, прошла ли он процесс
согласования и осуществлена ли поставка указанных материалов в полном
объеме.